Gestion d’équipe en agence
Gérez toute l’équipe de votre agence
Un effectif avec des profils complets, des permissions par rôle, de vrais sièges et invitations, des compétences, des départements, des liens hiérarchiques et la charge par client — le volet humain de votre console d’agence. Créez votre propre espace de travail, ou découvrez son fonctionnement.
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Gestion d’équipe en agence
Un logiciel de gestion d’équipe pour agences, pour tout votre effectif
Diriger une agence marketing, c’est diriger une équipe : stratèges, graphistes, acheteurs média et responsables de compte, chacun avec son rôle, ses compétences et son portefeuille. Le logiciel de gestion d’équipe pour agences d’AI Marketing Dashboard réunit cet effectif au même endroit : un profil riche par personne, les contrôles de rôle et de permissions qui décident qui peut faire quoi, et les sièges et invitations qui font réellement entrer les gens dans l’espace de travail. C’est le volet humain de la console — l’organigramme, le contrôle d’accès et la vue de capacité dont une agence en croissance a besoin — distinct des clients que vous gérez et des feuilles de temps que vous validez.
Accueillir quelqu’un
Accueillez un nouveau collègue avec les bons accès dès le premier jour
Une personne arrive avec les autorisations que vous avez choisies, les clients que vous lui avez affectés et les documents dont elle a besoin, et non avec un compte vide et une liste de tâches.
Envoyez l’invitation
Invitez par e-mail depuis Membres de l’équipe. Le compteur de sièges inclut les invitations en attente, et une invitation non acceptée garde son siège pendant 30 jours.Définissez ses autorisations
Faites partir un membre d’un modèle (« Full access », « All but Finances & HR », « Project delivery », « Marketing & content » ou « Sales & CRM ») et ajustez à partir de là. Les administrateurs détiennent toutes les capacités.Affectez ses clients
Un membre ne voit que les clients que vous lui affectez, et une affectation peut être restreinte à certains projets et pipelines.Préparez les documents
Tant que l’invitation est en attente, ajoutez le contrat, l’accord de confidentialité et le manuel de l’employé. Ils attendent quand la personne rejoint l’espace, et l’assistant d’accueil la guide dans la signature.
Ce que vous contrôlez
Qui peut voir quoi, noir sur blanc
Les autorisations, l’accès aux clients et les dossiers RH sont des contrôles distincts : en accorder un n’en accorde donc jamais d’autres en silence.
5
modèles de départ pour les autorisations d’un membre
3
onglets RH que seuls les administrateurs et le membre peuvent ouvrir : « Employee Onboarding », « Time Off » et « Finances »
30
jours pendant lesquels une invitation en attente garde un siège avant d’expirer
Invitez votre équipe et gardez la main sur les accès
Créez l’espace de travail, envoyez les invitations et décidez qui voit quel client.
Les formules commencent à 99 $ par mois.
Sur cette page
La gestion d’équipe en agence commence par un effectif et un profil par personne
Tout le monde dans l’agence, avec le détail qui compte
L’effectif liste toutes les personnes de l’équipe dans une grille consultable, et chaque nom ouvre un profil complet que vous modifiez sur place. Renseignez le nom et l’intitulé de poste, chargez une photo, et la même identité apparaît partout où la personne figure : sa carte dans la liste, l’en-tête de son profil et les éléments d’interface d’équipe dans toute la console. Pas d’outil d’avatars à part ni d’annuaire du personnel périmé : l’effectif est la source unique de vérité sur qui travaille ici.
Chaque profil porte aussi un statut de travail — actif, absent ou hors ligne — défini depuis l’en-tête et répercuté dans tout l’espace de travail : l’équipe voit d’un coup d’œil qui est disponible. La liste et ses statistiques lisent ces valeurs en direct plutôt qu’un jeu figé, et c’est ce qui transforme une liste de salariés statique en un effectif auquel les gens font confiance et qu’ils tiennent à jour.
Des rôles et des permissions fines décident de qui peut faire quoi
Un contrôle d’accès taillé pour un studio pluridisciplinaire
Dans une équipe d’agence, tout le monde ne doit pas avoir la même portée. Des niveaux de rôle et un modèle de permissions sur le profil de chaque membre décident de ce que chacun peut voir et faire : un responsable de compte, un graphiste junior et un responsable des opérations obtiennent exactement l’accès que leur métier exige — ni plus, ni moins. Le rôle vit sur le profil, à côté de l’intitulé de poste et du lien hiérarchique : l’accès et la responsabilité sont décrits au même endroit.
