审批流程软件，为营销代理商把每一项决定收进同一个收件箱

审批矩阵：谁来决定什么，凭哪项权限

在第一次执行之前一次说定，之后每一场关于“该由谁来批”的争论都会短得多。下表逐行写明控制台今天实际强制执行的规则。

默认情况下，代理商团队成员可以查看、创建和编辑素材库内容与计划，也就是说，他们能提交计划去审批，却不能批准或发布。申请执行邮件或短信活动，还要求申请人拥有 CRM 访问权限，而团队成员默认没有这项权限。代理商管理员拥有全部权限。管理员可以把“Approve”或“Publish”授予某位团队负责人，一次授予一个人，也可以通过权限模板授予；团队成员只能处理指派给自己的客户。请假的决定则完全不能委托。

提交人、审核人、审批人、发布者与申请人，用大白话说清楚

同样的五个词出现在每个标签页上。每个词只有一个意思。

提交人（Submitter）

把计划送去审批的人。他们负责编辑和提交，而且不能批准自己的计划，除非他们是代理商管理员。

审核人（Reviewer）

提交人在计划上指定的那个人。这个名字只是建议：它决定通知谁、谁负责审核任务，而任何审批人仍然都可以做决定。

审批人（Approver）

任何拥有该客户“Approve”权限的人。审批人决定素材库审核和计划审批。

发布者（Publisher）

任何拥有该客户“Publish”权限的人。发布者负责执行已获批的计划、决定执行申请，并请客户审核素材库内容。

申请人（Requester）

在没有“Publish”权限的情况下申请执行的人。他们可以在申请等待期间撤回自己的申请。

分四步，把审批确认从聊天和邮件里挪出来

人们总在平时聊天的地方批东西。只有收件箱比发消息更省事，推行才会成功，所以先从一位客户、一种决定开始。

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   列出您今天给出的每一个“可以”

   用一周时间，记下所有发生在聊天或邮件里的审批确认：一份素材、一个落地页、一场营销活动、一次执行、一天假。把它们归到收件箱承载的四类事情里，其余的留在原处。

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   为每位客户指定审批人

   为每位客户选定谁批准计划、谁负责发布，授予这些权限，并把这些人指派给该客户。没有被指派给某位客户的同事，在收件箱里看不到这位客户的工作。

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   先拿一位客户试两周

   请提交人指定审核人，并把理由写进备注。有人在聊天里要“可以”的时候，回答说它在收件箱里，就在那里决定。审核任务、通知铃铛和邮件已经通知了审核人，所以大多数审核人不用催就会知道。

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   让收件箱成为唯一的“可以”

   两周之后，换下一位客户。告诉团队：没有获批计划的执行，控制台反正也会拒绝；每天从“All”标签页开始，把大于零的计数当作头一件要做的事。

“Changed since approval”在保护您免受什么

这个警告不是催促，而是标出一份计划不再是当初有人同意的那一份的那一刻。

比对会读取三样东西：计划本身；邮件计划所发送的素材库邮件模板；以及邮件、短信或付费计划背后任何已保存的受众，也就是该受众的定义，如果是固定名单，还包括名单里有谁。其中任何一项被编辑都算数，包括对其他活动共用的模板的编辑。按规则定义的细分受众到发送当天可能匹配到不同的人，这并不会让审批失效。等待审批期间被编辑过的提交无法获批，它所在的行会说明必须重新提交。

有两个界限值得了解。如果计划在执行排期之后被编辑，调度器会在动作之前再比对一次，这次执行随即失败，并给出一句直白的说明，什么都不会发出去。另外，素材库内容的工作方式不同：它带的是审核状态，而不是内容指纹，所以编辑已批准的内容，并不会改变它的审核结果。内容有变动时，请重新打开审核。

