File klien
Semua file klien, akhirnya rapi
Manajemen file klien lewat satu penyimpanan sungguhan per klien — ruang pribadi, internal, dan yang dibagikan ke klien, folder, aset merek, dan jejak aktivitas — tersambung ke proyek dan rapat yang didukung file itu. Buat ruang kerja Anda sendiri, atau lihat dulu cara kerjanya.
Sudah punya ruang kerja? Masuk
- Paket mulai dari US$ 99 per bulan
- Dibangun untuk agensi dengan banyak klien
- Merek Anda di seluruh konsol
File klien
Manajemen file klien dan berbagi file untuk agensi pemasaran
File agensi biasanya berserakan di penyimpanan pribadi, lampiran email, dan satu folder bersama yang tidak pernah dipercaya siapa pun sebagai versi terbaru. Manajemen file klien di AI Marketing Dashboard memberi setiap klien penyimpanannya sendiri yang rapi di dalam konsol — ruang pribadi untuk pekerjaan yang masih berjalan, ruang internal untuk tim, dan ruang dibagikan yang bersih untuk apa yang boleh dilihat klien — sehingga file yang tepat selalu berada di tempat yang tepat, di sebelah pekerjaan yang menjadi miliknya.
Penyimpanan per klien
Tiga penyimpanan untuk setiap klien, sudah disiapkan untuk Anda
Pilih klien dan File hanya menampilkan penyimpanan akun itu, dengan folder yang Anda harapkan sudah tersedia.
My Personal Files
Ruang kerja pribadi Anda
Draf dan pekerjaan yang masih berjalan, yang hanya bisa Anda lihat. Setiap anggota memulai dengan folder “General”.Internal Agency Files
Penyimpanan bersama tim
Folder Marketing, Design, dan Development dibuat bersama kliennya, dan folder Design berisi Logos, Brand Guidelines, dan Important Creatives.Shared Client Files
Hasil kerja yang sudah final dan aset yang sudah disetujui, dipisahkan dari pekerjaan internal. Folder awal yang sama dibuat di sini.Chat attachments
Setiap file yang dikirim di chat klien
Satu tampilan hanya baca mencantumkan file dari percakapan di penyimpanan itu, satu folder per percakapan. Pesan langsung tetap privat bagi orang yang terlibat di dalamnya.Pratinjau dan berbagi
Buka, periksa, kirim
Panel detail menampilkan pratinjau file yang tersimpan secara inline, menunjukkan siapa yang menambahkan atau memindahkannya dan kapan, serta menyalin tautan untuk tim Anda.
Sisi klien
Klien menemukan dan mengirim file di portal mereka sendiri
- Unggah dengan “Send files”, atau seret dan lepas
- Lihat pratinjau, periksa detail, dan unduh dari file itu sendiri
- Tampilan “Chat attachments” hanya baca untuk percakapan yang dapat mereka buka
Beri setiap klien penyimpanan yang bisa dipercaya tim Anda
Tambahkan klien ke ruang kerja Anda dan penyimpanannya langsung muncul, lengkap dengan folder yang sudah tersedia.
Paket mulai dari US$ 99 per bulan.
Di halaman ini
Manajemen file klien dimulai dari tiga penyimpanan per klien: pribadi, internal agensi, dan dibagikan ke klien
Pribadi, Internal, dan Dibagikan — tidak pernah jadi satu tumpukan tanpa beda
Beralih ke seorang klien, dan Anda melihat penyimpanan akun itu, terbagi menjadi ruang pribadi untuk pekerjaan Anda sendiri yang masih berjalan, ruang internal yang bisa dipakai seluruh tim, dan ruang dibagikan untuk hasil kerja yang boleh dilihat klien. Model tiga ruang ini membuat sebuah draf tidak pernah hanya satu klik jauhnya dari klien, dan tidak ada lagi beban pikiran soal “ini harus disimpan di mana”.
