Catatan dan dokumen agensi

Basis pengetahuan yang saling terhubung untuk agensi Anda

Basis pengetahuan untuk agensi ini memberi Anda editor blok bergaya Notion dengan perintah garis miring, sub-halaman bertingkat, dan tautan inline ke catatan apa pun — tertata per klien, dengan batas tegas antara dokumen internal dan yang dibagikan ke klien. Buat ruang kerja Anda sendiri, atau lihat dulu cara kerjanya.

Buat ruang kerja agensi Anda Jelajahi basis pengetahuan

Sudah punya ruang kerja? Masuk

Paket mulai dari US$ 99 per bulan
Dibangun untuk agensi dengan banyak klien
Merek Anda di seluruh konsol

Catatan dan dokumen agensi

Basis pengetahuan kolaboratif untuk agensi pemasaran

Pengetahuan sebuah agensi biasanya berserakan — dokumen strategi di satu penyimpanan, catatan rapat di aplikasi pribadi seseorang, tulisan proses terkubur di utas email — dan tidak ada yang pernah menemukan versi terbarunya. Basis pengetahuan di AI Marketing Dashboard memberi tim Anda editor blok bergaya Notion dalam ruang kerja yang sama dengan proyek, CRM, dan file yang sebenarnya dibicarakan dokumentasi itu, sehingga setiap brief, proses, dan playbook akun berada di satu tempat yang bisa dicari dan tertata, bukan di sepuluh tempat yang terpisah-pisah.

Dari draf sampai halaman klien

Tulis, simpan, tautkan, bagikan

Sebuah dokumen melewati empat langkah yang sama di Catatan, entah itu brief kickoff atau playbook pelaporan.

Tulis dalam blok
Ketik garis miring untuk judul, kotak sorot, tabel, toggle, kode, dan lainnya. Pintasan markdown bekerja saat Anda mengetik, dan setiap blok bisa diseret ke posisinya.
Simpan di bawah klien
Setiap klien punya pohon halaman sendiri, terbagi ke tab “Internal” dan “Client”. Ganti klien dan pohon halamannya ikut berganti.
Tautkan sumber daya
Gunakan “Link to…” untuk menyisipkan chip bagi sumber daya apa pun yang Anda sebut, seperti prospek, proyek, tugas, atau rapat. Mengikuti sebuah chip akan membukanya dengan klien yang tepat sudah terpilih.
Bagikan halamannya
Sakelar pada setiap halaman menentukan apakah klien melihatnya. Halaman yang dibagikan sampai ke portal sebagai dokumen yang hanya bisa dibaca.
Paket Scale

Di dalam editor

Detail kecil yang menjaga basis pengetahuan tetap rapi

Tempel
Tempel dokumen, pertahankan bentuknya
Salin halaman dari alat dokumen lain dan tempelkan ke sini. Judul, daftar, dan tabel masuk sebagai blok terpisah, bukan satu paragraf panjang.
Pindahkan ke…
Pindahkan satu cabang utuh
Pindahkan halaman beserta sub-halamannya ke bawah induk baru, atau ke pohon halaman klien lain, dalam satu tindakan.
Tag dan ekspor
Beri tag, lalu ekspor
Beri tag pada halaman dengan saran yang diambil dari tag yang sudah dipakai, dan ekspor halaman mana pun sebagai Markdown.
Sebutan
Sebut rekan tim
Sebutan memberi tahu orang yang Anda sebut, dan admin dapat menugaskan mereka ke klien dari prompt bila mereka belum termasuk di dalamnya. Klien yang membaca halaman yang dibagikan melihat nama biasa, tidak pernah kunci internal.

Tulis playbook sekali, di tempat pekerjaan berlangsung

Buka pohon halaman klien, ketik garis miring, dan mulai mendokumentasikan. Bagikan halaman hanya bila sudah siap.

Buat ruang kerja agensi Anda Lihat file klien

Paket mulai dari US$ 99 per bulan.

