Team · Freigaben
Jede Freigabe in einem Posteingang
Bibliotheksprüfungen, Kampagnenpläne, Launch-Anfragen und Abwesenheiten warten an einem Ort, und jeder Eintrag wird nach den Regeln des Tools entschieden, dem er gehört. Erstellen Sie einen Workspace und schicken Sie Ihren ersten Plan zur Freigabe, oder sehen Sie sich unten an, wie es funktioniert.
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- Pläne ab 99 $ pro Monat
- Für Agenturen mit mehreren Kunden entwickelt
- Ihre Marke in der gesamten Konsole
Team · Freigaben
Freigabe-Workflow für Agenturen mit einem Posteingang für jede Entscheidung
In den meisten Agenturen ist eine Freigabe eine Chat-Nachricht mit „Sieht gut aus, schick es raus“. Sie hängt an keiner Version, niemand findet sie einen Monat später wieder, und das Teammitglied, das die Datei danach bearbeitet hat, hat sie nie gesehen. Das Tool „Freigaben“ in AI Marketing Dashboard ersetzt das durch einen Freigabe-Workflow rund um einen Posteingang. Zur Prüfung eingereichte Bibliotheks-Assets, zur Freigabe eingereichte Kampagnenpläne, angefragte Launches und Abwesenheitsanträge warten dort, jeweils entschieden von einer Person, die darüber entscheiden darf, nach den Regeln des Tools, dem sie gehören. Ein Plan, der nach seiner Freigabe bearbeitet wurde, sagt das, und ein Launch kann nicht auf der Grundlage eines alten Ja rausgehen.
Chat oder Posteingang
Wo ein Ja aufbewahrt wird, entscheidet darüber, ob man ihm trauen kann
Eine Freigabe ist nur so gut wie der Nachweis, den sie hinterlässt. Vergleichen Sie ein „Daumen hoch“ im Chat mit einer Entscheidung, die dort getroffen wurde, wo die Regeln sie sehen können.
Freigabe per Nachricht
- Ein Ja in einem Chat-Verlauf, an keine Version gebunden
- Eine Freigabe per E-Mail, die die nächste Person nie sieht
- Ein Plan, der nach dem Okay bearbeitet wurde, ohne dass es jemand erfährt
- Ein Launch, der per Zuruf angefragt wird
- Abwesenheit, entschieden in der Nachricht, die zuerst kam
Jedes Ja war aufrichtig, und keines lässt sich im Nachhinein prüfen.
Freigabe in einem Posteingang
- Bis zu fünf Tabs sammeln, was auf eine Person wartet
- Die Freigabe eines Plans gilt für den Plan, wie er freigegeben wurde
- Ein zurückgeschickter Plan sowie eine abgelehnte Launch-Anfrage oder ein abgelehnter Abwesenheitsantrag tragen eine schriftliche Begründung
- Launch-Anfragen warten auf jemanden mit der Berechtigung „Publish“
- Plan-, Launch- und Bibliothekszeilen öffnen den Eintrag, um den es geht
Jede Entscheidung behält die Regeln des Tools, dem sie gehört, sodass der Posteingang keine Abkürzung hinzufügt.
Der Posteingang
Die Entscheidungen des Morgens in einem Durchgang abarbeiten
Alles, was auf eine Person wartet, steht dort nach Art des Eintrags und nach der Person geordnet, die als Nächstes am Zug ist, sodass die ersten zehn Minuten des Tages ein Durchgang durch eine Seite sind.
Entscheidungen über Bibliothek, Launches und Abwesenheiten, ohne zwischen Tabs zu springen
- Tabs für „All“ (Alle), „Library“ (Bibliothek), „Plans“ (Pläne), „Launches“ und „Time off“ (Abwesenheiten), wobei „Time off“ nur für Administratoren erscheint
- Freigegebene Pläne bleiben 14 Tage gelistet
- Ein Kundenfilter, der beim Kunden der Kundenauswahl in der Kopfzeile beginnt
Der Weg eines Plans
Vom eingereichten Plan zu einem Launch, der laufen darf
Vier Schritte tragen einen Plan von der Person, die ihn gebaut hat, zu der Person, die ihn veröffentlicht, und jeder hinterlässt einen Nachweis.
Mit einem Prüfer einreichen
Wer den Plan baut, schickt ihn zur Freigabe und kann einen Prüfer nennen. Im Projekt „Marketing Plans“ des Kunden erscheint eine Prüfaufgabe, in drei Tagen fällig und dem Prüfer zugewiesen, falls einer genannt ist, und die Glocke und eine E-Mail sagen es der Person, die entscheiden muss.Über den Plan entscheiden, wie er steht
Der Freigeber gibt ihn frei oder schickt ihn mit einer Notiz zurück. Ein Einreicher kann seinen eigenen Plan nicht freigeben. Ein Agency Admin kann es, und der Verlauf hält fest, dass er es getan hat.In Launch öffnen
Ein freigegebener Plan erscheint auf der Launch-Seite seines Kanals unter „Ready to launch“ (Startbereit). Bearbeiten Sie den Plan vorher, wird er als geändert gekennzeichnet, und der Launch wird abgelehnt, bis er erneut freigegeben ist.Einen Publisher fragen, wenn Sie es nicht können
Ein Teammitglied ohne die Berechtigung „Publish“ stellt stattdessen eine Launch-Anfrage. Ein Publisher liest die Prüfungen, gibt frei oder lehnt mit einer Begründung ab, und die Prüfungen laufen erneut, während er freigibt.
