Team · Goedkeuringen
Elke goedkeuring, in één inbox
Reviews uit de bibliotheek, campagneplannen, lanceringsverzoeken en verlof wachten op één plek, en elk wordt beslist volgens de regels van de tool waar het bij hoort. Maak een werkruimte aan, of bekijk eerst hoe het werkt.
Heb je al een werkruimte? Log in
- Abonnementen vanaf US$ 99 per maand
- Gebouwd voor bureaus met meerdere klanten
- Je eigen merk in de hele console
Team · Goedkeuringen
Goedkeuringsworkflow voor bureaus, met één inbox voor elke beslissing
In de meeste bureaus is een goedkeuring een chatbericht dat zegt: „ziet er goed uit, stuur maar”. Het hangt aan geen enkele versie, niemand vindt het een maand later terug en het teamlid dat het bestand daarna bewerkte, heeft het nooit gezien. Goedkeuringen in AI Marketing Dashboard vervangt dat door een goedkeuringsworkflow voor bureaus die rond één inbox is gebouwd. Bibliotheekassets die ter review zijn gestuurd, campagneplannen die ter goedkeuring zijn ingediend, lanceringen die iemand heeft gevraagd en verlofaanvragen wachten er allemaal, elk beslist door een persoon die dat mag beslissen, volgens de regels van de tool waar het bij hoort. Een plan dat na de goedkeuring is bewerkt, zegt dat, en een lancering kan niet uitgaan op grond van een oud ja.
Chat of inbox
Waar een ja wordt bewaard, bepaalt of je erop kunt vertrouwen
Een goedkeuring is alleen zoveel waard als de vastlegging die ze achterlaat. Zet een duim omhoog in een gesprek naast een beslissing die is genomen waar de regels haar kunnen zien.
Goedkeuren per bericht
- Een ja in een chatthread, aan geen enkele versie gekoppeld
- Een goedkeuring per e-mail die de volgende persoon nooit ziet
- Een plan dat na het ja is bewerkt, zonder dat iemand het hoort
- Een lancering waar met een tikje op de schouder om wordt gevraagd
- Verlof beslist in het bericht dat het eerst kwam
Elk ja was gemeend, en geen van allemaal is achteraf te controleren.
Goedkeuren in één inbox
- Maximaal vijf tabbladen verzamelen wat op een persoon wacht
- De goedkeuring van een plan dekt het plan zoals het is goedgekeurd
- Een teruggestuurd plan, of een afgewezen lanceringsverzoek of verlofaanvraag, gaat vergezeld van een schriftelijke reden
- Lanceringsverzoeken wachten op iemand met het recht „Publish”
- Rijen voor plannen, lanceringen en de bibliotheek openen het item waar ze over gaan
Elke beslissing houdt de regels aan van de tool waar ze bij hoort, dus de inbox voegt geen sluiproute toe.
De inbox
Ruim de beslissingen van de ochtend in één ronde op
Alles wat op een persoon wacht, staat op soort en op wie als volgende aan zet is, zodat de eerste tien minuten van de dag een ronde over één pagina zijn.
Beslissingen over bibliotheek, lanceringen en verlof zonder van tabblad naar tabblad te springen
- Tabbladen voor „All”, „Library”, „Plans”, „Launches” en „Time off”, waarvan „Time off” voor beheerders
- Goedgekeurde plannen blijven 14 dagen in de lijst staan
- Een klantfilter dat begint bij de klant van de wisselaar in de kopbalk
De weg van één plan
Van een ingediend plan naar een lancering die mag draaien
Vier stappen brengen één plan van degene die het bouwde naar degene die het publiceert, en elke stap laat een vastlegging achter.
Dien in met een beoordelaar
Wie het plan bouwt, stuurt het ter goedkeuring en kan een beoordelaar noemen. Er verschijnt een controletaak in het project „Marketing Plans” van de klant, met een einddatum over drie dagen en toegewezen aan de beoordelaar als er een is genoemd, en de meldingenbel en een e-mail waarschuwen wie moet beslissen.Beslis over het plan zoals het er nu staat
De goedkeurder keurt het goed of stuurt het terug met een notitie. Een indiener kan het eigen plan niet goedkeuren. Een bureaubeheerder wel, en de geschiedenis legt vast dat die dat deed.Open het onder Uitvoeren
Een goedgekeurd plan verschijnt onder „Ready to launch” (klaar om te lanceren) op de lanceringspagina van zijn kanaal. Bewerk je het plan eerst, dan wordt het als gewijzigd gemarkeerd en wordt de lancering geweigerd totdat het opnieuw is goedgekeurd.Vraag een publicatiebevoegde als jij het niet kunt
Een teamlid zonder het recht „Publish” dient in plaats daarvan een lanceringsverzoek in. Een publicatiebevoegde leest de controles, keurt goed of wijst af met een reden, en de controles lopen opnieuw terwijl die goedkeurt.
