Equipe · Aprovações
Toda aprovação, em uma só caixa de entrada
As revisões da Biblioteca, os planos de campanha, os pedidos de lançamento e as folgas esperam em um só lugar, e cada um é decidido pelas regras da ferramenta a que pertence. Crie um espaço de trabalho e envie seu primeiro plano para aprovação, ou veja como funciona.
Já tem um espaço de trabalho? Entrar
- Planos a partir de US$ 99 por mês
- Feito para agências com vários clientes
- Sua marca em todo o console
Equipe · Aprovações
Fluxo de aprovação para agências, com uma só caixa de entrada para toda decisão
Na maioria das agências, um aval é uma mensagem de chat que diz “ficou bom, pode mandar”. Ele não está atrelado a nenhuma versão, ninguém o encontra um mês depois, e o colega que editou o arquivo depois nunca o viu. As Aprovações do AI Marketing Dashboard trocam isso por um fluxo de aprovação construído em torno de uma só caixa de entrada. Ativos da Biblioteca enviados para revisão, planos de campanha enviados para aprovação, lançamentos que alguém pediu e pedidos de folga ficam todos ali, à espera, e cada um é decidido por uma pessoa autorizada a decidir, pelas regras da ferramenta a que pertence. Um plano editado depois de aprovado sinaliza isso, e um lançamento não pode sair com base em um sim antigo.
Chat ou caixa de entrada
Onde um sim fica guardado decide se dá para confiar nele
Um aval vale tanto quanto o registro que deixa. Compare um joinha em uma conversa com uma decisão tomada onde as regras conseguem enxergá-la.
Aval por mensagem
- Um sim em uma conversa de chat, atrelado a nenhuma versão
- Uma aprovação por e-mail que a próxima pessoa nunca vê
- Um plano editado depois do ok, sem que ninguém seja avisado
- Um lançamento pedido com um toque no ombro
- Uma folga decidida na mensagem que chegou primeiro
Cada sim foi sincero, e nenhum deles pode ser conferido depois.
Aval em uma só caixa de entrada
- Até cinco abas reúnem o que espera por uma pessoa
- A aprovação de um plano cobre o plano como ele foi aprovado
- Um plano devolvido, ou um pedido de lançamento ou de folga recusado, leva um motivo por escrito
- Os pedidos de lançamento esperam por alguém com a permissão “Publish”
- As linhas de planos, lançamentos e Biblioteca abrem o registro a que se referem
Toda decisão mantém as regras da ferramenta a que pertence, então a caixa de entrada não cria nenhum atalho.
A caixa de entrada
Resolva as decisões da manhã de uma só vez
Tudo o que espera por uma pessoa é listado por tipo e por quem precisa agir em seguida, então os primeiros dez minutos do dia são uma passada por uma só página.
Decisões de Biblioteca, de lançamento e de folga sem ficar pulando de aba
- Abas para “All”, “Library”, “Plans”, “Launches” e “Time off”, com “Time off” para administradores
- Os planos aprovados ficam listados por 14 dias
- Um filtro de cliente que começa no cliente do seletor do cabeçalho
O caminho de um plano
De um plano enviado a um lançamento autorizado a rodar
Quatro passos levam um plano de quem o montou a quem o publica, e cada um deixa um registro.
Envie com um revisor
Quem monta o plano o envia para aprovação e pode indicar um revisor. Uma tarefa de revisão aparece no projeto “Marketing Plans” (Planos de marketing) do cliente, com prazo de três dias e atribuída ao revisor, se um for indicado, e o sino e um e-mail avisam quem precisa decidir.Decida sobre o plano como ele está
O aprovador aprova o plano ou o devolve com uma nota. Quem envia não pode aprovar o próprio plano. Um administrador da agência pode, e o histórico registra que o fez.Abra em Lançar
Um plano aprovado aparece em “Ready to launch” (pronto para lançar) na página de lançamento do canal dele. Edite o plano antes e ele é sinalizado como alterado, e o lançamento é recusado até ele ser aprovado de novo.Peça a um publicador, se você não puder
Um colega sem a permissão “Publish” registra um pedido de lançamento em vez disso. Um publicador lê as verificações, aprova ou recusa com um motivo, e as verificações rodam de novo quando ele aprova.
