Notes et documents d’agence

Une base de connaissances connectée pour votre agence

Un éditeur par blocs de type Notion avec commandes slash, sous-pages imbriquées et liens dans le texte vers n’importe quel élément — organisé par client, avec une frontière nette entre documents internes et documents partagés. Créez votre propre espace de travail, ou découvrez comment cela fonctionne.

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Notes et documents d’agence

Notes collaboratives et base de connaissances pour les agences

Sans base de connaissances commune, le savoir d’une agence finit dispersé — un document de stratégie sur un disque, des notes de réunion dans l’application personnelle de quelqu’un, un mode opératoire enfoui dans un fil d’e-mails — et personne ne retrouve jamais la version à jour. L’espace Notes d’AI Marketing Dashboard donne à votre équipe un éditeur par blocs de type Notion et une base de connaissances par client, dans le même espace de travail que les projets, le CRM et les fichiers dont la documentation parle vraiment : chaque brief, chaque procédure et chaque manuel de compte vit dans un seul endroit structuré et consultable, au lieu de dix endroits déconnectés.

Du brouillon à la page client

Rédigez-la, rangez-la, liez-la, partagez-la

Un document suit les mêmes quatre étapes dans Notes, qu’il s’agisse d’un brief de lancement ou d’un manuel de reporting.

Écrivez par blocs
Tapez une barre oblique pour insérer titres, encadrés, tableaux, blocs dépliants, code et plus encore. Les raccourcis markdown fonctionnent pendant la frappe, et chaque bloc se glisse à sa place.
Rangez-la sous le client
Chaque client a son propre arbre de pages, réparti entre les onglets « Internal » (interne) et « Client ». Changez de client, et l’arbre change avec vous.
Liez les enregistrements
Utilisez « Link to… » (lier à…) pour déposer une pastille pour tout enregistrement que vous mentionnez, comme un prospect, un projet, une tâche ou une réunion. Suivre une pastille l’ouvre avec le bon client déjà sélectionné.
Partagez la page
Un interrupteur sur chaque page décide si le client la voit. Les pages partagées arrivent dans le portail comme des documents en lecture seule.
Formule Scale

Dans l’éditeur

De petits détails qui gardent une base de connaissances en ordre

Coller
Collez un document, gardez sa forme
Copiez une page depuis un autre outil de documents et collez-la. Les titres, les listes et les tableaux arrivent en blocs distincts plutôt qu’en un long paragraphe.
Déplacer vers…
Déplacez toute une branche
Déplacez une page et ses sous-pages sous un nouveau parent, ou dans l’arbre d’un autre client, en une seule action.
Étiquettes et export
Étiquetez-la, exportez-la
Étiquetez les pages à partir de suggestions tirées des étiquettes déjà utilisées, et exportez n’importe quelle page en Markdown.
Mentions
Mentionnez un collègue
Une mention prévient la personne que vous nommez, et un administrateur peut l’affecter au client depuis l’invite si elle n’y est pas encore. Les clients qui lisent une page partagée voient des noms lisibles, jamais des clés internes.

Rédigez le manuel une fois, là où le travail se fait

Ouvrez l’arbre de pages d’un client, tapez une barre oblique et commencez à documenter. Ne partagez une page que lorsqu’elle est prête.

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Sur cette page

Un éditeur par blocs de type Notion pour les notes et les documents de l’agence

Tapez une barre oblique, choisissez un bloc, construisez un vrai document

Le corps du document est un véritable éditeur par blocs, pas une simple zone de texte. Tapez une barre oblique n’importe où et un menu d’insertion propose seize types de blocs — paragraphes, trois niveaux de titre, citations et encadrés, séparateur, listes à puces, numérotées, à cocher et dépliantes, tableaux, blocs de code, images, signets web et même sous-pages imbriquées — pour qu’un brief de lancement, un mode opératoire et un compte rendu de réunion prennent chacun la forme qu’il leur faut.

