Gestione del team in agenzia
Gestisci tutto il team della tua agenzia
Un organico con profili ricchi, permessi basati sul ruolo, posti e inviti reali dello spazio di lavoro, competenze, reparti, linee di riporto e carico di lavoro per cliente: è la gestione del team pensata per il lato umano della tua agenzia. Crea il tuo spazio di lavoro, oppure scopri come funziona.
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- Il tuo brand in tutta la console
Gestione del team in agenzia
Il software di gestione del team per tutta l’agenzia
Guidare un’agenzia di marketing significa guidare un team: strategist, designer, media buyer e account lead, ciascuno con il proprio ruolo, le proprie competenze e il proprio carico di clienti. La gestione del team di AI Marketing Dashboard tiene tutto il personale in un unico posto: un organico con un profilo ricco per ogni persona, i controlli di ruolo e permessi che decidono chi può fare cosa, e i posti e gli inviti dello spazio di lavoro che fanno davvero entrare le persone. È il lato umano della console (l’organigramma, il controllo degli accessi e la vista sulla capacità di cui un’agenzia in crescita ha bisogno), tenuto distinto dai clienti che gestisci e dai timesheet che approvi.
Far entrare una nuova persona
Fai entrare un nuovo collega con l’accesso giusto fin dal primo giorno
Una persona entra con i permessi che hai scelto, i clienti che hai assegnato e i documenti di cui ha bisogno, non con un account vuoto e un elenco di cose da fare.
Invia l’invito
Invita via email da Membri del team. Il contatore dei posti include gli inviti in sospeso, e un invito non accettato tiene occupato il suo posto per 30 giorni.Imposta i loro permessi
Parti da uno dei modelli: «Full access» (accesso completo), «All but Finances & HR» (tutto tranne finanze e risorse umane), «Project delivery» (consegna dei progetti), «Marketing & content» (marketing e contenuti) o «Sales & CRM» (vendite e CRM), poi regola da lì. Gli amministratori hanno tutti i permessi.Assegna i loro clienti
Un membro vede solo i clienti che assegni, e un’assegnazione può essere ristretta a progetti e pipeline specifici.Prepara i documenti
Finché l’invito è in sospeso, aggiungi il contratto, l’NDA e il manuale del dipendente. Sono lì ad aspettare quando la persona entra, e la procedura guidata di benvenuto la accompagna nella firma.
Cosa controlli tu
Chi può vedere cosa, messo per iscritto
Permessi, accesso ai clienti e registri HR sono controlli separati, quindi concederne uno non concede mai di nascosto gli altri.
5
modelli di partenza per i permessi di un membro
3
schede HR che possono aprire solo gli amministratori e il membro: «Employee Onboarding» (onboarding dei dipendenti), «Time Off» (ferie e permessi) e «Finances» (finanze)
30
giorni per cui un invito in sospeso tiene occupato un posto prima di scadere
Invita il tuo team e tieni l’accesso nelle tue mani
Crea lo spazio di lavoro, invia gli inviti e decidi chi vede quale cliente.
I piani partono da 99 $ al mese.
In questa pagina
La gestione del team parte da un organico con un profilo ricco per ogni persona
Tutti in agenzia, con il dettaglio che conta
L’organico elenca tutte le persone del team in un’unica griglia con ricerca, e ogni nome apre un profilo completo che puoi modificare sul posto. Imposta nome e ruolo di una persona, carica una foto profilo, e la stessa identità compare in modo coerente ovunque appaia: la scheda dell’organico, l’intestazione del profilo e la cornice del team in tutta la console. Non c’è nessuno strumento avatar separato né un elenco del personale ormai vecchio; l’organico è l’unica fonte di verità su chi lavora qui.
Ogni profilo ha anche uno stato di lavoro (attivo, assente o offline), impostato dall’intestazione e riflesso in tutto lo spazio di lavoro, così il team sa a colpo d’occhio chi è disponibile in questo momento. L’elenco e le sue statistiche di sintesi leggono quei valori in tempo reale invece di un dato congelato, ed è ciò che trasforma un elenco statico di dipendenti in un organico di cui le persone si fidano davvero e che tengono aggiornato.
