الفريق · الموافقات
كل موافقة في صندوق واحد
تنتظر مراجعات المكتبة وخطط الحملات وطلبات الإطلاق والإجازات في مكان واحد، ويحسم كل منها بقواعد الأداة المالكة له. أنشئ مساحة عمل وأرسل أول خطة إلى الموافقة، أو اطلع أولا على طريقة العمل.
هل لديك مساحة عمل بالفعل؟ سجّل الدخول
- خطط تبدأ من 99 دولارًا شهريًا
- مصمم للوكالات التي تدير عدة عملاء
- علامتك التجارية في وحدة التحكم كلها
الفريق · الموافقات
برنامج إدارة الموافقات للوكالات بصندوق واحد لكل قرار
في أغلب الوكالات تكون الموافقة رسالة في محادثة تقول «ممتاز، أرسله». لا ترتبط بنسخة معينة، ولا يجدها أحد بعد شهر، والزميل الذي عدل الملف بعدها لم يطلع عليها. يحل محل ذلك في AI Marketing Dashboard برنامج إدارة الموافقات، وهو سير عمل يدور حول صندوق واحد. تنتظر فيه أصول المكتبة المرسلة للمراجعة، وخطط الحملات المقدمة للموافقة، والإطلاقات التي طلبها أحدهم، وطلبات الإجازة، ويحسم كل واحد منها شخص مخول بذلك وفق قواعد الأداة المالكة له. والخطة التي عدلت بعد الموافقة عليها تعلن ذلك، ولا يخرج إطلاق استنادا إلى موافقة قديمة.
محادثة أم صندوق
المكان الذي تحفظ فيه الموافقة يقرر هل يوثق بها
الموافقة بقدر السجل الذي تتركه. ضع إعجابا في محادثة بجانب قرار اتخذ حيث تراه القواعد.
موافقة بالرسالة
- موافقة في محادثة، لا ترتبط بنسخة
- موافقة بالبريد لا يراها الشخص التالي
- خطة عدلت بعد الموافقة ولم يخبر أحد
- إطلاق يطلب بمجرد ربتة على الكتف
- إجازة يقرر فيها في أول رسالة تصل
كل موافقة كانت صادقة، ولا يمكن التحقق من أي منها بعد ذلك.
الموافقة في صندوق واحد
- حتى خمسة تبويبات تجمع ما ينتظر شخصا
- موافقة الخطة تغطي الخطة كما وافق عليها المعتمد
- الخطة المعادة، أو الإطلاق أو الإجازة المرفوضة، تحمل سببا مكتوبا
- طلبات الإطلاق تنتظر من يملك صلاحية «Publish»
- صفوف الخطط والإطلاقات والمكتبة تفتح السجل الذي تخصه
يحتفظ كل قرار بقواعد الأداة التي يتبعها، فلا يضيف الصندوق اختصارا.
الصندوق
أنجز قرارات الصباح في جولة واحدة
يسرد كل ما ينتظر شخصا بحسب نوعه ومن عليه أن يتحرك تاليا، فتصير الدقائق العشر الأولى من اليوم جولة في صفحة واحدة.
قرارات المكتبة والإطلاق والإجازات دون التنقل بين الصفحات
- تبويبات «All» و«Library» و«Plans» و«Launches» و«Time off»، و«Time off» للمسؤولين
- تبقى الخطط المعتمدة مدرجة 14 يوما
- فلتر عميل يبدأ على عميل مبدل الترويسة
مسار خطة واحدة
من خطة مقدمة إلى إطلاق مسموح له بالعمل
أربع خطوات تحمل خطة واحدة ممن بناها إلى من ينشرها، وتترك كل منها سجلا.
قدم الخطة مع مراجع
من يبني الخطة يرسلها إلى الموافقة ويستطيع أن يسمي مراجعا. تظهر مهمة مراجعة في مشروع «Marketing Plans» للعميل، موعدها بعد ثلاثة أيام ومسندة إلى المراجع إن سمي أحد، ويخطر الجرس والبريد الإلكتروني من عليه أن يقرر.قرر في الخطة كما هي
يوافق المعتمد عليها، أو يعيدها بملاحظة. ولا يستطيع مقدم الخطة الموافقة على خطته. ويستطيع مسؤول الوكالة ذلك، ويسجل التاريخ أنه فعل.افتحها في «Launch»
تظهر الخطة المعتمدة تحت «Ready to launch» في صفحة «Launch» الخاصة بقناتها. فإن عدلت الخطة أولا وسمت بأنها تغيرت، ويرفض الإطلاق حتى تنال الموافقة من جديد.اطلب من ناشر إن لم تستطع
الزميل بلا صلاحية «Publish» يقدم طلب إطلاق بدلا من ذلك. يقرأ الناشر الفحوص ويوافق أو يرفض بسبب، وتعاد الفحوص وهو يوافق.
شاهد الشرح المرئي
شاهد أصلا في المكتبة وخطة وطلب إطلاق يحسم أمرها
يبدأ الشرح المرئي مما ينتظر، ويفتح أصلا كما سيراه العميل، ويعيده بسبب، ويوافق على خطة، وينتهي عند سبب كون طلب الإطلاق قرارا منفصلا.