Bekijk de walkthrough
Zie een asset uit de bibliotheek, een plan en een lanceringsverzoek beslist worden
De walkthrough begint bij wat er wacht, opent een asset zoals de klant hem zal zien, stuurt hem terug met een reden, keurt een plan goed en eindigt bij waarom een lanceringsverzoek een aparte beslissing is.
- 0:00Zie alles wat op jou wacht
- 0:06Open de asset zoals de klant hem zal zien
- 0:11Stuur hem terug met een duidelijke reden
- 0:20Keur een plan goed zoals het er nu staat
- 0:29Lanceringsverzoeken staan los
42 seconden
Lees het transcript
0:00 Zie alles wat op jou wacht. Assets uit de bibliotheek, plannen, lanceringen en verlof komen samen in één inbox. Filter hem op klant.
0:06 Open de asset zoals de klant hem zal zien. Reviews uit de bibliotheek openen schermvullend en tonen de asset precies zoals de klant hem ziet.
0:11 Stuur hem terug met een duidelijke reden. „Request changes” (wijzigingen vragen) vraagt om een notitie. Zeg wat er moet worden aangepast, zodat de maker ermee aan de slag kan.
0:20 Keur een plan goed zoals het er nu staat. Alex Morgan, bureaubeheerder, keurt het plan van Jordan Lee precies zoals geschreven goed.
0:29 Lanceringsverzoeken staan los. Een lancering wacht op iemand met „Publish”. Een handmatige lancering goedkeuren maakt alleen een taak aan.
Zet elke beslissing waar de regels haar kunnen zien
Voeg je team en je klanten toe aan een nieuwe werkruimte, stuur dan een eerste plan ter goedkeuring en zie het in de inbox aankomen.
Abonnementen beginnen bij US$ 99 per maand.
Op deze pagina
Goedkeuringsworkflow voor bureaus: één inbox voor reviews uit de bibliotheek, plannen, lanceringen en verlof
Maximaal vijf tabbladen, een teller op elk en een klantfilter dat de wisselaar volgt
Team, daarna Goedkeuringen, opent één pagina met maximaal vijf tabbladen: „All” (alles), „Library” (bibliotheek), „Plans” (plannen), „Launches” (lanceringen) en „Time off” (verlof). Het tabblad „Time off” verschijnt alleen voor bureaubeheerders. Elk tabblad toont het aantal items dat op een persoon wacht, „All” toont de eerste vijf wachtende items van elke bron met een link „View all” (alles bekijken), en een klantfilter beperkt het klantwerk tot één account. Het filter begint bij de klant waarop de wisselaar in de kopbalk staat, als die klant iets in de inbox heeft, en met één klik verruim je het naar elke klant. Verlof is geen klantwerk, dus het tabblad „Time off” negeert het filter en zegt dat met het label „Workspace-wide” (voor de hele werkruimte).
Er wordt niets gekopieerd naar een tweede systeem. Een review in de bibliotheek wordt nog altijd beslist op het eigen reviewscherm, een plan via zijn goedkeuring, een lancering via zijn vastlegging en verlof via de verlofaanvraag, dus de inbox voegt geen eigen regel en geen achterdeurtje toe. Hij ververst wanneer je naar het tabblad terugkeert en elke minuut zolang hij openstaat, en een link uit een melding over een plan of lancering, of uit een bibliotheekmelding die op jou wacht, opent het juiste tabblad bij dat item, zodat een goedkeurder terechtkomt bij waar hij naar is gevraagd in plaats van bij een lijst om door te zoeken.
Een goedkeuring dekt het plan precies zoals het is goedgekeurd
Wijzig het plan later en er staat „Changed since approval”
Een goedkeuring is alleen iets waard als ze nog beschrijft wat er uitgaat. Wanneer een campagneplan wordt goedgekeurd, legt de server een vingerafdruk van de inhoud vast: de naam, het kanaal, het thema, de platforms, de doelgroep en de instellingen, de bibliotheeksjablonen die een e-mailplan verstuurt en de opgeslagen doelgroep waarop een plan voor e-mail, sms of betaalde media mikt, dat wil zeggen de definitie en, bij een vaste lijst, de leden. Wie een op regels gebaseerd segment op de dag oplevert, hoort er niet bij. Verander daar later iets aan en de vingerafdruk komt niet meer overeen. Het plan staat dan overal waar zijn goedkeuring wordt getoond op „Changed since approval” (gewijzigd sinds de goedkeuring), en het kan niet worden gelanceerd totdat het opnieuw is ingediend en goedgekeurd.
