Gestion des clients en agence
Intégrez et gérez chaque compte client
Profils clients, briefs de marque, périmètre de mission, forfaits, checklists d’onboarding, rôles d’équipe et factures — une fiche structurée pour chaque compte que votre agence gère. Créez votre propre espace de travail, ou découvrez son fonctionnement.
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Gestion des clients en agence
Onboarding et gestion des clients pour agences marketing
La réussite d’une agence marketing dépend directement de la façon dont elle gère son portefeuille de comptes clients — et la plupart des équipes éparpillent cette information entre un disque partagé, un tableur de forfaits, un questionnaire d’intégration perdu dans une boîte de réception et un document d’onboarding à moitié rempli que personne ne retrouve. Dans AI Marketing Dashboard, la gestion des clients pour agences donne à chaque client une fiche de compte unique et structurée : qui il est, comment sa marque s’exprime, le périmètre convenu, la checklist qui le met en route, les personnes de son équipe et les factures de son compte. C’est l’espace consacré à vos relations clients, délibérément séparé de votre pipeline commercial et de votre espace de fichiers.
Onboarding des clients
Quatre étapes pour passer d’une affaire signée à un compte opérationnel
Chaque étape alimente la suivante, et la checklist d’onboarding se coche d’elle-même à mesure que les informations arrivent.
Créez le compte
Nommez le client dans une courte boîte de dialogue et terminez le reste sur son profil. Un espace Fichiers est créé avec des dossiers pour le marketing, le design et le développement.Laissez la recherche rédiger le profil
Un administrateur de l’agence lance une recherche, et sept chercheurs IA parcourent jusqu’à 44 documents publics en citant chaque fait. Seuls les champs du profil encore vides sont remplis.Cadrez le travail
Choisissez parmi douze services. Chacun indique l’accès aux plateformes dont il a besoin, et ces demandes deviennent des éléments de checklist et des cartes pas à pas pour le client.Invitez le client
Créez le portail du client et mettez une invitation en file d’attente. Son administrateur signe les accords, confirme les informations de l’entreprise et suit une courte visite guidée.Formule Scale
Côté client
Un accueil à la marque du client
- Accords, informations de l’entreprise et visite de 60 secondes
- Les clients ne voient que le travail que vous choisissez de partager
- Jusqu’à 20 personnes de portail par client, et aucune ne prend un siège à votre équipe
- Accueil
- Chat
- Projets
- Pipeline
- Fichiers
- Notes
- Bibliothèque
- Académie
- Assistance
- Profil
Un seul profil
Tout sur le client, au même endroit
Onze onglets réunissent toute la relation : n’importe qui dans l’équipe peut reprendre un compte sans demander autour de lui.
Périmètre de mission
Les services du périmètre, et les accès qu’ils exigent
Douze services du catalogue, plus les vôtres sur mesure. Activez un service et ses demandes d’accès parviennent au responsable de compte et au référent du rôle de ce service. Supprimez-en un, et « Undo » (annuler) le rétablit exactement comme il était.
Google Ads, Meta Ads, SEO, Blogs, réseaux sociaux, landing pages, sites web, design, AI Agents, Merchant Center, Tag Manager et Bing Ads.
Recherche
Une recherche citée et un kit de marque
Chaque fait porte sa source. Le kit est construit à partir des visuels réels de l’entreprise : logos clairs et sombres, photos de profil, images de couverture pour les réseaux sociaux et un PDF de charte de marque.Contrats
Préparer, signer, contresigner
Importez un PDF, placez des champs de signature, de date et de texte, ajoutez les parties et contresignez. Conservez une mise en page comme modèle pour le client suivant.Équipe et rôles
Quatre référents de rôle par client
Responsable de compte, Marketing, Design et Développement, avec des membres supplémentaires en dessous : la responsabilité n’est jamais une devinette.Comptabilité
Les factures sur le compte
Envoyez des factures, enregistrez les paiements et envoyez des relances depuis l’onglet « Accounting » du client. Connectez votre propre compte Stripe et un administrateur du client peut payer depuis le portail.
Intégrez votre prochain client au même endroit
Créez votre espace de travail, ajoutez le compte et laissez la recherche et la checklist faire le premier tour du travail.
