الوقت والاعتمادات
اعتماد وقت الأسبوع في جولة واحدة
راجع ساعات فريقك المسجلة، واعتمد كل إدخال أو استفسر عنه أو أرجعه إلى صاحبه، وفصل الوقت حسب الزميل والعميل، ثم صدر جدولا زمنيا جاهزا للفوترة، تتبع وقت العمل للوكالات الذي يضم الاعتماد نفسه. أنشئ مساحة عملك الخاصة، أو اطلع أولا على طريقة العمل.
هل لديك مساحة عمل بالفعل؟ سجّل الدخول
- خطط تبدأ من 99 دولارًا شهريًا
- مصمم للوكالات التي تدير عدة عملاء
- علامتك التجارية في وحدة التحكم كلها
الوقت والاعتمادات
تتبع وقت العمل للوكالات واعتماد الجداول الزمنية
الساعات الفعلية التي يسجلها فريقك هي بالضبط الساعات التي تفوترها لاحقا، فلا بد أن تكون المراجعة الفعلية بينهما سريعة تماما وموثوقة بالكامل. تتبع وقت العمل للوكالات في AI Marketing Dashboard يحول اعتماد الجداول الزمنية كلها إلى جولة أسبوعية واحدة فقط: كل إدخال فعلي أمامك مباشرة، تعتمده أو تستفسر عنه أو ترجعه إلى صاحبه بنقرة واحدة بسيطة، ثم تصدر جدولا زمنيا نظيفا تماما وجاهزا للفوترة الفعلية. إنها بالضبط نظرة المدير الحقيقية إلى وجهة الأسبوع كله، حسب الشخص، وحسب العميل، وحسب المشروع، دون أي جدول بيانات واحد في الأفق.
الوقت من البداية إلى النهاية
من الساعات المسجلة إلى الأسبوع المعتمد
يسجل كل شخص وقته حيث يوجد العمل. ويراجع المعتمدون في جولة واحدة.
سجّل الوقت
انقر خلية فارغة في شبكة أسبوعك، أو شغل عداد الوقت. اختر العميل والساعات واكتب ملاحظة، وحدد إن كان الإدخال قابلا للفوترة أم لا.اربطه بالمهمة
اختر المشروع والمهمة اللذين تنتمي إليهما الساعات، لتظهر أيضا على المهمة في المشاريع. ولا يشير الرابط أبدا إلا إلى ما هو داخل عميل الإدخال نفسه.أرسله للمراجعة
يضع الحفظ الإدخال في قائمة انتظار المعتمدين. وإذا عاد بحالة استفسار أو عدم اعتماد، فعدله وأرسله مرة أخرى.راجع الأسبوع
اعتمد كل إدخال أو استفسر عنه أو أعده مع ذكر السبب، أو اعتمد دفعة سليمة دفعة واحدة. ولكل قرار «Undo» (تراجع)، ويبلغ صاحب الإدخال به.
داخل «Worklog»
جدول زمني واحد، يقرأ بثلاث طرق
يحصل المراجعون والزملاء والمالية، كل منهم على العرض الذي يحتاج إليه من الإدخالات نفسها.
3
طرق عرض لجدول زمني واحد: «Review» و«My time» و«Reports»
4
ردود على الإدخال: اعتماد، أو استفسار، أو عدم اعتماد، أو إعادة إلى الانتظار
4
طرق لتقسيم التقرير: حسب العميل أو المشروع أو المهمة أو الزميل
اعرف أين ذهب الأسبوع قبل أن تصدر الفاتورة
أنشئ مساحة عمل ودع فريقك يسجل الوقت على عملاء حقيقيين ومهام حقيقية.
تبدأ الخطط من 99 دولارًا شهريًا.