Assista ao passo a passo
Veja um ativo da Biblioteca, um plano e um pedido de lançamento serem decididos
O passo a passo parte do que está em espera, abre um ativo do jeito que o cliente vai vê-lo, devolve-o com um motivo, aprova um plano e termina explicando por que um pedido de lançamento é uma decisão à parte.
- 0:00Veja tudo o que espera por você
- 0:06Abra o ativo como o cliente vai vê-lo
- 0:11Devolva com um motivo claro
- 0:20Aprove um plano como ele está
- 0:29Pedidos de lançamento são à parte
42 segundos
Leia a transcrição
0:00 Veja tudo o que espera por você. Ativos da Biblioteca, planos, lançamentos e folgas chegam a uma só caixa de entrada. Filtre por cliente.
0:06 Abra o ativo como o cliente vai vê-lo. As revisões da Biblioteca abrem em tela cheia, mostrando o ativo exatamente como o cliente o vê.
0:11 Devolva com um motivo claro. “Request changes” (pedir mudanças) exige uma nota. Diga o que corrigir para que o autor possa agir.
0:20 Aprove um plano como ele está. Alex Morgan, administrador da agência, aprova o plano de Jordan Lee exatamente como foi escrito.
0:29 Pedidos de lançamento são à parte. Um lançamento espera por alguém com “Publish”. Aprovar um manual só cria uma tarefa.
Coloque cada decisão onde as regras possam enxergá-la
Adicione a sua equipe e os seus clientes a um novo espaço de trabalho, envie um primeiro plano para aprovação e veja-o chegar à caixa de entrada.
Os planos começam em US$ 99 por mês.
Nesta página
Um fluxo de aprovação em uma só caixa de entrada: revisões da Biblioteca, planos, lançamentos e folgas
Até cinco abas, uma contagem em cada e um filtro de cliente que acompanha o seletor
Em Equipe, Aprovações abre uma página única com até cinco abas: “All” (todos), “Library” (Biblioteca), “Plans” (planos), “Launches” (lançamentos) e “Time off” (folgas). A aba “Time off” aparece só para administradores da agência. Cada aba traz o número de itens que esperam por uma pessoa, “All” mostra os cinco primeiros itens em espera de cada origem, com um link “View all” (ver tudo), e um filtro de cliente reduz o trabalho dos clientes a uma conta. O filtro começa no cliente escolhido no seletor do cabeçalho, quando esse cliente tem algo na caixa de entrada, e um clique o amplia para todos os clientes. Folga não é trabalho de cliente, então a aba “Time off” ignora o filtro e diz isso com o rótulo “Workspace-wide” (todo o espaço de trabalho).
Nada é copiado para um segundo sistema. Uma revisão da Biblioteca continua sendo decidida na tela de revisão dela, um plano pela aprovação dele, um lançamento pelo registro dele e uma folga pelo pedido de folga, então a caixa de entrada não acrescenta regra própria nem brecha. Ela se atualiza quando você volta para a aba e a cada minuto enquanto fica aberta, e um link de uma notificação de plano ou de lançamento, ou de um aviso da Biblioteca que espera por você, abre a aba certa naquele item, de modo que o aprovador chega direto ao assunto sobre o qual foi chamado, e não a uma lista para vasculhar.
Uma aprovação cobre o plano exatamente como foi aprovado
Mude o plano depois e ele passa a mostrar “Changed since approval”
Um aval só vale alguma coisa se continua descrevendo o que vai ao ar. Quando um plano de campanha é aprovado, o servidor registra uma impressão digital do conteúdo dele: o nome, o canal, o tema, as plataformas, o público e as configurações, os modelos da Biblioteca que um plano de e-mail envia e o público salvo a que um plano de e-mail, de SMS ou de mídia paga se dirige, ou seja, a definição dele e, no caso de uma lista fixa, os membros. Quem um segmento por regras reúne no dia não faz parte dela. Mude qualquer parte disso depois, e a impressão digital deixa de bater. O plano passa então a mostrar “Changed since approval” (alterado desde a aprovação) onde quer que a aprovação dele apareça, e não pode ser lançado até ser enviado e aprovado de novo.