L’écriture y est rapide parce que l’éditeur suit la façon dont vous tapez déjà. Les raccourcis markdown se convertissent à la volée — un dièse crée un titre, un tiret ouvre une puce, un chiffre démarre une liste ordonnée, un chevron une citation, des crochets une case à cocher — et chaque bloc porte une poignée pour le glisser ailleurs. Le résultat a l’allure d’un outil de rédaction moderne, intégré à la console plutôt que greffé à côté.

Des arborescences de pages par client gardent la documentation rangée par compte

Un arbre de pages soigné pour chaque client, pas un dépôt commun

Chaque client dispose de son propre arbre de pages, réparti entre un onglet Interne et un onglet Client, avec recherche et favoris : le document cherché est à deux frappes de clavier. La documentation d’une agence s’organise par le compte auquel elle appartient — la stratégie de ce client-ci, les notes de marque de celui-là, la cadence de reporting du troisième — plutôt que d’être versée dans un dossier unique devenu inutilisable dès le troisième projet.

Comme l’arbre est cadré sur le client actif, changer de client réenracine automatiquement vos notes sur ce compte, et une page mise en favori remonte en tête pour y revenir vite. Les nouveaux comptes créés dans les sous-comptes reçoivent leur espace de documentation dès le premier jour : la base de connaissances grandit avec le portefeuille au lieu de devenir l’endroit où les vieux documents vont se perdre.

Commandes slash et blocs riches pour une écriture structurée

Un menu filtrable et des blocs qui font vraiment quelque chose

Le menu slash se filtre et se parcourt entièrement au clavier — commencez à taper le bloc voulu, puis parcourez les résultats avec les flèches — si bien qu’un utilisateur aguerri ne touche jamais la souris. Les tableaux ajoutent et suppriment lignes et colonnes sur place, les blocs dépliants ouvrent et referment les lignes imbriquées, les encadrés acceptent un emoji personnalisé, les blocs de code conservent la mise en forme et les blocs image affichent les visuels dans le fil de la page.

Le modèle d’édition est volontairement net. Entrée scinde un bloc et poursuit une liste ; Retour arrière en début de bloc stylé le ramène en texte simple puis le fusionne au précédent ; les flèches circulent entre les blocs comme un rédacteur l’attend. La saisie est validée quand vous cliquez ailleurs : une ligne à moitié tapée n’est jamais perdue, et le document reste net et structuré au lieu de devenir un mur de texte illisible.

Les sous-pages imbriquées vous donnent un vrai wiki, pas une liste à plat

Des pages dans des pages, avec une structure qui se propage

Une documentation a besoin de hiérarchie : une vue d’ensemble du compte qui contient une section marque, une section stratégie et une section notes de réunion, chacune sur sa propre page. Créez des sous-pages depuis l’arbre, depuis le menu d’une page ou avec la commande slash dédiée, qui dépose au passage un lien vers la nouvelle page là où vous écriviez : la structure se construit toute seule au fil de la rédaction.

Le comportement est celui d’un wiki, pas d’une liste. Une page s’imbrique aussi profondément que le travail l’exige, l’arbre montre cette imbrication d’un coup d’œil, et supprimer une page emporte tout son sous-arbre : aucun enfant orphelin ne subsiste. C’est la différence entre un carnet que l’on finit par dépasser et une base de connaissances qui rassemble un compte client entier dans une structure navigable.

Liez n’importe quel élément de la console directement dans une note

Citez dans le texte un prospect, un projet, une tâche, une réunion ou un fichier

Une note parle rarement de rien : elle documente une affaire, un projet, une campagne, une réunion. La commande de liaison ouvre un sélecteur consultable et filtrable par type, qui dépose dans la page une référence cliquable vers un membre de l’équipe, un sous-compte, un prospect du CRM, un projet, une tâche, un thème, un formulaire, un texte, une création, une réunion, un chat ou un fichier — à côté des liens ordinaires vers d’autres pages de notes.