审批人用十分钟过一遍收件箱

收件箱的设计是从上往下清空。这个顺序把会卡住别人的决定放在最前面。

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   从“All”开始

   先读各标签页上的计数。如果页眉切换器已经把客户筛选器收窄到某一个账户，先把它放宽，免得有东西躲在一个您已经忘了的筛选器后面。

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   先处理执行申请

   有人正等着发布。读一读检查结果和那行后果说明，然后批准，或者带着理由拒绝。没通过的检查会列在弹窗里，并拦住这次批准。

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   然后是计划

   从各自那一行打开每份计划。被标为提交后又被编辑过的行无法批准，所以请对方重新提交，不要干等。要求修改时，备注里要写明改什么。

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   然后是素材库

   按客户将会看到的样子打开每一项审核。批准、要求修改，或者跳过审批；跳过会记录下没有人审核过这项内容，也不会显示为已批准。把评论钉在您指的那个位置上。

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   最后看请假和“Also waiting”

   管理员最后处理请假，每次拒绝都要附理由。如果“Also waiting”（另在等待）卡片显示有工时条目或预约话术修订，就从它的链接打开工时或“预约话术”。

有三个习惯能让这一遍保持短：提交时写备注、指定审核人、在收件箱里而不是聊天里做决定。每次您切回这个标签页，以及页面保持打开期间每分钟，收件箱都会重新读取一次，所以可以一直开着，回来时看到的就是最新的计数。

收件箱不做什么，免得有人以为它会做

一个决策队列，只有边界清楚，才值得信赖。

• 收件箱不发提醒，也不会升级上报。提交一份计划时，通知铃铛会提醒审核人并给对方发一封邮件；如果没有指定审核人，则发给该客户的每一位审批人，同时创建一条三天后到期的审核任务，所以项目里那条任务上的日期，就是催办的提醒。默认情况下每个工作日发送的晨间摘要，也会列出等着您处理的素材库审核、工时条目和请假，但不包括计划和执行申请。提交素材库内容会通知审批人，但不会创建任务。一个条目会一直等着，直到有人对它做出决定。
• 除邮件外，它目前不会替您发布或发送任何东西。付费、社媒或短信的执行都记录为手动完成：批准会创建一条任务和一份冻结规格的导出，由人把它标记为已上线、已发布或已发送。邮件执行是个例外，它会真正发送。
• 它不决定工时表或预约话术。这两类在“Also waiting”下计数，在各自的工具里决定。
• 它不向客户展示计划、执行或收件箱。客户在门户里看到的，是您共享给他们的素材库内容，并审核您请他们审核的那些。
• 它只向每个人显示他们能看到的客户。“Approve”和“Decline”只在拥有相应权限的地方出现；对于自己无权决定的等待中的计划或执行行，页面会说明谁可以决定；“Time off”标签页只对管理员显示。
• 它不会重新执行一份已经执行完毕的计划。想再发一次，请复制这份计划并批准副本。失败、已取消或已被拒绝的执行可以再试一次。

客户自己的审批放在哪一环

计划和执行是内部决定。客户的审批确认，适用于您共享给他们的素材库内容。

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   先在内部批准

   代理商的审批人批准了某项内容，或者跳过审批之后，这项内容才能共享给客户。在审批功能出现之前就已共享的内容会被标为已共享，永远不会被拦下。

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   先共享，再请求审核

   有“Publish”权限的人共享这项内容，并请求客户审核，可以附一条客户会随请求一并看到的备注。标为共享的评论，客户同样看得到。

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   客户在门户里答复

   门户管理员可以批准，任何门户成员都可以要求修改。两者都发生在客户眼中的这项内容上，客户可以把评论钉在他们指的位置上。

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   撤销、重新打开或再次请求

   客户可以在一小时内撤销批准。收到修改要求后，您修改内容，再次请求。内容还在客户手里时，您可以撤回请求；批准或跳过之后，则可以重新打开审核。

在收件箱里，这些内容在客户批准之前，放在“Library”标签页的“With the client”（客户处）下，批准之后移到“Decided”（已决定）下。客户要求修改的话，它们会一直留在“With the client”下，直到您再次请求或撤回请求。客户审核需要客户门户，而门户在 Scale 和 Enterprise 套餐中提供。画面类素材是常见的例子，广告素材管理展示了版本和审核如何落在素材本身上。