- 0:00شاهد كل ما ينتظرك
- 0:06افتح الأصل كما سيراه العميل
- 0:11أعده بسبب واضح
- 0:20وافق على خطة كما هي
- 0:29طلبات الإطلاق منفصلة
42 ثانية
اقرأ النص المكتوب
0:00 شاهد كل ما ينتظرك. تصل أصول المكتبة والخطط والإطلاقات والإجازات إلى صندوق واحد. طبق عليه فلتر العميل.
0:06 افتح الأصل كما سيراه العميل. تفتح مراجعات المكتبة بملء الشاشة، وتعرض الأصل كما يراه العميل نفسه.
0:11 أعده بسبب واضح. يحتاج «Request changes» إلى ملاحظة. قل ما يجب إصلاحه ليتصرف صاحب العمل على أساسه.
0:20 وافق على خطة كما هي. يوافق Alex Morgan، مسؤول الوكالة، على خطة Jordan Lee كما هي مكتوبة تماما.
0:29 طلبات الإطلاق منفصلة. ينتظر الإطلاق من يملك «Publish». والموافقة على إطلاق يدوي لا تنشئ إلا مهمة.
ضع كل قرار حيث تراه القواعد
أضف فريقك وعملاءك إلى مساحة عمل جديدة، ثم أرسل أول خطة إلى الموافقة وشاهدها تصل إلى الصندوق.
تبدأ الخطط من 99 دولارًا شهريًا.
في هذه الصفحة
برنامج إدارة الموافقات بصندوق واحد لمراجعات المكتبة والخطط والإطلاقات والإجازات
حتى خمسة تبويبات، وعدد على كل منها، وفلتر عميل يتبع المبدل
يفتح المسار «Team > Approvals» (الموافقات ضمن الفريق) صفحة واحدة بحد أقصى خمسة تبويبات: «All» (الكل) و«Library» (المكتبة) و«Plans» (الخطط) و«Launches» (الإطلاقات) و«Time off» (الإجازات). ولا يظهر تبويب «Time off» إلا لمسؤولي الوكالة. يحمل كل تبويب عدد العناصر التي تنتظر شخصا، ويعرض «All» أول خمسة عناصر منتظرة من كل مصدر مع رابط «View all» (عرض الكل)، ويحصر فلتر العميل أعمال العملاء في حساب واحد. يبدأ الفلتر على العميل المحدد في مبدل الترويسة إن كان لديه شيء في الصندوق، وبنقرة واحدة يتسع إلى كل العملاء. والإجازة ليست عمل عميل، فيتجاهل تبويب «Time off» الفلتر ويقول ذلك بتسمية «Workspace-wide» (على مستوى مساحة العمل).
لا شيء ينسخ إلى نظام ثان. تحسم مراجعة المكتبة في شاشة مراجعتها كما كانت، والخطة من خلال موافقتها، والإطلاق من خلال سجله، والإجازة من خلال طلب الإجازة، فلا يضيف الصندوق قاعدة من عنده ولا ثغرة. ويتجدد حين تعود إلى التبويب وكل دقيقة ما دام مفتوحا، ويفتح الرابط الوارد من إشعار خطة أو إطلاق، أو من إشعار مكتبة ينتظرك، التبويب الصحيح عند ذلك العنصر، فيصل المعتمد إلى ما طلب منه النظر فيه بدل قائمة يبحث فيها.
الموافقة تغطي الخطة كما وافق عليها المعتمد
إذا عدلت الخطة لاحقا ظهرت عليها «Changed since approval»
لا قيمة للموافقة إلا إن كانت ما زالت تصف ما سيصدر. حين يوافق المعتمد على خطة حملة يسجل الخادم بصمة لمحتواها: الاسم والقناة والثيمة والمنصات والجمهور والإعدادات، وقوالب المكتبة التي ترسلها خطة البريد الإلكتروني، والجمهور المحفوظ الذي تستهدفه خطة بريد إلكتروني أو رسائل نصية أو إعلانات مدفوعة، أي تعريفه، وأعضاؤه إن كان قائمة ثابتة. أما من تطابقه شريحة قائمة على القواعد في اليوم نفسه فليس جزءا من البصمة. وإذا تغير أي من ذلك لاحقا لم تعد البصمة مطابقة. فتظهر على الخطة «Changed since approval» (تغيرت منذ الموافقة) أينما عرضت موافقتها، ولا تطلق قبل أن تقدم وتنال الموافقة من جديد.
يجري الخادم المقارنة مع الخطة كما هي الآن، ولا تجريها الشاشة أبدا، ويكررها حيث يهم الأمر: عند إنشاء إطلاق، وعند الموافقة على طلب إطلاق، وقبيل أن ينفذ إطلاق مجدول. والخطة التي تعدل وهي في الانتظار لا يمكن الموافقة عليها كذلك؛ يقول الصندوق إنها تحتاج إلى تقديم جديد. أما أصول المكتبة فتراجع بطريقة مختلفة: لكل منها حالة، وتعديل أصل معتمد لا يعيد ضبطها، فيعيد المراجع فتح المراجعة حين يتغير العمل.