Chaque référence ouvre l’outil concerné au bon endroit et fixe le client actif quand vous la suivez : un compte rendu de réunion pointe vers le prospect exact dont il traitait, un mode opératoire vers le projet qu’il encadre. Vos notes cessent d’être une archive sans issue pour devenir le liant de toute la console — l’endroit qui relie la documentation au travail vivant qu’elle décrit.

Documents internes et documents partagés avec le client, séparés par une frontière nette

Décidez page par page ce que le client voit

Certains documents relèvent des coulisses — stratégie de compte, rétrospectives internes, notes sans détour — et d’autres sont destinés au client, comme un périmètre validé ou un plan partagé. Un interrupteur de partage, page par page, tranche entre les deux : le même éditeur accueille les deux natures de document sans la crainte permanente qu’un aparté interne atterrisse devant le mauvais public.

Une page partagée apparaît dans le portail client sous la forme d’un document propre, en lecture seule ; une page interne reste fermement à l’intérieur de l’agence. Le mur entre les deux est délibéré et posé explicitement, jamais par accident : votre équipe écrit franchement d’un côté et publie sereinement de l’autre, depuis une seule base de connaissances structurée.

Ce qu’une agence devrait consigner par écrit, et qui devrait le lire

Une base de connaissances mérite sa place quand la bonne page existe avant que la question soit posée. Choisissez le public en même temps que la page.

Huit pages à rédiger pour chaque compte actif
Page	Ce qu’elle contient	Qui la lit
Manuel de compte	La façon dont ce client aime travailler, qui valide quoi et ce qu’il ne faut pas dire	Votre équipe uniquement
Compte rendu de lancement	Les objectifs, le périmètre et les indicateurs de réussite convenus dès le premier jour	Le client, une fois le document définitif
Notes de reporting	Ce que chaque rapport mensuel doit expliquer et pourquoi un chiffre a bougé	Votre équipe, puis le client quand c’est prêt
Mode opératoire	Les étapes d’un travail reproductible, avec un responsable pour chacune	Votre équipe uniquement
Compte rendu de réunion	Les décisions et les actions issues d’un appel	Le client, s’il y participait
Journal des décisions	Une liste datée des choix et de la raison de chacun	Votre équipe uniquement
Périmètre validé	Le plan que le client a validé	Le client
Questions ouvertes	Ce sur quoi vous attendez encore une réponse	Votre équipe, avec un responsable nommé

Chaque page vit dans l’arbre de pages d’un seul client, réparti entre un onglet « Internal » (interne) et un onglet « Client ». L’onglet dans lequel vous vous trouvez, et la ligne « Visibility » (visibilité) de la page elle-même, vous indiquent d’un coup d’œil si elle est « Internal only » (interne uniquement) ou « Shared with client » (partagée avec le client).

Construire l’arbre de pages d’un client en cinq étapes

La même courte routine couvre un brief, un mode opératoire et un compte rendu.

Choisissez le compte et l’onglet
Choisissez le client dans le sélecteur et commencez dans l’onglet « Internal ». L’arbre se recentre sur ce compte, avec la recherche et les favoris pour retrouver rapidement une page.
Créez une page nommée d’après sa fonction
Choisissez « New page » (nouvelle page) et remplacez « Untitled » (sans titre) par un titre qui dit à quoi sert la page, par exemple « Notes de reporting d’avril ». Un collègue qui cherche plus tard tapera la fonction, pas vos initiales.
Mettez-la en forme avec le menu slash
Ouvrez le menu slash pour insérer un titre, un encadré, un tableau, un bloc dépliant ou un bloc de code, ou appuyez-vous sur les raccourcis markdown pendant que vous écrivez. Faites glisser n’importe quel bloc par sa poignée pour réordonner la page.
Rendez-la exploitable
Ajoutez une liste à cocher pour les prochaines étapes, mentionnez avec @ la personne responsable de chacune, et utilisez « Link to… » (lier à…) pour rattacher le prospect, la tâche, la réunion ou le fichier dont parle la page.
Définissez en dernier le statut, le responsable et la visibilité
Faites passer la page de « Draft » (brouillon) à « Approved » (approuvé), en passant par « In progress » (en cours) et « In review » (en revue), confirmez le responsable, et ne la partagez avec le client que lorsque vous acceptez qu’il en lise la version actuelle.