Les formules commencent à 99 $ par mois.
Sur cette page
La gestion des clients d’agence commence par un profil et un brief de marque
Tout ce qu’il faut savoir d’un compte, rangé sur le compte
Chaque client géré dispose de son propre profil : une fiche modifiable qui porte les éléments essentiels que votre équipe consulte en permanence — raison sociale, secteur d’activité, date de début de collaboration, formule souscrite, fuseau horaire de travail, statut du compte et photo de profil. C’est l’identité de la relation en un coup d’œil, pour que la personne qui reprend le compte sache pour qui elle travaille sans avoir à demander autour d’elle.
Sous le profil se trouve un brief de marque complet, organisé en sept sections que vous remplissez une fois et consultez ensuite indéfiniment : Contexte de l’entreprise, Audiences cibles, Services, Réseaux sociaux, Charte de marque, Concurrents et Ton de voix. Au lieu de chercher le questionnaire de lancement dans un vieux fil d’e-mails, le stratège, le rédacteur et le graphiste lisent tous le même brief — et les éléments de marque que vous y joignez apparaissent aussi dans l’espace de fichiers du client, pour que les logos et la charte vivent là où le travail se fait.
Un périmètre de mission et des forfaits que vous pouvez vraiment tenir à jour
Ce que vous livrez, ce que cela coûte, et où cela en est
L’onglet périmètre est entièrement modifiable au lieu d’être un document figé. Une bande de statistiques en haut résume le compte d’un seul regard — combien de services sont actifs, combien sont en pause, ce qui reste disponible, le montant du forfait et les heures engagées — pour que la forme de la mission soit lisible dès l’ouverture. Fini de fouiller un PDF signé pour se rappeler ce que le client paie réellement.
Chaque service est une carte avec son statut modifiable, une note et un budget ou un objectif de performance ; vous pouvez ajouter des services sur mesure pour tout ce qui sort du catalogue standard, et une liste de documents modifiable garde les cahiers des charges et les avenants attachés au compte. Quand un forfait change ou qu’un service se met en pause, vous mettez la fiche à jour en quelques secondes — et le périmètre auquel tout le monde se réfère reste exact au lieu de dériver.
Des checklists d’onboarding pour lancer chaque nouveau client de la même façon
Une séquence de démarrage reproductible, plutôt qu’une improvisation à chaque fois
L’onboarding d’un nouveau client est le moment où une agence risque le plus d’oublier une étape : un accès non accordé, un pixel non installé, un appel de lancement jamais planifié. Chaque compte porte sa propre checklist d’onboarding, si bien qu’un nouveau client suit la même séquence de démarrage à chaque fois et que personne n’improvise les deux premières semaines de mémoire.
Comme la checklist vit sur le compte plutôt que dans une liste de tâches générique, l’état du lancement reste visible aux côtés de tout ce que vous savez déjà du client. N’importe qui dans l’équipe peut ouvrir le compte et voir exactement ce qui est fait et ce qui reste en suspens avant que la relation ne soit vraiment lancée — c’est ainsi qu’une agence en croissance offre une première impression constante à chaque nouveau logo qu’elle signe.
Des affectations d’équipe et des rôles rattachés à chaque compte
Qui pilote quoi chez chaque client, dit explicitement
Chaque client a besoin d’une responsabilité claire : chaque compte dispose donc de cartes de référents pour les fonctions clés — Responsable de compte, Marketing, Design et Développement — nommant la personne responsable de cette discipline sur ce client. Quand une question arrive ou qu’il faut confier du travail, aucune ambiguïté sur qui pilote quelle partie de la mission.
Au-delà des référents, une section de membres additionnels permet d’affecter d’autres personnes au compte sans en faire des référents : les contributeurs qui touchent au travail figurent au dossier sans brouiller la question de la responsabilité. Vous obtenez une cartographie des ressources par client que toute l’agence lit d’un coup d’œil — et qui reste attachée au compte quand les personnes vont et viennent.
La comptabilité et les factures conservées sur le compte
Le volet financier de la relation, là où vit tout le reste
La relation d’une agence avec un client est à la fois opérationnelle et financière : la fiche de compte garde donc le volet argent à portée de main. Les factures et la comptabilité par client vivent sur le compte, si bien qu’en passant une relation en revue vous ne basculez pas dans un outil de facturation séparé pour savoir où en sont les choses.