Ruoli e permessi granulari decidono chi può fare cosa
Un controllo degli accessi adatto a uno studio multidisciplinare
Non tutti in un team di agenzia devono avere la stessa portata. I livelli di ruolo e un modello di permessi sul profilo di ogni membro decidono chi può vedere e fare cosa in tutto lo spazio di lavoro, così un account lead, un designer junior e un operations manager ottengono esattamente l’accesso di cui il loro lavoro ha bisogno: né più né meno. Il ruolo vive sul profilo accanto al titolo e alla linea di riporto, così accesso e responsabilità sono descritti nello stesso posto.
Poiché i permessi sono legati alla persona e non sparsi tra i singoli strumenti, l’onboarding di una nuova assunzione o la modifica della portata di qualcuno è un’unica modifica al profilo, invece di una scansione di una dozzina di schermate di impostazioni. È il tipo di controllo degli accessi semplice e leggibile di cui uno studio ha bisogno quando cresce oltre il punto in cui tutti si fidano semplicemente di tutti per tutto.
Posti e inviti dello spazio di lavoro, basati su membri reali
Aggiungi una persona, invia un posto reale, vedi chi è in sospeso
Una scheda Accesso allo spazio di lavoro nella pagina del team è l’unico posto per gestire chi può accedere. Elenca i membri reali dello spazio di lavoro con un selettore di ruolo e un controllo di rimozione, mostra gli inviti in sospeso che puoi revocare e tiene traccia di un chip posti usati su totale, così sai sempre quanto margine resta al tuo piano. L’elenco dei membri arriva direttamente dall’appartenenza all’organizzazione dello spazio di lavoro.
Invitare una persona del team le invia un posto vero: il flusso Invita membro le manda un’email, e la persona compare tra gli inviti in sospeso finché non accetta. Il flusso è limitato ai posti del tuo abbonamento, così non puoi vendere per errore più posti di quanti il piano preveda, e passare da uno studio di tre persone a un’agenzia da venticinque posti è solo questione di aggiungere posti e invitare persone, non una migrazione o un ticket di assistenza.
Competenze, reparti e linee di riporto in un solo profilo
L’organigramma di cui un’agenzia ha davvero bisogno
Oltre a nome e ruolo, ogni profilo raccoglie il dettaglio strutturale che rende un team leggibile: in quale reparto si trova una persona, il suo fuso orario, il suo tipo di contratto, la sua data di inizio e a chi risponde. Insieme questi campi descrivono la forma dell’agenzia (le linee di riporto, le discipline e gli orari di lavoro) senza dover mantenere un documento di organigramma separato che diventa obsoleto nel momento in cui qualcuno cambia team.
I profili contengono anche una breve bio e un elenco di competenze mostrato come chip ordinati, così è chiaro chi è lo specialista paid media, chi scrive testi lunghi e chi si occupa di sviluppo. Quando ti serve la persona giusta per un brief, puoi leggere i suoi punti di forza direttamente dal profilo invece di chiedere in giro: la conoscenza di chi sa fare cosa vive nell’organico, non nella testa di qualcuno.
Carico di lavoro e assegnazioni per cliente, prima di assumere troppi impegni
Vedi il carico di clienti di ogni persona su tutto il portafoglio
Il vero vincolo di un’agenzia è il tempo delle persone, così ogni profilo mostra le assegnazioni e il carico di lavoro di una persona su tutto il portafoglio clienti. Puoi vedere chi porta quali account e quanto è carico, il che rende la capacità un fatto visibile invece di una supposizione: la differenza tra assegnare un nuovo incarico con sicurezza e bruciare in silenzio il tuo miglior media buyer.
Poiché la pagina del team vive nella stessa console dei clienti, dei progetti e del lavoro che descrive, le assegnazioni non sono un’astrazione tenuta a parte: riflettono gli account a cui le persone sono davvero collegate. Questo mantiene onesta la vista sul carico di lavoro e permette a un responsabile di riequilibrare prima di una scadenza, non dopo averla mancata.
Stato e contatti, in evidenza a colpo d’occhio
Un unico posto per raggiungere chiunque e vedere chi è disponibile
L’organico e la sua barra di statistiche leggono in tempo reale nome, ruolo, email, reparto e stato di lavoro di ogni persona, e la ricerca trova risultati sia sull’email sia sul nome, così individuare la persona giusta e vedere se è disponibile in questo momento richiede un secondo, non uno scorrimento in un elenco statico. Un conteggio «attivi ora» tiene il polso di chi è online, il che conta quando qualcosa di urgente ha bisogno di un passaggio di consegne rapido.