Videoanleitung ansehen
Zusehen, wie ein Bibliotheks-Asset, ein Plan und eine Launch-Anfrage entschieden werden
Die Videoanleitung beginnt bei dem, was wartet, öffnet ein Asset, wie der Kunde es sehen wird, schickt es mit einer Begründung zurück, gibt einen Plan frei und endet bei der Frage, warum eine Launch-Anfrage eine eigene Entscheidung ist.
- 0:00Alles sehen, was auf Sie wartet
- 0:06Das Asset öffnen, wie der Kunde es sieht
- 0:11Mit klarer Begründung zurückschicken
- 0:20Einen Plan freigeben, wie er steht
- 0:29Launch-Anfragen sind eine eigene Sache
42 Sekunden
Transkript lesen
0:00 Sehen Sie alles, was auf Sie wartet. Bibliotheks-Assets, Pläne, Launches und Abwesenheiten landen in einem Posteingang. Filtern Sie ihn nach Kunde.
0:06 Öffnen Sie das Asset, wie der Kunde es sieht. Bibliotheksprüfungen öffnen sich im Vollbild und zeigen das Asset genau so, wie der Kunde es sieht.
0:11 Schicken Sie es mit einer klaren Begründung zurück. „Request changes“ (Änderungen anfordern) braucht eine Notiz. Sagen Sie, was zu beheben ist, damit der Autor handeln kann.
0:20 Geben Sie einen Plan frei, wie er steht. Alex Morgan, ein Agency Admin, gibt den Plan von Jordan Lee genau so frei, wie er geschrieben ist.
0:29 Launch-Anfragen sind eine eigene Sache. Ein Launch wartet auf jemanden mit „Publish“. Einen manuellen freizugeben legt nur eine Aufgabe an.
Jede Entscheidung dorthin legen, wo die Regeln sie sehen
Fügen Sie Ihr Team und Ihre Kunden einem neuen Workspace hinzu, schicken Sie dann einen ersten Plan zur Freigabe und sehen Sie zu, wie er im Posteingang ankommt.
Pläne ab 99 $ pro Monat.
Auf dieser Seite
Ein Freigabe-Workflow mit einem Posteingang für Bibliotheksprüfungen, Pläne, Launches und Abwesenheiten
Bis zu fünf Tabs, ein Zähler an jedem und ein Kundenfilter, der der Kundenauswahl folgt
Unter Team > Freigaben öffnet sich eine einzige Seite mit bis zu fünf Tabs: „Alle“, „Bibliothek“, „Pläne“, „Launches“ und „Abwesenheiten“. Der Tab „Abwesenheiten“ erscheint nur für Agency Admins. Jeder Tab trägt die Zahl der Einträge, die auf eine Person warten, „Alle“ zeigt die ersten fünf wartenden Einträge jeder Quelle mit einem Link „Alle anzeigen“, und ein Kundenfilter grenzt die Kundenarbeit auf ein Konto ein. Der Filter beginnt bei dem Kunden, auf den die Kundenauswahl in der Kopfzeile gestellt ist, wenn dieser Kunde etwas im Posteingang hat, und ein Klick weitet ihn auf alle Kunden. Abwesenheiten sind keine Kundenarbeit; der Tab „Abwesenheiten“ ignoriert den Filter daher und sagt das mit der Kennzeichnung „Workspace-weit“.
Nichts wird in ein zweites System kopiert. Eine Bibliotheksprüfung wird weiterhin auf ihrem Prüfbildschirm entschieden, ein Plan über seine Freigabe, ein Launch über seinen Eintrag und eine Abwesenheit über den Abwesenheitsantrag; der Posteingang fügt also weder eine eigene Regel noch ein Schlupfloch hinzu. Er aktualisiert sich, wenn Sie zum Tab zurückkehren, und jede Minute, solange er geöffnet bleibt. Ein Link aus einer Plan- oder Launch-Benachrichtigung oder aus einem Bibliothekshinweis, der auf Sie wartet, öffnet den richtigen Tab direkt bei diesem Eintrag, sodass ein Freigeber bei dem ankommt, wonach er gefragt wurde, statt bei einer Liste zum Durchsuchen.
Eine Freigabe gilt für den Plan genau so, wie er freigegeben wurde
Ändern Sie den Plan später, steht dort „Seit der Freigabe geändert“
Eine Freigabe ist nur etwas wert, wenn sie noch beschreibt, was rausgeht. Wird ein Kampagnenplan freigegeben, hält der Server einen Fingerabdruck seines Inhalts fest: Name, Kanal, Thema, Plattformen, Zielgruppe und Einstellungen, die Bibliotheksvorlagen, die ein E-Mail-Plan versendet, und die gespeicherte Zielgruppe, die ein E-Mail-, SMS- oder Paid-Plan anspricht, also ihre Definition und, bei einer festen Liste, ihre Mitglieder. Wen ein regelbasiertes Segment am jeweiligen Tag trifft, gehört nicht dazu. Ändert sich später etwas davon, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr. Der Plan zeigt dann überall, wo seine Freigabe angezeigt wird, „Seit der Freigabe geändert“ und kann nicht starten, bis er erneut eingereicht und freigegeben ist.