Karena penyimpanan dibuat per klien, file tidak pernah bercampur antar-akun. Fitur File sengaja mengunci tampilan “Semua Klien” — file adalah penyimpanan per klien, jadi Anda diminta memilih satu klien dulu, bukan dibuatkan folder gabungan yang tidak bermakna — sehingga dokumen setiap akun tetap rapi di jalurnya sendiri.
Folder, unggahan, dan tampilan detail file yang sesungguhnya
Susun sesuai cara tim Anda memang sudah bekerja
Buat folder bersarang, unggah file, pindahkan sesukanya, dan buka file apa pun ke panel detail berisi metadata dan aktivitasnya. Urutannya tetap stabil — file yang Anda unggah hari ini tetap di tempat yang sama besok, tidak teracak ulang setiap kali dimuat — detail kecil yang menentukan apakah sebuah tim benar-benar percaya pada penyimpanan bersama.
Indikator kapasitas langsung mencerminkan apa yang sungguh tersimpan — hitungan file dan pemakaian yang nyata, bukan angka hiasan — sehingga Anda selalu tahu posisi sebuah akun hanya dengan sekilas lihat.
Aset dan panduan merek, tersimpan di tempat yang dipakai
Logo dan brand book, muncul di penyimpanan klien
Aset merek yang diunggah saat pengambilan data merek seorang klien — logo, dokumen panduan, dan sejenisnya — otomatis muncul di folder internal Desain / Panduan Merek milik klien itu, sehingga tim yang mendesain untuk akun tersebut selalu punya file sumber di tangan tanpa perlu bertanya ke sana kemari soal logo terbaru.
Ini menyambungkan tempat Anda mengumpulkan sebuah merek dengan tempat Anda memakainya — persis serah terima yang biasanya paling sering putus. Materi merek terbaru berada di tempat pekerjaan berlangsung, bukan terkubur di utas email lama.
Jejak aktivitas agar Anda tahu apa yang berubah
Siapa menambah atau memindahkan apa, dan kapan
Setiap tindakan berarti di penyimpanan itu tercatat, sehingga sebuah folder bukan kotak hitam — Anda bisa melihat apa yang ditambahkan atau dipindahkan dan tetap punya gambaran bagaimana file sebuah akun berkembang. Bagi agensi dengan banyak tangan di banyak akun, akuntabilitas semacam ini yang menjaga penyimpanan bersama agar tidak diam-diam berubah jadi kacau.
Sengaja dibuat ringan: cukup catatan untuk menjawab “apa yang terjadi di sini?” tanpa mengubah manajemen file menjadi proyek kepatuhan.
File yang terhubung dengan sisa ruang kerja
Dokumen yang sama yang dirujuk rapat, proyek, dan chat Anda
File yang dibagikan milik klien muncul di rail ruang kerja pada hub rapat, bisa dirujuk dari sebuah pesan chat, dan berada di sebelah proyek tempat pekerjaan itu dilacak — sehingga sebuah file menjadi bagian dari alur kerja, bukan tujuan yang membuat Anda harus keluar dari alur kerja untuk mengunjunginya.
Sambungan itulah inti dari menyimpan file di dalam konsol, bukan di penyimpanan awan generik: dokumen dan pekerjaan yang didukungnya tidak pernah berjarak lebih dari satu klik.
File ini sebaiknya masuk ke penyimpanan yang mana?
Setiap klien punya tiga penyimpanan, dan ketiganya menjawab satu pertanyaan: siapa yang boleh membuka file itu. Hanya satu di antaranya yang sampai ke klien.
