Temps et validations
Validez le temps de la semaine en un seul passage
Relisez les heures saisies par votre équipe, approuvez, questionnez ou renvoyez chaque saisie, ventilez le temps par personne et par client, puis exportez une feuille de temps prête à facturer. Créez votre propre espace de travail, ou découvrez comment cela fonctionne.
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Temps et validations
Suivi du temps et validation des feuilles de temps pour les agences marketing
Le suivi du temps ne vaut que par la validation qui le suit : les heures saisies par votre équipe sont les heures que vous facturez, et la revue qui s’intercale doit être rapide et fiable. La Feuille de temps d’AI Marketing Dashboard ramène la validation à un seul passage hebdomadaire — toutes les saisies sous les yeux, à approuver, questionner ou renvoyer d’un clic, puis un export propre pour la facturation. C’est la vue du responsable sur ce qu’est devenue la semaine, par personne, par client et par projet, sans le moindre tableur.
Le temps, de bout en bout
Des heures saisies à la semaine validée
Chacun saisit là où se fait le travail. Les valideurs relisent en un seul passage.
Saisissez le temps
Cliquez sur une cellule vide de votre grille de la semaine, ou lancez le chronomètre. Choisissez le client, les heures et une note, puis marquez la saisie comme facturable ou non.Reliez-le à la tâche
Choisissez le projet et la tâche auxquels appartiennent les heures, afin qu’elles apparaissent aussi sur la tâche dans Projets. Un lien ne pointe jamais qu’à l’intérieur du client de la saisie.Envoyez-le en revue
L’enregistrement place la saisie dans la file des valideurs. Si elle revient questionnée ou non approuvée, vous la modifiez et la renvoyez.Relisez la semaine
Approuvez, questionnez ou renvoyez chaque saisie avec un motif, ou approuvez d’un coup un lot propre. Chaque décision s’accompagne d’un « Undo » (annuler), et l’auteur en est informé.
Dans la Feuille de temps
Une feuille de temps, trois lectures
Les valideurs, les collègues et la finance obtiennent chacun la vue dont ils ont besoin à partir des mêmes saisies.
3
vues sur une même feuille de temps : « Review » (revue), « My time » (mon temps) et « Reports » (rapports)
4
réponses possibles à une saisie : approuver, questionner, non approuvé ou remise en attente
4
façons de regrouper un rapport : par client, projet, tâche ou collègue
Sachez où est passée la semaine avant de facturer
Créez un espace de travail et laissez votre équipe saisir son temps sur de vrais clients et de vraies tâches.
Les formules commencent à 99 $ par mois.
Sur cette page
Une revue hebdomadaire pensée pour la personne qui valide les heures
Toute la semaine de temps sur un seul écran
Ouvrez la semaine : chaque saisie est présentée pour la revue — la tâche, la personne, le client, le projet, les heures et la note — dans un ordre déterministe qui ne se réorganise pas au rechargement. Au lieu de courir après les feuilles de temps entre les personnes et les outils, le valideur travaille sur une liste consolidée et sait exactement ce qui attend une décision.
La Feuille de temps est l’endroit où le temps saisi devient du temps approuvé : les coéquipiers saisissent leurs heures ou lancent un chronomètre sur une tâche, et un responsable transforme ces saisies en temps approuvé et facturable. Cette concentration fait passer la validation hebdomadaire de l’après-midi entier à quelques minutes.
Approuvez, questionnez ou refusez chaque saisie — et revenez sur votre décision
Une vraie décision par ligne, tracée et réversible
Chaque saisie reçoit un verdict clair : approuvée, questionnée lorsqu’un point demande une clarification, refusée, ou remise en attente — et vous approuvez d’un coup toutes les saisies en attente filtrées quand un lot est propre. Une saisie questionnée porte la question avec elle : la conversation sur une feuille de temps vit sur la feuille de temps, pas dans un e-mail à part.
Chaque décision est horodatée et signée de son auteur, et elle survit à un rechargement : l’état de validation est un véritable enregistrement, pas un ornement d’interface. La validation de la semaine reste auditable après coup, au lieu de reposer sur les souvenirs.
Le temps ventilé par membre de l’équipe et par client
Voyez où la semaine est réellement passée
Un volet de répartition découpe la semaine par membre de l’équipe et par client, pour répondre d’un coup d’œil aux deux questions qui comptent : quelqu’un est-il surchargé ou sous-chargé, et un client consomme-t-il plus d’heures que son forfait n’en couvre ? Cliquer sur une personne ou sur un client restreint la liste, les statistiques et le graphique à cette seule perspective.
Pour une agence, cette vue est un signal d’alerte précoce : elle révèle le compte qui grignote discrètement la marge et la personne qui se dirige vers l’épuisement, tant qu’il est encore temps d’agir sur l’un ou l’autre.