Den Vergleich nimmt der Server vor, nie die Oberfläche, und zwar gegen den Plan, wie er jetzt steht; wiederholt wird er dort, wo es zählt: wenn ein Launch angelegt wird, wenn eine Launch-Anfrage freigegeben wird und kurz bevor ein geplanter Launch ausgeführt wird. Auch ein Plan, der bearbeitet wird, während er in der Warteschlange wartet, kann nicht freigegeben werden; der Posteingang sagt, dass er erneut eingereicht werden muss. Bibliotheks-Assets werden anders geprüft: Sie tragen einen Status, und das Bearbeiten eines freigegebenen Assets setzt ihn nicht zurück, ein Prüfer öffnet die Prüfung also neu, wenn sich die Arbeit ändert.
Arbeit mit einer Begründung zurückgeben, die der Autor umsetzen kann
Einen Plan zurückzuschicken oder einen Launch oder Abwesenheitsantrag abzulehnen, braucht eine schriftliche Begründung
Einen Plan, einen Launch oder einen Abwesenheitsantrag freizugeben, kostet einen Klick und eine Bestätigung, mit einer optionalen Notiz. Änderungen anzufordern, kostet einen Klick und einen Satz, und der Satz ist Pflicht: Ein Plan kann nicht ohne Notiz zurückgeschickt werden, die sagt, was zu ändern ist, ein Launch nicht ohne Begründung abgelehnt werden, und ein Abwesenheitsantrag ebenfalls nicht. Auch der Prüfbildschirm der Bibliothek verlangt eine Notiz, wenn Sie Änderungen anfordern. Der Plan kehrt als „Änderungen angefordert“ zu der Person zurück, die ihn eingereicht hat, die Prüfaufgabe wandert mit der Notiz zurück in deren Liste, und der Eintrag verschwindet aus dem Wartezähler des Freigebers.
So bleibt die Nacharbeit aus dem Chat. Der Autor liest die Begründung dort, wo er die Arbeit eingereicht hat, bearbeitet und reicht erneut ein, und der Freigeber trifft sie als frische Einreichung mit einem frischen Fingerabdruck zur Prüfung an. In der Bibliothek zeigt der Prüfbildschirm das Asset so, wie der Kunde es sehen wird, und Kommentare lassen sich an eine Stelle der Vorschau heften und intern halten oder von jemandem mit der Berechtigung „Publish“ mit dem Kunden teilen, sodass das Feedback auf die Sache zeigt, statt sie aus dem Gedächtnis zu beschreiben.
Die Kundenfreigabe geschieht im Portal, direkt am Asset
Eine Freigabeanfrage, eine angeheftete Änderungsanfrage und eine Versionsleiste für Werbemittel
Eine Kundenprüfung beginnt erst, nachdem Ihr Team das Asset freigegeben oder ein Überspringen erfasst hat. Jemand mit der Berechtigung „Publish“ teilt es im Portal des Kunden und bittet um eine Antwort, mit einer optionalen Notiz, die der Kunde liest. Im Prüfbereich nennt eine Überschrift Ihre Agentur und sagt, dass sie um Freigabe bittet. Nur ein Portal-Administrator sieht „Freigeben“. Jedes Portalmitglied kann „Änderungen anfordern“ wählen, was eine schriftliche Notiz verlangt und einen Pin an der genauen Stelle tragen kann. Wurde die Grafik eines Werbemittels während der Prüfung ersetzt, erscheinen seine früheren Versionen in einer Leiste, und jeder Pin merkt sich die Version, auf der er gesetzt wurde.
Ihr Team sieht die Antwort als „Vom Kunden freigegeben“ oder „Kunde hat Änderungen angefordert“, und wer die Prüfung angefragt hat und wer das Asset eingereicht hat, werden sofort benachrichtigt, im Rahmen der eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Ein Portal-Administrator kann eine Freigabe eine Stunde lang zurücknehmen, wodurch das Asset zu „Wartet auf Kundenprüfung“ zurückkehrt. Kommen Änderungen zurück, bearbeiten Sie das Asset und fragen erneut an. Interne Kommentare und der Prüfverlauf bleiben auf Ihrer Seite: Das Portal erhält die Anfragenotiz, die eigene Entscheidung des Kunden und als geteilt markierte Kommentare. Kundenportale gehören zu den Tarifen Scale und Enterprise, während die interne Freigabe in jedem Tarif funktioniert.
Niemand gibt den eigenen Plan frei, und die eine Ausnahme wird protokolliert
Ein Agency Admin kann die eigene Arbeit freigeben, und der Eintrag sagt das
Ein Plan, den eine Person eingereicht hat, wird von einer anderen freigegeben. Versucht es der Einreicher selbst, lehnt der Server mit einer klaren Meldung ab, und der Posteingang zeigt dort, wo die Schaltfläche „Freigeben“ stünde, einen Hinweis, statt sie anzubieten. Der in einer Einreichung genannte Prüfer ist ein Verweis, keine Sperre: Jedes Teammitglied mit der Freigabeberechtigung für diesen Kunden kann entscheiden, die Abwesenheit einer Person muss eine Kampagne also nicht aufhalten, solange ein anderer Freigeber da ist, und eine Einreichung, die niemanden nennt, kann jeder Freigeber übernehmen.
Eine Ausnahme gibt es, und sie hinterlässt eine Spur. Ein Agency Admin kann die eigene Einreichung oder einen Plan freigeben, den niemand eingereicht hat, und die Freigabe wird als selbst freigegeben gespeichert und im Posteingang so gekennzeichnet; wurde der Plan eingereicht, hält auch seine Prüfaufgabe das fest. Für eine kleine Agentur, in der der Inhaber zugleich Stratege ist, ist das ehrliche Buchführung und keine Umgehung: Der Verlauf zeigt, wer entschieden hat und dass keine zweite Person es tat.