De vergelijking wordt door de server gemaakt, met het plan zoals het er nu staat, en nooit door het scherm, en wordt herhaald waar het ertoe doet: wanneer een lancering wordt aangemaakt, wanneer een lanceringsverzoek wordt goedgekeurd en vlak voordat een geplande lancering afgaat. Een plan dat wordt bewerkt terwijl het in de wachtrij wacht, kan evenmin worden goedgekeurd; de inbox zegt dat het opnieuw moet worden ingediend. Bibliotheekassets worden anders beoordeeld: ze hebben een status, en het bewerken van een goedgekeurde asset zet die niet terug, dus een beoordelaar heropent de review wanneer het werk verandert.
Stuur werk terug met een reden waar de maker iets mee kan
Een plan terugsturen, of een lancering of verlof afwijzen, vraagt om een schriftelijke reden
Een plan, lancering of verlofaanvraag goedkeuren kost een klik en een bevestiging, met een optionele notitie. Wijzigingen vragen kost een klik en een zin, en die zin is verplicht: een plan kan niet worden teruggestuurd zonder notitie die zegt wat er moet veranderen, een lancering kan niet worden afgewezen zonder reden en een verlofaanvraag evenmin. Ook het reviewscherm van de bibliotheek vereist een notitie als je wijzigingen vraagt. Het plan keert terug naar de indiener als „Changes requested” (wijzigingen gevraagd), de controletaak gaat met de notitie terug naar zijn lijst en het item verdwijnt uit het wachtende aantal van de goedkeurder.
Zo blijft herwerk uit de chat. De maker leest de reden op de plek waar het werk is ingediend, bewerkt en dient opnieuw in, en de goedkeurder krijgt het als een verse inzending met een verse vingerafdruk om te controleren. In de bibliotheek toont het reviewscherm de asset zoals de klant hem zal zien, en opmerkingen kunnen op een plek in de preview worden vastgepind en intern blijven, of door iemand met het recht „Publish” met de klant worden gedeeld, zodat feedback naar het werk zelf wijst in plaats van het uit het hoofd te beschrijven.
De klant keurt goed in het portaal, op de asset zelf
Een verzoek om goedkeuring, een vastgepind verzoek om wijzigingen en een versiestrook voor creatives
Een review door de klant begint pas nadat je team de asset heeft goedgekeurd of heeft vastgelegd dat de goedkeuring is overgeslagen. Iemand met het recht „Publish” deelt hem in het portaal van de klant en vraagt om een antwoord, met een optionele notitie die de klant leest. In het reviewpaneel noemt een kop je bureau en zegt dat het om goedkeuring vraagt. Alleen een beheerder van de klant ziet „Approve” (goedkeuren). Elk lid van het klantportaal kan op „Request changes” (wijzigingen vragen) klikken, wat om een schriftelijke notitie vraagt en een pin op de exacte plek kan hebben. Is het beeldmateriaal van een creative tijdens de review vervangen, dan verschijnen de eerdere versies in een strook, en elke pin onthoudt de versie waarop hij is geplaatst.
Je team ziet het antwoord als „Client approved” (door de klant goedgekeurd) of „Client requested changes” (klant vroeg wijzigingen), en wie om de review vroeg en wie de asset indiende, krijgen meteen bericht, binnen hun meldingsinstellingen. Een beheerder van de klant kan een goedkeuring een uur lang terugnemen, waarmee de asset terugkeert naar „Awaiting client review” (wacht op review door de klant). Komen er wijzigingen terug, dan bewerk je de asset en vraag je opnieuw. Interne opmerkingen en de reviewgeschiedenis blijven aan jouw kant: het portaal ontvangt de notitie bij het verzoek, de eigen beslissing van de klant en opmerkingen die als gedeeld zijn gemarkeerd. Klantportalen horen bij de abonnementen Scale en Enterprise, terwijl interne goedkeuring bij elk abonnement werkt.
Niemand keurt het eigen plan goed, en de ene uitzondering wordt vastgelegd
Een bureaubeheerder kan eigen werk goedkeuren, en het dossier zegt dat
Een plan dat door de ene persoon is ingediend, wordt door een ander goedgekeurd. Probeert de indiener het zelf, dan weigert de server met een duidelijke melding, en de inbox toont een hint op de plek waar de knop „Approve” zou staan in plaats van er een aan te bieden. De beoordelaar die bij een inzending staat genoemd, is een aanwijzing en geen slot: elk teamlid met het recht „Approve” (goedkeuren) voor die klant kan beslissen, dus de afwezigheid van één persoon hoeft een campagne niet te laten stilvallen zolang er een andere goedkeurder is, en een inzending die niemand noemt, kan door elke goedkeurder worden opgepakt.