Anche i contatti vivono sul profilo, così la pagina del team funge anche da rubrica dell’agenzia: una sola schermata per cercare una persona, verificarne la disponibilità, vederne il ruolo e contattarla. Tenere insieme identità, stato, accessi e contatti è ciò che rende questo l’hub delle persone dello spazio di lavoro, e non solo un altro elenco di nomi.
Dai a ogni collega l’accesso giusto con un modello di permessi a due chiavi
Il software di gestione del team per un’agenzia deve stabilire due cose: cosa può fare una persona e per quali clienti. Un membro ha bisogno di entrambe prima che si apra qualcosa.
Se inviti una persona con il ruolo «Member» (membro), parte da un insieme standard di permessi di collaborazione: progetti, file, chat, il proprio timesheet, la libreria, le riunioni e l’assistenza. Lascia fuori di proposito eliminazione, esportazione, pubblicazione, approvazione, registrazione, fatturazione e gestione degli accessi. Anche così non vede nessun cliente finché non gliene assegni uno, e ogni assegnazione può essere limitata a progetti e pipeline specifici.
| Chi | Portata | Come si imposta |
|---|---|---|
| Amministratore | Ogni cliente e ogni permesso, compresi i poteri riservati agli amministratori | Si sceglie nell’invito |
| Membro | Solo i clienti che gli sono assegnati, e solo i permessi concessi | Un insieme standard di permessi o un modello con nome, poi le assegnazioni dei clienti |
| Persone dei clienti | Il proprio portale, una funzione dei piani Scale ed Enterprise, e nulla del tuo spazio di lavoro | Invitate dall’account del cliente, e non usano nessuno dei posti del tuo team |
I membri vedono l’organico ma aprono solo il proprio profilo, mentre gli amministratori aprono quello di chiunque. Spuntare un cliente ha effetto subito. Un modello di permessi si applica solo quando salvi, così puoi guardare prima di confermare. La panoramica dei permessi in Impostazioni mostra l’intera struttura in sola lettura, e l’account cliente indica chi gli è assegnato.
Cinque modelli di permessi e a chi si adatta ciascuno
I modelli sono punti di partenza con un nome per un insieme di permessi, non un tipo di account separato.
| Modello | Adatto a | Può pubblicare nel portale cliente | Esclude |
|---|---|---|---|
| «Full access» (accesso completo) | Un responsabile di fiducia che segue interi account | Sì | Solo i poteri riservati agli amministratori |
| «All but Finances & HR» (tutto tranne finanze e risorse umane) | Un membro senior che non dovrebbe gestire il denaro | Sì | Fatturazione, approvazione dei timesheet ed esportazione dei timesheet |
| «Project delivery» (consegna dei progetti) | Persone del team che gestiscono progetti, file, chat e riunioni e registrano le proprie ore | No | Pubblicazione, gestione dei clienti e creazione di contenuti nella libreria |
| «Marketing & content» (marketing e contenuti) | Chi crea contenuti e campagne nella libreria | Sì | Fatturazione, approvazione dei timesheet e modifica del CRM |
| «Sales & CRM» (vendite e CRM) | Chi lavora sulla pipeline | No | Creazione di contenuti nella libreria e modifica dei progetti |
Applicare un modello invia un normale insieme di permessi, quindi ciò che viene applicato è identico a una selezione di caselle fatta a mano. «Sales & CRM», per esempio, è costruito attorno al lavoro nel CRM. Un insieme di permessi che differisce da ogni modello anche solo per una casella viene etichettato «Custom» (personalizzato) invece di risultare quasi uguale a uno. La pubblicazione nel portale cliente è un unico interruttore nella stessa scheda e riguarda progetti condivisi, asset della libreria, script di prenotazione e lezioni dell’Academy.
I poteri che restano agli amministratori
Nessun modello, casella o invito può conferire questi poteri a un membro, quindi un insieme di permessi generoso non può mai trasformarsi in una promozione involontaria.