A comparação é feita pelo servidor, em relação ao plano como ele está agora, nunca pela tela, e é repetida onde importa: quando um lançamento é criado, quando um pedido de lançamento é aprovado e logo antes de um lançamento agendado agir. Um plano editado enquanto espera na fila também não pode ser aprovado; a caixa de entrada diz que ele precisa ser enviado de novo. Os ativos da Biblioteca são revisados de outro jeito: eles têm um status, e editar um ativo aprovado não o redefine, então um revisor reabre a revisão quando o trabalho muda.
Devolva o trabalho com um motivo que diga ao autor o que fazer
Devolver um plano, ou recusar um lançamento ou uma folga, exige um motivo por escrito
Aprovar um plano, um lançamento ou um pedido de folga leva um clique e uma confirmação, com uma nota opcional. Pedir mudanças leva um clique e uma frase, e a frase é obrigatória: um plano não pode ser devolvido sem uma nota dizendo o que mudar, um lançamento não pode ser recusado sem um motivo, e um pedido de folga também não. A tela de revisão da Biblioteca também exige uma nota quando você pede mudanças. O plano volta para quem o enviou como “Changes requested” (mudanças solicitadas), a tarefa de revisão volta para a lista dessa pessoa com a nota anexada, e o item sai da contagem de espera do aprovador.
Isso mantém o retrabalho fora do chat. O autor lê o motivo no lugar onde enviou o trabalho, edita e envia de novo, e o aprovador o encontra como um envio novo, com uma impressão digital nova para conferir. Na Biblioteca, a tela de revisão mostra o ativo do jeito que o cliente vai vê-lo, e os comentários podem ser fixados em um ponto da prévia e mantidos internos, ou compartilhados com o cliente por quem tem a permissão “Publish” (publicar), de modo que o feedback aponta para a coisa em vez de descrevê-la de memória.
A aprovação do cliente acontece no portal, no próprio ativo
Um pedido de aprovação, um pedido de mudança fixado no ponto e uma faixa de versões para os criativos
Uma revisão do cliente só começa depois que a sua equipe aprovou o ativo ou registrou uma dispensa. Quem tem a permissão “Publish” o compartilha no portal do cliente e pede uma resposta, acrescentando uma nota opcional que o cliente lê. No painel de revisão, um título cita a sua agência e diz que ela está pedindo aprovação. Só um administrador do portal vê “Approve” (aprovar). Qualquer membro do portal pode escolher “Request changes” (pedir mudanças), que pede uma nota por escrito e pode levar um marcador no ponto exato. Quando a arte de um criativo foi substituída durante a revisão, as versões anteriores aparecem em uma faixa, e cada marcador lembra a versão em que foi deixado.
A sua equipe vê a resposta como “Client approved” (aprovado pelo cliente) ou “Client requested changes” (o cliente pediu mudanças), e quem pediu a revisão e quem enviou o ativo são avisados na hora, conforme as configurações de notificação de cada um. Um administrador do portal pode desfazer uma aprovação por uma hora, o que devolve o ativo a “Awaiting client review” (aguardando revisão do cliente). Quando as mudanças voltam, você edita o ativo e pede de novo. Os comentários internos e o histórico da revisão ficam do seu lado: o portal recebe a nota do pedido, a decisão do próprio cliente e os comentários marcados como compartilhados. Os portais de cliente fazem parte dos planos Scale e Enterprise, enquanto a aprovação interna funciona em todos os planos.
Ninguém aprova o próprio plano, e a única exceção fica registrada
Um administrador da agência pode aprovar o próprio trabalho, e o registro diz isso
Um plano enviado por uma pessoa é aprovado por outra. Se quem enviou tenta, o servidor recusa com uma mensagem simples, e a caixa de entrada mostra uma dica onde estaria o botão “Approve”, em vez de oferecê-lo. O revisor indicado em um envio serve de referência, e não de trava: qualquer colega que tenha a permissão de aprovar daquele cliente pode decidir, então a ausência de uma pessoa não precisa parar uma campanha enquanto houver outro aprovador por perto, e um envio que não indica ninguém pode ser assumido por qualquer aprovador.
Existe uma exceção, e ela deixa um rastro. Um administrador da agência pode aprovar o próprio envio, ou um plano que ninguém enviou, e a aprovação é guardada como autoaprovada e rotulada assim na caixa de entrada; quando o plano foi enviado, a tarefa de revisão dele também registra isso. Para uma agência pequena em que o dono também é o estrategista, isso é um registro honesto, e não um contorno: o histórico mostra quem decidiu e que nenhuma segunda pessoa o fez.