في هذه الصفحة
تتبع وقت العمل للوكالات: مراجعة أسبوعية لمن يعتمد الساعات
وقت الأسبوع كله على شاشة واحدة
افتح الأسبوع فيصطف كل إدخال مسجل للمراجعة، المهمة، والشخص، والعميل، والمشروع، والساعات، والملاحظة، بترتيب ثابت لا يعاد خلطه عند إعادة التحميل. بدل ملاحقة جداول زمنية عبر أشخاص وأدوات متفرقة، تعمل جهة الاعتماد على قائمة موحدة واحدة وتعرف بالضبط ما ينتظر قرارا بعد.
تتبع الوقت هو المكان الذي يتحول فيه الوقت المسجل إلى وقت معتمد: يسجل الزملاء الساعات أو يشغلون عداد وقت على مهمة، ويحول المدير هذه الإدخالات إلى وقت معتمد وقابل للفوترة. هذا التركيز هو ما يجعل الاعتماد الأسبوعي مسألة دقائق لا مسألة بعد ظهر كامل.
اعتمد كل إدخال أو استفسر عنه أو ارفضه، واعدل عن رأيك متى شئت
قرار حقيقي على كل سطر، مسجل وقابل للعكس
يحصل كل إدخال على حكم واضح: اعتمده، أو استفسر عنه حين يحتاج توضيحا، أو ارفضه، أو أعده إلى معلق، واعتمد كل الإدخالات المعلقة المفلترة دفعة واحدة حين تكون الدفعة سليمة. الإدخال محل الاستفسار يحمل السؤال نفسه، فيعيش الحوار حول الجدول الزمني على الجدول نفسه لا في بريد إلكتروني منفصل.
كل قرار يحمل ختم من راجعه ومتى، ويصمد بعد إعادة التحميل، فتصبح حالة الاعتماد سجلا حقيقيا لا زخرفة عابرة في الواجهة. اعتماد الأسبوع قابل للمراجعة لاحقا، لا مجرد ذاكرة.
وقت مفصل حسب الزميل وحسب العميل
اعرف إلى أين ذهب الأسبوع فعلا
شريط تفصيل يقسم الأسبوع حسب عضو الفريق وحسب العميل، فتجيب عن السؤالين الأهم بنظرة واحدة، هل يحمل أحدهم عبئا زائدا أو ناقصا، وهل يستهلك عميل ساعات أكثر مما يغطيه عقده الشهري. النقر على زميل أو عميل يضيق القائمة والإحصاءات والمخطط إلى تلك الزاوية وحدها.
لوكالة، هذا العرض إنذار مبكر: يكشف الحساب الذي يستنزف الهامش بصمت، وعضو الفريق المتجه نحو الإرهاق، بينما ما زال هناك وقت لفعل شيء حيال أي منهما.
ابحث وضيق حتى تصل إلى الشريحة التي تراجعها بالضبط
حسب الشخص أو العميل أو المشروع أو الملاحظة
رشح حسب الزميل أو العميل وابحث عبر المهمة والشخص والعميل والمشروع والملاحظة، فيحصل المدير الذي يراجع أسبوع حساب واحد، أو شخص واحد، على تلك الشريحة بالضبط دون تمرير وقت الجميع الآخرين. تضيق القائمة والمجاميع والمخطط معا.
هذا يبقي الاعتماد مركزا: راجع أسبوع حساب العميل، واعتمده، وانتقل، بدل خوض ساعات الوكالة كلها بحثا عن الدزينة من الإدخالات التي تخصك فعلا في هذه الجولة.
تصدير جدول زمني جاهز للفوترة بصيغة CSV
من الساعات المعتمدة إلى الفاتورة، بخطوة واحدة
صدر العرض الحالي بصيغة CSV، مصفى مسبقا حسب العميل أو الشخص أو الأسبوع الذي يهمك، وسلم المحاسبة جدولا زمنيا نظيفا تفوتر عليه. الاعتماد الذي أنجزته للتو هو ما يجعل التصدير موثوقا: صف العرض على الساعات المعتمدة فلا يدخل الفاتورة إلا الوقت الذي اعتمدته.
هذا يغلق الحلقة من الوقت المسجل إلى الوقت المفوتر دون إعادة كتابة يدوية، وهي بالضبط النقطة التي تتسرب منها الساعات عادة من إيرادات الوكالة.