Launch-Anfragen warten auf jemanden, der veröffentlichen darf
Die Preflight-Prüfungen des Servers laufen im Moment der Freigabe erneut
Nicht jeder, der eine Kampagne baut, darf sie live schalten. Das Starten braucht die Berechtigung „Publish“ für den Kunden, und ein E-Mail- oder SMS-Launch braucht außerdem CRM-Zugriff auf den Kunden, ob Sie ihn starten, freigeben oder anfragen. Ein Teammitglied ohne „Publish“ kann trotzdem anfragen. Die Anfrage erscheint unter „Launches“ als „Wartet auf Launch-Freigabe“. Die Zeile zeigt, wer angefragt hat, die Notiz und die Prüfungen, wie sie bei der Anfrage standen, Warnungen eingeschlossen: etwa eine Bibliotheksvorlage, die noch nicht freigegeben ist. Eine Anfrage, die eine Prüfung nicht besteht, wird beim Stellen abgelehnt; eine wartende hat die blockierenden Prüfungen also bestanden. Ein Publisher gibt frei oder lehnt ab, und eine Ablehnung braucht eine Begründung, die die anfragende Person lesen kann.
Vor der Freigabe liest der Publisher eine kurze Zeile zu den Folgen: wen eine E-Mail erreichen wird und ob sie sofort oder nach Zeitplan startet, oder dass ein manueller Launch nur eine Aufgabe für die Person anlegt, die von Hand veröffentlicht. Die Prüfungen laufen dann erneut, weil sich zwischen Anfrage und Freigabe Dinge bewegen, und eine fehlschlagende Prüfung wird im Dialog aufgeführt statt durchgewunken. E-Mail-Launches werden versendet; Paid-, Social- und SMS-Launches werden als von Hand erledigt erfasst, und der Posteingang macht deutlich, was davon was ist.
Abwesenheitsentscheidungen stehen neben der Kundenarbeit, aber getrennt davon
Freigeben oder ablehnen, und eine Ablehnung erklärt sich immer
Abwesenheitsanträge sind keine Kundenarbeit und bekommen deshalb einen eigenen Tab, der nur Agency Admins gezeigt und als „Workspace-weit“ gekennzeichnet wird. Jede Zeile nennt die Person, die Art der Abwesenheit, den Zeitraum, die gezählten Arbeitstage und eine eventuelle Notiz, und „Freigeben“ oder „Ablehnen“ öffnet denselben Dialog wie die anderen Tabs. Ablehnen verlangt eine Begründung, die die antragstellende Person lesen wird, sodass eine Absage nie als Schweigen ankommt.
Die Regeln sind die, auf die die Personalabteilung bestehen würde. Ihre eigenen Anträge erscheinen nie in Ihrem Posteingang, und niemand entscheidet über die eigene Abwesenheit, solange es einen anderen aktiven Agency Admin gibt. Nur in einem Workspace mit einem einzigen Administrator darf jemand den eigenen Antrag entscheiden, und der Eintrag zeigt dann, dass es eine Selbstentscheidung war. Die antragstellende Person erfährt das Ergebnis per E-Mail, die Tageszahl wurde einmal vom Server berechnet, sodass die freigegebene Zahl der entspricht, die sie gesehen hat, und das Profil des Mitglieds ist für den Kontext einen Klick entfernt. Die Berechtigung lässt sich nicht an eine Teamleitung delegieren: Sie bleibt bei Administratoren.
„Auch wartend“: Zahlen für Arbeit, die anderswo entschieden wird
Stundenzettel und Buchungsskripte werden hier gezählt und in ihren eigenen Tools geprüft
Manche Freigaben brauchen mehr Platz als eine Zeile. Einträge im Stundenzettel werden in der Zeiterfassung mit einer ganzen Woche im Blick geprüft, und Revisionen von Buchungsskripten werden neben dem Skript geprüft. Der Posteingang lässt sie dort, wo sie am besten funktionieren, und ergänzt eine Karte, „Auch wartend“, mit einer Zahl und einem Link „Öffnen“ für jede, sodass ein Administrator, der den Tag hier beginnt, trotzdem erfährt, wie viele Einträge warten, ohne ein zweites Tool zu öffnen.
Zahlen sind ehrlich oder fehlen. Jede Quelle meldet ihren eigenen Zustand, und eine, die nicht lädt, zeigt statt einer Null eine Fehlerkarte mit Option zum erneuten Versuch; eine Zahl, die nicht gelesen werden konnte, wird weggelassen und nie als „keine“ angezeigt. Dieselbe Regel gilt für die ganze Seite: Ein fehlerhafter Bibliotheksabruf kann den Tab „Pläne“ nicht leeren, und eine lange Warteschlange sagt, wenn sie bei den neuesten Einträgen gekappt wurde, statt zu suggerieren, das sei alles.
