Fichiers clients
Les fichiers de chaque client, enfin organisés
Un vrai disque par client — espaces privé, interne et partagé avec le client, dossiers, ressources de marque et journal d’activité — connecté aux projets et aux réunions que les fichiers soutiennent. Créez votre propre espace de travail, ou découvrez comment cela fonctionne.
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Fichiers clients
Gestion et partage de fichiers clients pour les agences marketing
Sans vraie gestion des fichiers clients, les documents d’une agence finissent éparpillés : des disques personnels, des pièces jointes d’e-mails et un dossier partagé dont personne ne croit vraiment qu’il soit à jour. L’espace Fichiers d’AI Marketing Dashboard donne à chaque client son propre disque organisé dans la console — un espace privé pour les travaux en cours, un espace interne pour l’équipe et un espace partagé, propre, pour ce que le client doit voir — afin que le bon fichier soit toujours au bon endroit, à côté du travail auquel il se rapporte.
Un disque par client
Trois disques pour chaque client, déjà configurés
Choisissez un client et Fichiers n’affiche que les disques de ce compte, avec les dossiers attendus déjà en place.
« My Personal Files » (mes fichiers personnels)
Votre propre espace de travail
Des brouillons et des travaux en cours que vous seul pouvez voir. Chaque membre démarre avec un dossier « General ».« Internal Agency Files » (fichiers internes de l’agence)
Le disque partagé de l’équipe
Les dossiers « Marketing », « Design » et « Development » sont créés avec le client, et « Design » contient « Logos », « Brand Guidelines » et « Important Creatives ».« Shared Client Files » (fichiers partagés avec le client)
Des livrables terminés et des ressources validées, tenus à l’écart du travail interne. Les mêmes dossiers de départ y sont créés.« Chat attachments » (pièces jointes du chat)
Tous les fichiers envoyés dans les chats d’un client
Une vue en lecture seule liste les fichiers des conversations de ce disque, un dossier par conversation. Les messages directs restent privés pour les personnes concernées.Aperçu et partage
Ouvrez-le, vérifiez-le, envoyez-le
Un panneau de détail affiche l’aperçu du fichier stocké, indique qui l’a ajouté ou déplacé et quand, et copie un lien pour votre équipe.
Côté client
Les clients trouvent et envoient des fichiers dans leur propre portail
- Importez avec « Send files » (envoyer des fichiers), ou par glisser-déposer
- Aperçu, informations et téléchargement depuis le fichier lui-même
- Une vue « Chat attachments » en lecture seule pour les conversations qu’ils peuvent ouvrir
Donnez à chaque client un disque auquel votre équipe peut se fier
Ajoutez un client à votre espace de travail et ses disques apparaissent, avec les dossiers déjà en place.
Les formules commencent à 99 $ par mois.
Sur cette page
Un disque de fichiers distinct pour chaque client, en trois espaces clairs
Personnel, Interne et Partagé — jamais un dépôt indifférencié
Basculez sur un client et vous voyez le disque de ce compte, réparti en un espace personnel pour vos travaux en cours, un espace interne ouvert à toute l’équipe et un espace partagé pour les livrables que le client peut consulter. Ce modèle en trois espaces fait qu’un brouillon n’est jamais à un clic malheureux du client, et personne ne se demande plus « où est-ce que je range ça ? ».
Comme les disques sont propres à chaque client, les fichiers ne se mélangent jamais d’un compte à l’autre. La vue tous clients est délibérément protégée : un disque est par nature rattaché à un client, l’outil vous invite donc à en choisir un plutôt que de fabriquer un dossier fusionné sans signification. Les documents de chaque compte restent dans leur propre espace.
Dossiers, imports et une vraie fiche de fichier
Classez comme votre équipe classe déjà
Créez des dossiers imbriqués, importez des fichiers, déplacez-les et ouvrez n’importe quel document dans un panneau de détail qui affiche ses métadonnées et son activité. L’ordre reste stable : le fichier importé aujourd’hui se trouvera au même endroit demain, sans se réorganiser au rechargement — ce petit détail de fiabilité décide si une équipe fait vraiment confiance à un disque partagé.
Un indicateur de stockage en direct reflète ce qui est réellement enregistré — un décompte réel de fichiers et d’espace utilisé, pas un chiffre décoratif — pour savoir d’un coup d’œil où en est un compte.