| Lokasi | Siapa yang bisa membukanya | Taruh di sini | Sampai ke klien? |
|---|---|---|---|
| My Personal Files (file pribadi saya) | Anda dan administrator ruang kerja Anda | Draf dan pekerjaan yang sedang berjalan | Tidak |
| Internal Agency Files (file internal agensi) | Anggota tim yang punya akses ke klien tersebut | File kerja, dengan folder Marketing, Design, dan Development yang sudah tersedia | Tidak |
| Shared Client Files (file yang dibagikan ke klien) | Anggota tim yang sama dan orang di portal klien | Hasil kerja yang sudah final dan aset yang sudah disetujui | Ya, di paket Scale dan Enterprise |
| Chat attachments (lampiran chat) | Siapa pun yang bisa membuka percakapan asal file itu | Tidak ada: ini tampilan hanya baca untuk file yang dikirim lewat chat | Hanya untuk percakapan yang dapat dibuka klien |
Pilih kliennya sebelum memilih penyimpanan. Halaman File menampilkan satu klien dalam satu waktu, dan bila “Semua klien” dipilih, yang tampil adalah ikhtisar setiap akun, bukan penyimpanan gabungan, sehingga tidak ada folder tempat dokumen dua klien bisa bercampur. Akun agensi sendiri memiliki penyimpanan internal tetapi tidak punya penyimpanan yang dibagikan, dan file yang ditambahkan di sana tercantum sebagai entri rujukan yang isinya belum disimpan.
Tips
Pesan unggahan menyebut siapa yang bisa melihat file
Saat sebuah file masuk ke “Shared Client Files”, pesan konfirmasinya menyebutkan bahwa file itu terlihat oleh klien di portal mereka. Jika bukan itu maksud Anda, pesan tersebut adalah tanda untuk segera menghapus file itu.
Rutinitas unggah lima langkah yang mencegah salah klien
Sebagian besar file tertukar terjadi dalam sepuluh detik pertama, bahkan sebelum file dipilih. Rutinitas ini hanya memperlambat bagian itu.
Baca nama kliennya
Header menyebut nama akunnya. Pastikan sebelum membuka penyimpanan, karena folder terlihat serupa dari satu klien ke klien berikutnya.
Tanyakan siapa yang perlu membuka file
Jika klien perlu, gunakan “Shared Client Files”. Jika hanya tim yang perlu, gunakan “Internal Agency Files”. Jika Anda masih menyusun draf, simpan di penyimpanan pribadi Anda.
Unggah ke dalam folder, bukan ke tingkat teratas
Buka foldernya, lalu klik “Upload” atau seret file ke dalamnya. Progres tampil selagi file dikirim. Satu “New folder” (folder baru) per kampanye atau per bulan menjaga penyimpanan yang ramai tetap mudah ditelusuri.
Buka file dan periksa
Panel detail menampilkan pratinjau file yang tersimpan bila memungkinkan dan mencantumkan detailnya, sedangkan jejak aktivitasnya mencatat siapa yang menambahkan atau memindahkannya. Periksa isinya sebelum Anda mengarahkan siapa pun ke file itu.
Bagikan dengan cara yang dimaksudkan
“Share” (bagikan) menawarkan tautan tim untuk rekan yang sudah login dan, untuk file di “Shared Client Files”, tautan portal untuk klien. File yang masih berada di penyimpanan internal atau pribadi dapat disalin ke penyimpanan klien dengan “Share a copy to the client portal” (bagikan salinan ke portal klien), dan file aslinya tetap di tempatnya.
Catatan
Tautan tidak pernah membuat file menjadi publik
Dalam berbagi file dengan klien, tautan hanya bisa dibuka oleh orang yang sudah punya akses ke file itu. Tautan yang dikirim ke orang tanpa login tidak memberi mereka file tersebut, jadi file yang seharusnya dimiliki klien harus lebih dulu berada di “Shared Client Files”.
Dari draf sampai siap untuk klien: perjalanan sebuah hasil kerja
Sebuah hasil kerja melewati draf, peninjauan, dan persetujuan, dan setiap tahap punya tempat yang wajar di File.
- Susun drafnya di penyimpanan pribadi Anda, atau di penyimpanan internal bila rekan tim sudah ikut mengerjakannya.
- Tinjau dengan mengirim tautan tim kepada rekan, yang membuka file hanya untuk anggota ruang kerja yang sudah login dan tidak untuk siapa pun selain mereka.
- Setujui dengan menamai versi final, lalu pilih “Share a copy to the client portal”. Klien mendapat satu file yang bersih dan versi kerjanya tetap internal.