Os pedidos de lançamento esperam por alguém que pode publicar
As verificações prévias do servidor rodam de novo no momento da aprovação
Nem todo mundo que monta uma campanha pode colocá-la no ar. Lançar exige a permissão “Publish” do cliente, e um lançamento de e-mail ou de SMS exige também acesso ao CRM do cliente, seja para lançar, aprovar ou pedir. Um colega sem “Publish” ainda pode pedir. O pedido aparece em “Launches” como “Waiting for launch approval” (aguardando aprovação do lançamento). A linha mostra quem pediu, a nota dessa pessoa e as verificações como estavam quando o pedido foi feito, avisos inclusive: um modelo da Biblioteca que ainda não foi aprovado, por exemplo. Um pedido que falha em uma verificação é recusado quando é registrado, então um pedido em espera já passou pelas verificações que bloqueiam. Um publicador (quem tem a permissão “Publish”) aprova ou recusa, e uma recusa exige um motivo que o solicitante possa ler.
Antes de aprovar, o publicador lê uma frase curta com a consequência: quem um e-mail vai alcançar e se ele começa na hora ou em um horário agendado, ou que um lançamento manual só cria uma tarefa para quem publica à mão. As verificações rodam então de novo, porque as coisas mudam entre um pedido e a aprovação dele, e uma verificação que falha é listada na janela, e não deixada passar. Os lançamentos de e-mail enviam; os de mídia paga, de redes sociais e de SMS são registrados como feitos à mão, e a caixa de entrada é clara sobre qual é qual.
As decisões de folga ficam ao lado do trabalho dos clientes, mas separadas dele
Aprovar ou recusar, e uma recusa sempre se explica
Os pedidos de folga não são trabalho de cliente, então ganham uma aba própria, mostrada só aos administradores da agência e rotulada “Workspace-wide”. Cada linha cita a pessoa, o tipo de folga, as datas, os dias úteis contados e qualquer nota que ela deixou, e “Approve” (aprovar) ou “Decline” (recusar) abre a mesma janela que as outras abas usam. Recusar exige um motivo que o solicitante vai ler, então uma recusa nunca chega como silêncio.
As regras são as que o RH exigiria. Os seus próprios pedidos nunca aparecem na sua caixa de entrada, e ninguém decide a própria folga enquanto existir outro administrador da agência ativo. Só em um espaço de trabalho com um único administrador alguém pode decidir o próprio pedido, e o registro mostra então que foi uma autodecisão. O solicitante fica sabendo do resultado por e-mail, a contagem de dias foi calculada uma só vez pelo servidor, então o número aprovado bate com o que a pessoa viu, e o perfil do membro fica a um clique, para dar contexto. A permissão não pode ser delegada a um líder: ela fica com os administradores.
“Also waiting”: contagens do trabalho que é decidido em outro lugar
Lançamentos de horas e scripts de agendamento são contados aqui e revisados nas próprias ferramentas
Algumas aprovações precisam de mais espaço do que uma linha. Os lançamentos de horas são revisados no Controle de horas, com uma semana inteira à vista, e as revisões de scripts de agendamento são avaliadas ao lado do script. A caixa de entrada os deixa onde funcionam melhor e acrescenta um cartão, “Also waiting” (também em espera), com uma contagem e um link “Open” (abrir) para cada um, de modo que um administrador que começa o dia aqui ainda fica sabendo quantos lançamentos de horas esperam sem abrir uma segunda ferramenta para descobrir.
As contagens são honestas ou ausentes. Cada origem informa o próprio estado, e uma que falha ao carregar mostra um cartão de erro com uma nova tentativa em vez de um zero; uma contagem que não pôde ser lida fica de fora, em vez de aparecer como “nenhum”. A mesma regra vale para a página inteira: uma leitura da Biblioteca que falha não consegue deixar em branco a aba de planos, e uma fila longa avisa quando foi cortada nos itens mais novos, em vez de dar a entender que aquilo é tudo.