أعد العمل إلى صاحبه بسبب يستطيع التصرف على أساسه
إعادة الخطة، أو رفض إطلاق أو إجازة، تتطلب سببا مكتوبا
تكفي نقرة وتأكيد، مع ملاحظة اختيارية، للموافقة على خطة أو إطلاق أو طلب إجازة. أما طلب التعديلات فيحتاج إلى نقرة وجملة، والجملة إلزامية: لا تعاد الخطة دون ملاحظة تقول ما الذي يتغير، ولا يرفض إطلاق دون سبب، ولا يرفض طلب إجازة دون سبب كذلك. وتشترط شاشة مراجعة المكتبة ملاحظة أيضا عند طلب التعديلات. تعود الخطة إلى من قدمها بحالة «Changes requested» (طلب تعديلات)، وتعود مهمة المراجعة إلى قائمته ومعها الملاحظة، ويخرج العنصر من عدد ما ينتظر المعتمد.
وهكذا تبقى إعادة العمل خارج المحادثات. يقرأ صاحب العمل السبب حيث قدمه، ثم يعدل ويقدمه من جديد، فيجده المعتمد تقديما جديدا ببصمة جديدة يفحصها. وفي المكتبة تعرض شاشة المراجعة الأصل كما سيراه العميل، ويمكن تثبيت التعليقات في موضع من المعاينة وإبقاؤها داخلية أو مشاركتها مع العميل على يد من يملك صلاحية «Publish» (النشر)، فتشير الملاحظات إلى الشيء نفسه بدل أن تصفه من الذاكرة.
موافقة العميل تجري في البوابة، على الأصل نفسه
طلب موافقة، وطلب تعديل مثبت بدبوس، وشريط إصدارات للتصاميم
لا تبدأ مراجعة العميل إلا بعد أن يوافق فريقك على الأصل أو يسجل تخطي الموافقة. يشاركه من يملك صلاحية «Publish» في بوابة العميل ويطلب ردا، مع ملاحظة اختيارية يقرؤها العميل. وفي لوحة المراجعة عنوان يسمي وكالتك ويقول إنها تطلب الموافقة. ولا يرى «Approve» (موافقة) إلا مسؤول البوابة. ويستطيع أي عضو في البوابة اختيار «Request changes» (طلب تعديلات)، الذي يطلب ملاحظة مكتوبة ويمكن أن يحمل دبوسا على الموضع المقصود. وإذا استبدلت صورة تصميم أثناء المراجعة ظهرت إصداراته السابقة في شريط، ويتذكر كل دبوس الإصدار الذي وضع عليه.
يرى فريقك الرد بصيغة «Client approved» (وافق العميل) أو «Client requested changes» (طلب العميل تعديلات)، وينبه فورا من طلب المراجعة ومن قدم الأصل بحسب إعدادات الإشعارات لدى كل منهما. ويستطيع مسؤول البوابة التراجع عن موافقته خلال ساعة، فيعود الأصل إلى «Awaiting client review» (بانتظار مراجعة العميل). وحين تصل التعديلات تعدل الأصل وتطلب المراجعة من جديد. وتبقى التعليقات الداخلية وسجل المراجعة عندك: فالبوابة لا تتلقى إلا ملاحظة الطلب وقرار العميل نفسه والتعليقات المعلمة بأنها مشتركة. بوابات العملاء جزء من باقتي Scale و Enterprise، أما الموافقة الداخلية فتعمل في كل الباقات.
لا أحد يوافق على خطته هو، والاستثناء الوحيد مسجل
يستطيع مسؤول الوكالة الموافقة على عمله، والسجل يقول ذلك
الخطة التي يقدمها شخص يوافق عليها شخص آخر. فإن حاول مقدمها ذلك رفض الخادم برسالة واضحة، وعرض الصندوق تلميحا في مكان زر «Approve» بدل أن يعرض الزر. والمراجع المسمى في الطلب مؤشر لا قفل: يستطيع أي زميل يملك صلاحية الموافقة لذلك العميل أن يقرر، فلا يعطل غياب شخص واحد حملة ما دام معتمد آخر موجودا، ويستطيع أي معتمد أن يتولى طلبا لم يسم مراجعا.
ثمة استثناء واحد، ويترك أثرا. يستطيع مسؤول الوكالة الموافقة على ما قدمه هو، أو على خطة لم يقدمها أحد، وتحفظ الموافقة بوصفها ذاتية وتسمى كذلك في الصندوق؛ وإذا كانت الخطة قد قدمت فتسجل مهمة مراجعتها ذلك أيضا. وفي وكالة صغيرة يكون مالكها هو المخطط الاستراتيجي أيضا، يعد هذا توثيقا أمينا لا التفافا على القاعدة: يبين السجل من قرر، وأن شخصا ثانيا لم يقرر.