Er bestaat één uitzondering, en die laat een spoor achter. Een bureaubeheerder kan de eigen inzending goedkeuren, of een plan dat niemand heeft ingediend, en de goedkeuring wordt opgeslagen als „self-approved” (zelf goedgekeurd) en in de inbox zo gelabeld; is het plan ingediend, dan legt ook de controletaak het vast. Voor een klein bureau waar de eigenaar ook de strateeg is, is dat eerlijke boekhouding en geen noodgreep: de geschiedenis toont wie heeft beslist en dat er geen tweede persoon aan te pas kwam.
Lanceringsverzoeken wachten op iemand die mag publiceren
De preflightcontroles van de server lopen opnieuw op het moment van goedkeuring
Niet iedereen die een campagne bouwt, mag haar live zetten. Voor lanceren is het recht „Publish” voor de klant nodig, en voor een e-mail- of sms-lancering ook CRM-toegang tot de klant, of je haar nu lanceert, goedkeurt of aanvraagt. Een teamlid zonder „Publish” kan nog altijd vragen. Het verzoek verschijnt onder „Launches” als „Waiting for launch approval” (wacht op goedkeuring voor de lancering). De rij toont wie het vroeg, zijn notitie en de controles zoals ze stonden toen het verzoek werd gedaan, waarschuwingen inbegrepen: een sjabloon uit de bibliotheek die nog niet is goedgekeurd, bijvoorbeeld. Een verzoek dat een controle niet doorstaat, wordt bij het indienen geweigerd, dus een wachtend verzoek heeft de blokkerende controles doorstaan. Een publicatiebevoegde keurt goed of wijst af, en bij een afwijzing is een reden nodig die de aanvrager kan lezen.
Voordat de publicatiebevoegde goedkeurt, leest die een korte regel over de gevolgen: wie een e-mail zal bereiken en of hij meteen of volgens planning start, of dat een handmatige lancering alleen een taak aanmaakt voor wie met de hand publiceert. De controles lopen daarna opnieuw, omdat er dingen veranderen tussen een verzoek en de goedkeuring ervan, en een falende controle wordt in het dialoogvenster genoemd in plaats van zonder meer doorgelaten. E-maillanceringen worden verstuurd; lanceringen van betaalde campagnes, social en sms worden als met de hand gedaan vastgelegd, en de inbox is duidelijk over wat wat is.
Verlofbeslissingen staan naast klantwerk, maar los ervan
Goedkeuren of afwijzen, en een afwijzing legt zichzelf altijd uit
Verlofaanvragen zijn geen klantwerk, dus ze krijgen een eigen tabblad, alleen zichtbaar voor bureaubeheerders en gelabeld „Workspace-wide”. Elke rij noemt de persoon, het soort verlof, de data, de getelde werkdagen en een eventuele notitie, en „Approve” of „Decline” opent hetzelfde dialoogvenster dat de andere tabbladen gebruiken. Afwijzen vereist een reden die de aanvrager leest, zodat een weigering nooit als stilte aankomt.
De regels zijn die waar HR op zou staan. Je eigen aanvragen verschijnen nooit in je inbox, en niemand beslist over het eigen verlof zolang er een andere actieve bureaubeheerder is. Alleen in een werkruimte met één beheerder mag iemand over het eigen verzoek beslissen, en het dossier toont dan dat het een zelfbeslissing was. De aanvrager hoort de uitkomst per e-mail, het aantal dagen is één keer door de server berekend zodat het goedgekeurde aantal overeenkomt met wat de aanvrager zag, en het profiel van het teamlid is één klik verwijderd voor context. Het recht kan niet aan een teamleider worden gedelegeerd: het blijft bij beheerders.
„Also waiting”: tellingen voor werk dat elders wordt beslist
Urenstaten en boekingsscripts worden hier geteld en in hun eigen tools beoordeeld
Sommige goedkeuringen hebben meer ruimte nodig dan een rij. Urenregels worden beoordeeld in de Urenregistratie met een hele week in beeld, en revisies van boekingsscripts worden beoordeeld naast het script. De inbox laat ze waar ze het best werken en voegt één kaart toe, „Also waiting” (ook in afwachting), met een teller en een link „Open” voor elk, zodat een beheerder die de dag hier begint toch weet hoeveel items wachten zonder een tweede tool te openen om het uit te zoeken.
Tellingen zijn eerlijk of ontbreken. Elke bron meldt zijn eigen toestand, en een bron die niet laadt, toont een foutkaart met een nieuwe poging in plaats van een nul; een telling die niet kon worden gelezen, wordt weggelaten en nooit als nul getoond. Dezelfde regel geldt voor de hele pagina: een kapotte bibliotheeklezing kan het tabblad „Plans” niet leegmaken, en een lange wachtrij zegt het wanneer ze bij de nieuwste items is afgekapt in plaats van te suggereren dat dat alles is.