Eine Freigabematrix: wer was entscheidet und mit welcher Berechtigung
Legen Sie Ihren Freigabe-Workflow einmal fest, vor dem ersten Launch, und jeder spätere Streit darüber, wer etwas hätte freigeben sollen, wird kürzer. Die Tabelle nennt Zeile für Zeile, was die Konsole heute durchsetzt.
| Was wartet | Wer reicht es ein | Wer entscheidet | Eine zweite Person? | Was die Entscheidung bewirkt |
|---|---|---|---|---|
| Ein Bibliotheks-Asset: Thema, Keyword-Liste, Text, Werbemittel, Landingpage, Buchungsseite, Formular oder E-Mail | Alle, die die Bibliothek bearbeiten können | Alle mit der Berechtigung „Approve“ (Freigeben) für diesen Kunden | Nicht erzwungen: Ein Freigeber darf freigeben, was er selbst eingereicht hat | Ein freigegebenes Asset oder eines, bei dem die Freigabe übersprungen wurde, darf mit dem Kunden geteilt werden |
| Die Prüfung eines geteilten Assets durch den Kunden | Die Agentur fragt an, mit der Berechtigung „Publish“ (Veröffentlichen) | Der Kunde: Ein Portal-Administrator gibt frei, jedes Portalmitglied kann Änderungen anfordern | Der Kunde ist die andere Partei | Die Antwort wird an der Prüfung festgehalten, und eine Freigabe lässt sich innerhalb einer Stunde zurücknehmen |
| Ein Kampagnenplan | Alle, die die Bibliothek bearbeiten können | Alle mit der Berechtigung „Approve“ für diesen Kunden | Ja, außer bei einem Agency Admin, und die Ausnahme wird protokolliert | Der Plan darf gestartet werden, solange ihn danach niemand bearbeitet |
| Eine Launch-Anfrage | Alle, die die Bibliothek bearbeiten können, bei E-Mail und SMS mit CRM-Zugriff | Alle mit der Berechtigung „Publish“ für diesen Kunden, bei E-Mail und SMS mit CRM-Zugriff | Immer: Ohne „Publish“ lässt sich nicht starten, also entscheidet ein Publisher | Ein E-Mail-Launch startet oder wird geplant, und ein manueller Launch legt eine Aufgabe an |
| Ein Abwesenheitsantrag | Jedes Teammitglied, für die eigene Abwesenheit | Nur ein Agency Admin | Ja, solange es einen anderen aktiven Agency Admin gibt | Hält freigegeben oder abgelehnt samt Begründung fest und schreibt der antragstellenden Person per E-Mail |
Standardmäßig kann ein Teammitglied mit der Rolle Agency Team Bibliotheks-Assets und Pläne ansehen, anlegen und bearbeiten, was heißt: Es kann Pläne zur Freigabe einreichen, aber nicht freigeben oder veröffentlichen. Eine Anfrage, eine E-Mail- oder SMS-Kampagne zu starten, setzt außerdem voraus, dass die anfragende Person CRM-Zugriff hat, den Teammitglieder standardmäßig nicht haben. Agency Admins haben jede Berechtigung. Ein Administrator kann „Approve“ oder „Publish“ an eine Teamleitung vergeben, einer Person nach der anderen oder über eine Berechtigungsvorlage, und ein Teammitglied handelt nur bei den Kunden, denen es zugewiesen ist. Entscheidungen über Abwesenheiten lassen sich überhaupt nicht delegieren.
Tipp
Schreiben Sie die Matrix vor dem ersten Launch auf
Nennen Sie für jeden Kunden, wer Pläne freigibt und wer veröffentlicht, und machen Sie daraus verschiedene Personen, wo Sie können. Wo eine Person beides tun muss, hält die Konsole das fest, und das ist die ehrliche Alternative dazu, so zu tun, als hätte ein zweites Augenpaar hingesehen.
Einreicher, Prüfer, Freigeber, Publisher und anfragende Person, in einfachen Worten
Dieselben fünf Wörter tauchen in jedem Tab auf. Jedes hat genau eine Bedeutung.
- Einreicher
- Die Person, die einen Plan zur Freigabe schickt. Sie bearbeitet und reicht ein und kann ihren eigenen Plan nicht freigeben, es sei denn, sie ist ein Agency Admin.
- Prüfer
- Die Person, die ein Einreicher an einem Plan nennt. Der Name ist ein Hinweis: Er bestimmt, wer benachrichtigt wird und wem die Prüfaufgabe gehört, und jeder Freigeber kann trotzdem entscheiden.
- Freigeber
- Jede Person mit der Berechtigung „Approve“ für den Kunden. Freigeber entscheiden über Bibliotheksprüfungen und Planfreigaben.
- Publisher
- Jede Person mit der Berechtigung „Publish“ für den Kunden. Publisher starten freigegebene Pläne, entscheiden über Launch-Anfragen und bitten Kunden, Bibliotheks-Assets zu prüfen.
- Anfragende Person
- Die Person, die einen Launch angefragt hat, ohne die Berechtigung „Publish“ zu haben. Sie kann ihre eigene Anfrage abbrechen, solange sie wartet.
Freigaben in vier Schritten aus Chat und E-Mail herausholen
Menschen geben weiterhin dort frei, wo sie ohnehin miteinander reden. Eine Einführung gelingt, wenn der Posteingang einfacher ist als die Nachricht; fangen Sie also mit einem Kunden und einer Art von Entscheidung an.
Die Jas auflisten, die Sie heute geben
Notieren Sie eine Woche lang jede Freigabe, die in Chat oder E-Mail geschieht: ein Werbemittel, eine Landingpage, eine Kampagne, einen Launch, einen freien Tag. Sortieren Sie sie in die vier Dinge, die der Posteingang aufnimmt, und lassen Sie den Rest, wo er ist.
