Workflow approval untuk agensi, dengan satu kotak masuk untuk setiap keputusan

Matriks persetujuan: siapa memutuskan apa, dan dengan izin yang mana

Selesaikan ini sekali, sebelum peluncuran pertama, dan setiap perdebatan sesudahnya tentang siapa yang seharusnya menyetujui sesuatu jadi lebih singkat. Tabelnya menyatakan apa yang ditegakkan workflow approval ini saat ini, baris demi baris.

Secara bawaan, anggota Tim Agensi bisa melihat, membuat, dan mengedit aset Pustaka dan rencana, yang berarti mereka bisa mengajukan rencana untuk disetujui tetapi tidak menyetujui atau mempublikasikan. Permintaan meluncurkan kampanye email atau teks juga mengharuskan pemohon memegang akses CRM, yang secara bawaan tidak dimiliki anggota tim. Admin Agensi memegang setiap izin. Seorang administrator bisa memberikan “Approve” atau “Publish” kepada seorang pemimpin tim, satu orang sekali waktu atau lewat template izin, dan rekan tim hanya bertindak pada klien yang ditugaskan kepadanya. Keputusan cuti tidak bisa didelegasikan sama sekali.

Pengaju, reviewer, penyetuju, publisher, dan pemohon, dengan kata sederhana

Lima kata yang sama muncul di setiap tab. Masing-masing berarti satu hal.

Pengaju (submitter)

Orang yang mengirim rencana untuk disetujui. Ia mengedit dan mengajukan, dan tidak bisa menyetujui rencananya sendiri kecuali ia seorang Admin Agensi.

Reviewer

Orang yang disebut pengaju pada sebuah rencana. Penyebutan itu bersifat saran: nama itu menentukan siapa yang diberi tahu dan siapa yang memiliki tugas review, dan penyetuju mana pun tetap bisa memutuskan.

Penyetuju (approver)

Siapa pun yang memegang izin “Approve” untuk klien. Penyetuju memutuskan review Pustaka dan persetujuan rencana.

Publisher

Siapa pun yang memegang izin “Publish” untuk klien. Publisher meluncurkan rencana yang disetujui, memutuskan permintaan peluncuran, dan meminta klien meninjau aset Pustaka.

Pemohon (requester)

Orang yang meminta peluncuran tanpa izin “Publish”. Ia bisa membatalkan permintaannya sendiri selama masih menunggu.

Memindahkan persetujuan dari obrolan dan email dalam empat langkah

Orang terus menyetujui di tempat mereka sudah biasa berbicara. Penerapan berhasil bila kotak masuk lebih mudah daripada pesan, jadi mulailah dari satu klien dan satu jenis keputusan.

1. 1

   Daftarkan “ya” yang Anda berikan hari ini

   Selama seminggu, catat setiap persetujuan yang terjadi di obrolan atau email: sebuah materi kreatif, landing page, kampanye, peluncuran, hari libur. Kelompokkan ke dalam empat hal yang dimuat kotak masuk, dan biarkan sisanya di tempatnya.

2. 2

   Tentukan penyetuju per klien

   Pilih siapa yang menyetujui rencana dan siapa yang mempublikasikan untuk setiap klien, berikan izin itu, dan tugaskan mereka ke klien itu. Rekan tim yang tidak ditugaskan ke sebuah klien tidak akan melihat pekerjaannya di kotak masuk.

3. 3

   Jalankan satu klien selama dua minggu

   Minta pengaju menyebut reviewer dan menaruh alasannya di catatan. Saat seseorang meminta “ya” di obrolan, jawab bahwa itu ada di kotak masuk dan putuskan di sana. Tugas review, lonceng, dan email sudah memberi tahu reviewer, jadi sebagian besar reviewer mengetahuinya tanpa perlu diingatkan.