Een goedkeuringsmatrix: wie wat beslist en met welk recht
Leg dit één keer vast, vóór de eerste lancering, en elke latere discussie over wie iets had moeten goedkeuren wordt korter. De tabel zegt wat de console vandaag afdwingt, rij voor rij.
| Wat wacht | Wie dient het in | Wie beslist | Een tweede persoon? | Wat de beslissing doet |
|---|---|---|---|---|
| Een asset uit de bibliotheek: thema, zoekwoordlijst, tekst, creative, landingspagina, boekingspagina, formulier of e-mail | Iedereen die de bibliotheek kan bewerken | Iedereen met het recht „Approve” voor die klant | Niet afgedwongen: een goedkeurder mag goedkeuren wat hij zelf heeft ingediend | Een goedgekeurde asset, of een waarbij de goedkeuring is overgeslagen, mag met de klant worden gedeeld |
| Een review door de klant van een gedeelde asset | Het bureau vraagt erom, met het recht „Publish” | De klant: een beheerder van de klant keurt goed, elk lid van het klantportaal kan wijzigingen vragen | De klant is de andere partij | Het antwoord wordt vastgelegd bij de review, en een goedkeuring kan binnen een uur ongedaan worden gemaakt |
| Een campagneplan | Iedereen die de bibliotheek kan bewerken | Iedereen met het recht „Approve” voor die klant | Ja, behalve een bureaubeheerder, en de uitzondering wordt vastgelegd | Het plan mag worden gelanceerd, zolang niemand het daarna bewerkt |
| Een lanceringsverzoek | Iedereen die de bibliotheek kan bewerken, met CRM-toegang voor e-mail en sms | Iedereen met het recht „Publish” voor die klant, met CRM-toegang voor e-mail en sms | Altijd: zonder „Publish” kun je niet lanceren, dus een publicatiebevoegde beslist | Een e-maillancering start of wordt ingepland, en een handmatige lancering maakt een taak aan |
| Een verlofaanvraag | Elk teamlid, voor het eigen verlof | Alleen een bureaubeheerder | Ja, zolang er een andere actieve bureaubeheerder is | Legt goedgekeurd of afgewezen vast met de reden en mailt de aanvrager |
Standaard kan een teamlid van het bureau assets en plannen in de bibliotheek bekijken, aanmaken en bewerken, wat betekent dat het plannen ter goedkeuring kan indienen maar niet kan goedkeuren of publiceren. Een verzoek om een e-mail- of sms-campagne te lanceren vereist bovendien dat de aanvrager CRM-toegang heeft, en die ontbreekt standaard bij teamleden. Bureaubeheerders hebben elk recht. Een beheerder kan „Approve” of „Publish” aan een teamleider geven, persoon voor persoon of via een rechtensjabloon, en een teamlid kan alleen optreden voor de klanten aan wie het is toegewezen. Verlofbeslissingen kunnen helemaal niet worden gedelegeerd.
Tip
Schrijf de matrix op vóór de eerste lancering
Benoem per klant wie plannen goedkeurt en wie publiceert, en maak er waar het kan twee verschillende mensen van. Moet één persoon beide doen, dan legt de console dat vast, en dat is het eerlijke alternatief voor doen alsof een tweede paar ogen heeft gekeken.
Indiener, beoordelaar, goedkeurder, publicatiebevoegde en aanvrager, in gewone woorden
Dezelfde vijf woorden komen op elk tabblad terug. Elk betekent één ding.
- Indiener
- Wie een plan ter goedkeuring verstuurt. Die bewerkt en dient in, en kan het eigen plan niet goedkeuren tenzij die bureaubeheerder is.
- Beoordelaar
- Wie een indiener bij een plan noemt. De naam is een aanwijzing: hij bepaalt wie een melding krijgt en wie de controletaak heeft, en elke goedkeurder kan nog altijd beslissen.
- Goedkeurder
- Iedereen met het recht „Approve” voor de klant. Goedkeurders beslissen over reviews in de bibliotheek en plangoedkeuringen.
- Publicatiebevoegde
- Iedereen met het recht „Publish” voor de klant. Publicatiebevoegden lanceren goedgekeurde plannen, beslissen over lanceringsverzoeken en vragen klanten om assets uit de bibliotheek te beoordelen.
- Aanvrager
- Wie om een lancering vroeg zonder het recht „Publish”. Die kan het eigen verzoek annuleren zolang het wacht.
Goedkeuringen uit chat en e-mail halen in vier stappen
Mensen blijven goedkeuren op de plek waar ze al praten. Een uitrol werkt als de inbox makkelijker is dan het bericht, dus begin met één klant en één soort beslissing.
Maak een lijst van de ja’s die je nu geeft
Noteer een week lang elke goedkeuring die in chat of e-mail gebeurt: een creative, een landingspagina, een campagne, een lancering, een vrije dag. Sorteer ze in de vier dingen die de inbox bevat en laat de rest waar het is.