ساعات ونسبة استغلال تراها، لا تجمعها فقط
قراءة بصرية لطاقة الأسبوع
يحول مخطط ساعات الأسبوع المسجلة إلى شكل تقرؤه فورا، كيف توزع الوقت، وأين تركز العبء، وكيف يتجه المجموع المعتمد. إنه الفرق بين معرفة أن فريقك سجل ساعاته، وفهم كيف أنفق الأسبوع فعلا.
مقترنا بالتفصيل حسب العميل والزميل، يمنح صاحب الوكالة صورة الطاقة التي تقود قرار التوظيف التالي، ومحادثة العقد الشهري التالية، وقرار كبح النطاق قبل أن يخرج عن السيطرة.
تتبع وقت العمل للوكالات، بالذكاء الاصطناعي وبدونه
من يبحث عن تتبع الوقت بالذكاء الاصطناعي يريد ساعات صحيحة دون عناء أسبوعي. وتبلغ «Worklog» (أداة تتبع الوقت) هذه الغاية بالبنية المنظمة لا بالتخمين.
لا تراقب «Worklog» شاشتك، ولا تتعقب نشاطك، ولا تقدر ساعاتك، ولا يستدعي أي شيء فيها نموذجا من نماذج الذكاء الاصطناعي. فالساعات إقرار يصدر عن شخص: يسجل الزميل إدخالا على مهمة لعميل أو يشغل عداد وقت، ثم يرد مراجع على كل إدخال من هذه الإدخالات. أما الذكاء الاصطناعي في هذا المنتج فمكانه في موضع آخر، مثل النصوص المكتوبة وملخصات اجتماعات العملاء، حيث يصعب إنتاج سجل مكتوب بالجهد اليدوي وحده.
| السؤال | كيف تجيب عنه «Worklog» |
|---|---|
| لمن هذه الساعات؟ | يختم النظام اسم صاحب الإدخال لحظة حفظه، فلا يكتب يدويا أبدا، ولا يمكن أن ينسب إلى شخص آخر |
| لأي عمل كانت؟ | يرتبط الإدخال بمشروع العميل ومهمته داخل «Team Projects»، فتظهر الساعات أيضا على المهمة نفسها |
| هل راجعها أحد؟ | يحمل كل إدخال حالة وختم مراجع، وعند الحاجة سؤالا أو سببا مكتوبا |
هذه البنية هي ما يجعل المجموع جديرا بالثقة حين تصل إلى لحظة إصدار الفاتورة. فالرقم الذي سجله شخص، وارتبط بمهمة، واعتمده شخص ثان، يمكن الدفاع عنه أمام العميل بثقة. أما الرقم المستنتج من النشاط فالدفاع عنه أصعب بكثير، مهما بلغ ذكاء التخمين.
كيف يسجل الزميل وقته ويرد على المراجع
تتم العملية كلها في شاشة واحدة هي «My time» (وقتي)، وتعمل بالطريقة نفسها سواء سجلت وقتك أثناء العمل أو في نهاية اليوم.
افتح «My time»
تعرض أسبوعك أنت: المجاميع مقابل أسبوع عمل من 40 ساعة، وشبكة من الصفوف بعمود لكل يوم، وكل إدخال سجلته.
انقر خلية، أو شغل عداد الوقت
تفتح الخلية الفارغة في الشبكة نموذج ذلك الصف واليوم. وللعمل الجاري، اختر «Start timer» (بدء العداد)، وحدد العميل والمهمة، واضغط «Stop & log» (إيقاف وتسجيل) عند الانتهاء. ويواصل العداد عمله إذا أغلقت التبويب.
اختر المهمة، ثم اكتب الساعات
اختر العميل، ثم المشروع والمهمة من «Team Projects». أدخل الساعات بصيغة 1.5 أو 1:30 أو 90m أو 1h 30m، أو حدد وقت البداية ووقت النهاية ودع النموذج يحسب المدة.