Ressources et chartes de marque, capturées là où elles servent
Logos et chartes remontés dans le disque du client
Les ressources déposées pendant la collecte de marque d’un client — logos, documents de charte et documents apparentés — apparaissent automatiquement dans le dossier interne Design / Charte de marque de ce client : l’équipe qui conçoit pour le compte garde les fichiers sources sous la main, au lieu de réclamer le dernier logo à la ronde.
Cela relie l’endroit où vous collectez une marque à l’endroit où vous l’utilisez — précisément le passage de relais qui casse d’habitude. Le matériel de marque le plus récent se trouve là où le travail se fait, et non enterré dans un vieux fil d’e-mails.
Un journal d’activité pour savoir ce qui a changé
Qui a ajouté ou déplacé quoi, et quand
Chaque action significative sur le disque est consignée : un dossier cesse d’être une boîte noire, vous voyez ce qui a été ajouté ou déplacé et gardez le fil de l’évolution des fichiers d’un compte. Pour une agence où beaucoup de mains interviennent sur beaucoup de comptes, cette traçabilité empêche un disque partagé de glisser doucement vers le chaos.
Le dispositif reste volontairement léger : assez de traces pour répondre à « que s’est-il passé ici ? », sans transformer la gestion de fichiers en projet de conformité.
Des fichiers connectés au reste de l’espace de travail
Les mêmes documents que vos réunions, vos projets et le chat
Les fichiers partagés du client apparaissent dans le volet espace de travail de la réunion, se citent depuis un message du chat et voisinent avec les projets où le travail est suivi : un fichier fait partie du flux de travail, ce n’est pas une destination que l’on quitte le flux pour aller visiter.
C’est tout l’intérêt de garder les fichiers dans la console plutôt que sur un disque cloud générique : le document et le travail qu’il soutient ne sont jamais à plus d’un clic l’un de l’autre.
Dans quel disque ce fichier doit-il aller ?
Les fichiers clients se répartissent dans trois disques par client, et ces disques répondent à une seule question : qui peut ouvrir le fichier. Un seul d’entre eux atteint le client.
| Où | Qui peut l’ouvrir | Ce qu’on y met | Atteint le client ? |
|---|---|---|---|
| « My Personal Files » (mes fichiers personnels) | Vous et les administrateurs de votre espace de travail | Des brouillons et des travaux en cours | Non |
| « Internal Agency Files » (fichiers internes de l’agence) | Les membres de l’équipe qui ont accès à ce client | Des fichiers de travail, avec des dossiers « Marketing », « Design » et « Development » prêts à l’emploi | Non |
| « Shared Client Files » (fichiers partagés avec le client) | Les mêmes membres de l’équipe et les utilisateurs du portail du client | Des livrables terminés et des ressources validées | Oui, avec les formules Scale et Enterprise |
| « Chat attachments » (pièces jointes du chat) | Toute personne qui pouvait ouvrir la conversation d’où vient le fichier | Rien : c’est une vue en lecture seule des fichiers envoyés dans le chat | Seulement pour les conversations que le client peut ouvrir |
Choisissez le client avant de choisir le disque. Fichiers n’affiche qu’un client à la fois, et avec « Tous les clients » sélectionné, l’outil montre une vue d’ensemble de chaque compte plutôt qu’un disque fusionné : aucun dossier ne peut donc mélanger les documents de deux clients. Le compte propre de l’agence a un disque interne et pas de disque partagé, et les fichiers qu’on y ajoute apparaissent comme des entrées de référence dont le contenu n’est pas encore stocké.
Astuce
Le message d’import nomme les destinataires
Quand un fichier arrive dans « Shared Client Files », la confirmation indique qu’il est visible par le client dans son portail. Si ce n’était pas voulu, ce message est votre signal pour retirer le fichier aussitôt.
Une routine d’import en cinq étapes qui évite l’erreur de client
La plupart des confusions de fichiers se font dans les dix premières secondes, avant même que le fichier soit choisi. La routine ne ralentit que cette partie.
Lisez le nom du client
L’en-tête nomme le compte. Vérifiez-le avant d’ouvrir un disque, car les dossiers se ressemblent d’un client à l’autre.
Demandez-vous qui doit pouvoir ouvrir le fichier
Si c’est le client, utilisez « Shared Client Files ». Si c’est seulement l’équipe, utilisez « Internal Agency Files ». Si vous êtes encore en train de rédiger, gardez-le dans votre disque personnel.
Importez dans le dossier, pas à la racine
Ouvrez le dossier, puis cliquez sur « Upload » (importer) ou glissez-y les fichiers. La progression s’affiche pendant le transfert. Un « New folder » (nouveau dossier) par campagne ou par mois permet de s’y retrouver dans un disque très chargé.