Freigeber je Kunde benennen
Legen Sie für jeden Kunden fest, wer Pläne freigibt und wer veröffentlicht, vergeben Sie diese Berechtigungen und weisen Sie diese Personen dem Kunden zu. Ein Teammitglied, das einem Kunden nicht zugewiesen ist, sieht dessen Arbeit nicht im Posteingang.
Einen Kunden zwei Wochen lang laufen lassen
Bitten Sie Einreicher, einen Prüfer zu nennen und den Grund in die Notiz zu schreiben. Wenn jemand im Chat um ein Ja bittet, antworten Sie, dass es im Posteingang liegt, und entscheiden Sie es dort. Die Prüfaufgabe, die Glocke und eine E-Mail sagen es dem Prüfer ohnehin, sodass die meisten Prüfer es ohne Anstoß erfahren.
Den Posteingang zum einzigen Ja machen
Holen Sie nach zwei Wochen den nächsten Kunden herüber. Sagen Sie dem Team, dass die Konsole einen Launch ohne freigegebenen Plan ohnehin ablehnt, und beginnen Sie jeden Tag im Tab „All“ (Alle), wobei eine Zahl über null die erste Aufgabe ist.
Wovor die Anzeige „Changed since approval“ (Seit der Freigabe geändert) Sie schützt
Die Warnung ist keine Nörgelei. Sie markiert den Moment, in dem ein Plan nicht mehr der Plan war, dem jemand zugestimmt hat.
| Status | Was er bedeutet | Was als Nächstes geschieht |
|---|---|---|
| „Pending“ (Ausstehend) | Eingereicht und wartet auf einen Freigeber | Ein Prüfer entscheidet: freigeben oder mit einer Notiz zurückgeben |
| „Changes requested“ (Änderungen angefordert) | An die Person zurückgeschickt, die ihn eingereicht hat | Sie bearbeitet den Plan und reicht ihn erneut ein |
| „Approved“ (Freigegeben) | Der Freigeber hat den Plan so angenommen, wie er war | Er kann von der Launch-Seite seines Kanals gestartet werden |
| „Changed since approval“ (Seit der Freigabe geändert) | Der Plan wurde nach seiner Freigabe bearbeitet | Er braucht eine neue Freigabe, bevor er starten kann |
Der Vergleich berücksichtigt drei Dinge: den Plan selbst, die E-Mail-Vorlagen der Bibliothek, die ein E-Mail-Plan versendet, und jede gespeicherte Zielgruppe hinter einem E-Mail-, SMS- oder Paid-Plan: die Definition der Zielgruppe und, bei einer festen Liste, wer darauf steht. Eine Änderung an einem davon zählt, auch an einer Vorlage, die andere Kampagnen teilen. Ein Segment, das durch Regeln definiert ist, kann am Versandtag trotzdem andere Personen treffen, ohne die Freigabe zu entwerten. Eine ausstehende Einreichung, die bearbeitet wurde, während sie wartete, kann nicht freigegeben werden, und ihre Zeile sagt, dass sie erneut eingereicht werden muss.
Zwei Grenzen sind gut zu kennen. Wird ein Plan bearbeitet, nachdem ein Launch geplant wurde, vergleicht der Dispatcher unmittelbar vor der Ausführung erneut, und der Launch schlägt dann mit einer klaren Erklärung fehl, ohne dass etwas gesendet wird. Und Bibliotheks-Assets funktionieren anders: Ein Asset trägt einen Prüfstatus statt eines Inhalts-Fingerabdrucks, sodass das Bearbeiten eines freigegebenen Assets seine Prüfung unverändert lässt. Öffnen Sie die Prüfung neu, wenn sich die Arbeit ändert.
Ein Zehn-Minuten-Durchgang durch den Posteingang für Freigeber
Der Posteingang ist darauf angelegt, von oben abgearbeitet zu werden. Diese Reihenfolge stellt die Entscheidungen, die andere Personen blockieren, an den Anfang.
Bei „All“ (Alle) beginnen
Lesen Sie die Zähler an den Tabs. Hat die Kundenauswahl in der Kopfzeile den Kundenfilter auf ein Konto eingegrenzt, weiten Sie ihn zuerst, damit nichts hinter einem Filter wartet, den Sie vergessen hatten.
Zuerst die Launch-Anfragen übernehmen
Jemand wartet darauf, veröffentlichen zu können. Lesen Sie die Prüfungen und die einzeilige Folge, dann geben Sie frei oder lehnen mit einer Begründung ab. Eine fehlschlagende Prüfung erscheint im Dialog und hält die Freigabe auf.
Dann die Pläne
Öffnen Sie jeden Plan über seine Zeile. Eine Zeile, die als nach der Einreichung bearbeitet gekennzeichnet ist, kann nicht freigegeben werden; fordern Sie also eine erneute Einreichung an, statt zu warten. Fordern Sie Änderungen mit einer Notiz an, die benennt, was zu ändern ist.
Dann die Bibliothek
Öffnen Sie jede Prüfung so, wie der Kunde sie sehen wird. Geben Sie frei, fordern Sie Änderungen an oder überspringen Sie die Freigabe; das hält fest, dass niemand das Asset geprüft hat, und wird nicht als freigegeben angezeigt. Heften Sie einen Kommentar an die Stelle, die Sie meinen.
Mit Abwesenheiten und „Also waiting“ abschließen
Administratoren entscheiden zuletzt über Abwesenheiten, mit einer Begründung bei jeder Ablehnung. Zeigt die Karte „Also waiting“ (Auch wartend) Einträge im Stundenzettel oder Revisionen von Buchungsskripten, öffnen Sie die Zeiterfassung oder die Buchungsskripte über ihre Links.