اكتب سطرا واحدا وحدد قابلية الفوترة
يكفي ملخص قصير، مع التفاصيل إذا كان المراجع سيحتاج إليها. اترك «Billable» (قابل للفوترة) مفعلا لعمل العملاء. أما الوقت المسجل على حساب الوكالة نفسها فلا يكون قابلا للفوترة أبدا، لذلك لا يعرض هذا المفتاح هناك.
احفظ، ثم ابحث عن رد
ينتظر الإدخال المحفوظ في قائمة انتظار المراجعين. وإذا عاد إدخال بحالة استفسار أو عدم اعتماد، ينبه عليه شريط «Needs your attention» (يحتاج إلى انتباهك) في أعلى «My time»، ويعرض الإدخال ملاحظة المراجع.
أجب وأعد الإرسال
عدل الإدخال، وأجب عن السؤال بكلماتك، ثم اختر «Edit & resubmit» (تعديل وإعادة إرسال). يعود الإدخال إلى «Pending review» (قيد المراجعة)، ويراه المراجع عنصرا جديدا.
ملاحظة
يرفض النموذج ما كان السجل سيرفضه لاحقا
لن يحفظ النموذج إدخالا ليوم مستقبلي، ولا ليوم بعيد في الماضي، ولا ليوم يتجاوز مجموع ساعاته 24 ساعة، كما يرفض ساعات لا تتفق مع وقت البداية ووقت النهاية المحددين. وإذا كان الإدخال نسخة مطابقة تماما لإدخال موجود بالفعل، ظهر لك تحذير قبل أن يحفظ.
جولة المراجع الأسبوعية: أربعة ردود ممكنة على كل إدخال
المراجعة قرار واحد لكل إدخال، ويترك كل رد لصاحب الإدخال خطوة واضحة يقوم بها بعد ذلك.
| الرد | الزر | ما يراه صاحب الإدخال | ما يحدث بعد ذلك |
|---|---|---|---|
| اعتماد | «Approve log» | الحالة «Approved» (معتمد) مع ختم المراجع | يقفل الإدخال أمام التعديل من أي شخص لا يملك صلاحية الاعتماد |
| استفسار | «Ask a question» | الحالة «Questioned» (محل استفسار) وملاحظة بعنوان «Your reviewer asked» | يجيب صاحب الإدخال ويعيد الإرسال، فيعود الإدخال إلى «Pending review» |
| عدم اعتماد | «Don't approve» | الحالة «Not approved» (غير معتمد) والسبب المكتوب، وهو إلزامي | يعدل صاحب الإدخال ويعيد الإرسال |
| إعادة إلى الانتظار | «Reset to pending» | الحالة «Pending review» (قيد المراجعة) من جديد | يقرر المراجع مرة أخرى |
يرتب عرض «Week» (الأسبوع) أسبوع الفريق على هيئة شبكة وعلى هيئة إدخالات مجمعة حسب اليوم، مع مرشحات وبحث يشمل النص وأسماء المشاريع والمهام المرتبطة بالإدخالات. وتسرد «Queue» (قائمة الانتظار) كل إدخال معلق من أي أسبوع، فلا يفلت إدخال متأخر من مراجعة تجاوزته إلى أسابيع لاحقة. ويمكن التراجع عن القرار مباشرة بعد اتخاذه، ويصل إلى صاحب الإدخال إشعار به مرة واحدة لكل قرار، أو مرة واحدة لدفعة كاملة حين تعتمد مجموعة سليمة معا.
من يراجع أمر تحدده الصلاحيات. فالمسؤولون يراجعون كل العملاء، والزميل الذي منح صلاحية الاعتماد يراجع العملاء الذين تصل إليهم تلك الصلاحية. أما كل من عداهم فلا يرون سوى إدخالاتهم هم، فلا تعرض عليهم ساعات أي زميل.
تقارير تحسم سؤال الفوترة
يجمع «Reports» (التقارير) الإدخالات المسموح لك برؤيتها حسب العميل أو المشروع أو المهمة أو الزميل، على مدى زمني تختاره.