Ouvrez le fichier et vérifiez-le
Le panneau de détail affiche un aperçu du fichier stocké quand c’est possible et liste ses informations, et son journal d’activité indique qui l’a ajouté ou déplacé. Vérifiez le contenu avant d’y renvoyer qui que ce soit.
Partagez-le de la façon prévue
« Share » (partager) propose un lien d’équipe pour les collègues connectés et, pour les fichiers de « Shared Client Files », un lien de portail pour le client. Un fichier encore dans le disque interne ou personnel peut être copié vers le portail avec « Share a copy to the client portal » (partager une copie vers le portail client), et l’original reste en place.
Note
Un lien ne rend jamais un fichier public
Les liens ne s’ouvrent que pour les personnes qui ont déjà accès au fichier. Un lien envoyé à quelqu’un qui n’a pas de compte ne lui donne pas le fichier : un fichier que le client doit recevoir doit donc d’abord se trouver dans « Shared Client Files ».
Du brouillon au prêt pour le client : la vie d’un livrable
Un livrable passe par le brouillon, la relecture et la validation, et chaque état a sa place naturelle dans Fichiers.
- Rédigez-le dans votre disque personnel, ou dans le disque interne quand des collègues y travaillent déjà.
- Faites-le relire en envoyant à vos collègues le lien d’équipe, qui ouvre le fichier aux membres connectés de l’espace de travail et à personne d’autre.
- Validez-le en nommant la version finale, puis choisissez « Share a copy to the client portal ». Le client reçoit un fichier propre, et la version de travail reste interne.
- Remettez-le en déposant le lien du portail dans le canal Chat partagé avec le client, ou laissez le client le trouver dans son portail.
- Refermez la boucle en retirant du disque interne les brouillons remplacés, afin que le collègue suivant voie un seul fichier à jour.
La même habitude fonctionne dans l’autre sens. Demandez à vos clients d’utiliser « Send files » (envoyer des fichiers) dans leur portail, et ce qu’ils vous remettent arrive dans « Shared Client Files » avec son import enregistré, au lieu de dormir dans une pièce jointe d’e-mail que seule une personne sait retrouver.
Des habitudes de dossiers qui survivent aux changements d’équipe
Un disque reste utile quand une nouvelle recrue peut deviner où les choses se trouvent. Ces habitudes s’appuient sur ce que Fichiers offre déjà.
| Habitude | Pourquoi c’est important | Ce que Fichiers vous donne |
|---|---|---|
| Mettez le projet et une version dans le nom du fichier | Fichiers ne garde pas d’historique de versions : c’est donc le nom qui doit le porter | « Duplicate » (dupliquer) crée une copie dont le nom contient « (copy) », que vous pouvez renommer |
| Gardez le travail terminé dans le disque partagé et les brouillons ailleurs | Tout ce qui se trouve dans le disque partagé est visible par le client | Une confirmation qui nomme les destinataires à chaque import dans le disque partagé |
| Utilisez les dossiers par défaut avant d’en inventer de nouveaux | Tout le monde sait alors où se trouve un logo ou un brief de campagne | « Marketing », « Design » (« Logos », « Brand Guidelines », « Important Creatives ») et « Development » pour chaque client |
| Déplacez au sein d’un disque et copiez d’un disque à l’autre | Remettre un fichier au client ne doit jamais supprimer votre copie de travail | « Move to » (déplacer vers) reste à l’intérieur d’un disque, et « Share a copy » laisse l’original |
Les fichiers de marque déposés pendant la collecte d’un client apparaissent dans le dossier interne « Design » et se gèrent depuis le profil du client, sous Sous-comptes : déplacez-les ou supprimez-les là-bas. Les écrits courts, comme un brief ou une page de procédure, ont généralement leur place dans Notes, où on peut les lier à une tâche ou à un message ; réservez Fichiers aux documents finalisés.
Ce que Fichiers accepte, refuse et prévisualise
Les limites sont peu nombreuses et elles sont annoncées au moment où vous les atteignez.
| Situation | Ce que fait Fichiers |
|---|---|
| Un fichier de plus de 50 Mo | Refusé avant le début de l’import, avec la limite indiquée |
| Un fichier vide | Refusé |
| Un programme, un script, une page web, un installateur, une image disque ou un raccourci | Refusé, car ces types ne sont pas stockés dans un disque |
| Un type sans aperçu intégré | Propose « Download » (télécharger) à la place d’un aperçu |
| Un fichier supprimé | Supprimé définitivement après confirmation, sans corbeille pour le restaurer |
| Un dossier supprimé | Supprimé avec tout son contenu, après une confirmation qui le précise |
Pour retrouver un fichier, cherchez par nom, filtrez par type (images, documents, feuilles de calcul, présentations, audio et vidéo, archives et autres), triez par nom, dernière modification, taille ou type de fichier, et basculez entre une grille et une liste. L’en-tête tient à jour le nombre de fichiers et la taille stockée pour le client affiché.
