Software manajemen proyek yang dibangun untuk agensi pemasaran

Buka sebuah tugas ke dalam drawer penuh: deskripsi, beberapa penerima tugas, tanggal mulai dan tenggat, prioritas, tag, lampiran file sungguhan, estimasi dan jam yang tercatat, pengawas, pemblokir, dan komentar. Sebuah strip konteks menyebutkan klien dan proyek tempat tugas itu berada, dan nama proyeknya langsung tertaut ke sana.

Semua yang Anda sentuh tercatat. Jejak aktivitas merekam perpindahan status, pengalihan penerima tugas, perubahan tanggal, komentar, dan perubahan kolom khusus lengkap dengan siapa yang melakukannya, dan sebuah chip kecil bertuliskan Menyimpan, Semua perubahan tersimpan, atau Mencoba lagi, sehingga tidak ada yang perlu bertanya-tanya apakah sebuah perubahan benar-benar tersimpan.

Pecah pekerjaan menjadi bagian-bagian, dan setiap subtugas adalah tugas sungguhan: judul, deskripsi, penerima tugas, tenggat waktu, prioritas, status, tag, lampiran, dan thread komentarnya sendiri. Buka satu subtugas di drawer yang sama, serahkan ke spesialis yang berbeda, beri tenggat waktunya sendiri — subtugas itu tetap terhitung ke dalam progres induknya.

Hierarkinya sengaja dibuat hanya satu tingkat, dan sebuah subtugas selalu tetap berada di proyek dan akun klien induknya, sehingga sebuah pemecahan tugas tidak pernah berubah menjadi pohon yang tidak bisa dinavigasi siapa pun. Tampilan menyembunyikan subtugas sampai Anda mengaktifkannya, dan statistik proyek hanya menghitung tugas tingkat atas saja.

Ketika sebuah langkah belum pantas menjadi tugas sendiri, checklist tetap tersedia: item bernama yang Anda centang di dalam tugas itu. Item checklist mana pun bisa dinaikkan menjadi subtugas sungguhan begitu bobotnya bertambah, dan menghapus sebuah tugas akan ikut menghapus subtugasnya dalam satu langkah undo.

Ketik @ pada sebuah komentar tugas dan pemilih orang terbuka di atas kotak komentar, sama seperti yang dipakai tim Anda di chat. Pilih sebuah nama dan sebutan itu berubah menjadi chip di dalam thread. Rekan tim yang belum tergabung di proyek itu pun tetap ditawarkan, ditandai dengan jelas, sehingga Anda bisa melibatkan siapa pun yang tahu jawabannya.

Sebuah sebutan memberi tahu orang yang disebut namanya; sebuah komentar baru memberi tahu penerima tugas dan pengawas tugas tersebut. Keduanya masuk ke lonceng header dan Pusat Aktivitas, tertaut langsung ke tugas yang tepat, dan sebuah sebutan mengungguli komentar biasa sehingga masuk ke kategori mentions. Komentar Anda sendiri tidak pernah membunyikan lonceng Anda sendiri.

Thread yang sama itulah yang dilihat klien pada sebuah proyek yang dibagikan, dengan token sebutan yang ditulis ulang menjadi nama biasa di server — sehingga portal tidak pernah menampilkan kunci member internal Anda, dan tidak ada yang perlu menyimpan percakapan kedua yang sudah disaring di tempat lain.

Ganti nama, ganti warna, urutkan ulang, tambah, dan hapus kolom status sehingga papan mencerminkan pipeline Anda yang sesungguhnya — Backlog, Sedang Dikerjakan, Persetujuan Klien, apa pun sebutan agensi Anda — dengan satu kolom ditandai sebagai status selesai. Prioritas bekerja dengan cara yang sama: pertahankan Mendesak, Tinggi, Sedang, dan Rendah, tambahkan milik Anda sendiri, atau atur ulang hanya dengan satu klik.

Kolom khusus membiarkan sebuah tugas menyimpan apa pun yang dibutuhkan proses Anda dan tidak dibawa oleh template mana pun: teks satu baris, teks panjang, angka, tanggal, kotak centang, URL, atau pilihan tunggal dengan opsi Anda sendiri. Tandai satu kolom sebagai wajib diisi dan nilai yang kosong akan ditandai pada tugas tersebut; sebuah kolom yang dibuat lewat Projects API mengenakan chip From API.