Benoem goedkeurders per klant
Kies per klant wie plannen goedkeurt en wie publiceert, geef die rechten en wijs die mensen aan de klant toe. Een teamlid dat niet aan een klant is toegewezen, ziet het werk van die klant niet in de inbox.
Draai twee weken met één klant
Vraag indieners een beoordelaar te noemen en de reden in de notitie te zetten. Vraagt iemand in de chat om een ja, antwoord dan dat het in de inbox staat en beslis het daar. De controletaak, de meldingenbel en een e-mail waarschuwen de beoordelaar al, dus de meeste beoordelaars horen het zonder aansporing.
Maak de inbox het enige ja
Zet na twee weken de volgende klant over. Vertel het team dat een lancering zonder goedgekeurd plan door de console sowieso wordt geweigerd, en begin elke dag op het tabblad „All”, waarbij een teller boven nul de eerste klus is.
Waartegen „Changed since approval” je beschermt
De waarschuwing is geen gezeur. Ze markeert het moment waarop een plan niet meer het plan is dat iemand heeft goedgekeurd.
| Status | Wat het betekent | Wat er daarna gebeurt |
|---|---|---|
| „Pending” (in afwachting) | Ingediend en wachtend op een goedkeurder | Een beoordelaar beslist: keurt het goed, of stuurt het terug met een notitie |
| „Changes requested” (wijzigingen gevraagd) | Teruggestuurd naar degene die het heeft ingediend | Die bewerkt het plan en dient het opnieuw in |
| „Approved” (goedgekeurd) | De goedkeurder accepteerde het plan zoals het er stond | Het kan worden gelanceerd vanaf de lanceringspagina van zijn kanaal |
| „Changed since approval” (gewijzigd sinds de goedkeuring) | Het plan is bewerkt nadat het was goedgekeurd | Het heeft een nieuwe goedkeuring nodig voordat het kan worden gelanceerd |
De vergelijking leest drie dingen: het plan zelf, de e-mailsjablonen uit de bibliotheek die een e-mailplan verstuurt, en elke opgeslagen doelgroep achter een plan voor e-mail, sms of betaalde media: de definitie van de doelgroep en, bij een vaste lijst, wie erop staat. Een wijziging aan een van die drie telt mee, ook een wijziging aan een sjabloon dat andere campagnes delen. Een segment dat door regels is gedefinieerd, kan op de verzenddag andere mensen opleveren zonder dat de goedkeuring vervalt. Een wachtende inzending die is bewerkt terwijl ze wachtte, kan niet worden goedgekeurd, en haar rij zegt dat ze opnieuw moet worden ingediend.
Twee beperkingen zijn goed om te weten. Wordt een plan bewerkt nadat een lancering is ingepland, dan vergelijkt het systeem dat geplande lanceringen uitvoert opnieuw vlak voordat het in actie komt, en mislukt de lancering met een duidelijke uitleg zonder dat er iets wordt verstuurd. En assets in de bibliotheek werken anders: een asset heeft een reviewstatus in plaats van een vingerafdruk van de inhoud, dus een wijziging aan een goedgekeurde asset laat haar review zoals die was. Heropen de review wanneer het werk verandert.
Een inboxronde van tien minuten voor een goedkeurder
De inbox is gebouwd om van boven af leeg te maken. Deze volgorde zet de beslissingen die anderen blokkeren eerst.
Begin bij „All”
Lees de tellers op de tabbladen. Heeft de wisselaar in de kopbalk het klantfilter beperkt tot één account, verbreed het dan eerst, zodat niets achter een filter wacht dat je bent vergeten.
Pak lanceringsverzoeken eerst aan
Iemand wacht om te publiceren. Lees de controles en de regel over de gevolgen en keur dan goed of wijs af met een reden. Een falende controle verschijnt in het dialoogvenster en houdt de goedkeuring tegen.
Dan de plannen
Open elk plan vanuit zijn rij. Een rij die is gemarkeerd als bewerkt na indiening kan niet worden goedgekeurd, dus vraag om een nieuwe indiening in plaats van te wachten. Vraag wijzigingen met een notitie die zegt wat er moet veranderen.
Dan de bibliotheek
Open elke review zoals de klant hem zal zien. Keur goed, vraag wijzigingen of sla de goedkeuring over, wat vastlegt dat niemand de asset heeft beoordeeld en niet als goedgekeurd wordt getoond. Pin een opmerking vast op de plek die je bedoelt.
Eindig met verlof en „Also waiting”
Beheerders beslissen als laatste over verlof, met een reden bij elke afwijzing. Toont de kaart „Also waiting” (ook in afwachting) urenregels of revisies van boekingsscripts, open dan de Urenregistratie of Boekingsscripts via de links.