طلبات الإطلاق تنتظر من يملك صلاحية النشر
تعاد فحوص الخادم المسبقة لحظة الموافقة
ليس كل من يبني حملة يملك أن يطلقها. يحتاج الإطلاق إلى صلاحية «Publish» للعميل، ويحتاج إطلاق البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية كذلك إلى صلاحية الوصول إلى CRM الخاص بالعميل، سواء أطلقته أو وافقت عليه أو طلبته. ويستطيع الزميل بلا «Publish» أن يطلب. يظهر الطلب تحت «Launches» بحالة «Waiting for launch approval» (بانتظار الموافقة على الإطلاق). ويعرض الصف اسم صاحب الطلب وملاحظته والفحوص كما كانت لحظة تقديم الطلب، بتحذيراتها أيضا، مثل قالب مكتبة لم تتم الموافقة عليه بعد. والطلب الذي يخفق في فحص يرفض عند تقديمه، فالطلب المنتظر قد تجاوز الفحوص المانعة. ويوافق ناشر، أي صاحب صلاحية «Publish»، أو يرفض، ويحتاج الرفض إلى سبب يقرؤه صاحب الطلب.
قبل الموافقة يقرأ الناشر سطرا قصيرا يبين النتيجة: من سيصل إليه البريد الإلكتروني وهل يبدأ فورا أو في موعد مجدول، أو أن الإطلاق اليدوي لا ينشئ إلا مهمة لمن ينشر بيده. ثم تعاد الفحوص لأن الأمور تتغير بين الطلب والموافقة، ويدرج الفحص الفاشل في النافذة ولا يمرر. يرسل إطلاق البريد الإلكتروني بنفسه؛ أما إطلاقات الإعلانات المدفوعة والتواصل الاجتماعي والرسائل النصية فتسجل على أنها نفذت يدويا، ويوضح الصندوق ذلك بلا لبس.
قرارات الإجازات بجوار عمل العملاء لكن منفصلة عنه
موافقة أو رفض، والرفض يشرح نفسه دائما
طلبات الإجازة ليست عمل عملاء، فلها تبويب خاص يظهر لمسؤولي الوكالة وحدهم ويحمل تسمية «Workspace-wide». يذكر كل صف اسم الشخص ونوع الإجازة وتواريخها وأيام العمل المحسوبة وأي ملاحظة تركها، ويفتح «Approve» أو «Decline» (رفض) النافذة نفسها التي تستخدمها التبويبات الأخرى. ويشترط الرفض سببا يقرؤه صاحب الطلب، فلا يصله رفض صامت.
والقواعد هي ما كانت الموارد البشرية ستشترطه. لا تظهر طلباتك أنت في صندوقك أبدا، ولا يقرر أحد في إجازته هو ما دام مسؤول وكالة آخر نشط موجودا. وفي مساحة عمل فيها مسؤول واحد فقط يجوز أن يقرر الشخص في طلبه، ويظهر السجل حينئذ أنه قرار ذاتي. يعرف صاحب الطلب النتيجة بالبريد الإلكتروني، ويحسب الخادم عدد الأيام مرة واحدة ليطابق ما تمت الموافقة عليه ما رآه صاحب الطلب، وملف العضو على بعد نقرة للسياق. ولا يمكن تفويض هذه الصلاحية إلى قائد، بل تبقى عند المسؤولين.
«Also waiting»: أعداد لأعمال تحسم في مكان آخر
تحتسب الجداول الزمنية ونصوص الحجز هنا وتراجع في أدواتها
بعض الموافقات تحتاج إلى مساحة أكبر من صف. فتراجع إدخالات الجدول الزمني في «Worklog» (تتبع الوقت) وأسبوع كامل أمامك، وتراجع تنقيحات نصوص مكالمات الحجز بجانب النص. ويتركها الصندوق حيث تعمل على أفضل وجه ويضيف بطاقة واحدة هي «Also waiting» (ما ينتظر أيضا) بعدد ورابط «Open» (فتح) لكل منها، فيعرف المسؤول الذي يبدأ يومه هنا كم إدخالا ينتظر دون أن يفتح أداة ثانية ليعرف.
الأعداد صادقة أو غائبة. يبلغ كل مصدر عن حالته، وما يخفق تحميله يعرض بطاقة خطأ فيها إعادة محاولة بدل صفر؛ والعدد الذي تعذرت قراءته يحذف ولا يطبع على أنه لا شيء أبدا. وتسري القاعدة نفسها على الصفحة كلها: قراءة معطلة للمكتبة لا تفرغ تبويب الخطط، والقائمة الطويلة تقول إنها قطعت عند أحدث العناصر ولا توحي بأن هذا كل ما فيها.