Uma matriz de aprovação: quem decide o quê, e com qual permissão
Resolva isso uma vez, antes do primeiro lançamento, e toda discussão posterior sobre quem deveria ter aprovado algo fica mais curta. A tabela diz o que o console aplica hoje, linha por linha.
| O que está esperando | Quem envia | Quem decide | Uma segunda pessoa? | O que a decisão faz |
|---|---|---|---|---|
| Um ativo da Biblioteca: tema, lista de palavras-chave, copy, criativo, landing page, página de agendamento, formulário ou e-mail | Qualquer pessoa que pode editar a Biblioteca | Qualquer pessoa com a permissão “Approve” (aprovar) daquele cliente | Não é exigida: um aprovador pode aprovar o que ele mesmo enviou | Um ativo aprovado, ou com a aprovação dispensada, pode ser compartilhado com o cliente |
| A revisão que um cliente faz de um ativo compartilhado | A agência pede, com a permissão “Publish” (publicar) | O cliente: um administrador do portal aprova, e qualquer membro do portal pode pedir mudanças | O cliente é a outra parte | A resposta fica registrada na revisão, e uma aprovação pode ser desfeita em até uma hora |
| Um plano de campanha | Qualquer pessoa que pode editar a Biblioteca | Qualquer pessoa com a permissão “Approve” daquele cliente | Sim, exceto um administrador da agência, e a exceção é registrada | O plano pode ser lançado, desde que ninguém o edite depois |
| Um pedido de lançamento | Qualquer pessoa que pode editar a Biblioteca, com acesso ao CRM para e-mail e SMS | Qualquer pessoa com a permissão “Publish” daquele cliente, com acesso ao CRM para e-mail e SMS | Sempre: sem “Publish” você não pode lançar, então quem decide é um publicador | Um lançamento de e-mail começa ou é agendado, e um lançamento manual cria uma tarefa |
| Um pedido de folga | Qualquer membro da equipe, para a própria folga | Somente um administrador da agência | Sim, enquanto existir outro administrador da agência ativo | Registra como aprovado ou recusado, com o motivo, e avisa o solicitante por e-mail |
Por padrão, um membro da equipe da agência pode ver, criar e editar ativos e planos da Biblioteca, o que significa que pode enviar planos para aprovação, mas não aprovar nem publicar. Um pedido para lançar uma campanha de e-mail ou de SMS também exige que o solicitante tenha acesso ao CRM, que os membros da equipe não têm por padrão. Os administradores da agência têm todas as permissões. Um administrador pode conceder “Approve” ou “Publish” a um líder, uma pessoa por vez ou por meio de um modelo de permissões, e um colega só age nos clientes atribuídos a ele. As decisões de folga não podem ser delegadas de jeito nenhum.
Dica
Escreva a matriz antes do primeiro lançamento
Para cada cliente, indique quem aprova planos e quem publica, e faça com que sejam pessoas diferentes sempre que der. Onde uma pessoa precisa fazer as duas coisas, o console registra isso, o que é a alternativa honesta a fingir que um segundo par de olhos olhou.
Quem envia, revisor, aprovador, publicador e solicitante, em palavras simples
As mesmas cinco palavras aparecem em todas as abas. Cada uma quer dizer uma coisa só.
- Submitter (quem envia)
- A pessoa que envia um plano para aprovação. Ela edita e envia, e não pode aprovar o próprio plano, a menos que seja um administrador da agência.
- Reviewer (revisor)
- A pessoa que quem envia indica em um plano. A indicação é orientativa: ela escolhe quem é avisado e quem é dono da tarefa de revisão, e qualquer aprovador ainda pode decidir.
- Approver (aprovador)
- Qualquer pessoa com a permissão “Approve” do cliente. Os aprovadores decidem as revisões da Biblioteca e as aprovações de planos.
- Publisher (publicador)
- Qualquer pessoa com a permissão “Publish” do cliente. Os publicadores lançam planos aprovados, decidem pedidos de lançamento e pedem aos clientes que revisem ativos da Biblioteca.
- Requester (solicitante)
- A pessoa que pediu um lançamento sem ter a permissão “Publish”. Ela pode cancelar o próprio pedido enquanto ele espera.
Tirando as aprovações do chat e do e-mail em quatro passos
As pessoas continuam aprovando no lugar onde já conversam. Uma implantação funciona quando a caixa de entrada é mais fácil do que a mensagem, então comece com um cliente e um tipo de decisão.