Garder l’image financière à côté du périmètre, du brief et de l’état d’onboarding permet à un responsable de compte de parler de toute la relation depuis un seul endroit — le travail convenu, le travail livré et les factures qui vont avec — au lieu de recomposer l’histoire à partir de trois systèmes déconnectés avant une discussion de renouvellement.
Des paramètres de données par client, organisés sur le compte
L’endroit prévu pour la configuration technique de chaque client
Au-delà du volet humain d’une relation, chaque client arrive avec sa plomberie technique : les domaines et le DNS que vous gérez, l’authentification e-mail qui garde ses campagnes délivrables (SPF, DKIM et DMARC) et la configuration Twilio Voice derrière les numéros de téléphone, le routage, la confiance et l’état de préparation du fournisseur. Un onglet Paramètres de données par client est l’emplacement désigné où cette configuration est organisée, compte par compte.
Plutôt que de suivre les domaines, les enregistrements e-mail et l’infrastructure vocale de chaque client dans des notes éparpillées, c’est sur la fiche de compte que ce contexte technique a sa place, aux côtés du brief et du périmètre. Les SMS et l’A2P restent un domaine de messagerie distinct à venir, tandis que la surface Twilio actuelle reste centrée sur la voix. L’image opérationnelle complète d’un client — marque, périmètre, finances et infrastructure — tient dans une seule fiche structurée au lieu d’être dispersée entre des outils séparés.
Un processus d’onboarding client pour agences, de l’affaire signée au premier livrable
Un bon onboarding est une séquence où chaque étape alimente la suivante. Celle-ci se déroule de la même façon pour chaque client : avec la gestion des clients pour agences, rien ne dépend de la personne qui a configuré le compte.
Créez la fiche
Nommez le client et ajoutez un secteur d’activité dans une courte boîte de dialogue ; le reste peut suivre. Une affaire gagnée dans le CRM est la raison habituelle d’en ajouter un. Chaque client compte dans votre formule, et en créer un au-delà du quota inclus vous demande d’abord de passer à une formule supérieure dans les Paramètres.
Rédigez le brief
Répondez aux questions sur l’entreprise dans l’onglet « Profile » (profil), avec des mots simples. Chaque réponse s’enregistre quand vous quittez le champ : il n’y a donc aucun formulaire à envoyer ni brouillon à perdre.
Gagnez une longueur d’avance avec la recherche
Un administrateur de l’agence peut lancer une recherche dès que le nom de l’entreprise et son site web public sont connus. Les résultats citent leurs sources, et seuls les champs du profil encore vides sont remplis.
Définissez la mission
Activez les services que vous allez livrer, puis donnez à chacun un statut, une note et un objectif de dépenses ou de résultats. Chaque service déclare l’accès aux plateformes dont il a besoin.
Nommez l’équipe du compte
Choisissez un référent pour chacun des quatre rôles, puis ajoutez les autres contributeurs en dessous. Toute personne qui ouvre le compte voit qui répond du design, du développement, du marketing et de la relation. Les membres de l’équipe ne voient que les clients qui leur sont attribués, ce que vous réglez dans Membres de l’équipe.
Préparez les documents
Importez un accord au format PDF, puis utilisez « Prepare » (préparer) pour placer les champs et ordonner les parties selon l’ordre de signature. Un « Master Services Agreement » (contrat-cadre de services) signé coche tout seul son élément de checklist, sans que personne n’y touche.
Demandez ce qui manque
L’onglet « Onboarding » compte ce qui reste à fournir. Avec n’importe quelle formule, il prépare une liste que vous copiez et envoyez vous-même, car rien n’est envoyé par e-mail depuis l’onglet. Avec le portail client, chaque accès demandé devient une carte d’étapes que le client suit.