Di halaman ini

Basis pengetahuan dimulai dari editor blok bergaya Notion untuk setiap dokumen agensi

Ketik garis miring, pilih blok, dan bangun dokumen sungguhan

Isi dokumen adalah editor blok yang sesungguhnya, bukan kotak teks polos. Ketik garis miring di mana saja dan menu sisip menawarkan enam belas jenis blok — paragraf, tiga level judul, kutipan dan kotak sorot, garis pemisah, daftar berpoin, bernomor, to-do, dan toggle, tabel, blok kode, gambar, bookmark web, bahkan sub-halaman bersarang — sehingga brief kickoff, runbook proses, dan rekap rapat masing-masing bisa mengambil bentuk yang tepat sesuai kebutuhannya.

Menulis di sini cepat karena caranya sama seperti Anda biasa mengetik. Pintasan markdown berubah otomatis sambil Anda menulis — tanda pagar membuat judul, tanda hubung memulai poin, angka memulai daftar bernomor, tanda lebih-besar membuka kutipan, dan kurung siku membuat kotak centang — dan setiap blok punya gagang untuk diseret ke posisi baru. Hasilnya terasa seperti alat dokumen modern yang terpasang di dalam konsol, bukan tempelan di sampingnya.

Pohon halaman per klien menjaga dokumentasi tertata per akun

Pohon halaman yang rapi untuk setiap klien, bukan satu tumpukan bersama

Setiap klien mendapat pohon halamannya sendiri, terbagi ke tab Internal dan tab Klien, lengkap pencarian dan favorit sehingga dokumen yang Anda cari hanya beberapa ketukan tombol jauhnya. Dokumentasi sebuah agensi tertata menurut akun yang menjadi miliknya — strategi klien ini, catatan merek klien itu, ritme pelaporan klien yang lain — bukan dituang ke satu folder yang mulai tak terpakai sejak proyek ketiga.

Karena pohon halamannya terikat pada klien yang aktif, berpindah klien otomatis memindahkan tampilan catatan Anda ke akun itu, dan halaman yang Anda bintangi naik ke atas untuk akses cepat. Akun baru yang Anda tambahkan di manajer subaccounts mendapat ruangnya sendiri untuk didokumentasikan sejak hari pertama, sehingga basis pengetahuan ini tumbuh bersama daftar klien, bukan menjadi tempat dokumen lama hilang begitu saja.

Perintah garis miring dan blok kaya fitur untuk tulisan yang terstruktur

Menu perintah yang bisa difilter dan blok yang benar-benar bekerja

Menu garis miringnya bisa difilter dan sepenuhnya bisa dinavigasi lewat keyboard — mulai ketik blok yang Anda mau dan panah-panahi hasil yang cocok — sehingga pengguna mahir tidak pernah perlu menyentuh mouse. Tabel menambah dan menghapus baris serta kolom secara inline, toggle membuka dan menutup baris bersarang, kotak sorot menerima emoji sendiri, blok kode menjaga format tetap utuh, dan blok gambar menampilkan hasil karya langsung di alur halaman.

Model penyuntingannya sengaja dibuat rapi. Enter memecah sebuah blok dan melanjutkan daftar; Backspace di awal blok berformat menurunkannya jadi teks polos lalu menggabungkannya ke blok di atasnya; tombol panah berpindah antar-blok sesuai kebiasaan orang menulis. Perubahan tersimpan begitu Anda mengklik keluar, sehingga baris yang setengah diketik tidak pernah hilang, dan dokumen tetap sesuatu yang bersih dan terstruktur, bukan tembok teks yang sulit dipindai.