Note

L’endroit où vous créez une page décide de qui peut la lire

Une page créée pendant que l’onglet « Client » est ouvert démarre partagée avec le client. Si vous voulez d’abord un brouillon, créez-le dans l’onglet « Internal » et utilisez « Share with client » quand il est prêt : la page passe alors dans l’onglet « Client ». « Make internal » (rendre interne), dans le même menu, la ramène.

Rédiger des pages qui permettent d’agir

Une page est terminée quand un collègue pourrait faire la suite sans vous poser de question.

Ouvrez avec la décision ou la demande dans les deux premières lignes, et placez le contexte en dessous.
Donnez un seul objectif à chaque page. Quand un second sujet apparaît, faites-en une sous-page et liez-y depuis la page parente.
Transformez les prochaines étapes en blocs à cocher avec un responsable nommé, et rangez les longs raisonnements dans un bloc dépliant pour que la page reste rapide à parcourir.
Utilisez un encadré pour l’unique avertissement qu’un lecteur ne doit pas manquer, et un tableau pour comparer des options côte à côte.
Liez les enregistrements qu’une page documente. Suivre un lien ouvre le prospect, la tâche, la réunion ou le fichier avec le bon client déjà sélectionné : la page et le travail se renvoient ainsi l’un à l’autre.
Étiquetez les pages avec les mots que l’équipe emploie vraiment. Le champ d’étiquettes propose celles déjà utilisées, ce qui garde une seule graphie par idée.

Client: Le compte dans l’arbre duquel se trouve la page. « Move to… » (déplacer vers…) emmène une page et ses sous-pages chez un autre client.
« Status » (statut): Où en est la page dans son cycle de vie : « Draft », « In progress », « In review », « Approved » ou « Logged » (consignée). Une nouvelle page démarre en « Draft ».
« Visibility » (visibilité): « Internal only » ou « Shared with client ». Elle suit le menu « Share » (partager) et détermine dans quel onglet la page apparaît.
« Owner » (responsable): Le collègue qui garde la page exacte. Au départ, c’est la personne qui a créé la page, et on peut le changer dans une liste de collègues.
« Tags » (étiquettes): Des libellés libres que vous ajoutez à une page. Le champ propose les étiquettes déjà utilisées, pour qu’une idée garde une seule graphie.

Collez un document rédigé ailleurs et Notes le découpe en vrais blocs. Chaque titre, chaque liste et chaque tableau garde sa forme au lieu de s’écraser en un seul paragraphe : reprendre d’anciennes documentations revient à enchaîner des collages plutôt qu’à tout retaper.

Garder l’arbre en ordre à mesure que la base de connaissances grandit

Une documentation se périme quand elle est difficile à trouver ou difficile à déplacer. Notes offre les commandes qui préviennent les deux.

Mettez en favori les pages auxquelles vous revenez. Les favoris remontent en haut de l’arbre.
Nommez les pages d’après leur fonction, car la recherche porte sur les titres de pages.
Utilisez « Move to… » pour déplacer une page avec toutes ses sous-pages, y compris dans l’arbre d’un autre client quand un travail change de mains.
Dupliquez une page qui sert de modèle, et renommez la copie pour le compte suivant.
Exportez une page en Markdown avant de la supprimer. La suppression retire la page et tout ce qui est imbriqué dessous, et on ne peut pas revenir en arrière.
Voyez dans la propriété « Owner » la personne qui garde la page exacte. Une page sans responsable actif est la première à se périmer.

Les pages qui documentent une tâche, un prospect ou une réunion ont leur place à côté de ces enregistrements : liez-les depuis Projets, le CRM et Réunions au fil de l’eau. Un court brief que toute l’équipe doit toujours retrouver a sa place ici ; un livrable fini, comme un logo ou un PDF, a sa place dans Fichiers.