4. 4

   Jadikan kotak masuk satu-satunya “ya”

   Setelah dua minggu, pindahkan klien berikutnya. Beri tahu tim bahwa peluncuran tanpa rencana yang disetujui akan tetap ditolak konsol, dan mulai setiap hari dari tab “All”, dengan memperlakukan hitungan di atas nol sebagai pekerjaan pertama.

Dari apa “Changed since approval” melindungi Anda

Peringatan itu bukan omelan. Fungsinya menandai saat sebuah rencana berhenti menjadi rencana yang disetujui seseorang.

Perbandingannya membaca tiga hal: rencana itu sendiri, template email Pustaka yang dikirim sebuah rencana email, dan audiens tersimpan apa pun di balik rencana email, SMS, atau iklan berbayar: definisi audiens dan, untuk daftar tetap, siapa yang ada di dalamnya. Suntingan pada salah satunya dihitung, termasuk suntingan pada template yang dipakai bersama kampanye lain. Segmen yang ditentukan aturan tetap bisa cocok dengan orang yang berbeda pada hari pengiriman tanpa membuat persetujuan usang. Pengajuan yang tertunda dan diedit selagi menunggu tidak bisa disetujui, dan barisnya menyatakan bahwa rencananya harus diajukan lagi.

Dua batas perlu diketahui. Pertama, bila rencana diedit setelah peluncuran dijadwalkan, dispatcher peluncuran membandingkan lagi tepat sebelum bertindak, dan peluncuran lalu gagal dengan penjelasan sederhana dan tidak ada yang dikirim. Kedua, aset Pustaka bekerja berbeda: aset membawa status review, bukan sidik jari digital isi, sehingga suntingan pada aset yang disetujui membiarkan reviewnya seperti semula. Buka kembali reviewnya saat pekerjaannya berubah.

Sepuluh menit menyisir kotak masuk bagi penyetuju

Kotak masuk dirancang untuk dibereskan dari atas. Urutan ini menaruh keputusan yang menghalangi orang lain lebih dulu.

1. 1

   Mulai dari “All”

   Baca hitungan di tab. Bila pengalih klien di header telah mempersempit filter klien ke satu akun, lebarkan dulu, agar tidak ada yang menunggu di balik filter yang Anda lupa sedang aktif.

2. 2

   Ambil permintaan peluncuran lebih dulu

   Seseorang sedang menunggu untuk mempublikasikan. Baca pemeriksaan dan baris konsekuensinya, lalu setujui atau tolak dengan alasan. Pemeriksaan yang gagal muncul di dialog dan menahan persetujuan.

3. 3

   Lalu rencana

   Buka setiap rencana dari barisnya. Baris yang ditandai diedit setelah pengajuan tidak bisa disetujui, jadi minta pengajuan ulang alih-alih menunggu. Minta perubahan dengan catatan yang menyebut apa yang harus diubah.

4. 4

   Lalu Pustaka

   Buka setiap review seperti yang akan dilihat klien. Setujui, minta perubahan, atau lewati persetujuan, yang mencatat bahwa tidak ada yang meninjau aset itu dan tidak ditampilkan sebagai disetujui. Sematkan komentar pada titik yang Anda maksud.

5. 5

   Akhiri dengan cuti dan “Also waiting”

   Administrator memutuskan cuti paling akhir, dengan alasan pada setiap penolakan. Bila kartu “Also waiting” menampilkan entri timesheet atau revisi skrip booking, buka Timesheet atau Skrip booking dari tautannya.

Tiga kebiasaan menjaga putaran ini singkat: ajukan dengan catatan, sebut reviewer, dan putuskan di kotak masuk alih-alih di obrolan. Kotak masuk membaca ulang setiap kali Anda kembali ke tab dan sekali semenit selama tetap terbuka, jadi Anda bisa membiarkannya terbuka dan kembali ke hitungan yang mutakhir.

Yang tidak dilakukan kotak masuk, agar tidak ada yang mengira kotak masuk melakukannya

Antrean keputusan hanya bisa dipercaya bila batasnya jelas.