Filtrez jusqu’à la tranche exacte que vous relisez
Par personne, client, projet ou note
Filtrez par membre de l’équipe ou par client et cherchez dans la tâche, la personne, le client, le projet et la note : un responsable qui relit la semaine d’un compte — ou d’une personne — obtient exactement cette tranche sans faire défiler le temps des autres. La liste, les totaux et le graphique se restreignent ensemble.
La validation reste ainsi concentrée : relisez la semaine d’un compte, validez-la, passez au suivant, plutôt que de patauger dans les heures de toute l’agence pour retrouver la dizaine de saisies qui vous reviennent.
Exportez une feuille de temps prête à facturer au format CSV
Des heures approuvées à la facture, en une seule étape
Exportez la vue en cours au format CSV — déjà filtrée sur le client, la personne ou la semaine qui vous intéresse — et remettez à la comptabilité une feuille de temps propre à facturer. La validation faite en amont est ce qui rend cet export fiable : filtrez-le sur les heures approuvées et seul le temps que vous avez validé alimente la facture.
La boucle se ferme du temps saisi au temps facturé sans ressaisie manuelle, précisément là où les heures fuient d’habitude hors du chiffre d’affaires d’une agence.
Des heures et une charge que l’on voit, pas seulement que l’on additionne
Une lecture visuelle de la capacité de la semaine
Un graphique transforme les heures saisies de la semaine en une forme immédiatement lisible : comment le temps s’est réparti, où la charge s’est concentrée, où en est le total approuvé. C’est la différence entre savoir que votre équipe a saisi ses heures et comprendre comment la semaine s’est réellement passée.
Associé aux répartitions par client et par personne, il donne au dirigeant d’agence la vision de capacité qui déclenche le prochain recrutement, la prochaine discussion de forfait et la décision de recadrer un périmètre avant qu’il ne dérape.
Suivi du temps et validation en agence, avec ou sans IA
Qui cherche un suivi du temps par IA veut des heures justes sans corvée hebdomadaire. La Feuille de temps y parvient par la structure plutôt que par la conjecture.
La Feuille de temps ne surveille pas votre écran, ne suit pas votre activité et n’estime pas vos heures, et aucun modèle d’IA n’y est appelé. Des heures sont une déclaration faite par une personne : un collègue enregistre une saisie sur la tâche d’un client ou lance un chronomètre, puis un valideur répond à chaque saisie. L’IA de ce produit se trouve ailleurs, par exemple dans les transcriptions et les comptes rendus des réunions clients, où une trace écrite est difficile à produire à la main.
| Question | Comment la Feuille de temps y répond |
|---|---|
| À qui sont ces heures ? | L’auteur est inscrit par le système à l’enregistrement de la saisie : il n’est donc jamais tapé à la main ni attribué à quelqu’un d’autre |
| Pour quel travail ? | Une saisie renvoie vers un projet et une tâche du client dans Projets : les heures apparaissent donc aussi sur la tâche elle-même |
| Quelqu’un les a-t-il vérifiées ? | Chaque saisie porte un statut, la signature d’un valideur et, si nécessaire, une question ou un motif écrit |
C’est cette structure qui rend un total fiable au moment de facturer. Un chiffre qu’une personne a saisi, qui est rattaché à une tâche et qu’une seconde personne a approuvé peut être défendu devant un client. Un chiffre déduit d’une activité est plus difficile à défendre, si astucieuse que soit l’estimation.
Comment un collègue saisit son temps et répond à un valideur
La routine tient sur un seul écran, « My time » (mon temps), et elle fonctionne de la même façon que vous saisissiez vos heures au fil de l’eau ou en fin de journée.
Ouvrez « My time »
Il affiche votre propre semaine : les totaux face à une semaine de travail de 40 heures, une grille de lignes avec une colonne par jour, et chaque saisie que vous avez enregistrée.
Cliquez sur une cellule, ou lancez le chronomètre
Une cellule vide de la grille ouvre le formulaire de cette ligne et de ce jour. Pour un travail en cours, choisissez « Start timer » (démarrer le chronomètre), sélectionnez le client et la tâche, puis appuyez sur « Stop & log » (arrêter et enregistrer) à la fin. Le chronomètre continue de tourner si vous fermez l’onglet.
Choisissez la tâche, puis saisissez les heures
Choisissez le client, puis le projet et la tâche dans Projets. Saisissez les heures sous la forme 1.5, 1:30, 90m ou 1h 30m, ou indiquez un début et une fin et laissez le formulaire calculer la durée.
Rédigez une ligne et réglez la facturation
Un court résumé suffit, avec des détails si le valideur en a besoin. Laissez « Billable » (facturable) activé pour le travail client. Le temps passé sur le compte propre de l’agence n’est jamais facturable : l’option n’y est donc pas proposée.