Drie gewoonten houden de ronde kort: dien in met een notitie, noem een beoordelaar en beslis in de inbox in plaats van in de chat. De inbox leest opnieuw wanneer je terugkomt op het tabblad en één keer per minuut zolang hij openstaat, dus je kunt hem open laten staan en terugkeren naar een actueel aantal.
Wat de inbox niet doet, zodat niemand denkt dat hij het wel doet
Een beslissingswachtrij is alleen betrouwbaar als haar randen duidelijk zijn.
- De inbox stuurt geen herinneringen en escaleert niet. Een plan indienen verschijnt in de meldingenbel en stuurt een e-mail naar de beoordelaar, of naar elke goedkeurder van de klant als er geen is genoemd, en maakt een controletaak met een einddatum over drie dagen, dus de datum van die taak in Projecten is de aansporing. De ochtendsamenvatting, standaard op werkdagen verstuurd, noemt ook de reviews in de bibliotheek, urenregels en verlof die op jou wachten, maar geen plannen of lanceringsverzoeken. Een indiening in de bibliotheek waarschuwt goedkeurders en maakt geen taak aan. Een item wacht totdat een persoon beslist.
- Behalve e-mail post of verstuurt hij vandaag niets voor je. Een lancering voor betaalde media, social of sms wordt als met de hand gedaan vastgelegd: goedkeuring maakt een taak en een export van de vastgezette specificatie, en iemand markeert hem als gelanceerd, gepubliceerd of verstuurd. Een e-maillancering is de uitzondering, en die verstuurt wel.
- Hij beslist niet over urenstaten of boekingsscripts. Die worden geteld onder „Also waiting” en in hun eigen tools beslist.
- Hij toont plannen, lanceringen of de inbox niet aan klanten. Een klant ziet de assets uit de bibliotheek die je met hem deelt, in het portaal, en beoordeelt de assets waarvoor je om een review vraagt.
- Hij toont iedereen de klanten die voor die persoon zichtbaar zijn. „Approve” en „Decline” verschijnen alleen waar iemand het recht heeft, een wachtende plan- of lanceringsrij waarover iemand niet kan beslissen zegt wie dat wel kan, en het tabblad „Time off” verschijnt alleen voor beheerders.
- Hij lanceert een plan waarvan de lancering is afgerond niet opnieuw. Dupliceer het plan en keur de kopie goed om het opnieuw te versturen. Een mislukte, geannuleerde of afgewezen lancering kan opnieuw worden geprobeerd.
Waar de eigen goedkeuring van de klant past
Plannen en lanceringen zijn interne beslissingen. De goedkeuring van de klant geldt voor assets uit de bibliotheek die je met hem deelt.
Eerst intern goedkeuren
Een asset kan met een klant worden gedeeld zodra een goedkeurder van het bureau hem heeft goedgekeurd of de goedkeuring heeft overgeslagen. Assets die al waren gedeeld voordat er goedkeuringen bestonden, staan als gedeeld aangemerkt en worden nooit geblokkeerd.
Deel en vraag om een review
Iemand met het recht „Publish” deelt de asset en vraagt om de review van de klant, met een optionele notitie die de klant bij het verzoek ziet. Opmerkingen die als gedeeld zijn gemarkeerd, zijn ook voor de klant zichtbaar.
De klant antwoordt in het portaal
Een beheerder van de klant keurt goed, en elk lid van het klantportaal kan wijzigingen vragen. Beide gebeuren op de asset zoals de klant hem ziet, met opmerkingen die ze kunnen vastpinnen op de plek die ze bedoelen.
Maak ongedaan, heropen of vraag opnieuw
De klant kan een goedkeuring binnen een uur ongedaan maken. Na een verzoek om wijzigingen bewerk je de asset en vraag je opnieuw. Je kunt het verzoek intrekken zolang het bij de klant ligt, en de review heropenen zodra die is goedgekeurd of overgeslagen.
In de inbox staan deze assets onder „With the client” (bij de klant) op het tabblad „Library” totdat de klant ze goedkeurt, en daarna onder „Decided” (beslist). Vraagt de klant om wijzigingen, dan blijven ze onder „With the client” staan totdat je opnieuw vraagt of het verzoek intrekt. Voor een review door de klant is het klantportaal nodig, dat bij de abonnementen Scale en Enterprise hoort. Beeldmateriaal is een veelvoorkomend geval, en advertentiemateriaal beheren laat zien hoe versies en review op de creative zelf zitten.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een goedkeuringsworkflow voor bureaus?
Vier dingen vragen meestal om een benoemde beslissing: creatief werk en teksten voordat ze een klant bereiken, campagneplannen voordat er geld wordt vastgelegd, lanceringen voordat er iets live gaat, en vrije tijd voordat die wordt beloofd. Deze inbox bevat alle vier, met behoud van de regels van elke tool, zodat de workflow een set rechten en vastleggingen is in plaats van een document dat niemand opent.