Comment la checklist d’onboarding sait ce qui est fait
La plupart des éléments se cochent d’eux-mêmes dès que la preuve existe. Seuls ceux que l’espace de travail ne peut pas détecter se cochent à la main.
| Élément de la checklist | Compte comme fait quand |
|---|---|
| Contexte de l’entreprise, audiences, services, réseaux sociaux, concurrents et ton de voix | Au moins la moitié des questions de la section correspondante du brief ont une réponse |
| Adresse du siège et budget publicitaire mensuel | La réponse correspondante du brief est renseignée |
| Logo, charte de marque, polices et photographies | Des fichiers arrivent dans cette catégorie, ou quelqu’un coche l’élément |
| « Share creatives, copy and other files » (partager créations, textes et autres fichiers) | Chacune de ces catégories de marque est complète |
| « Master Services Agreement » | Le document passe à l’état « Signed » (signé) |
| « Billing contact » (contact de facturation) | Au moins un contact de facturation est renseigné sur le compte |
| « Invite team members to the dashboard » (inviter des membres de l’équipe sur le tableau de bord) | Le portail client compte au moins un membre |
| « Give access to the platforms needed » (donner accès aux plateformes nécessaires) | Chaque accès demandé a été coché |
| La visite guidée, le NDA, le contrat de dépenses publicitaires, la raison sociale, le numéro d’identification fiscale, les invitations aux réunions et chaque accès individuel à une plateforme | Cochés à la main |
Les mêmes règles s’appliquent sur toutes les surfaces : une signature donnée dans le portail du client, dans le parcours de bienvenue ou par une contresignature de l’agence ferme donc la même étape pour tout le monde. La vue de l’agence et celle du client ne peuvent pas diverger, car toutes deux lisent une seule fiche par élément. Les fichiers de marque importés ici, ou par le client, arrivent dans l’espace Fichiers du compte, dans le dossier Design.
Note
Une checklist adaptée au périmètre, pas générique
Les éléments d’accès n’apparaissent que pour les services inclus dans le périmètre du client, et le groupe « Voice » (voix) n’apparaît que lorsque « AI Agents » fait partie du périmètre. On ne demande jamais à un client un identifiant dont aucun service n’a besoin.
Quel accès aux plateformes chaque service du périmètre demande au client
Activer un service dans l’onglet « Scope of Work » (périmètre de mission) détermine les accès que le client doit accorder.
| Service du périmètre | Demandé par défaut | Options supplémentaires activables |
|---|---|---|
| Google Ads | Google Ads | Google Analytics |
| SEO | Google Search Console | Google Analytics, Bing Webmaster Tools |
| « Merchant Center Management » | Google Merchant Center | Aucune |
| « Google Tag Manager Management » | Google Tag Manager | Aucune |
| Bing Ads | Bing Ads | Aucune |
| « Meta Ads and Social Media » | Meta Business Suite | Aucune |
| « Landing Pages and Websites » | « Domain and DNS » (domaine et DNS) | « CRM access » (accès au CRM) |
Chaque demande est adressée au responsable de compte et au référent du rôle associé au service, ainsi qu’à toute autre personne que vous ajoutez, pour que le client sache quelle adresse e-mail inviter. Une plateforme n’est demandée qu’une fois, même quand deux services en ont besoin. Blogs et Design ne demandent aucun accès à une plateforme, et « AI Agents » ajoute à la place un accord d’appel de marque à la checklist.
Formule
Les cartes d’accès exigent le portail client
Les cartes d’accès pas à pas font partie du portail client, une fonctionnalité des formules Scale et Enterprise. Avec les autres formules, vous choisissez quand même les demandes, et l’onglet « Onboarding » copie la liste.
Lire toute la liste des clients d’un coup d’œil
Les tuiles au-dessus de la liste répondent aux questions de gestion de compte qu’un dirigeant d’agence se pose un lundi matin, et chacune sert aussi de filtre.
| Tuile | Ce qu’elle affiche | Un clic affiche |
|---|---|---|
| « Active » | Les clients actifs, et le forfait mensuel total qu’ils représentent lorsque des forfaits sont définis | Les clients actifs uniquement |
| « Onboarding » | Les clients encore en cours d’onboarding, et le nombre d’étapes de configuration terminées | Les clients en cours d’onboarding uniquement |
| « Scope of work » | Les lignes de service actives, et combien sont en pause | Les clients qui ont une ligne de service en pause |
| « Platform access » | Les accès accordés sur l’ensemble des accès demandés | Les clients dont des accès sont encore en attente |
| « Outstanding » | Le total des factures impayées, et le nombre de factures en retard | Les clients qui ont un solde dû |
| « Needs attention » | Les clients notés « Unhappy » (mécontent) ou « At risk » (à risque) | Ces clients uniquement |
Sous les tuiles, la liste propose des colonnes triables que vous choisissez dans un sélecteur, des pastilles de filtre que vous retirez une à une, et des groupes qui fonctionnent comme des dossiers. Un client appartient à un seul groupe, « Ungrouped » (sans groupe) arrive en dernier, et le regroupement réordonne la liste sans masquer personne. La plupart des cellules se modifient sur place : secteur d’activité, contact principal, forfait, statut et satisfaction.