Enregistrez, puis guettez une réponse
Une saisie enregistrée attend dans la file des valideurs. Si l’une revient questionnée ou non approuvée, un bandeau « Needs your attention » (à traiter) la signale en haut de « My time », et la saisie affiche la note du valideur.
Répondez et soumettez de nouveau
Modifiez la saisie, répondez à la question avec vos propres mots et choisissez « Edit & resubmit » (modifier et soumettre de nouveau). Elle repasse en « Pending review » (en attente de revue), et le valideur la voit comme un nouvel élément.
Note
Le formulaire refuse ce que l’historique rejetterait
Il n’enregistre pas une saisie pour un jour futur, pour un jour très éloigné dans le passé ni pour une journée qui totalise plus de 24 heures, et il refuse des heures qui contredisent un début et une fin. Un doublon exact d’une saisie existante déclenche un avertissement avant l’enregistrement.
Le passage hebdomadaire du valideur : quatre réponses possibles pour chaque saisie
La revue est une décision unique par saisie, et chaque réponse laisse à l’auteur une suite claire à donner.
| Réponse | Bouton | Ce que voit l’auteur | Ce qui se passe ensuite |
|---|---|---|---|
| Approuver | « Approve log » (approuver la saisie) | Statut « Approved » (approuvé), avec la signature du valideur | La saisie est verrouillée contre les modifications de toute personne qui ne peut pas approuver |
| Question | « Ask a question » (poser une question) | Statut « Questioned » (questionné) et une note intitulée « Your reviewer asked » (votre valideur a demandé) | L’auteur répond et soumet de nouveau, et la saisie repasse en « Pending review » |
| Non approuvé | « Don't approve » (ne pas approuver) | Statut « Not approved » (non approuvé) et le motif écrit, qui est obligatoire | L’auteur modifie et soumet de nouveau |
| Réinitialiser | « Reset to pending » (remettre en attente) | Statut « Pending review » de nouveau | Le valideur décide une nouvelle fois |
La vue « Week » (semaine) présente la semaine de l’équipe sous forme de grille et de saisies regroupées par jour, avec des filtres et une recherche dans le texte ainsi que dans les noms des projets et des tâches liés. La file « Queue » liste toutes les saisies en attente, quelle que soit la semaine : une saisie tardive ne passe donc jamais entre les mailles d’une revue qui a avancé. Une décision peut être annulée juste après avoir été prise, et l’auteur en est informé une fois par décision, ou une seule fois pour tout un lot lorsque vous approuvez ensemble un ensemble propre.
Qui valide dépend d’une autorisation. Les administrateurs valident tous les clients, et un collègue à qui l’autorisation d’approbation a été accordée valide les clients que cette autorisation couvre. Toutes les autres personnes ne voient que leurs propres saisies : les heures d’un collègue ne leur sont donc jamais exposées.
Des rapports qui règlent la question de la facturation
« Reports » (rapports) additionne les saisies que vous avez le droit de voir par client, projet, tâche ou collègue, sur la période de votre choix.
Choisissez une période allant de cette semaine aux 30 ou 90 derniers jours, au trimestre en cours ou à l’année en cours, ou définissez vos propres dates. Regroupez par client, projet, tâche ou collègue, restreignez au temps facturable ou interne et aux saisies approuvées, en attente ou signalées, puis cliquez sur n’importe quelle ligne pour explorer les saisies qui la composent.
- Part facturable (« Billable share »)
- Les heures facturables en pourcentage de tout ce qui a été saisi sur la période, affichées à côté des heures gardées en interne.
- En attente et signalé (« Pending and flagged »)
- « Pending » (en attente) désigne le temps qui attend encore un valideur. « Flagged » (signalé) désigne le temps renvoyé comme questionné ou non approuvé.
- Taux d’utilisation (« Utilization »)
- Les heures saisies divisées par 8 heures pour chaque jour de semaine de la période, en pourcentage entier. Il apparaît lorsque vous regroupez par collègue et porte la mention « Has capacity » (de la marge), « Well utilized » (bien utilisé) ou « At capacity » (à pleine capacité).
- Moyenne par jour de semaine (« Average per weekday »)
- Le total des heures divisé par les jours de semaine de la période, affiché lorsque le taux d’utilisation n’a pas de sens pour le regroupement choisi.
Deux exports couvrent le côté finance. Le CSV détaillé comporte une ligne par saisie, avec la date, le membre, le client, le projet, la tâche, les heures, l’indicateur facturable, le statut, le valideur et la note de revue. Le CSV récapitulatif comporte une ligne par groupe. Les cellules qui commencent comme une formule sont neutralisées : une tâche nommée comme une formule reste donc du texte.