Sub-halaman bertingkat memberi Anda wiki sungguhan, bukan daftar datar

Halaman di dalam halaman, dengan struktur yang mengalir ke bawah

Dokumentasi butuh hierarki — ikhtisar akun yang berisi bagian merek, bagian strategi, dan bagian catatan rapat, masing-masing halamannya sendiri. Buat sub-halaman langsung dari pohon, dari menu sebuah halaman, atau dengan perintah garis miring sub-halaman, yang juga menaruh tautan inline ke halaman baru itu tepat di posisi Anda mengetik — sehingga strukturnya terbangun sendiri sambil Anda menulis.

Perilakunya seperti wiki, bukan daftar. Sebuah halaman bisa bersarang sedalam yang dibutuhkan pekerjaan, pohonnya memperlihatkan susunan itu sekilas, dan menghapus sebuah halaman ikut menghapus seluruh cabangnya sehingga tidak ada sub-halaman yatim yang tertinggal. Itulah beda antara buku catatan yang akhirnya Anda lampaui dan basis pengetahuan yang menampung satu akun klien penuh dalam struktur yang bisa dinavigasi.

Tautkan sumber daya apa pun di konsol langsung ke dalam sebuah catatan

Rujuk prospek, proyek, tugas, rapat, atau file secara inline

Sebuah catatan jarang tentang tidak ada apa-apa — ia mendokumentasikan sebuah deal, proyek, kampanye, atau rapat. Perintah tautkan membuka pemilih yang bisa dicari dan difilter per jenis, yang menaruh rujukan yang bisa diklik ke seorang anggota tim, subaccount, prospek CRM, proyek, tugas, tema, formulir, teks, materi kreatif, rapat, chat, atau file langsung ke halaman, berdampingan dengan tautan biasa ke halaman catatan lain.

Setiap rujukan langsung menuju alat yang bersangkutan dan mengatur klien aktif saat Anda mengikutinya, sehingga rekap rapat bisa menunjuk persis prospek CRM yang dibahas dan dokumen proses bisa menautkan proyek yang diaturnya. Itu mengubah catatan Anda dari arsip buntu menjadi jaringan penghubung seluruh konsol — tempat yang menyatukan dokumentasi dengan pekerjaan hidup yang dijelaskannya.

Dokumen internal dan yang dibagikan ke klien, dengan batas yang tegas

Tentukan per halaman apa yang boleh dilihat klien

Sebagian dokumen memang untuk kalangan sendiri — strategi akun, evaluasi internal, catatan blak-blakan — dan sebagian lagi memang ditujukan untuk klien, seperti scope of work yang disetujui atau rencana bersama. Sebuah sakelar berbagi per halaman menentukan mana yang mana, sehingga editor yang sama menampung kedua jenis dokumen tanpa kekhawatiran terus-menerus bahwa catatan internal justru muncul di depan audiens yang salah.

Saat sebuah halaman dibagikan, ia muncul di portal klien itu sebagai dokumen bersih yang hanya bisa dibaca; saat internal, ia tetap berada di dalam agensi. Ada tembok yang disengaja di antara keduanya, ditetapkan secara eksplisit dan bukan kebetulan, sehingga tim Anda bisa menulis apa adanya di satu sisi dan menerbitkan dengan yakin di sisi lain — semuanya dari satu basis pengetahuan yang terstruktur.

Apa yang perlu dituliskan agensi, dan siapa yang seharusnya membacanya

Basis pengetahuan (knowledge base) layak dipertahankan bila halaman yang tepat sudah ada sebelum pertanyaannya diajukan. Tentukan pembacanya bersamaan dengan menentukan halamannya.