Liste os “sim” que você dá hoje
Durante uma semana, anote todo aval que acontece no chat ou no e-mail: um criativo, uma landing page, uma campanha, um lançamento, um dia de folga. Separe-os nas quatro coisas que a caixa de entrada guarda e deixe o resto onde está.
Indique aprovadores por cliente
Escolha quem aprova planos e quem publica em cada cliente, conceda essas permissões e atribua essas pessoas ao cliente. Um colega que não está atribuído a um cliente não verá o trabalho dele na caixa de entrada.
Rode um cliente por duas semanas
Peça a quem envia que indique um revisor e coloque o motivo na nota. Quando alguém pedir um sim no chat, responda que está na caixa de entrada e decida lá. A tarefa de revisão, o sino e um e-mail já avisam o revisor, então a maioria dos revisores fica sabendo sem precisar de um empurrão.
Faça da caixa de entrada o único lugar onde se diz “sim”
Depois de duas semanas, migre o cliente seguinte. Diga à equipe que um lançamento sem um plano aprovado é recusado de qualquer jeito pelo console e comece cada dia pela aba “All”, tratando uma contagem acima de zero como a primeira tarefa.
Do que o “Changed since approval” protege você
O aviso não é uma chatice. Ele marca o momento em que um plano deixou de ser aquele com o qual alguém concordou.
| Estado | O que significa | O que acontece em seguida |
|---|---|---|
| “Pending” (pendente) | Enviado e esperando um aprovador | Um revisor decide: aprova ou devolve com uma nota |
| “Changes requested” (mudanças solicitadas) | Devolvido a quem o enviou | Essa pessoa edita o plano e envia de novo |
| “Approved” (aprovado) | O aprovador aceitou o plano como ele estava | Ele pode ser lançado pela página de lançamento do canal dele |
| “Changed since approval” (alterado desde a aprovação) | O plano foi editado depois de aprovado | Ele precisa de uma nova aprovação antes de poder ser lançado |
A comparação lê três coisas: o próprio plano, os modelos de e-mail da Biblioteca que um plano de e-mail envia e qualquer público salvo por trás de um plano de e-mail, de SMS ou de mídia paga: a definição do público e, no caso de uma lista fixa, quem está nela. Uma edição em qualquer uma delas conta, inclusive uma edição em um modelo que outras campanhas compartilham. Um segmento definido por regras ainda pode reunir pessoas diferentes até o dia do envio sem deixar a aprovação desatualizada. Um envio pendente que foi editado enquanto esperava não pode ser aprovado, e a linha dele diz que ele precisa ser enviado de novo.
Vale conhecer dois limites. Se um plano é editado depois de um lançamento ser agendado, o despachante compara de novo logo antes de agir, e o lançamento então falha com uma explicação simples e nada é enviado. E os ativos da Biblioteca funcionam de outro jeito: um ativo tem um status de revisão em vez de uma impressão digital do conteúdo, então uma edição em um ativo aprovado deixa a revisão como estava. Reabra a revisão quando o trabalho mudar.
Uma passada de dez minutos pela caixa de entrada para um aprovador
A caixa de entrada foi feita para ser esvaziada de cima para baixo. Esta ordem coloca primeiro as decisões que bloqueiam outras pessoas.
Comece por “All”
Leia as contagens nas abas. Se o seletor do cabeçalho reduziu o filtro de cliente a uma conta, amplie-o primeiro, para que nada fique esperando atrás de um filtro de que você se esqueceu.
Pegue primeiro os pedidos de lançamento
Alguém está esperando para publicar. Leia as verificações e a frase com a consequência, depois aprove ou recuse com um motivo. Uma verificação que falha aparece na janela e segura a aprovação.
Depois os planos
Abra cada plano pela linha dele. Uma linha sinalizada como editada depois do envio não pode ser aprovada, então peça um novo envio em vez de esperar. Peça mudanças com uma nota que diga o que mudar.
Depois a Biblioteca
Abra cada revisão do jeito que o cliente vai vê-la. Aprove, peça mudanças ou dispense a aprovação. Dispensar registra que ninguém revisou o ativo e não aparece como aprovado. Fixe um comentário no ponto a que você se refere.
Termine com as folgas e “Also waiting”
Os administradores decidem as folgas por último, com um motivo em toda recusa. Se o cartão “Also waiting” mostra lançamentos de horas ou revisões de scripts de agendamento, abra o Controle de horas ou os Roteiros de agendamento pelos links dele.