اختر مدى يبدأ من هذا الأسبوع ويمتد إلى آخر 30 أو 90 يوما، أو هذا الربع، أو السنة حتى اليوم، أو حدد تواريخك بنفسك. وقسم النتائج حسب العميل أو المشروع أو المهمة أو الزميل، وضيقها إلى الوقت القابل للفوترة أو الداخلي، وإلى الإدخالات المعتمدة أو المعلقة أو المعادة، وانقر أي صف لتصل إلى الإدخالات الكامنة وراءه.
- نسبة الساعات القابلة للفوترة
- الساعات القابلة للفوترة كنسبة مئوية من كل ما سجل في المدى، وتعرض بجانب الساعات التي تبقى داخلية.
- «Pending» و«Flagged»
- «Pending» هو الوقت الذي لا يزال ينتظر مراجعا. و«Flagged» هو الوقت الذي أعيد بحالة استفسار أو عدم اعتماد.
- نسبة الاستغلال
- الساعات المسجلة مقسومة على 8 ساعات لكل يوم من أيام الاثنين إلى الجمعة في المدى، كنسبة مئوية صحيحة. وتظهر حين تقسم النتائج حسب الزميل، وتحمل وسما هو «Has capacity» أو «Well utilized» أو «At capacity».
- المتوسط لكل يوم عمل
- إجمالي الساعات مقسوما على عدد أيام الاثنين إلى الجمعة في المدى، ويظهر حين لا تكون نسبة الاستغلال ذات معنى للتقسيم الذي اخترته.
يغطي نوعان من التصدير احتياجات قسم المالية. يضم ملف CSV التفصيلي صفا لكل إدخال بالتاريخ والعضو والعميل والمشروع والمهمة والساعات وعلامة القابلية للفوترة والحالة والمراجع وملاحظة المراجعة. أما ملف CSV الملخص فيضم صفا لكل مجموعة. وتبطل الخلايا التي تبدأ بما يشبه الصيغة، فتظل المهمة التي سميت على نمطها نصا عاديا.
ملاحظة
إلى أي مدى يرى التقرير
تتسع الصفحة الواحدة لما يصل إلى 15,000 إدخال دفعة واحدة. وحين يقطع مدى طويل، يذكر التقرير موضع القطع ويعرض تحميل الإدخالات الأقدم، بدل أن يعرض مجموعا جزئيا كأنه مجموع كامل.
إيقاع أسبوعي يجمع الجداول الزمنية دون إلحاح
تصل الجداول الزمنية في موعدها حين يعرف الفريق ما يجري كل يوم ويتولى النظام التذكير.
- كل عصر، سجّل يومك أو أوقف عداد الوقت الجاري. يكفي سطر واحد من الملخص.
- في أواخر الأسبوع، دع التذكير الاختياري يتولى المتابعة. يفعل المسؤول «Timesheet reminders» (تذكيرات الجداول الزمنية) في إعدادات الإشعارات ضمن الإعدادات، ويختار يوم الأسبوع والوقت، فيصل بريد إلكتروني إلى الأعضاء الذين لم يسجلوا شيئا في ذلك الأسبوع، ما لم يكونوا قد أوقفوا رسائل التذكير، ويصلهم أيضا تنبيه على الجهاز حيث فعلوه. وهناك أيضا متابعة صباح الاثنين لكل من لا يزال ناقصا، ويضبطها مفتاح في البطاقة نفسها، وهو مفعل افتراضيا.
- في بداية الأسبوع التالي، يفرغ المراجعون «Queue» (قائمة الانتظار)، ويجيبون عن الأسئلة، ويعيدون كل ما هو غير واضح بينما العمل لا يزال طازجا في الذاكرة.
- مرة في الشهر، افتح «Reports» للشهر، وقسم النتائج حسب العميل، وضيقها إلى الوقت المعتمد، وصدر الملخص للفوترة.