Comme les permissions sont attachées à la personne plutôt qu’éparpillées entre les outils, intégrer une recrue ou ajuster la portée de quelqu’un se fait par une seule modification de profil, et non par un passage en revue d’une douzaine d’écrans de paramètres. C’est le contrôle d’accès simple et lisible dont un studio a besoin dès qu’il dépasse le stade où tout le monde fait confiance à tout le monde pour tout.
Des sièges et des invitations adossés à une vraie appartenance
Ajoutez un collègue, envoyez un vrai siège, voyez qui est en attente
Une carte Accès à l’espace de travail, sur la page d’équipe, est l’endroit unique où gérer qui peut se connecter. Elle liste les membres réels avec un sélecteur de rôle et une commande de retrait, affiche les invitations en attente que vous pouvez révoquer, et suit une pastille de sièges utilisés sur sièges totaux : vous savez toujours quelle marge il reste sur votre formule. La liste des membres provient directement de l’appartenance à l’organisation de l’espace de travail.
Inviter un collègue lui envoie un véritable siège : le parcours Inviter un membre lui adresse un e-mail, et la personne apparaît sous les invitations en attente jusqu’à ce qu’elle accepte. Le parcours est limité par les sièges de votre abonnement : vous ne pouvez pas survendre votre formule par accident, et passer d’un studio de trois personnes à une agence de vingt-cinq sièges se résume à ajouter des sièges et à inviter des gens — ni migration, ni ticket de support.
Compétences, départements et liens hiérarchiques dans un seul profil
L’organigramme dont une agence a réellement besoin
Au-delà du nom et du rôle, chaque profil capte le détail structurel qui rend une équipe lisible : le département de la personne, son fuseau horaire, son type de contrat, sa date d’entrée et la personne à qui elle rend compte. Ensemble, ces champs décrivent la forme de l’agence — liens hiérarchiques, disciplines et horaires de travail — sans maintenir un document d’organigramme séparé qui se périme dès que quelqu’un change d’équipe.
Les profils portent aussi une courte biographie et une liste de compétences affichées sous forme de pastilles nettes : on voit immédiatement qui est spécialiste de l’acquisition payante, qui écrit les contenus longs et qui prend en charge le développement. Quand vous cherchez la bonne personne pour un brief, vous lisez ses points forts sur son profil au lieu de demander autour de vous — la connaissance de qui sait faire quoi vit dans l’effectif, pas dans la tête de quelqu’un.
Charge de travail et affectations par client, avant de trop promettre
Voir le portefeuille de chaque personne sur l’ensemble des clients
La vraie contrainte d’une agence, c’est le temps des gens : chaque profil fait donc remonter les affectations et la charge de la personne sur l’ensemble des clients. Vous voyez qui porte quels comptes et à quel point la personne est chargée, ce qui fait de la capacité un fait visible plutôt qu’une intuition — la différence entre composer l’équipe d’une nouvelle mission en confiance et épuiser en silence votre meilleur acheteur média.
Comme la page d’équipe se trouve dans la même console que les clients, les projets et le travail qu’elle décrit, les affectations ne sont pas une abstraction entretenue à côté : elles reflètent les comptes auxquels les personnes sont réellement rattachées. C’est ce qui garde la vue de charge honnête et permet à un responsable de rééquilibrer avant une échéance plutôt qu’après un retard.
Statut et coordonnées, visibles en un coup d’œil
Un seul endroit pour joindre n’importe qui et voir qui est disponible
L’effectif et sa bande de statistiques lisent en direct le nom, l’intitulé de poste, l’e-mail, le département et le statut de travail de chacun, et la recherche fonctionne sur l’adresse e-mail comme sur le nom : trouver le bon collègue et savoir s’il est disponible prend une seconde, pas un défilement dans une liste figée. Un compteur de personnes actives garde le pouls de qui est en ligne, ce qui compte quand une urgence demande un relais rapide.