Três hábitos mantêm a passada curta: envie com uma nota, indique um revisor e decida na caixa de entrada em vez de no chat. A caixa de entrada lê de novo sempre que você volta para a aba e uma vez por minuto enquanto fica aberta, então você pode deixá-la aberta e voltar a uma contagem atualizada.
O que a caixa de entrada não faz, para que ninguém ache que faz
Uma fila de decisões só é confiável quando os limites dela são claros.
- A caixa de entrada não envia lembretes e não escala. O envio de um plano toca o sino e manda um e-mail ao revisor, ou a todos os aprovadores do cliente quando nenhum é indicado, e cria uma tarefa de revisão com prazo de três dias, então a data dessa tarefa em Projetos é o empurrão. O resumo da manhã, enviado nos dias úteis por padrão, também lista as revisões da Biblioteca, os lançamentos de horas e as folgas que esperam por você, mas não os planos nem os pedidos de lançamento. Um envio à Biblioteca avisa os aprovadores e não cria tarefa. Um item espera até uma pessoa decidir.
- Fora o e-mail, ela não publica nem envia por você hoje. Um lançamento de mídia paga, de redes sociais ou de SMS é registrado como feito à mão: a aprovação cria uma tarefa e uma exportação da especificação congelada, e alguém marca como lançado, publicado ou enviado. Um lançamento de e-mail é a exceção, e ele envia.
- Ela não decide lançamentos de horas nem scripts de agendamento. Eles são contados em “Also waiting” e decididos nas próprias ferramentas.
- Ela não mostra planos, lançamentos nem a caixa de entrada aos clientes. Um cliente vê os ativos da Biblioteca que você compartilha com ele, no portal, e revisa aqueles que você pede.
- Ela mostra a cada pessoa os clientes que ela pode ver. “Approve” e “Decline” aparecem só onde a pessoa tem a permissão, uma linha de plano ou de lançamento em espera que ela não pode decidir diz quem pode, e a aba “Time off” aparece só para administradores.
- Ela não relança um plano cujo lançamento foi concluído. Para enviá-lo de novo, duplique o plano e aprove a cópia. Um lançamento que falhou, foi cancelado ou foi recusado pode ser tentado de novo.
Onde entra a aprovação do próprio cliente
Planos e lançamentos são decisões internas. O aval do cliente vale para os ativos da Biblioteca que você compartilha com ele.
Aprove internamente primeiro
Um ativo pode ser compartilhado com um cliente depois que um aprovador da agência o aprovou ou dispensou a aprovação. Os ativos que já estavam compartilhados antes de as aprovações existirem são rotulados como compartilhados e nunca bloqueados.
Compartilhe e depois peça a revisão
Quem tem a permissão “Publish” compartilha o ativo e pede a revisão do cliente, com uma nota opcional que o cliente vê junto com o pedido. Os comentários marcados como compartilhados também ficam visíveis ao cliente.
O cliente responde no portal
Um administrador do portal aprova, e qualquer membro do portal pode pedir mudanças. As duas coisas acontecem no ativo como o cliente o vê, com comentários que ele pode fixar no ponto a que se refere.
Desfaça, reabra ou peça de novo
O cliente pode desfazer uma aprovação em até uma hora. Depois de um pedido de mudanças, você edita e pede de novo. Você pode retirar o pedido enquanto ele está com o cliente e reabrir a revisão depois que ela foi aprovada ou dispensada.
Na caixa de entrada, esses ativos ficam em “With the client” (com o cliente), na aba “Library”, até o cliente aprová-los, e depois em “Decided” (decididos). Se o cliente pede mudanças, eles continuam em “With the client” até você pedir de novo ou retirar o pedido. A revisão do cliente exige o portal do cliente, que vem com os planos Scale e Enterprise. A arte é um caso comum, e a biblioteca de criativos mostra como as versões e a revisão ficam no próprio criativo.
Perguntas frequentes
O que um fluxo de aprovação de agência deve cobrir?
Quatro coisas costumam precisar de uma decisão com nome: criativo e copy antes de chegarem a um cliente, planos de campanha antes de o dinheiro ser comprometido, lançamentos antes de qualquer coisa ir ao ar e folgas antes de serem prometidas. Esta caixa de entrada guarda as quatro, com as regras de cada ferramenta mantidas, então o fluxo é um conjunto de permissões e registros, e não um documento que ninguém abre.