- Invitare persone, cambiare ruoli e permessi e rimuovere membri
- Leggere e approvare i registri privati delle risorse umane: onboarding, ferie e permessi, finanze
- Fatturazione, piano ed eliminazione dello spazio di lavoro
- Eliminare definitivamente un cliente
- Collegare gli account di reporting di un cliente e gestirne le sincronizzazioni
- Promuovere un membro del portale ad amministratore del cliente
- Salvare le credenziali di sviluppo e gestire la configurazione delle chiamate vocali
Suggerimento
Due chiavi proteggono anche i clienti
Un membro con il modello «Sales & CRM» non raggiunge comunque nessun lead finché non gli viene assegnato un cliente. Controlla le assegnazioni quando qualcuno cambia ruolo, perché il modello da solo non restringe mai quali account una persona può aprire.
Prepara i documenti di un nuovo assunto prima del suo primo accesso
I documenti aspettano la persona, così la prima sessione è un benvenuto e una firma, non una caccia al tesoro.
Invia l’invito
Inserisci un’email di lavoro, scegli «Admin» (amministratore) o «Member», e invia. Un invito in sospeso conta già tra i tuoi posti, e uno non ancora accettato si può inviare di nuovo, copiare come link sicuro o revocare.
Apri l’invito in sospeso
Si apre una pagina dedicata in cui puoi preparare un contratto, un NDA e un manuale del dipendente prima che la persona sia entrata. Revocare l’invito mantiene i documenti legati all’indirizzo email.
Posiziona i campi
Carica un PDF e posiziona i campi di firma, data e testo, oppure scrivi il documento come testo. Stabilisci l’ordine dei firmatari e aggiungi una controfirma dell’agenzia quando ti serve.
Entrano e trovano il flusso di benvenuto
Il benvenuto li accoglie a nome del tuo spazio di lavoro, poi li guida tra gli accordi in attesa, un breve modulo con i dati personali, che si può saltare, e un tour guidato.
Loro firmano, tu controfirmi
Solo un documento in attesa del membro blocca «Continue» (continua). Quando ogni parte con dei campi ha finito, compresa la tua controfirma, il documento risulta firmato.
Nota
I dati privati restano privati
«Employee Onboarding» (onboarding dei dipendenti), «Time Off» (ferie e permessi) e «Finances» (finanze) si aprono solo per il membro e per gli amministratori. La schermata, il lettore dei dati e l’endpoint sul server controllano ciascuno questa regola per conto proprio, quindi nascondere una scheda non è mai l’unica protezione.
Ferie, buste paga e feedback: cosa può fare un membro e cosa un amministratore
Sono strumenti per tenere i registri, non una suite HR, e la tabella dice esattamente dove si ferma ciascuno.
| Area | Un membro può | Un amministratore può |
|---|---|---|
| «Time Off» (ferie e permessi) | Richiedere un’assenza, vedere il conteggio dei giorni mentre scrive e ritirare una richiesta in sospeso | Approvare o rifiutare, con un motivo scritto per ogni rifiuto |
| «Finances» (finanze) | Aggiornare i propri dati di pagamento e aprire le proprie buste paga | Leggere il registro con i dati mascherati e caricare o rimuovere i PDF delle buste paga |
| «Employee Onboarding» (onboarding dei dipendenti) | Rivedere e firmare documenti e inviare i propri dati personali | Preparare i documenti, controfirmare e leggere i dati mascherati |
| «Feedback» | Inviare feedback agli amministratori, con il proprio nome o in forma anonima | Smistarlo in un elenco riservato agli amministratori nel CRM |
Le assenze sono di sei tipi, tra cui ferie e permessi retribuiti, malattia e lutto, e i giorni lavorativi si contano dal lunedì al venerdì, con la possibilità di mezze giornate. Nessuno decide sulle proprie assenze se è disponibile un altro amministratore. Per la capacità, la scheda «Workload» (carico di lavoro) si basa sulle assegnazioni delle attività e sulle ore registrate nel timesheet, che un responsabile può leggere accanto alla board dei progetti prima di assegnare persone a un nuovo incarico.
Nota
Lo spazio di lavoro non gestisce le paghe
«Finances» contiene un registro di pagamento mascherato e un archivio di PDF delle buste paga, organizzato per mese. Non calcola né paga gli stipendi, e un mese senza busta paga viene mostrato come vuoto.