• Kotak masuk tidak mengirim pengingat dan tidak mengeskalasi. Pengajuan rencana membunyikan lonceng dan mengirim email ke reviewer, atau ke setiap penyetuju klien bila tidak ada yang disebut, dan membuat tugas review yang jatuh tempo dalam tiga hari, jadi tanggal pada tugas itu di Proyek yang menjadi pengingatnya. Ringkasan pagi, yang dikirim pada hari kerja secara bawaan, juga mendaftar review Pustaka, entri waktu, dan cuti yang menunggu Anda, tetapi bukan rencana atau permintaan peluncuran. Pengajuan Pustaka memberi tahu penyetuju dan tidak membuat tugas. Sebuah item menunggu sampai seseorang memutuskannya.
• Selain email, kotak masuk tidak memposting atau mengirim untuk Anda saat ini. Peluncuran iklan berbayar, media sosial, atau SMS dicatat sebagai dilakukan secara manual: persetujuan membuat tugas dan ekspor spesifikasi yang dibekukan, dan seseorang menandainya diluncurkan, terpublikasi, atau terkirim. Peluncuran email adalah pengecualiannya, dan peluncuran itu mengirim.
• Timesheet dan skrip booking tidak diputuskan di sini. Keduanya dihitung di bawah “Also waiting” dan diputuskan di alatnya sendiri.
• Rencana, peluncuran, dan kotak masuk ini tidak ditampilkan kepada klien. Klien melihat aset Pustaka yang Anda bagikan kepada mereka, di portal, dan meninjau yang Anda minta untuk mereka tinjau.
• Setiap orang melihat klien yang bisa mereka lihat. “Approve” dan “Decline” hanya muncul di tempat mereka memegang izin, baris rencana atau peluncuran yang menunggu dan tidak bisa mereka putuskan menyebut siapa yang bisa, dan tab “Time off” hanya muncul bagi administrator.
• Kotak masuk tidak meluncurkan ulang rencana yang peluncurannya sudah selesai. Untuk mengirimnya lagi, duplikasi rencana dan setujui salinannya. Peluncuran yang gagal, dibatalkan, atau ditolak bisa dicoba lagi.

Di mana persetujuan klien sendiri berada

Rencana dan peluncuran adalah keputusan internal. Persetujuan klien berlaku untuk aset Pustaka yang Anda bagikan kepadanya.

1. 1

   Setujui secara internal lebih dulu

   Aset bisa dibagikan kepada klien setelah penyetuju agensi menyetujuinya atau melewati persetujuan. Aset yang sudah dibagikan sebelum persetujuan ada diberi label dibagikan dan tidak pernah diblokir.

2. 2

   Bagikan, lalu minta tinjauan

   Orang dengan izin “Publish” membagikan aset dan meminta tinjauan klien, dengan catatan opsional yang dilihat klien bersama permintaan itu. Komentar yang ditandai dibagikan juga terlihat oleh klien.

3. 3

   Klien menjawab di portal

   Admin portal menyetujui, dan setiap anggota portal bisa meminta perubahan. Keduanya terjadi pada aset sebagaimana dilihat klien, dengan komentar yang bisa mereka sematkan pada titik yang dimaksud.

4. 4

   Batalkan, buka ulang, atau minta lagi

   Klien bisa membatalkan persetujuan dalam satu jam. Setelah permintaan perubahan, Anda mengedit dan meminta lagi. Anda bisa menarik kembali permintaan selagi berada di tangan klien, dan membuka kembali review setelah disetujui atau dilewati.

Di kotak masuk, aset ini berada di bawah “With the client” pada tab “Library” sampai klien menyetujuinya, lalu di bawah “Decided”. Bila klien meminta perubahan, aset tetap di bawah “With the client” sampai Anda meminta lagi atau menarik kembali permintaan. Tinjauan klien membutuhkan portal klien, yang termasuk paket Scale dan Enterprise. Materi visual adalah kasus yang umum, dan manajemen aset kreatif menunjukkan bagaimana versi dan review berada pada materi kreatifnya sendiri.