Quais planos incluem a caixa de entrada de aprovações?
A caixa de entrada está em todos os planos. O que chega a ela depende do plano: os planejadores e os lançamentos de mídia paga e de redes sociais ficam disponíveis a partir do plano Agency, os planejadores de e-mail e de SMS vêm em todos os planos, e a revisão que o próprio cliente faz de um ativo da Biblioteca exige o portal do cliente, no Scale ou no Enterprise. As decisões de folga estão disponíveis para os administradores da agência em qualquer plano.
Quem pode aprovar um plano ou um ativo da Biblioteca?
Qualquer pessoa com a permissão “Approve” daquele cliente. Os administradores da agência a têm automaticamente, e um administrador pode concedê-la a um líder. Por padrão, um membro da equipe pode editar e enviar, mas não aprovar nem publicar. Os membros da equipe também só agem nos clientes atribuídos a eles, então um aprovador vê a caixa de entrada filtrada para as próprias contas.
Posso aprovar o meu próprio trabalho na caixa de entrada de aprovações?
Depende do tipo de item. Um plano não pode ser aprovado por quem o enviou, a menos que seja um administrador da agência, e então a aprovação é registrada como autoaprovada. As revisões da Biblioteca não exigem uma segunda pessoa, então um aprovador pode aprovar o que ele mesmo enviou. Ninguém decide a própria folga enquanto outro administrador puder.
O que acontece se um plano é editado depois de aprovado?
Ele passa a mostrar “Changed since approval” na caixa de entrada, para aprovações dos últimos 14 dias, e nas páginas do plano e de lançamento, e não pode ser lançado até ser enviado e aprovado de novo. O servidor compara o conteúdo aprovado com o plano como ele está quando um lançamento é criado ou aprovado, e de novo logo antes de um lançamento agendado agir, então o conteúdo aprovado não pode ir ao ar como um conteúdo diferente.
Aprovar um lançamento publica ou envia automaticamente?
Os lançamentos de e-mail enviam. Hoje, aprovar um lançamento de mídia paga, de redes sociais ou de SMS cria uma tarefa e uma especificação exportada para uma pessoa executar, e um publicador marca então o lançamento como lançado, publicado ou enviado, com um link opcional. O console não publica em redes sociais nem envia mensagens de texto.
Os clientes veem a caixa de entrada de aprovações ou os planos deles?
Não. A caixa de entrada é interna, e os planos e os lançamentos nunca aparecem no portal. Um cliente vê os ativos da Biblioteca que você compartilha com ele, no próprio portal com a marca dele, e revisa aqueles que você pede: um administrador do portal pode aprovar, e qualquer membro do portal pode pedir mudanças. O portal vem com os planos Scale e Enterprise.
A caixa de entrada lembra os aprovadores ou escala os itens parados?
A caixa de entrada não envia e-mails de lembrete e não escala. O envio de um plano toca o sino e manda um e-mail ao revisor, ou a todos os aprovadores do cliente quando nenhum é indicado, e cria uma tarefa de revisão com prazo de três dias. Um envio à Biblioteca avisa os aprovadores e não cria tarefa. O resumo da manhã nos dias úteis lista as revisões da Biblioteca, os lançamentos de horas e as folgas que esperam por você. Um item espera até alguém decidir, então use as contagens e as datas das tarefas para cobrar.
E se uma parte da caixa de entrada falhar ao carregar?
Cada origem informa o próprio estado. Uma leitura que falha mostra um cartão de erro com uma nova tentativa só naquela aba, e as outras abas continuam funcionando. Uma contagem que o servidor não conseguiu ler é omitida em vez de aparecer como zero, e uma lista cortada no limite avisa isso, então uma aba vazia nunca esconde trabalho não lido.
Em que a caixa de entrada é diferente da Central de atividades?
A Central de atividades é um feed do que aconteceu em todo o console, com filtros e estado de leitura. A caixa de entrada de aprovações é onde as decisões são tomadas, com as regras delas: quem pode aprovar, o que a aprovação cobre e o que acontece em seguida. Muitos itens aparecem nos dois, e uma notificação sobre uma aprovação abre a linha dela aqui.