- Serahkan dengan menaruh tautan portal di kanal Chat yang dibagikan dengan klien, atau biarkan klien menemukannya sendiri di portal mereka.
- Tutup siklusnya dengan membersihkan draf lama dari penyimpanan internal, sehingga rekan tim berikutnya hanya melihat satu file yang terkini.
Kebiasaan yang sama berlaku ke arah sebaliknya. Minta klien memakai “Send files” (kirim file) di portal mereka, dan apa yang mereka serahkan masuk ke “Shared Client Files” dengan unggahan yang tercatat, alih-alih mengendap di lampiran email yang hanya bisa ditemukan satu orang.
Kebiasaan folder yang bertahan saat tim berganti
Manajemen file klien tetap berguna bila karyawan baru bisa menebak di mana sesuatu disimpan. Kebiasaan berikut memakai apa yang sudah disediakan File.
| Kebiasaan | Mengapa penting | Yang disediakan File |
|---|---|---|
| Cantumkan proyek dan versi dalam nama file | File tidak menyimpan riwayat versi, jadi nama file yang harus membawanya | “Duplicate” membuat salinan yang namanya ditambahi (copy), dan nama itu bisa Anda ganti |
| Simpan hasil kerja final di “Shared” dan draf di tempat lain | Semua yang ada di “Shared” terlihat oleh klien | Konfirmasi yang menyebut siapa yang melihat pada setiap unggahan ke “Shared” |
| Pakai folder bawaan sebelum membuat yang baru | Dengan begitu semua orang tahu di mana logo atau brief kampanye disimpan | Folder Marketing, Design (Logos, Brand Guidelines, Important Creatives), dan Development untuk setiap klien |
| Pindahkan di dalam satu penyimpanan dan salin antarpenyimpanan | Menyerahkan file ke klien tidak boleh menghapus salinan kerja Anda | “Move to” hanya bekerja di dalam satu penyimpanan, dan “Share a copy” meninggalkan file aslinya |
File merek yang diunggah saat pengambilan data merek klien muncul di folder “Design” internal dan dikelola dari profil klien di Subakun, jadi pindahkan atau hapus di sana. Materi tertulis singkat seperti brief atau halaman proses biasanya lebih cocok di Catatan, tempat materi itu bisa ditautkan dari sebuah tugas atau pesan, dan File sebaiknya dipakai untuk hasil jadi.
Apa yang diterima, ditolak, dan dipratinjau File
Batasannya sedikit, dan disebutkan tepat saat Anda mencapainya.
| Situasi | Yang dilakukan File |
|---|---|
| File berukuran lebih dari 50 MB | Ditolak sebelum unggahan dimulai, dengan batas yang disebutkan |
| File kosong | Ditolak |
| Program, skrip, halaman web, installer, disk image, atau pintasan | Ditolak, karena jenis ini tidak disimpan di penyimpanan |
| Jenis file tanpa pratinjau inline | Menawarkan “Download” sebagai ganti pratinjau |
| File yang dihapus | Dihapus permanen setelah konfirmasi, tanpa tempat sampah untuk memulihkannya |
| Folder yang dihapus | Dihapus bersama semua isinya, setelah konfirmasi yang menyatakan hal itu |
Untuk menemukan file, cari berdasarkan nama, persempit menurut jenis (gambar, dokumen, spreadsheet, presentasi, audio dan video, arsip, dan lainnya), urutkan menurut nama, waktu terakhir diubah, ukuran, atau jenis file, dan beralih antara tampilan grid dan daftar. Header selalu menampilkan jumlah file dan ukuran yang tersimpan untuk klien yang sedang dilihat.
Bagaimana klien menerima file dan mengirimkannya kembali
Portal hanya menunjukkan satu penyimpanan kepada klien, yaitu yang dibagikan, dan tidak ada apa pun tentang cara tim Anda menata penyimpanan file agensinya sendiri.