Welke abonnementen bevatten de goedkeuringsinbox?
De inbox zit in elk abonnement. Wat erin terechtkomt, hangt van het abonnement af: de planners en lanceringen voor betaalde marketing en social vereisen het abonnement Agency of hoger, de planners voor e-mail en sms zitten in elk abonnement, en een eigen review van de klant van een bibliotheekasset heeft het klantportaal bij Scale of Enterprise nodig. Verlofbeslissingen zijn bij elk abonnement beschikbaar voor bureaubeheerders.
Wie mag een plan of een asset uit de bibliotheek goedkeuren?
Iedereen met het recht „Approve” voor die klant. Bureaubeheerders hebben het automatisch, en een beheerder kan het aan een teamleider geven. Standaard kan een teamlid bewerken en indienen maar niet goedkeuren of publiceren. Teamleden kunnen ook alleen optreden voor de klanten aan wie ze zijn toegewezen, dus een goedkeurder ziet de inbox gefilterd op de eigen accounts.
Kan ik mijn eigen werk goedkeuren in de goedkeuringsinbox?
Dat hangt af van het soort item. Een plan kan niet worden goedgekeurd door wie het heeft ingediend, tenzij die bureaubeheerder is, en dan wordt de goedkeuring vastgelegd als „self-approved” (zelf goedgekeurd). Reviews in de bibliotheek vereisen geen tweede persoon, dus een goedkeurder mag goedkeuren wat hij zelf heeft ingediend. Niemand beslist over het eigen verlof zolang een andere beheerder dat kan.
Wat gebeurt er als een plan wordt bewerkt nadat het is goedgekeurd?
Het staat op „Changed since approval”, in de inbox voor goedkeuringen van de laatste 14 dagen en op de plan- en lanceringspagina’s, en kan niet worden gelanceerd totdat het opnieuw is ingediend en goedgekeurd. De server vergelijkt de goedgekeurde inhoud met het plan zoals het er nu staat wanneer een lancering wordt aangemaakt of goedgekeurd, en opnieuw vlak voordat een geplande lancering wordt uitgevoerd, zodat de goedgekeurde inhoud niet als andere inhoud kan uitgaan.
Wordt een lancering automatisch gepost of verstuurd als je haar goedkeurt?
E-maillanceringen worden verstuurd. Vandaag maakt het goedkeuren van een lancering voor betaalde media, social of sms een taak en een geëxporteerde specificatie aan die een persoon uitvoert, en een publicatiebevoegde markeert de lancering daarna als gelanceerd, gepubliceerd of verstuurd, met een optionele link. De console post niet naar socialmedianetwerken en verstuurt geen sms-berichten.
Zien klanten de goedkeuringsinbox of hun plannen?
Nee. De inbox is intern, en plannen en lanceringen worden nooit in het portaal getoond. Een klant ziet de assets uit de bibliotheek die je met hem deelt, in het eigen portaal in zijn huisstijl, en beoordeelt de assets waarvoor je om een review vraagt: een beheerder van de klant kan goedkeuren, en elk lid van het klantportaal kan wijzigingen vragen. Het portaal hoort bij de abonnementen Scale en Enterprise.
Stuurt de inbox goedkeurders herinneringen of escaleert hij verouderde items?
De inbox stuurt geen herinneringsmails en escaleert niet. Een plan indienen verschijnt in de meldingenbel en mailt de beoordelaar, of elke goedkeurder van de klant als er geen is genoemd, en maakt een controletaak met een einddatum over drie dagen. Een indiening in de bibliotheek waarschuwt goedkeurders en maakt geen taak aan. De ochtendsamenvatting op werkdagen noemt de reviews in de bibliotheek, urenregels en verlof die op jou wachten. Een item wacht totdat iemand beslist, dus gebruik de tellers en de taakdata om aan te sporen.
Wat als één deel van de inbox niet laadt?
Elke bron meldt zijn eigen toestand. Een mislukte lezing toont alleen op dat tabblad een foutkaart met een nieuwe poging, en de andere tabbladen blijven werken. Een telling die de server niet kon lezen, wordt weggelaten in plaats van als nul getoond, en een lijst die bij zijn limiet is afgekapt, zegt dat, zodat een leeg tabblad nooit ongelezen werk verbergt.
Wat is het verschil tussen de inbox en het Activiteitencentrum?
Het Activiteitencentrum is een feed van wat er in de console is gebeurd, met filters en leesstatus. De goedkeuringsinbox is waar beslissingen worden genomen, met hun regels: wie mag goedkeuren, wat de goedkeuring dekt en wat er daarna gebeurt. Veel items staan in beide, en een melding over een goedkeuring opent de rij hier.