Les coordonnées vivent aussi sur le profil : la page d’équipe fait donc office d’annuaire de l’agence. Un seul écran pour rechercher quelqu’un, vérifier sa disponibilité, voir son rôle et le contacter. Garder ensemble l’identité, le statut, les accès et les coordonnées est ce qui fait de cette page le centre humain de l’espace de travail, plutôt qu’une liste de noms de plus.
Donner à chaque collègue le bon accès grâce à un modèle d’autorisations à deux clés
Un logiciel de gestion d’équipe pour agences doit régler deux choses : ce qu’une personne peut faire, et pour quels clients. Un membre a besoin des deux avant que quoi que ce soit s’ouvre.
Invitez quelqu’un comme « Member » (membre) et cette personne part d’un ensemble d’autorisations de collaboration standard : projets, fichiers, chat, sa propre feuille de temps, la Bibliothèque, les réunions et l’assistance. Cet ensemble laisse volontairement de côté la suppression, l’export, la publication, la validation, l’enregistrement, la facturation et la gestion des accès. Même ainsi, la personne ne voit aucun client tant que vous ne lui en affectez pas un, et chaque affectation peut être limitée à des projets et des pipelines choisis.
| Qui | Portée | Comment c’est défini |
|---|---|---|
| « Admin » (administrateur) | Tous les clients et toutes les capacités, y compris les pouvoirs réservés aux administrateurs | Choisi dans l’invitation |
| « Member » (membre) | Uniquement les clients qui lui sont affectés, et uniquement les capacités accordées | Un ensemble standard ou un modèle nommé, puis des affectations de clients |
| Personnes côté client | Leur propre portail, une fonctionnalité des formules Scale et Enterprise, et rien de votre espace de travail | Invitées depuis le compte du client, elles n’utilisent aucun de vos sièges d’équipe |
Les membres voient l’annuaire des collègues mais n’ouvrent que leur propre profil, tandis que les administrateurs ouvrent celui de n’importe qui. Cocher un client prend effet immédiatement. Un modèle d’autorisations ne s’applique qu’à l’enregistrement : vous pouvez donc regarder avant de vous engager. L’aperçu des autorisations dans les Paramètres présente l’ensemble de l’organisation en lecture seule, et le compte client indique qui lui est affecté.
Cinq modèles d’autorisations et à qui chacun convient
Les modèles sont des points de départ nommés pour un ensemble d’autorisations, pas un type de compte distinct.
| Modèle | Convient à | Peut publier dans le portail client | Laisse de côté |
|---|---|---|---|
| « Full access » (accès complet) | Un responsable de confiance qui gère des comptes entiers | Oui | Uniquement les pouvoirs réservés aux administrateurs |
| « All but Finances & HR » (tout sauf Finances et RH) | Un membre senior qui ne doit pas manier l’argent | Oui | La facturation, la validation des feuilles de temps et leur export |
| « Project delivery » (réalisation de projets) | Le personnel qui gère les projets, les fichiers, le chat et les réunions et saisit son propre temps | Non | La publication, la gestion des clients et la création de contenu dans la Bibliothèque |
| « Marketing & content » (marketing et contenu) | Les personnes qui créent du contenu de Bibliothèque et des campagnes | Oui | La facturation, la validation des feuilles de temps et la modification du CRM |
| « Sales & CRM » (ventes et CRM) | Les personnes qui travaillent le pipeline | Non | La création de contenu de Bibliothèque et la modification des projets |
Appliquer un modèle revient à envoyer un ensemble d’autorisations ordinaire : ce qu’il impose est donc identique à un jeu de cases cochées à la main. « Sales & CRM », par exemple, est construit autour du travail dans le CRM. Un ensemble qui diffère de chaque modèle d’une seule case est étiqueté « Custom » (personnalisé) plutôt que présenté comme presque conforme à l’un d’eux. La publication dans le portail client est un interrupteur unique sur le même onglet, qui couvre les projets partagés, les contenus de la Bibliothèque, les scripts de réservation et les leçons de l’Académie.
Les pouvoirs qui restent aux administrateurs
Aucun modèle, aucune case à cocher ni aucune invitation ne peut les confier à un membre : un ensemble d’autorisations généreux ne devient donc jamais une promotion accidentelle.