Delapan halaman yang layak ditulis untuk setiap akun aktif
Halaman	Isinya	Pembacanya
Playbook akun	Cara klien ini suka bekerja, siapa yang menyetujui apa, dan hal yang sebaiknya tidak diucapkan	Tim Anda saja
Catatan kickoff	Tujuan, ruang lingkup, dan ukuran keberhasilan yang disepakati di hari pertama	Klien, setelah versinya final
Catatan pelaporan	Hal yang harus dijelaskan setiap laporan bulanan dan alasan sebuah angka bergerak	Tim Anda, lalu klien bila sudah siap
Runbook proses	Langkah sebuah pekerjaan yang berulang, dengan satu pemilik untuk masing-masing	Tim Anda saja
Rekap rapat	Keputusan dan tindak lanjut dari sebuah panggilan	Klien, bila ikut dalam panggilan itu
Log keputusan	Daftar pilihan bertanggal beserta alasan di balik masing-masing	Tim Anda saja
Ruang lingkup yang disetujui	Rencana yang sudah disetujui klien	Klien
Pertanyaan terbuka	Hal yang sedang Anda tunggu jawabannya	Tim Anda, dengan pemilik yang jelas

Setiap halaman berada di dalam pohon halaman milik satu klien, yang terbagi menjadi tab “Internal” dan tab “Client” (klien). Tab tempat Anda berada, serta baris “Visibility” (visibilitas) pada halaman itu sendiri, memberi tahu sekilas apakah halaman tersebut “Internal only” (hanya internal) atau “Shared with client” (dibagikan ke klien).

Membangun pohon halaman klien dalam lima langkah

Rutinitas singkat yang sama berlaku untuk brief, runbook, maupun rekap.

Pilih akun dan tabnya
Pilih klien di pengalih klien dan mulai dari tab “Internal”. Pohon halaman langsung berpindah ke akun itu, lengkap dengan pencarian dan favorit untuk kembali ke sebuah halaman dengan cepat.
Buat halaman yang namanya sesuai fungsinya
Pilih “New page” (halaman baru) dan ganti “Untitled” (tanpa judul) dengan judul yang menyebutkan kegunaan halaman, misalnya “Catatan pelaporan untuk April”. Rekan tim yang mencari nanti akan mengetik jenis pekerjaannya, bukan inisial Anda.
Bentuk dengan menu garis miring
Buka menu garis miring untuk menyisipkan judul, kotak sorot (callout), tabel, toggle, atau blok kode, atau andalkan pintasan markdown saat Anda menulis. Seret blok mana pun lewat gagangnya untuk menata ulang halaman.
Buat halaman yang bisa ditindaklanjuti
Tambahkan daftar to-do untuk langkah berikutnya, sebut orang yang bertanggung jawab atas masing-masing dengan @, dan gunakan “Link to…” (tautkan ke…) untuk melampirkan prospek, tugas, rapat, atau file yang menjadi pokok halaman.
Atur status, pemilik, dan visibilitas terakhir
Pindahkan halaman dari “Draft” (draf) melalui “In progress” (sedang dikerjakan) dan “In review” (ditinjau) hingga “Approved” (disetujui), pastikan pemiliknya, dan bagikan ke klien hanya bila versinya memang pantas mereka baca.

Catatan

Tempat Anda membuat halaman menentukan siapa yang bisa membacanya

Halaman yang dibuat saat tab “Client” sedang terbuka langsung dibagikan ke klien. Jika Anda ingin membuat draf lebih dulu, buat di tab “Internal” lalu gunakan “Share with client” (bagikan ke klien) saat sudah siap, dan halaman pindah ke tab “Client”. “Make internal” (jadikan internal) di menu yang sama menariknya kembali.

Menulis halaman yang bisa langsung ditindaklanjuti

Sebuah halaman selesai bila rekan tim bisa mengerjakan langkah berikutnya tanpa bertanya kepada Anda.

Mulailah dengan keputusan atau permintaan di dua baris pertama, lalu taruh latar belakangnya di bawah.
Beri satu halaman satu tujuan. Saat topik kedua muncul, jadikan sub-halaman dan tautkan dari halaman induknya.
Ubah langkah berikutnya menjadi blok to-do dengan pemilik yang disebut jelas, dan simpan penalaran panjang dalam toggle agar halaman tetap singkat saat dipindai.
Pakai kotak sorot untuk satu peringatan yang tidak boleh terlewat oleh pembaca, dan tabel saat Anda membandingkan beberapa opsi berdampingan.
Tautkan sumber daya yang didokumentasikan sebuah halaman. Mengikuti tautan akan membuka prospek, tugas, rapat, atau file dengan klien yang tepat sudah terpilih, sehingga halaman dan pekerjaannya saling menunjuk.
Beri tag pada halaman dengan kata yang benar-benar dipakai tim. Kotak tag menyarankan tag yang sudah dipakai, sehingga satu gagasan hanya punya satu ejaan.