L’indice de satisfaction comporte cinq niveaux : « Unhappy », « At risk », « Neutral » (neutre), « Happy » (satisfait) et « Thriving » (épanoui). C’est votre équipe qui le renseigne, ce qui fait de la tuile « Needs attention » une invitation à avoir une conversation plutôt qu’un score calculé tout seul par le système.
Préparer les accords et facturer le client sans quitter le compte
Les documents et l’argent vivent à côté du brief et du périmètre : la personne qui porte le compte peut ainsi répondre aux questions sur toute la relation sans ouvrir un autre outil.
Des accords qui restent sur le compte
Les contrats se trouvent dans l’onglet « Scope of Work ». Importez un PDF : il part vers le portail du client pour signature ; « Prepare » ouvre un éditeur où vous faites glisser des champs de signature, de date et de texte sur les pages et ajoutez les parties dans l’ordre de signature. Les champs sont placés par rapport à la page elle-même, si bien qu’un cadre se retrouve au même endroit sur n’importe quel écran. Un document n’est considéré comme signé qu’une fois que chaque partie ayant des champs a terminé, et une mise en page enregistrée ne conserve que la disposition, jamais une signature ni une réponse.
Factures, relances et liens de paiement
L’onglet « Accounting » (comptabilité) est l’espace de suivi des créances du client. Créez une facture à partir de votre catalogue de produits, envoyez-la par e-mail, puis enregistrez les paiements ou relancez les factures en retard depuis la même liste. Connectez votre propre compte Stripe et une facture peut porter un lien de paiement. Une page de facture hébergée fonctionne pour toute personne qui détient le lien.
Formule
Ce qu’apporte le portail
La signature de documents et la facturation sont incluses dans toutes les formules. La signature par le client et le paiement dans un portail exigent tous deux la formule Scale ou Enterprise.
Remettre le compte au client : marque du portail, sections visibles et personnes
Le portail est l’endroit où le client rencontre le travail : son apparence, ses sections et sa liste d’invités se règlent donc tous depuis le compte.
« Portal Brand » (marque du portail) règle les couleurs et la barre latérale du client, et la photo de profil du client devient le logo du portail. « Portal Access » (accès au portail) contrôle ensuite ce que le client voit : masquez le chat, les projets, le pipeline, les fichiers, les notes, la bibliothèque, l’académie ou l’assistance, et la section disparaît de sa navigation, de sa page d’accueil et de sa cloche de notifications. L’Accueil et le Profil restent toujours visibles.
Un portail accueille jusqu’à 20 personnes, invitations en attente comprises, et les personnes du portail n’occupent jamais vos sièges d’équipe. Seul un administrateur de l’agence peut nommer le premier administrateur du client d’un portail ; ensuite, l’administrateur du client et votre équipe peuvent inviter des membres de l’équipe du client. Chaque invitation indique si son e-mail a été mis en file d’attente, envoyé ou bloqué, et peut être renvoyée comme une invitation neuve. Associez-le au portail de formation client pour que la première visite ne se fasse pas à l’aveugle.
Dirigeants d’agence
Voyez l’état de chaque compte
Sachez quels clients sont en cours d’onboarding, qui doit encore des accès, ce qui est impayé et qui est mécontent, sans ouvrir un seul profil.
- Des tuiles de liste filtrables
- Forfaits et soldes à côté de chaque nom
- Une liste d’archives d’où vous pouvez restaurer
Votre équipe
Ouvrez une fiche, trouvez tout
Le brief, le périmètre, les contacts, les accords, l’état des accès et les notes sont réunis sur un seul compte : une nouvelle recrue n’a pas à demander autour d’elle.