Drei Gewohnheiten halten den Durchgang kurz: mit einer Notiz einreichen, einen Prüfer nennen und im Posteingang statt im Chat entscheiden. Der Posteingang aktualisiert sich, sobald Sie zum Tab zurückkehren, und einmal pro Minute, solange er geöffnet bleibt; Sie können ihn also offen lassen und zu einer aktuellen Zahl zurückkehren.
Was der Posteingang nicht tut, damit niemand es annimmt
Eine Entscheidungswarteschlange ist nur vertrauenswürdig, wenn ihre Grenzen klar sind.
- Der Posteingang sendet keine Erinnerungen und eskaliert nicht. Eine Planeinreichung löst eine Meldung in der Glocke aus und sendet eine E-Mail an den Prüfer, oder an jeden Freigeber des Kunden, wenn keiner genannt ist, und legt eine Prüfaufgabe an, die in drei Tagen fällig ist; das Datum dieser Aufgabe in Projekte ist also der Anstoß. Die Morgenübersicht, standardmäßig an Werktagen gesendet, listet außerdem die Bibliotheksprüfungen, Zeiteinträge und Abwesenheiten auf, die auf Sie warten, aber keine Pläne oder Launch-Anfragen. Eine Bibliothekseinreichung benachrichtigt Freigeber und legt keine Aufgabe an. Ein Eintrag wartet, bis eine Person ihn entscheidet.
- Abgesehen von E-Mail postet oder sendet er heute nichts für Sie. Ein Paid-, Social- oder SMS-Launch wird als von Hand erledigt erfasst: Die Freigabe legt eine Aufgabe und einen Export der eingefrorenen Spezifikation an, und jemand markiert ihn als gestartet, veröffentlicht oder gesendet. Ein E-Mail-Launch ist die Ausnahme: Er versendet die E-Mails für Sie.
- Er entscheidet nicht über Stundenzettel oder Buchungsskripte. Diese werden unter „Also waiting“ gezählt und in ihren eigenen Tools entschieden.
- Er zeigt Kunden weder Pläne noch Launches noch den Posteingang. Ein Kunde sieht die Bibliotheks-Assets, die Sie mit ihm teilen, im Portal und prüft die, um deren Prüfung Sie ihn bitten.
- Er zeigt jeder Person die Kunden, die sie sehen kann. „Approve“ und „Decline“ (Ablehnen) erscheinen nur dort, wo sie die Berechtigung hat, eine wartende Plan- oder Launch-Zeile, über die sie nicht entscheiden kann, nennt, wer es kann, und der Tab „Time off“ (Abwesenheiten) erscheint nur für Administratoren.
- Er startet einen Plan, dessen Launch abgeschlossen ist, nicht erneut. Um ihn noch einmal zu senden, duplizieren Sie den Plan und geben Sie die Kopie frei. Ein fehlgeschlagener, abgebrochener oder abgelehnter Launch kann erneut versucht werden.
Wo die eigene Freigabe des Kunden hineinpasst
Pläne und Launches sind interne Entscheidungen. Die Abnahme des Kunden gilt für Bibliotheks-Assets, die Sie mit ihm teilen.
Zuerst intern freigeben
Ein Asset lässt sich mit einem Kunden teilen, sobald ein Freigeber der Agentur es freigegeben oder die Freigabe übersprungen hat. Assets, die schon geteilt wurden, bevor es Freigaben gab, sind als geteilt gekennzeichnet und werden nie blockiert.
Teilen, dann um Prüfung bitten
Jemand mit der Berechtigung „Publish“ teilt das Asset und bittet um die Prüfung des Kunden, mit einer optionalen Notiz, die der Kunde zur Anfrage sieht. Als geteilt markierte Kommentare sind für den Kunden ebenfalls sichtbar.
Der Kunde antwortet im Portal
Ein Portal-Administrator gibt frei, und jedes Portalmitglied kann Änderungen anfordern. Beides geschieht am Asset, wie der Kunde es sieht, mit Kommentaren, die er an die gemeinte Stelle heften kann.
Zurücknehmen, wieder öffnen oder erneut anfragen
Der Kunde kann eine Freigabe innerhalb einer Stunde zurücknehmen. Nach einer Änderungsanfrage bearbeiten Sie und fragen erneut an. Sie können die Anfrage zurückziehen, solange sie beim Kunden liegt, und die Prüfung wieder öffnen, sobald sie freigegeben oder übersprungen wurde.
Im Posteingang stehen diese Assets im Tab „Library“ (Bibliothek) unter „With the client“ (Beim Kunden), bis der Kunde sie freigibt, und danach unter „Decided“ (Entschieden). Fordert der Kunde Änderungen an, bleiben sie unter „With the client“, bis Sie erneut anfragen oder die Anfrage zurückziehen. Die Kundenprüfung braucht das Kundenportal, das zu den Tarifen Scale und Enterprise gehört. Grafiken sind ein häufiger Fall, und Werbemittel verwalten zeigt, wie Versionen und Prüfung am Werbemittel selbst hängen.
Häufige Fragen
Was sollte ein Freigabe-Workflow in einer Agentur abdecken?