Comment les clients reçoivent des fichiers et vous les renvoient
Le portail montre au client un seul disque, le disque partagé, et rien de la façon dont votre équipe organise ses propres disques.
Ce qu’un client peut faire
Un client ouvre Fichiers dans son portail et voit ce qui se trouve dans « Shared Client Files ». Il peut en afficher l’aperçu et le télécharger, importer ses propres fichiers avec « Send files » ou en les glissant, créer des dossiers et renommer ce qu’il a ajouté. Un administrateur du client peut supprimer les fichiers qu’il a lui-même importés.
Ce qu’un client ne voit jamais
Vos disques personnels et « Internal Agency Files » n’atteignent jamais le portail. Les fichiers du chat n’apparaissent que pour les conversations que le client peut ouvrir, dans la même vue en lecture seule « Chat attachments » que vous utilisez : un fichier envoyé dans un canal Chat réservé à l’agence reste donc chez votre équipe.
Où les fichiers d’un client apparaissent aussi
Le volet latéral du « Meeting Hub » (l’espace dédié de la réunion) dans Réunions affiche un aperçu des fichiers partagés du client, ou des fichiers internes tant que rien n’est partagé : le document dont on discute est donc à un clic de l’ordre du jour.
Questions fréquentes
Un client peut-il voir mes « Internal Agency Files » ?
Non. Le portail d’un client montre le disque « Shared Client Files » et rien d’autre côté agence. Vos fichiers personnels et le disque « Internal Agency Files » restent chez votre équipe. Pour donner à un client un fichier qui se trouve dans l’un de ces disques, utilisez « Share a copy to the client portal » : l’original reste où il est.
Quelle peut être la taille d’un fichier, et que refuse Fichiers ?
Un fichier peut peser jusqu’à 50 Mo. Fichiers refuse les fichiers vides et les types qui s’exécutent ou s’ouvrent comme des programmes, tels que les exécutables, les scripts, les pages web, les installateurs, les images disque et les fichiers de raccourci. La vérification a lieu avant le début de l’import, et le message nomme le fichier et la raison.
Fichiers conserve-t-il les versions antérieures d’un document ?
Non. Fichiers garde le fichier que vous avez importé, pas un historique de modifications, et la suppression est définitive après confirmation. Mettez une version dans le nom, et utilisez « Duplicate » pour garder une copie avant de remplacer un fichier. Le panneau de détail indique en revanche qui a ajouté ou déplacé un fichier, et quand.
Que donne réellement le bouton « Share » ?
Un lien d’équipe ouvre le fichier ou le dossier aux membres connectés de votre espace de travail, et un lien de portail ouvre un élément de « Shared Client Files » aux propres membres et administrateurs du client. Les liens ne s’ouvrent que pour les personnes qui ont déjà accès. Rien dans la boîte de dialogue ne crée d’adresse web publique.
Comment retrouver un fichier que quelqu’un a envoyé dans le chat ?
Ouvrez le disque « Internal Agency Files » du client et choisissez « Chat attachments ». Il liste les fichiers envoyés dans les conversations que vous pouvez ouvrir, un dossier par conversation, et il est en lecture seule. Les fichiers des messages directs restent aux personnes concernées : ils n’apparaissent donc que pour elles.
Mes clients peuvent-ils m’envoyer des fichiers ?
Oui, via leur portail. Ils utilisent « Send files » ou glissent des fichiers dans un dossier du disque partagé, et peuvent créer des dossiers et renommer leurs propres éléments. Les fichiers arrivent dans « Shared Client Files », où votre équipe les voit. L’accès au portail, et avec lui les imports des clients, commence à la formule Scale.
Puis-je déplacer un fichier d’un disque à un autre ?
« Move to » fonctionne à l’intérieur d’un seul disque. Pour mettre un fichier sous les yeux d’un client, utilisez « Share a copy to the client portal », qui le copie dans « Shared Client Files » et laisse l’original où il était. Ainsi, remettre un travail ne supprime jamais votre propre copie de travail.