Posti, inviti e quante persone prevede ogni piano
I posti seguono le persone che accedono dal tuo lato dello spazio di lavoro, e nessun altro.
| Piano | Posti del team | Account cliente |
|---|---|---|
| Studio | 3 | 3 |
| Agency | 10 | 15 |
| Scale | 25 | 50 |
| Enterprise | Illimitati | Illimitati |
Un invito in sospeso tiene occupato il suo posto per 30 giorni, quindi un piano che sembra pieno può liberarsi quando un vecchio invito scade. Le persone che usano un portale cliente, una funzione dei piani Scale ed Enterprise, accedono separatamente e non occupano mai un posto del team. Quando un piano è pieno, il flusso di invito si ferma al limite invece di venderti posti che non hai.
Domande frequenti
Come faccio a dare a un nuovo membro del team l’accesso solo ad alcuni clienti?
Invita la persona con il ruolo «Member» (membro), poi usa la scheda «Clients» (clienti) del suo profilo per selezionare gli account che segue. La modifica si applica subito. Un membro non vede nulla di un account che non è selezionato, e ogni assegnazione può essere limitata a progetti e pipeline specifici. Gli amministratori sono diversi: raggiungono ogni cliente per come è pensato il sistema.
Cosa può fare di default un membro dell’agenzia dopo essere stato invitato?
Parte da un insieme standard di permessi di collaborazione che copre progetti, file, chat, il proprio timesheet, la libreria, le riunioni e l’assistenza. Lascia fuori eliminazione, esportazione, pubblicazione, approvazione, registrazione, fatturazione e gestione degli accessi. Scegli un modello con nome o regola le caselle per ampliarlo, e ricorda che serve anche un cliente assegnato.
Quali permessi non possono mai essere delegati a un membro del team?
Invitare e rimuovere persone, cambiare ruoli e permessi, i registri privati delle risorse umane, la fatturazione e il piano, l’eliminazione dello spazio di lavoro, l’eliminazione definitiva di un cliente, il collegamento degli account di reporting e la loro sincronizzazione, e la promozione di un membro del portale ad amministratore del cliente. Restano agli amministratori qualunque modello o casella tu scelga.
Posso preparare un contratto di lavoro prima che qualcuno accetti l’invito?
Sì. Apri l’invito in sospeso e prepara lì il contratto, l’NDA o il manuale del dipendente. I documenti sono abbinati all’indirizzo email dell’invito, quindi sono lì ad aspettare nel flusso di benvenuto quando la persona entra, e un invito revocato mantiene i documenti legati a quell’indirizzo nel caso tu la inviti di nuovo.
Chi può vedere le ferie, i dati retributivi e i documenti di onboarding di un membro del team?
Solo quel membro e gli amministratori dello spazio di lavoro. Il profilo nasconde le schede a tutti gli altri, il lettore dei dati restituisce una risposta vuota a chi non è autorizzato, e l’endpoint sul server ricontrolla la regola a ogni scrittura. I membri ordinari non possono aprire affatto il profilo di un collega.
Lo spazio di lavoro gestisce le paghe o calcola gli stipendi?
No. La scheda «Finances» conserva i dati di pagamento di un membro in forma mascherata e archivia per mese i PDF delle buste paga. Non calcola, non programma e non invia le retribuzioni. Usala come il posto in cui stanno i registri, e continua a elaborare le paghe nel sistema che già usi per questo.
Quanti posti del team include ogni piano?
Studio include 3 posti, Agency 10, Scale 25 ed Enterprise è illimitato. Gli inviti in sospeso contano nel totale finché non vengono accettati o scadono dopo 30 giorni. Le persone del portale di un cliente non usano nessun posto del team. Un contatore dei posti nella pagina Membri del team mostra quanti sono occupati, e il flusso di invito si ferma quando il piano è pieno.
I membri del team possono mandare feedback alla direzione in forma anonima?
Sì. La scheda «Feedback» compare solo sul tuo profilo e ti permette di scrivere agli amministratori, con il tuo nome o in forma anonima. Un messaggio anonimo non conserva nulla che identifichi chi lo ha inviato. I messaggi arrivano in un elenco riservato agli amministratori nel CRM, dove si possono esaminare e far avanzare tra le fasi come qualsiasi altro lead.