مصفوفة موافقات: من يقرر ماذا، وبأي صلاحية
احسم هذا مرة واحدة، قبل أول إطلاق، فيقصر كل جدال لاحق عمن كان ينبغي أن يوافق على شيء. ويذكر الجدول ما تفرضه وحدة التحكم اليوم، صفا بصف.
| ما الذي ينتظر | من يقدمه | من يقرر فيه | هل يلزم شخص ثان؟ | ما يفعله القرار |
|---|---|---|---|---|
| أصل في المكتبة: ثيمة أو قائمة كلمات مفتاحية أو نصوص إعلانية أو تصميم أو صفحة هبوط أو صفحة حجز أو نموذج أو رسالة بريد إلكتروني | كل من يستطيع تعديل المكتبة | كل من يملك صلاحية «Approve» (الموافقة) لذلك العميل | غير مفروض: يجوز للمعتمد أن يوافق على ما قدمه | يجوز أن يشارك الأصل المعتمد، أو الذي سجل تخطي الموافقة عليه، مع العميل |
| مراجعة العميل لأصل مشترك | تطلبها الوكالة، بصلاحية «Publish» (النشر) | العميل: يوافق مسؤول البوابة، ويستطيع أي عضو في البوابة طلب تعديلات | العميل هو الطرف الآخر | يسجل الرد على المراجعة، ويمكن التراجع عن الموافقة خلال ساعة واحدة |
| خطة حملة | كل من يستطيع تعديل المكتبة | كل من يملك صلاحية الموافقة لذلك العميل | نعم، إلا مسؤول الوكالة، ويسجل الاستثناء | يجوز إطلاق الخطة، ما لم يعدلها أحد بعد ذلك |
| طلب إطلاق | كل من يستطيع تعديل المكتبة، مع صلاحية الوصول إلى CRM للبريد الإلكتروني والرسائل النصية | كل من يملك صلاحية «Publish» لذلك العميل، مع صلاحية الوصول إلى CRM للبريد الإلكتروني والرسائل النصية | دائما: بلا «Publish» لا تستطيع الإطلاق، فيقرر ناشر | يبدأ إطلاق البريد الإلكتروني أو يجدول، وينشئ الإطلاق اليدوي مهمة |
| طلب إجازة | أي عضو في الفريق، لإجازته هو | مسؤول الوكالة وحده | نعم، ما دام مسؤول وكالة آخر نشط موجودا | يسجل الموافقة أو الرفض مع السبب، ويراسل صاحب الطلب بالبريد الإلكتروني |
افتراضيا يستطيع عضو فريق الوكالة أن يعرض أصول المكتبة والخطط وينشئها ويعدلها، أي أنه يستطيع تقديم الخطط إلى الموافقة لا الموافقة عليها ولا نشرها. ويحتاج طلب إطلاق حملة بريد إلكتروني أو رسائل نصية كذلك إلى أن يملك صاحب الطلب صلاحية الوصول إلى CRM، وهي ما يفتقده أعضاء الفريق افتراضيا. ويملك مسؤولو الوكالة كل الصلاحيات. ويستطيع المسؤول أن يمنح «Approve» أو «Publish» لقائد، لشخص واحد في كل مرة أو عبر قالب صلاحيات، ولا يتصرف الزميل إلا على العملاء المسندين إليه. ولا يمكن تفويض قرارات الإجازات على الإطلاق.
نصيحة
اكتب المصفوفة قبل أول إطلاق
حدد لكل عميل من يوافق على الخطط ومن ينشر، واجعلهما شخصين مختلفين حيثما أمكن. وحيث يضطر شخص واحد إلى الأمرين تسجل وحدة التحكم ذلك، وهو البديل الأمين عن التظاهر بأن عينا ثانية نظرت.
مقدم الخطة والمراجع والمعتمد والناشر وصاحب الطلب، بكلمات بسيطة
الكلمات الخمس نفسها ترد في كل تبويب. ولكل منها معنى واحد.
- مقدم الخطة (Submitter)
- الشخص الذي يرسل خطة إلى الموافقة. يعدل ويقدم، ولا يستطيع أن يوافق على خطته هو إلا إن كان مسؤول وكالة.
- المراجع (Reviewer)
- الشخص الذي يسميه مقدم الخطة على خطته. والاسم استشاري: يحدد من يخطر ومن يملك مهمة المراجعة، ويظل بإمكان أي معتمد أن يقرر.
- المعتمد (Approver)
- كل من يملك صلاحية «Approve» للعميل. يقرر المعتمدون مراجعات المكتبة وموافقات الخطط.
- الناشر (Publisher)
- كل من يملك صلاحية «Publish» للعميل. يطلق الناشرون الخطط المعتمدة، ويقررون طلبات الإطلاق، ويطلبون من العملاء مراجعة أصول المكتبة.
- صاحب الطلب (Requester)
- الشخص الذي طلب إطلاقا وهو بلا صلاحية «Publish». يستطيع إلغاء طلبه ما دام منتظرا.
نقل الموافقات من المحادثات والبريد في أربع خطوات
يواصل الناس الموافقة في المكان الذي يتحدثون فيه أصلا. وينجح طرح برنامج إدارة الموافقات حين يكون الصندوق أسهل من الرسالة، فابدأ بعميل واحد ونوع واحد من القرارات.