Note
Jusqu’où un rapport peut voir
Une page contient jusqu’à 15 000 saisies à la fois. Lorsqu’une longue période est tronquée, le rapport indique où elle l’a été et propose de charger les saisies antérieures, plutôt que d’afficher un total partiel comme s’il était complet.
Un rythme hebdomadaire pour obtenir les feuilles de temps sans relances incessantes
Les feuilles de temps arrivent à l’heure quand l’équipe sait ce qui se passe chaque jour et que c’est le système qui se charge des rappels.
- Chaque après-midi, saisissez la journée ou arrêtez le chronomètre en cours. Une ligne de résumé suffit.
- En fin de semaine, laissez le rappel facultatif faire les relances. Un administrateur active « Rappels de feuille de temps » dans les paramètres de notification des Paramètres, choisit le jour de la semaine et l’heure ; les membres qui n’ont rien saisi cette semaine-là reçoivent un e-mail, sauf s’ils ont désactivé les e-mails de rappel, et, lorsqu’ils l’ont activée, une notification sur l’appareil. Une relance le lundi matin pour les personnes toujours manquantes est une option de la même carte, activée par défaut.
- Au début de la semaine suivante, les valideurs vident la file « Queue », répondent aux questions et renvoient tout ce qui n’est pas clair pendant que le travail est encore frais.
- Une fois par mois, ouvrez « Reports » pour le mois, regroupez par client, filtrez sur le temps approuvé et exportez le récapitulatif pour la facturation.
Les heures arrivent aussi sur la tâche. Ouvrez une tâche dans Projets : le volet affiche le temps saisi dessus et un raccourci pour en ajouter. Pour la lecture humaine qui accompagne les heures, une équipe qui demande aussi à chacun comment il vit sa charge peut associer la Feuille de temps au point quotidien de Stand Up. Les deux sont inclus dans toutes les formules.
Questions fréquentes
La Feuille de temps utilise-t-elle l’IA pour suivre ou estimer le temps ?
Non. Elle ne surveille pas votre écran, n’enregistre aucune activité et ne devine pas les heures, et elle n’appelle jamais de modèle d’IA. Les collègues saisissent des entrées sur la tâche d’un client ou lancent un chronomètre, et un valideur approuve, questionne ou renvoie chacune d’elles. Les fonctions d’IA du produit se trouvent ailleurs, comme les transcriptions et les comptes rendus de réunion.
Mon équipe peut-elle utiliser un chronomètre au lieu de saisir les heures ?
Oui. Choisissez « Start timer », sélectionnez le client et la tâche, puis appuyez sur « Stop & log » à la fin. Le formulaire s’ouvre avec les heures calculées d’après le temps écoulé et le début déjà renseigné. Un seul chronomètre tourne par espace de travail dans un navigateur, il continue si vous fermez l’onglet, et un chronomètre n’enregistre jamais plus d’une journée.
Que se passe-t-il quand un valideur questionne une saisie ?
La saisie passe à « Questioned », et un bandeau « Needs your attention » sur « My time » la place en tête avec la note du valideur. L’auteur modifie la saisie, répond avec ses propres mots et la soumet de nouveau. Elle repasse en « Pending review » et revient chez les valideurs comme un nouvel élément de leur file « Queue ».
Les collègues peuvent-ils voir les heures les uns des autres ?
Non. Un collègue ne voit que ses propres saisies, dans « My time » et dans « Reports ». Les administrateurs, et les collègues auxquels des droits d’approbation ont été accordés, voient aussi les saisies qu’ils valident. Les clients ne voient jamais la Feuille de temps, car les feuilles de temps sont un registre interne que le portail n’inclut pas.
Comment le taux d’utilisation est-il calculé ?
Le taux d’utilisation correspond aux heures saisies divisées par 8 heures pour chaque jour de semaine de la période, arrondi au pourcentage entier. Il apparaît lorsqu’un rapport est regroupé par collègue, avec une mention « Has capacity », « Well utilized » ou « At capacity ». Les week-ends ne comptent pas dans la capacité.
Puis-je exporter les feuilles de temps vers un tableur ?
Oui, sous deux formes. L’export détaillé comporte une ligne par saisie, avec sa date, son membre, son client, son projet, sa tâche, ses heures, son indicateur facturable, son statut et sa note de revue. L’export récapitulatif comporte une ligne par client, projet, tâche ou collègue. Les cellules qui commencent comme une formule sont neutralisées afin de s’ouvrir comme du texte.
Le temps interne de l’agence est-il facturable ?
Non. Le temps saisi sur le compte propre de l’agence est traité comme interne, l’option « Billable » ne lui est pas proposée, et il n’est jamais compté dans les heures facturables. Le temps client est facturable par défaut et peut être marqué comme interne lorsque les heures ne doivent pas être facturées.