Notes face à un éditeur de documents ou à un wiki

Un éditeur généraliste est le bon outil pour beaucoup de travaux. Ce tableau montre où les besoins d’une agence diffèrent.

Quatre besoins et la réponse de chaque outil
Besoin	Dans Notes	Dans un éditeur ou un wiki autonome
Savoir de quel compte parle une page	Chaque page se trouve dans l’arbre d’un client	Une habitude de nommage des dossiers que l’équipe doit entretenir
Séparer les pages internes et celles que le client peut lire	Deux onglets et une propriété « Visibility » sur chaque page	Un partage réglé page par page, en dehors de votre liste de clients
Relier une page au travail qu’elle documente	« Link to… » ouvre le prospect, la tâche, la réunion ou le fichier avec le client sélectionné	Une adresse collée vers un autre système
Modifier une même page à plusieurs au même moment	Non prévu pour cela : une page s’enregistre quand vous terminez un bloc, et la modification d’un collègue apparaît après rechargement	En général prévu pour cela

La dernière ligne est le compromis honnête. Notes est une base de connaissances partagée avec un responsable pour chaque page, pas un document où plusieurs curseurs bougent en même temps. Convenez de qui modifie une page, et passez le relais par une mention ou un message dans le Chat.

Questions fréquentes

Mes clients peuvent-ils modifier une page que je partage avec eux ?

Non. Les pages partagées s’ouvrent dans le portail client comme des documents en lecture seule, et les mentions apparaissent sous forme de noms lisibles. Un client peut lire ce que vous choisissez de partager, et rien de plus. Les clients lisent les pages partagées par le portail : ce volet exige donc la formule Scale ou Enterprise, tandis que la rédaction de pages fait partie de toutes les formules.

Quelle est la différence entre les onglets « Internal » et « Client » ?

Les onglets classent les pages d’un client selon leur public. L’onglet « Internal » contient les pages que seule votre équipe lit, et l’onglet « Client » celles partagées avec le client. Une nouvelle page démarre avec le public de l’onglet dans lequel vous la créez, et le menu « Share » bascule une page entre « Internal only » et « Shared with client ».

Deux personnes peuvent-elles modifier la même page en même temps ?

Notes n’est pas conçu pour l’édition simultanée. Une page s’enregistre quand vous terminez chaque bloc, et la modification d’un collègue apparaît après rechargement. Donnez un responsable à chaque page, convenez de qui la modifie, et passez le relais par une mention plutôt qu’en écrivant à plusieurs.

Puis-je exporter une page de Notes ?

Oui. Ouvrez le menu « More options » (plus d’options) de la page et choisissez « Export as Markdown » (exporter en Markdown) pour la télécharger. Cela vaut la peine avant toute suppression, car supprimer une page la retire avec toutes les sous-pages placées dessous, sans aucun moyen de la restaurer ensuite.

Puis-je déplacer une page vers un autre client ?

Oui. Choisissez « Move to… » dans le menu de la page et sélectionnez un nouveau parent, sous le même client ou dans l’arbre d’un autre client. La page voyage avec toutes ses sous-pages. C’est pratique pour un mode opératoire né sur un compte et qui s’applique finalement à plusieurs.

Comment attirer l’attention d’un collègue sur une page ?

Tapez une barre oblique et choisissez « Mention a teammate » (mentionner un collègue), ou tapez l’arobase et choisissez un nom. La personne est prévenue à l’enregistrement de la page. Si elle n’est pas encore rattachée à ce client, un administrateur peut l’y ajouter depuis l’invite qui s’affiche : la mention atteint ainsi quelqu’un qui peut ouvrir la page.

Puis-je coller du contenu venant d’un autre outil de documents ?

Oui. Collez depuis un traitement de texte ou un autre outil de notes, et Notes convertit la structure en blocs : les titres restent des titres, les listes des listes et les tableaux deviennent des tableaux. Le bloc image prend une adresse web plutôt qu’un téléversement : les images sont donc liées, et non stockées dans la page.