اكتب الموافقات التي تعطيها اليوم
لمدة أسبوع، دون كل موافقة تجري في محادثة أو بريد: تصميم، وصفحة هبوط، وحملة، وإطلاق، ويوم إجازة. صنفها في الأشياء الأربعة التي يضمها الصندوق، واترك الباقي حيث هو.
حدد المعتمدين لكل عميل
اختر من يوافق على الخطط ومن ينشر لكل عميل، وامنح هاتين الصلاحيتين، وأسند هؤلاء الأشخاص إلى العميل. والزميل غير المسند إلى عميل لن يرى عمله في الصندوق.
شغل عميلا واحدا أسبوعين
اطلب من مقدمي الخطط أن يسموا مراجعا وأن يضعوا السبب في الملاحظة. وحين يطلب أحد موافقة في محادثة فأجبه بأنها في الصندوق وقرر هناك. فمهمة المراجعة والجرس والبريد الإلكتروني تخطر المراجع أصلا، فيعلم معظم المراجعين دون تذكير.
اجعل الصندوق الموافقة الوحيدة
بعد أسبوعين انقل العميل التالي. أخبر الفريق بأن وحدة التحكم ترفض أي إطلاق بلا خطة معتمدة على أي حال، وابدأ كل يوم من تبويب «All»، واعتبر أي عدد فوق الصفر أول مهمة.
ما الذي تحميك منه «Changed since approval»
التنبيه ليس إزعاجا. إنه يعلم اللحظة التي لم تعد فيها الخطة هي التي وافق عليها أحدهم.
| الحالة | معناها | ما يحدث بعدها |
|---|---|---|
| «Pending» (قيد الانتظار) | قدمت وتنتظر معتمدا | يقرر مراجع: يوافق عليها أو يعيدها بملاحظة |
| «Changes requested» (طلب تعديلات) | أعيدت إلى من قدمها | يعدل الخطة ويقدمها من جديد |
| «Approved» (معتمدة) | وافق المعتمد على الخطة كما كانت | يمكن إطلاقها من صفحة «Launch» الخاصة بقناتها |
| «Changed since approval» (تغيرت منذ الموافقة) | عدلت الخطة بعد الموافقة عليها | تحتاج إلى موافقة جديدة قبل أن تطلق |
تقرأ المقارنة ثلاثة أشياء: الخطة نفسها، وقوالب المكتبة التي ترسلها خطة البريد الإلكتروني، وأي جمهور محفوظ وراء خطة بريد إلكتروني أو رسائل نصية أو إعلانات مدفوعة: تعريف الجمهور وأعضاؤه إن كان قائمة ثابتة. وأي تعديل في أي منها يحتسب، ومنه تعديل قالب تشاركه حملات أخرى. أما شريحة قائمة على القواعد فقد تطابق أشخاصا مختلفين يوم الإرسال دون أن تبطل الموافقة. والتقديم المنتظر الذي عدل وهو ينتظر لا يمكن الموافقة عليه، ويقول صفه إنه يجب أن يقدم من جديد.
حدان يستحقان أن تعرفهما. إذا عدلت خطة بعد جدولة إطلاق، فإن المنفذ الآلي يقارن من جديد قبيل أن يتصرف، فيفشل الإطلاق بتفسير واضح ولا يرسل شيء. وأصول المكتبة تعمل بشكل مختلف: لكل أصل حالة مراجعة بدل بصمة محتوى، فتعديل أصل معتمد يترك مراجعته كما كانت. فأعد فتح المراجعة حين يتغير العمل.
جولة عشر دقائق في الصندوق للمعتمد
بني الصندوق ليفرغ من أعلاه. وهذا الترتيب يضع القرارات التي تعطل غيرك أولا.
ابدأ من «All»
اقرأ الأعداد على التبويبات. فإن كان مبدل الترويسة قد ضيق فلتر العميل إلى حساب واحد فوسعه أولا، حتى لا ينتظر شيء خلف فلتر نسيته.
ابدأ بطلبات الإطلاق
شخص ينتظر أن ينشر. اقرأ الفحوص وسطر النتيجة الواحد، ثم وافق أو ارفض بسبب. ويظهر الفحص الفاشل في النافذة ويوقف الموافقة.
ثم الخطط
افتح كل خطة من صفها. الصف الموسوم بأنه عدل بعد التقديم لا يمكن الموافقة عليه، فاطلب إعادة تقديمه بدل الانتظار. واطلب التعديلات بملاحظة تسمي ما يجب تغييره.
ثم المكتبة
افتح كل مراجعة كما سيراها العميل. وافق، أو اطلب تعديلات، أو تخط الموافقة، وهو يسجل أن أحدا لم يراجع الأصل ولا يظهر معتمدا. وثبت تعليقا على الموضع الذي تقصده.
اختم بالإجازات و«Also waiting»
يقرر المسؤولون الإجازات أخيرا، مع سبب لكل رفض. وإذا أظهرت بطاقة «Also waiting» إدخالات جداول زمنية أو تنقيحات نصوص حجز فافتح تتبع الوقت أو «Booking Scripts» من روابطها.