Client (klien): Akun tempat pohon halaman ini berada. “Move to…” (pindahkan ke…) membawa sebuah halaman beserta sub-halamannya ke klien lain.
Status: Posisi halaman dalam siklus hidupnya: “Draft”, “In progress”, “In review”, “Approved”, atau “Logged” (tercatat). Halaman baru dimulai sebagai “Draft”.
Visibility (visibilitas): “Internal only” atau “Shared with client”. Nilainya mengikuti menu “Share” (bagikan) dan menentukan di tab mana halaman muncul.
Owner (pemilik): Rekan tim yang menjaga isi halaman tetap benar. Awalnya orang yang membuat halaman, dan bisa diganti lewat daftar rekan tim.
Tags (tag): Label bebas yang Anda tambahkan ke halaman. Kotaknya menyarankan tag yang sudah dipakai sehingga satu gagasan tetap punya satu ejaan.

Tempel dokumen yang ditulis di tempat lain dan editor ini memecahnya menjadi blok yang semestinya. Setiap judul, daftar, dan tabel mempertahankan bentuknya alih-alih menyatu menjadi satu paragraf, sehingga memindahkan dokumentasi lama cukup dengan beberapa kali tempel, bukan mengetik ulang.

Menjaga pohon halaman tetap rapi seiring basis pengetahuan bertambah besar

Dokumentasi internal agensi cepat usang bila sulit ditemukan atau sulit dipindahkan. Editor ini punya kontrol untuk mencegah keduanya.

Bintangi halaman yang sering Anda kunjungi. Favorit naik ke bagian atas pohon halaman.
Namai halaman sesuai fungsinya, karena kotak pencarian mencocokkan judul halaman.
Gunakan “Move to…” untuk memindahkan halaman beserta semua sub-halamannya, termasuk ke pohon halaman klien lain saat sebuah pekerjaan berpindah tangan.
Duplikasi halaman yang berfungsi sebagai template, lalu ganti nama salinannya untuk akun berikutnya.
Ekspor halaman sebagai Markdown sebelum menghapusnya. Menghapus akan menghilangkan halaman dan semua yang bersarang di bawahnya, dan tidak bisa dikembalikan.
Perlakukan properti “Owner” sebagai orang yang menjaga halaman tetap benar. Halaman tanpa pemilik aktif adalah yang pertama menjadi usang.

Halaman yang mendokumentasikan sebuah tugas, prospek, atau rapat seharusnya berada di samping sumber daya itu, jadi tautkan dari Proyek, CRM, dan Rapat sambil bekerja. Brief singkat yang harus selalu bisa ditemukan seluruh tim cocok ditaruh di sini; hasil jadi seperti logo atau PDF sebaiknya disimpan di File.

Catatan dibandingkan dengan editor dokumen atau wiki

Editor serbaguna adalah alat yang tepat untuk banyak pekerjaan. Tabel ini menunjukkan di mana kebutuhan agensi berbeda.