- Inviter des personnes, modifier les rôles et les autorisations, et retirer des membres
- Lire et valider les dossiers RH privés : onboarding, congés et finances
- Gérer la facturation, la formule et la suppression de l’espace de travail
- Supprimer définitivement un client
- Connecter les comptes de reporting d’un client et gérer leurs synchronisations
- Promouvoir un membre du portail au rang d’administrateur du client
- Enregistrer les identifiants de développement et gérer la configuration des appels vocaux
Astuce
Deux clés protègent aussi les clients
Un membre sous le modèle « Sales & CRM » n’atteint toujours aucun prospect tant qu’un client ne lui est pas affecté. Passez les affectations en revue quand quelqu’un change de rôle, car le modèle seul ne restreint jamais les comptes qu’une personne peut ouvrir.
Préparer les documents d’une recrue avant sa première connexion
Les documents attendent la personne : sa première session est un accueil et une signature, pas une chasse au trésor.
Envoyez l’invitation
Saisissez un e-mail professionnel, choisissez « Admin » ou « Member » (administrateur ou membre) et envoyez. Une invitation en attente compte déjà dans vos sièges, et une invitation non acceptée peut être renvoyée, copiée sous forme de lien sécurisé ou révoquée.
Ouvrez l’invitation en attente
Elle ouvre sa propre page où vous pouvez préparer un contrat, un accord de confidentialité (NDA) et un manuel de l’employé avant que la personne ait rejoint l’espace. Révoquer l’invitation conserve les documents avec l’adresse e-mail.
Placez les champs
Importez un PDF et placez des champs de signature, de date et de texte, ou rédigez le document sous forme de texte. Ordonnez les signataires et ajoutez une contresignature de l’agence quand vous en avez besoin.
La personne rejoint l’espace et découvre le parcours d’accueil
Son accueil la salue au nom de votre espace de travail, puis présente les accords en attente, un court formulaire de renseignements qu’elle peut passer, et une visite guidée.
La personne signe, vous contresignez
Seul un document qui attend le membre bloque « Continue » (continuer). Une fois que chaque partie ayant des champs a terminé, votre contresignature comprise, le document est considéré comme signé.
Note
Les dossiers privés restent privés
« Employee Onboarding », « Time Off » et « Finances » ne s’ouvrent que pour le membre concerné et pour les administrateurs. L’écran, le lecteur de données et la route du serveur vérifient chacun cette règle de leur côté : masquer un onglet n’est donc jamais la seule protection.
Congés, bulletins de paie et retours : ce que peuvent faire un membre et un administrateur
Ce sont des outils de tenue de dossiers, pas une suite RH, et le tableau dit exactement où chacun s’arrête.
| Domaine | Un membre peut | Un administrateur peut |
|---|---|---|
| « Time Off » (congés) | Demander un congé, voir le décompte des jours au fur et à mesure de la saisie et retirer une demande en attente | Valider ou refuser, avec un motif écrit pour chaque refus |
| « Finances » | Mettre à jour ses propres coordonnées de paiement et ouvrir ses propres bulletins de paie | Lire le dossier masqué, et importer ou retirer des PDF de bulletins de paie |
| « Employee Onboarding » (onboarding des employés) | Relire et signer des documents, et soumettre ses informations personnelles | Préparer des documents, contresigner et lire les informations masquées |
| « Feedback » (retours) | Envoyer un retour aux administrateurs, nominatif ou anonyme | Le trier dans une liste du CRM réservée aux administrateurs |
Les congés se déclinent en six types, dont les congés payés, le congé maladie et le congé de deuil, et les jours ouvrés se comptent du lundi au vendredi, avec prise en charge des demi-journées. Personne ne tranche son propre congé tant qu’un autre administrateur est disponible. Pour la capacité, l’onglet « Workload » (charge de travail) s’appuie sur les affectations de tâches et sur les heures saisies dans la feuille de temps, qu’un responsable peut lire à côté du tableau des projets avant d’affecter une équipe à une nouvelle mission.
Note
L’espace de travail ne gère pas la paie
« Finances » conserve un dossier de paiement masqué et une archive de bulletins de paie en PDF, classés par mois. Il ne calcule ni ne verse les salaires, et un mois sans bulletin s’affiche comme vide.