ثلاث عادات تبقي الجولة قصيرة: قدم بملاحظة، وحدد مراجعا، وقرر في الصندوق لا في المحادثة. يقرأ الصندوق من جديد كلما عدت إلى التبويب ومرة كل دقيقة ما دام مفتوحا، فتستطيع تركه مفتوحا والعودة إلى عدد محدث.
ما لا يفعله الصندوق، لئلا يفترض أحد أنه يفعله
لا يوثق بقائمة القرارات إلا حين تكون حدودها واضحة.
- لا يرسل الصندوق تذكيرات ولا يصعد. فتقديم الخطة يدق الجرس ويرسل بريدا إلكترونيا إلى المراجع، أو إلى كل معتمد للعميل حين لا يسمى أحد، وينشئ مهمة مراجعة موعدها بعد ثلاثة أيام، فموعد تلك المهمة في المشاريع هو التنبيه. ويسرد الملخص الصباحي، الذي يرسل في أيام العمل افتراضيا، مراجعات المكتبة وإدخالات الوقت والإجازات التي تنتظرك، لا الخطط ولا طلبات الإطلاق. وتقديم المكتبة يخطر المعتمدين ولا ينشئ مهمة. ويبقى العنصر منتظرا حتى يقرر فيه شخص.
- وبعيدا عن البريد الإلكتروني، لا ينشر ولا يرسل عنك اليوم. فإطلاق الإعلانات المدفوعة أو التواصل الاجتماعي أو الرسائل النصية يسجل منفذا يدويا: تنشئ الموافقة مهمة وتصدير مواصفات مثبتة، ثم يسجل أحدهم أنه أطلق أو نشر أو أرسل. أما إطلاق البريد الإلكتروني فهو الاستثناء، وهو يرسل.
- لا يقرر الجداول الزمنية ولا نصوص الحجز. فهذه تعد تحت «Also waiting» وتقرر في أدواتها.
- لا يعرض الخطط ولا الإطلاقات ولا الصندوق للعملاء. يرى العميل أصول المكتبة التي تشاركها معه، في البوابة، ويراجع ما تطلب منه مراجعته.
- يعرض لكل شخص العملاء الذين يستطيع رؤيتهم. لا يظهر «Approve» و«Decline» إلا حيث يملك الصلاحية، ويقول صف خطة أو إطلاق منتظر لا يستطيع قراره من يستطيع، ولا يظهر تبويب «Time off» إلا للمسؤولين.
- لا يعيد إطلاق خطة اكتمل إطلاقها. ولإرسالها من جديد انسخ الخطة ووافق على النسخة. أما الإطلاق الفاشل أو الملغى أو المرفوض فيمكن محاولته من جديد.
أين تقع موافقة العميل نفسه
الخطط والإطلاقات قرارات داخلية. وموافقة العميل تخص أصول المكتبة التي تشاركها معه.
وافق داخليا أولا
يمكن مشاركة الأصل مع العميل متى وافق عليه معتمد في الوكالة أو تخطى الموافقة. والأصول المشتركة قبل وجود الموافقات توسم بأنها مشتركة ولا تمنع قط.
شارك ثم اطلب المراجعة
يشارك من يملك صلاحية «Publish» الأصل ويطلب مراجعة العميل، مع ملاحظة اختيارية يراها العميل مع الطلب. والتعليقات الموسومة بأنها مشتركة مرئية للعميل أيضا.
يجيب العميل في البوابة
يوافق مسؤول البوابة، ويستطيع أي عضو في البوابة طلب تعديلات. ويحدث الأمران على الأصل كما يراه العميل، مع تعليقات يستطيع تثبيتها على الموضع الذي يقصده.
تراجع أو أعد الفتح أو اطلب من جديد
يستطيع العميل التراجع عن موافقة خلال ساعة. وبعد طلب التعديلات تعدل الأصل وتطلب من جديد. وتستطيع سحب الطلب ما دام عند العميل، وإعادة فتح المراجعة بعد أن تتم الموافقة عليها أو تخطيها.
في الصندوق تقع هذه الأصول تحت «With the client» (عند العميل) في تبويب «Library» حتى يوافق عليها العميل، ثم تحت «Decided» (تم البت فيها). وإذا طلب العميل تعديلات بقيت تحت «With the client» حتى تطلب من جديد أو تسحب الطلب. وتحتاج مراجعة العميل إلى بوابة العميل، التي تأتي مع باقتي Scale و Enterprise. والصور حالة شائعة، ويبين إدارة التصاميم الإعلانية كيف تقع الإصدارات والمراجعة على التصميم نفسه.
الأسئلة الشائعة
ماذا ينبغي أن يغطي سير عمل الموافقات في الوكالة؟
أربعة أشياء تحتاج عادة إلى قرار باسم صاحبه: التصميم والنصوص قبل أن تصل إلى عميل، وخطط الحملات قبل أن يلتزم المال، والإطلاقات قبل أن يصير شيء حيا، والإجازات قبل أن يوعد بها. ويضم هذا الصندوق الأربعة، مع بقاء قواعد كل أداة سليمة، فيصير سير العمل مجموعة صلاحيات وسجلات بدل مستند لا يفتحه أحد.