Ketiga daftar itu tinggal dalam satu panel — Pengaturan → Projects — sehingga kosakata yang dipakai bersama oleh kolom, filter, pengelompokan, dan API tidak bisa melenceng menjadi tiga versi berbeda. Menonaktifkan sebuah kolom hanya menyembunyikannya tanpa menghapus nilai yang sudah tersimpan, dan menghapus sebuah status memindahkan tugas-tugasnya ke kolom pertama.

Setiap proyek dimiliki oleh satu klien, sehingga memilih sebuah akun memfilter papan hanya menjadi pekerjaan klien itu dan menyembunyikan sisanya — struktur yang dibutuhkan sebuah agensi multi-klien agar dua belas akun tidak melebur menjadi satu backlog. Tidak ada yang tinggal di ember umum di luar sebuah akun.

Beralih ke All Projects untuk melihat seluruh portofolio satu klien dalam salah satu dari lima tampilan, dikelompokkan dan diberi lencana per proyek: tampilan yang Anda buka sebelum sebuah panggilan klien. Pilih All Clients dan tampilan yang sama meluas menjadi agregat lintas klien, setiap baris diberi lencana kliennya.

Ketika seorang marketer mengajukan rencana paid, social, email, atau SMS untuk disetujui, konsol ini membuat tugas sungguhan di dalam proyek Marketing Plans milik klien tersebut — ditugaskan kepada penyetuju, bertenggat beberapa hari, ditandai untuk pemasaran, dan tertaut langsung ke rencana itu.

Reviewer menyetujui atau meminta perubahan di Tim > Persetujuan atau langsung pada rencananya; tugas hanya mengarahkan ke sana, dan menyelesaikan tugas saja tidak menyetujui apa pun. Tugas review tinggal di tempat yang sama dengan pekerjaan lainnya — di papan, di daftar milik penerima tugas, tetap bertahan setelah dimuat ulang — bukan di dalam sebuah email yang tidak bisa ditemukan siapa pun nanti.

Ubah sebuah proyek menjadi terlihat-klien dan tugas-tugasnya ikut serta, sehingga seorang klien melihat tampilan bersih dari program yang Anda jalankan untuk mereka di portal mereka sendiri — sementara pengaturan khusus per tugas menjaga apa pun yang bersifat internal tetap tersembunyi. Bawaannya privat sampai seseorang memutuskan untuk membagikannya.

Gerbang ganda ini memungkinkan satu papan melayani tim Anda dan klien Anda sekaligus tanpa dua pelacak yang saling melenceng. Klien berkomentar pada apa yang bisa mereka lihat, dan balasan mereka mendarat langsung di thread yang sudah dibaca tim Anda, bukan datang sebagai tangkapan layar di dalam sebuah email.

Projects responsif sampai kira-kira lebar 360 piksel. Sidebar berubah menjadi drawer, tampilan daftar bertumpuk menjadi kartu-kartu yang mudah dibaca, tabel yang padat menggulir pada porosnya sendiri alih-alih mendorong halaman ke samping, dan drawer tugas terbuka sebagai lembar setinggi penuh layar.

Ini penting sebab pekerjaan agensi tidak selalu berlangsung di meja kerja. Mengalihkan tugas di antara dua rapat, mencentang sebuah subtugas di ruang tunggu klien, membalas sebuah @sebutan di dalam kereta — pemilih sebutan, editor kolom, dan kotak komentar semuanya dibangun untuk ibu jari.

Alat manajemen kerja serbaguna adalah software yang baik, dan cukup banyak agensi berjalan di atasnya. Yang mereka minta adalah agar Anda membangun sendiri dimensi kliennya: satu ruang kerja per akun, satu konvensi tag yang harus diingat semua orang, akses klien yang diberikan orang demi orang, sebuah portal terpisah yang ditempelkan belakangan.

Di sini klien adalah bagian dari model itu sendiri. Sebuah proyek dimiliki oleh sebuah akun klien yang sudah menyimpan file, kanal chat, rapat, catatan, pipeline CRM, rencana kampanye, dan laporan klien itu — sehingga sebuah tugas bisa menunjuk langsung ke brief asalnya, dan membagikannya ke klien hanya soal satu sakelar.

Konsekuensi yang jujur: ini adalah manajer proyek untuk agensi yang menjalankan pekerjaan klien, bukan platform yang bisa membangun apa saja. Tidak ada otomasi tugas, tidak ada generator tugas berulang, tidak ada direktori aplikasi — satu ruang kerja tempat pekerjaan, persetujuan, dan klien adalah catatan yang sama.