Yang bisa dilakukan klien
Klien membuka File di portal mereka dan melihat isi “Shared Client Files”. Mereka bisa melihat pratinjau dan mengunduhnya, mengunggah file sendiri dengan “Send files” atau dengan menyeretnya masuk, membuat folder, dan mengganti nama apa yang mereka tambahkan. Admin Klien dapat menghapus file yang diunggahnya sendiri.
Yang tidak pernah dilihat klien
Penyimpanan pribadi Anda dan “Internal Agency Files” tidak pernah sampai ke portal. File chat hanya muncul untuk percakapan yang dapat dibuka klien, di tampilan “Chat attachments” hanya baca yang sama seperti yang Anda gunakan, sehingga file yang dikirim di kanal Chat khusus agensi tetap bersama tim Anda.
Di mana lagi file klien muncul
Panel samping “Meeting Hub” (pusat rapat) di Rapat menampilkan pratinjau file klien yang dibagikan, atau file internal bila belum ada yang dibagikan, sehingga dokumen yang dibahas hanya berjarak satu klik dari agenda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah klien melihat “Internal Agency Files” saya?
Tidak. Portal klien hanya menampilkan penyimpanan “Shared Client Files” dan tidak ada yang lain dari sisi agensi. File pribadi Anda dan penyimpanan “Internal Agency Files” tetap bersama tim Anda. Untuk memberikan klien file yang ada di salah satu penyimpanan itu, gunakan “Share a copy to the client portal” dan file aslinya tetap di tempatnya.
Seberapa besar file boleh diunggah, dan apa yang ditolak File?
Ukuran file bisa mencapai 50 MB. Fitur File menolak file kosong dan jenis file yang berjalan atau terbuka sebagai program, seperti file executable, skrip, halaman web, installer, disk image, dan file pintasan. Pemeriksaan dilakukan sebelum unggahan dimulai, dan pesannya menyebut nama file serta alasannya.
Apakah fitur File menyimpan versi sebelumnya dari sebuah dokumen?
Tidak. Fitur File menyimpan file yang Anda unggah, bukan riwayat suntingan, dan penghapusan bersifat permanen setelah konfirmasi. Cantumkan versi di nama file, dan gunakan “Duplicate” untuk menyimpan salinan sebelum Anda mengganti sebuah file. Panel detail memang mencatat siapa yang menambahkan atau memindahkan file dan kapan.
Apa sebenarnya yang diberikan tombol “Share”?
Tautan tim membuka file atau folder bagi anggota ruang kerja Anda yang sudah login, dan tautan portal membuka item di “Shared Client Files” bagi anggota dan admin milik klien sendiri. Tautan hanya bisa dibuka oleh orang yang sudah punya akses. Tidak ada pilihan di dialog itu yang membuat alamat web publik.
Bagaimana cara menemukan file yang dikirim seseorang lewat chat?
Buka penyimpanan “Internal Agency Files” untuk klien tersebut dan pilih “Chat attachments”. Tampilan ini mencantumkan file yang dikirim di percakapan yang dapat Anda buka, satu folder per percakapan, dan bersifat hanya baca. File dari pesan langsung tetap menjadi milik pihak yang ada di percakapan itu, sehingga hanya muncul bagi mereka.
Bisakah klien mengunggah file kepada saya?
Bisa, lewat portal mereka. Klien memakai “Send files” atau menyeret file ke folder di penyimpanan yang dibagikan, dan dapat membuat folder serta mengganti nama item milik mereka sendiri. File itu masuk ke “Shared Client Files”, tempat tim Anda melihatnya. Akses portal, dan bersamanya unggahan dari klien, dimulai dari paket Scale.
Bisakah saya memindahkan file dari satu penyimpanan ke penyimpanan lain?
“Move to” hanya bekerja di dalam satu penyimpanan. Untuk menampilkan file kepada klien, gunakan “Share a copy to the client portal”, yang menyalinnya ke “Shared Client Files” dan membiarkan file aslinya di tempat semula. Dengan begitu, menyerahkan pekerjaan tidak pernah menghapus salinan kerja Anda sendiri.