- Brief et recherche sur le compte
- Référents de rôle nommés par client
- Un espace Fichiers créé avec le compte
Vos clients
Suivez un parcours clair
Avec les formules Scale et Enterprise, le client avance dans une checklist, des cartes d’accès, des accords et des factures, dans un portail à sa marque.
- Un assistant de bienvenue à la marque du client
- Seulement les sections que vous choisissez
- Signature et paiement au même endroit
Questions fréquentes
Que doit collecter une agence marketing lors de l’onboarding d’un nouveau client ?
Cinq éléments : les informations légales et de facturation de l’entreprise, un brief écrit couvrant l’audience, les services et le ton de voix, les fichiers de marque comme les logos et la charte, l’accès aux plateformes que vous allez gérer, et les accords signés. Dans l’outil, ils correspondent à des groupes de la checklist, de « Legal & Billing » (juridique et facturation) et « Company info » (informations sur l’entreprise) à « Branding » (identité de marque) et « Access & Accounts » (accès et comptes), les accords figurant parmi les éléments de « Legal & Billing », et c’est le périmètre de mission qui détermine les accès aux plateformes demandés.
Comment savoir si l’onboarding d’un client est terminé ?
L’onglet « Onboarding » compte les éléments terminés sur ceux qui s’appliquent à ce client. Les sections du brief, les fichiers de marque, un accord signé, un contact de facturation et un premier membre du portail se cochent d’eux-mêmes dès que la preuve existe, tandis que quelques éléments, comme la visite guidée, le NDA et chaque accès individuel à une plateforme, se cochent à la main. La tuile « Onboarding » de la liste additionne les décomptes de tous les clients.
Puis-je demander à un client l’accès à ses plateformes sans portail client ?
Oui. Choisissez les services du périmètre, activez les demandes d’accès que chacun propose, puis utilisez le bouton de demande de l’onglet « Onboarding ». Il prépare une liste que vous pouvez copier dans un e-mail ou un chat, et rien n’est envoyé automatiquement. Les cartes d’accès pas à pas pour les clients exigent le portail, qui fait partie des formules Scale et Enterprise.
Combien de comptes clients chaque formule inclut-elle ?
La formule Scale autorise 50 comptes clients, Agency 15 et Studio 3, tandis qu’Enterprise n’a aucun plafond. Les clients archivés comptent tant qu’ils ne sont pas supprimés définitivement, et le compte de votre propre agence ne compte jamais. Ajouter un client au-delà de votre quota est bloqué par une invitation à passer à une formule supérieure dans les Paramètres.
Les clients peuvent-ils signer des contrats dans l’espace de travail ?
Oui, avec les formules qui incluent le portail client. Importez un PDF : il part vers le portail pour signature, et « Prepare » vous permet de placer les champs de signature et de date et d’ordonner les parties. L’administrateur du portail du client y signe, un membre de l’agence peut contresigner, et le document n’est signé que lorsque chaque partie ayant des champs a terminé.
L’espace de travail peut-il facturer mes clients et encaisser les paiements ?
Les factures se créent client par client à partir de votre catalogue de produits et s’envoient par e-mail, avec les relances et les paiements enregistrés dans la même liste. Connectez votre propre compte Stripe pour joindre des liens de paiement. Avec les formules Scale et Enterprise, un administrateur du client peut consulter les soldes et payer depuis le portail.
Que deviennent les données d’un client quand nous cessons de travailler ensemble ?
Supprimer un client l’archive et révoque les accès au lieu de l’effacer. Un administrateur peut le restaurer depuis la liste « Archived » (archivés), ou le supprimer définitivement en saisissant une confirmation qui nomme le client. La suppression définitive est une autorisation d’administrateur qui ne peut pas être déléguée à un membre de l’équipe.
Puis-je organiser mes clients en groupes ou en dossiers ?
Oui. Les groupes fonctionnent comme des dossiers dans la liste, ou vous pouvez regrouper selon un champ dérivé. Chaque client appartient à un seul groupe, « Ungrouped » apparaît en dernier, et le regroupement réordonne la liste sans masquer personne. Les filtres et les clics sur les tuiles s’appliquent toujours à l’intérieur de chaque groupe.