Empat kebutuhan dan cara masing-masing alat menjawabnya
Kebutuhan	Di Catatan	Di editor mandiri atau wiki
Mengetahui halaman ini tentang akun siapa	Setiap halaman berada di pohon halaman seorang klien	Kebiasaan penamaan folder yang harus dijaga tim
Memisahkan halaman internal dari halaman yang bisa dibaca klien	Dua tab dan properti “Visibility” di setiap halaman	Berbagi diatur halaman demi halaman, di luar daftar klien Anda
Menghubungkan halaman ke pekerjaan yang didokumentasikannya	“Link to…” membuka prospek, tugas, rapat, atau file dengan klien yang sudah terpilih	Alamat tempelan yang menuju sistem lain
Menyunting satu halaman bersama pada saat yang sama	Tidak dirancang untuk itu: halaman tersimpan saat Anda menyelesaikan satu blok, dan perubahan rekan tim baru terlihat setelah Anda memuat ulang	Biasanya dirancang untuk itu

Baris terakhir adalah kompromi yang jujur. Catatan adalah basis pengetahuan bersama dengan satu pemilik untuk setiap halaman, bukan dokumen tempat beberapa kursor bergerak bersamaan. Sepakati siapa yang menyunting sebuah halaman, dan gunakan sebutan atau pesan Chat untuk menyerahkannya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah klien saya mengedit halaman yang saya bagikan kepada mereka?

Tidak. Halaman yang dibagikan terbuka di portal klien sebagai dokumen yang hanya bisa dibaca, dan sebutan tampil sebagai nama biasa. Klien hanya dapat membaca apa yang Anda pilih untuk dibagikan, tidak lebih. Klien membaca halaman yang dibagikan lewat portal, sehingga sisi itu membutuhkan paket Scale atau Enterprise, sedangkan menulis halaman termasuk dalam setiap paket.

Apa bedanya tab Internal dan tab Client?

Kedua tab itu memilah halaman klien menurut pembacanya. Tab “Internal” berisi halaman yang hanya dibaca tim Anda, dan tab “Client” berisi halaman yang dibagikan ke klien. Halaman baru mengikuti pembaca dari tab tempat Anda membuatnya, dan menu “Share” memindahkan halaman antara “Internal only” dan “Shared with client”.

Bisakah dua orang menyunting halaman yang sama pada waktu bersamaan?

Catatan tidak dirancang untuk penyuntingan serentak. Halaman tersimpan saat Anda menyelesaikan setiap blok, dan perubahan rekan tim baru terlihat setelah Anda memuat ulang. Beri setiap halaman seorang pemilik, sepakati siapa yang menyuntingnya, dan serahkan pekerjaan dengan sebutan (mention), bukan dengan mengetik bersama.

Bisakah saya mengekspor halaman Catatan?

Bisa. Buka menu “More options” (opsi lainnya) pada halaman itu dan pilih “Export as Markdown” (ekspor sebagai Markdown) untuk mengunduh halamannya. Langkah ini layak dilakukan sebelum Anda menghapus apa pun, karena menghapus sebuah halaman akan menghilangkannya bersama semua sub-halaman di bawahnya dan tidak ada cara untuk memulihkannya sesudahnya.

Bisakah saya memindahkan halaman ke klien lain?

Bisa. Pilih “Move to…” dari menu halaman dan tentukan induk baru, baik di bawah klien yang sama maupun di pohon halaman klien lain. Halaman itu berpindah bersama semua sub-halamannya. Ini cocok untuk runbook yang awalnya dibuat untuk satu akun tetapi ternyata berlaku untuk beberapa akun.

Bagaimana cara menarik perhatian rekan tim pada sebuah halaman?

Ketik garis miring dan pilih “Mention a teammate” (sebut rekan tim), atau ketik tanda @ lalu pilih sebuah nama. Orang itu diberi tahu saat halaman tersimpan. Jika mereka belum termasuk dalam klien tersebut, admin dapat menambahkan mereka dari prompt yang muncul, sehingga sebutan itu sampai ke seseorang yang bisa membuka halamannya.

Bisakah saya menempelkan konten dari alat dokumen lain?

Bisa. Tempel dari pengolah kata atau alat catatan lain dan editor ini mengubah strukturnya menjadi blok: judul tetap judul, daftar tetap daftar, dan tabel menjadi tabel. Blok gambar menerima alamat web, bukan unggahan, sehingga gambar ditautkan, bukan disimpan di dalam halaman.