أي الباقات تتضمن صندوق الموافقات؟
الصندوق في كل الباقات. وما يتدفق إليه يتوقف على الباقة: فمخططات الإعلانات المدفوعة والتواصل الاجتماعي وإطلاقاتها تحتاج إلى باقة Agency أو أعلى، ومخططات البريد الإلكتروني والرسائل النصية تأتي مع كل باقة، ومراجعة العميل نفسه لأصل في المكتبة تحتاج إلى بوابة العميل في Scale أو Enterprise. وقرارات الإجازات متاحة لمسؤولي الوكالة في أي باقة.
من يملك أن يوافق على خطة أو أصل في المكتبة؟
كل من يملك صلاحية «Approve» للعميل. ويملكها مسؤولو الوكالة تلقائيا، ويستطيع المسؤول أن يمنحها لقائد. وافتراضيا يستطيع عضو الفريق التعديل والتقديم لا الموافقة ولا النشر. ولا يتصرف أعضاء الفريق إلا على العملاء المسندين إليهم، فيرى المعتمد الصندوق مصفى على حساباته.
هل أستطيع الموافقة على عملي في صندوق الموافقات؟
يتوقف ذلك على نوع العنصر. لا يمكن أن يوافق على الخطة من قدمها إلا إن كان مسؤول وكالة، وتسجل الموافقة حينئذ موافقة ذاتية. ولا تشترط مراجعات المكتبة شخصا ثانيا، فيجوز للمعتمد أن يوافق على ما قدمه. ولا يقرر أحد في إجازته ما دام مسؤول آخر يستطيع.
ماذا يحدث إذا عدلت الخطة بعد الموافقة عليها؟
تقرأ «Changed since approval» في الصندوق للموافقات الصادرة خلال آخر 14 يوما، وعلى صفحتي الخطة و«Launch»، ولا يمكن إطلاقها حتى تقدم وتنال الموافقة من جديد. ويقارن الخادم المحتوى المعتمد بالخطة كما هي الآن عند إنشاء إطلاق أو الموافقة عليه، وقبيل أن ينفذ إطلاق مجدول، فلا يصدر المحتوى المعتمد محتوى مختلفا.
هل تنشر الموافقة على إطلاق أو ترسله تلقائيا؟
إطلاقات البريد الإلكتروني ترسل. أما اليوم فتنشئ الموافقة على إطلاق مدفوع أو اجتماعي أو رسائل نصية مهمة ومواصفات مصدرة لينفذها شخص، ثم يسجل الناشر الإطلاق بأنه أطلق أو نشر أو أرسل، مع رابط اختياري. ولا تنشر وحدة التحكم على الشبكات الاجتماعية ولا ترسل رسائل نصية.
هل يرى العملاء صندوق الموافقات أو خططهم؟
لا. الصندوق داخلي، ولا تعرض الخطط والإطلاقات في البوابة أبدا. يرى العميل أصول المكتبة التي تشاركها معه، في بوابته التي تحمل علامته، ويراجع ما تطلب منه مراجعته: يستطيع مسؤول البوابة أن يوافق، ويستطيع أي عضو في البوابة طلب تعديلات. والبوابة تأتي مع باقتي Scale و Enterprise.
هل يذكر الصندوق المعتمدين أو يصعد العناصر المتأخرة؟
لا يرسل الصندوق رسائل تذكير ولا يصعد. فتقديم الخطة يدق الجرس ويراسل المراجع بالبريد الإلكتروني، أو كل معتمد للعميل حين لا يسمى أحد، وينشئ مهمة مراجعة موعدها بعد ثلاثة أيام. وتقديم المكتبة يخطر المعتمدين ولا ينشئ مهمة. ويسرد الملخص الصباحي في أيام العمل مراجعات المكتبة وإدخالات الوقت والإجازات التي تنتظرك. ويبقى العنصر منتظرا حتى يقرر فيه أحد، فاستخدم الأعداد ومواعيد المهام للمتابعة.
ماذا لو تعذر تحميل جزء من الصندوق؟
يبلغ كل مصدر عن حالته. تظهر القراءة الفاشلة بطاقة خطأ فيها إعادة محاولة في ذلك التبويب وحده، وتواصل التبويبات الأخرى عملها. ويحذف العدد الذي تعذرت على الخادم قراءته بدل أن يظهر صفرا، وتقول القائمة المقطوعة عند حدها ذلك، فلا يخفي تبويب فارغ عملا لم يقرأ.
ما الفرق بين الصندوق و«Activity Center»؟
«Activity Center» (سجل النشاط) خلاصة بما جرى عبر وحدة التحكم، بفلاتر وحالة قراءة. أما صندوق الموافقات فهو حيث تتخذ القرارات مع قواعدها: من يجوز أن يوافق، وما الذي تغطيه الموافقة، وما الذي يحدث بعدها. وتظهر عناصر كثيرة في الاثنين، ويفتح الإشعار عن موافقة صفها هنا.