Vier Dinge brauchen meist eine benannte Entscheidung: Werbemittel und Texte, bevor sie einen Kunden erreichen, Kampagnenpläne, bevor Geld gebunden wird, Launches, bevor etwas live geht, und Abwesenheiten, bevor sie zugesagt werden. Dieser Posteingang enthält alle vier, mit den unveränderten Regeln jedes Tools, sodass der Freigabeprozess aus Berechtigungen und Nachweisen besteht statt aus einem Dokument, das niemand öffnet.
Welche Tarife enthalten den Freigaben-Posteingang?
Der Posteingang gehört zu jedem Tarif. Was in ihn hineinfließt, hängt vom Tarif ab: Die Paid- und Social-Planer und -Launches brauchen den Tarif Agency oder höher, die E-Mail- und SMS-Planer gehören zu jedem Tarif, und die eigene Prüfung eines Bibliotheks-Assets durch einen Kunden braucht das Kundenportal in Scale oder Enterprise. Entscheidungen über Abwesenheiten stehen Agency Admins in jedem Tarif zur Verfügung.
Wer darf einen Plan oder ein Bibliotheks-Asset freigeben?
Alle mit der Berechtigung „Approve“ für diesen Kunden. Agency Admins haben sie automatisch, und ein Administrator kann sie an eine Teamleitung vergeben. Standardmäßig kann ein Teammitglied bearbeiten und einreichen, aber nicht freigeben oder veröffentlichen. Teammitglieder handeln außerdem nur bei den Kunden, denen sie zugewiesen sind, sodass ein Freigeber den Posteingang auf die eigenen Konten gefiltert sieht.
Kann ich im Posteingang meine eigene Arbeit freigeben?
Das hängt von der Art des Eintrags ab. Ein Plan kann nicht von der Person freigegeben werden, die ihn eingereicht hat, es sei denn, sie ist ein Agency Admin; dann wird die Freigabe als selbst freigegeben protokolliert. Bibliotheksprüfungen verlangen keine zweite Person, ein Freigeber darf also freigeben, was er eingereicht hat. Niemand entscheidet über die eigene Abwesenheit, solange ein anderer Administrator es kann.
Was passiert, wenn ein Plan nach seiner Freigabe bearbeitet wird?
Er zeigt „Changed since approval“ (Seit der Freigabe geändert), im Posteingang bei Freigaben der letzten 14 Tage sowie auf den Plan- und Launch-Seiten, und kann nicht gestartet werden, bis er erneut eingereicht und freigegeben wurde. Der Server vergleicht den freigegebenen Inhalt mit dem Plan, wie er steht, wenn ein Launch angelegt oder freigegeben wird, und noch einmal kurz bevor ein geplanter Launch ausgeführt wird, sodass der freigegebene Inhalt nicht als anderer Inhalt rausgehen kann.
Wird ein Launch mit seiner Freigabe automatisch gepostet oder gesendet?
E-Mail-Launches werden versendet. Heute legt die Freigabe eines Paid-, Social- oder SMS-Launches eine Aufgabe und eine exportierte Spezifikation an, die eine Person ausführt, und ein Publisher markiert den Launch dann als gestartet, veröffentlicht oder gesendet, mit einem optionalen Link. Die Konsole postet nicht in sozialen Netzwerken und versendet keine SMS.
Sehen Kunden den Posteingang oder ihre Pläne?
Nein. Der Posteingang ist intern, und Pläne und Launches werden nie im Portal gezeigt. Ein Kunde sieht die Bibliotheks-Assets, die Sie mit ihm teilen, in seinem eigenen Portal in seiner Marke und prüft die, um deren Prüfung Sie ihn bitten: Ein Portal-Administrator kann freigeben, und jedes Portalmitglied kann Änderungen anfordern. Das Portal gehört zu den Tarifen Scale und Enterprise.
Erinnert der Posteingang Freigeber oder eskaliert er veraltete Einträge?
Der Posteingang sendet keine Erinnerungs-E-Mails und eskaliert nicht. Eine Planeinreichung löst eine Meldung in der Glocke aus und schreibt dem Prüfer, oder jedem Freigeber des Kunden, wenn keiner genannt ist, und legt eine Prüfaufgabe an, die in drei Tagen fällig ist. Eine Bibliothekseinreichung benachrichtigt Freigeber und legt keine Aufgabe an. Die Morgenübersicht an Werktagen listet die Bibliotheksprüfungen, Zeiteinträge und Abwesenheiten auf, die auf Sie warten. Ein Eintrag wartet, bis jemand ihn entscheidet; nutzen Sie die Zähler und die Fälligkeitstermine der Aufgaben zum Nachfassen.
Was, wenn ein Teil des Posteingangs nicht lädt?
Jede Quelle meldet ihren eigenen Zustand. Ein fehlgeschlagener Abruf zeigt nur an diesem Tab eine Fehlerkarte mit Option zum erneuten Versuch, und die anderen Tabs arbeiten weiter. Eine Zahl, die der Server nicht lesen konnte, wird weggelassen statt als null gezeigt, und eine an ihrem Limit gekappte Liste sagt das, sodass ein leerer Tab nie ungelesene Arbeit verbirgt.
Wie unterscheidet sich der Posteingang vom Aktivitätscenter?
Das Aktivitätscenter ist ein Feed dessen, was in der Konsole geschehen ist, mit Filtern und Lesestatus. Der Freigaben-Posteingang ist der Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden, mit ihren Regeln: wer freigeben darf, was die Freigabe abdeckt und was als Nächstes geschieht. Viele Einträge erscheinen in beiden, und eine Benachrichtigung über eine Freigabe öffnet hier ihre Zeile.