وتصل الساعات إلى المهمة نفسها أيضا. افتح مهمة في المشاريع وسيعرض الدرج الوقت المسجل عليها مع اختصار لإضافة المزيد. ولمن يريد قراءة بشرية إلى جانب الأرقام، يستطيع الفريق الذي يسأل أيضا عن شعور أعضائه بحجم العبء أن يقرن «Worklog» بالمتابعة اليومية المكتوبة في Stand Up. وكلتا الأداتين مشمولة في كل باقة.
الأسئلة الشائعة
هل تستخدم «Worklog» الذكاء الاصطناعي لتتبع الوقت أو تقديره؟
لا. فهي لا تراقب شاشتك ولا تسجل نشاطك ولا تخمن الساعات، ولا تستدعي نموذجا أبدا. يسجل الزملاء إدخالات على مهمة لعميل أو يشغلون عداد وقت، ويعتمد المراجع كل إدخال أو يستفسر عنه أو يعيده. وتقع ميزات الذكاء الاصطناعي في المنتج في مكان آخر، مثل النصوص المكتوبة وملخصات الاجتماعات.
هل يستطيع فريقي تشغيل عداد وقت بدل كتابة الساعات؟
نعم. اختر «Start timer» (بدء العداد)، وحدد العميل والمهمة، ثم اضغط «Stop & log» (إيقاف وتسجيل) عند الانتهاء. يفتح النموذج وقد حسبت الساعات من الوقت المنقضي، وملئ وقت البداية سلفا. ويعمل عداد واحد فقط لكل مساحة عمل في المتصفح الواحد، ويواصل عمله إذا أغلقت التبويب، ولا يسجل العداد أكثر من يوم واحد أبدا.
ماذا يحدث حين يستفسر المراجع عن إدخال؟
تتغير حالة الإدخال إلى «Questioned»، ويضعه شريط «Needs your attention» في «My time» في المقدمة مع ملاحظة المراجع. يعدل صاحب الإدخال إدخاله ويجيب بكلماته ثم يعيد إرساله. فيعود إلى «Pending review» ويصل إلى المراجعين مرة أخرى كعنصر جديد في «Queue».
هل يستطيع الزملاء رؤية ساعات بعضهم بعضا؟
لا. لا يرى الزميل سوى إدخالاته هو، في «My time» وفي «Reports». أما المسؤولون، والزملاء الذين منحوا صلاحيات الاعتماد، فيرون أيضا الإدخالات التي يراجعونها. ولا يرى العملاء «Worklog» أبدا، لأن الجداول الزمنية سجل داخلي ولا تتضمنها البوابة.
كيف تحسب نسبة الاستغلال؟
نسبة الاستغلال هي الساعات المسجلة مقسومة على 8 ساعات لكل يوم من أيام الاثنين إلى الجمعة في المدى، مقربة إلى نسبة مئوية صحيحة. وتظهر حين يقسم التقرير حسب الزميل، مع وسم يقرأ «Has capacity» أو «Well utilized» أو «At capacity». ولا يحتسب السبت والأحد ضمن الطاقة.
هل أستطيع تصدير الجداول الزمنية إلى جدول بيانات؟
نعم، بصيغتين. يضم التصدير التفصيلي صفا لكل إدخال بتاريخه والعضو والعميل والمشروع والمهمة والساعات وعلامة القابلية للفوترة والحالة وملاحظة المراجعة. ويضم التصدير الملخص صفا واحدا لكل عميل أو مشروع أو مهمة أو زميل. وتبطل الخلايا التي تبدأ بما يشبه الصيغة لتفتح كنص.
هل وقت الوكالة الداخلي قابل للفوترة؟
لا. يعامل الوقت المسجل على حساب الوكالة نفسها كوقت داخلي، ولا يعرض له مفتاح «Billable»، ولا يحتسب أبدا ضمن الساعات القابلة للفوترة. أما وقت العملاء فيكون قابلا للفوترة افتراضيا، ويمكن تعليمه كوقت داخلي حين لا ينبغي احتساب الساعات على العميل.