Sièges, invitations et nombre de personnes que contient chaque formule
Les sièges suivent les personnes qui se connectent de votre côté de l’espace de travail, et personne d’autre.
| Formule | Sièges d’équipe | Comptes clients |
|---|---|---|
| Studio | 3 | 3 |
| Agency | 10 | 15 |
| Scale | 25 | 50 |
| Enterprise | Illimités | Illimités |
Une invitation en attente garde son siège pendant 30 jours : une formule qui semble pleine peut donc se libérer quand une ancienne invitation expire. Les personnes qui utilisent un portail client, une fonctionnalité des formules Scale et Enterprise, se connectent séparément et ne prennent jamais de siège d’équipe. Quand une formule est pleine, le parcours d’invitation s’arrête au plafond au lieu de vous vendre des sièges que vous n’avez pas.
Questions fréquentes
Comment donner à un nouveau membre l’accès à certains clients seulement ?
Invitez-le comme « Member » (membre), puis utilisez l’onglet « Clients » de son profil pour sélectionner les comptes qu’il gère. Le changement s’applique immédiatement. Un membre ne voit rien d’un compte qui n’est pas sélectionné, et chaque affectation peut être limitée à des projets et des pipelines choisis. Les administrateurs sont différents : ils accèdent à tous les clients par conception.
Que peut faire par défaut un membre de l’agence une fois invité ?
Il part d’un ensemble d’autorisations de collaboration standard qui couvre les projets, les fichiers, le chat, sa propre feuille de temps, la Bibliothèque, les réunions et l’assistance. Cet ensemble laisse de côté la suppression, l’export, la publication, la validation, l’enregistrement, la facturation et la gestion des accès. Choisissez un modèle nommé ou ajustez les cases pour l’élargir, et n’oubliez pas qu’il a aussi besoin qu’un client lui soit affecté.
Quelles autorisations ne peuvent jamais être déléguées à un membre de l’équipe ?
Inviter et retirer des personnes, modifier les rôles et les autorisations, les dossiers RH privés, la facturation et la formule, la suppression de l’espace de travail, la suppression définitive d’un client, la connexion des comptes de reporting et leur synchronisation, et la promotion d’un membre du portail au rang d’administrateur du client. Ces pouvoirs restent aux administrateurs, quels que soient le modèle ou les cases que vous choisissez.
Puis-je préparer un contrat de travail avant que quelqu’un accepte son invitation ?
Oui. Ouvrez l’invitation en attente et préparez-y le contrat, l’accord de confidentialité (NDA) ou le manuel de l’employé. Les documents sont rattachés à l’adresse e-mail de l’invitation : ils attendent donc dans le parcours d’accueil quand la personne rejoint l’espace, et une invitation révoquée conserve les documents avec cette adresse au cas où vous l’inviteriez de nouveau.
Qui peut voir les congés, les informations de paie et les documents d’onboarding d’un membre de l’équipe ?
Uniquement ce membre et les administrateurs de l’espace de travail. Le profil masque les onglets à tous les autres, le lecteur de données renvoie une réponse vide à toute personne non autorisée, et la route du serveur revérifie la règle à chaque écriture. Les membres ordinaires ne peuvent pas du tout ouvrir le profil d’un collègue.
L’espace de travail gère-t-il la paie ou calcule-t-il les salaires ?
Non. L’onglet « Finances » enregistre les coordonnées de paiement d’un membre sous forme masquée et archive les bulletins de paie en PDF par mois. Il ne calcule, ne programme ni n’envoie la paie. Servez-vous-en comme du lieu où vivent les dossiers, et continuez de faire tourner la paie dans le système que vous utilisez déjà pour cela.
Combien de sièges d’équipe chaque formule inclut-elle ?
Studio inclut 3 sièges, Agency 10, Scale 25 et Enterprise est illimité. Les invitations en attente comptent dans le total jusqu’à leur acceptation ou leur expiration au bout de 30 jours. Les personnes du portail d’un client n’utilisent aucun siège d’équipe. Un compteur de sièges sur la page Membres de l’équipe indique combien sont utilisés, et le parcours d’invitation s’arrête quand la formule est pleine.
Les membres de l’équipe peuvent-ils envoyer des retours anonymes à la direction ?
Oui. L’onglet « Feedback » n’apparaît que sur votre propre profil et vous permet d’écrire aux administrateurs, de façon nominative ou anonyme. Un message anonyme ne stocke rien qui identifie l’expéditeur. Les messages arrivent dans une liste du CRM réservée aux administrateurs, où ils peuvent être examinés et déplacés d’étape en étape comme n’importe quel autre prospect.