Zeiterfassung für Agenturen mit Freigabe der Stundenzettel

Zeiterfassung für Agenturen, mit und ohne KI

Wer nach KI-Zeiterfassung sucht, will richtige Stunden ohne wöchentliche Pflichtübung. Die Zeiterfassung erreicht das mit Struktur statt mit Raten.

Die Zeiterfassung überwacht weder Ihren Bildschirm noch Ihre Aktivität und schätzt auch keine Stunden, und nichts darin ruft ein Modell auf. Stunden sind eine Aussage, die eine Person trifft: Ein Teammitglied erfasst einen Eintrag zur Aufgabe eines Kunden oder lässt einen Timer laufen, und ein Prüfer beantwortet dann jeden Eintrag. Die KI in diesem Produkt kommt an anderer Stelle zum Einsatz, etwa in den Transkripten und Zusammenfassungen von Kundenmeetings, wo sich ein schriftliches Protokoll von Hand nur mühsam erstellen lässt.

Diese Struktur macht eine Summe zum Rechnungszeitpunkt verlässlich. Eine Zahl, die von einer Person erfasst, an eine Aufgabe gebunden und von einer zweiten Person freigegeben wurde, lässt sich gegenüber einem Kunden verteidigen. Eine aus Aktivität abgeleitete Zahl ist schwerer zu verteidigen, so clever die Schätzung auch sein mag.

Wie ein Teammitglied Zeit erfasst und einem Prüfer antwortet

Die Routine braucht einen Bildschirm, „My time“ (Meine Zeit), und sie funktioniert gleich, ob Sie laufend erfassen oder am Ende des Tages.

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   „My time“ öffnen

   Dort sehen Sie Ihre eigene Woche: die Summen im Verhältnis zu einer 40-Stunden-Woche, ein Raster aus Zeilen mit je einer Spalte pro Tag und außerdem jeden Eintrag, den Sie erfasst haben.

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   Auf eine Zelle klicken oder den Timer starten

   Eine leere Zelle im Raster öffnet das Formular für diese Zeile und diesen Tag. Für laufende Arbeit wählen Sie „Start timer“ (Timer starten), wählen Kunde und Aufgabe und drücken zum Schluss „Stop & log“ (Stoppen und erfassen). Der Timer läuft weiter, wenn Sie den Tab schließen.

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   Aufgabe wählen, dann die Stunden eintippen

   Wählen Sie den Kunden, dann Projekt und Aufgabe aus Projekte. Geben Sie die Stunden als 1.5, 1:30, 90m oder 1h 30m ein oder nennen Sie Beginn und Ende und lassen Sie das Formular die Dauer berechnen.

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   Eine Zeile schreiben und „Billable“ setzen

   Eine kurze Zusammenfassung genügt, mit Details, falls der Prüfer sie braucht. Lassen Sie „Billable“ (abrechenbar) bei Kundenarbeit eingeschaltet. Zeit auf dem eigenen Konto der Agentur ist nie abrechenbar, deshalb wird der Schalter dort nicht angeboten.

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   Speichern und auf eine Antwort achten

   Ein gespeicherter Eintrag wartet in der Warteschlange der Prüfer. Kommt einer mit einer Rückfrage oder abgelehnt zurück, markiert ihn ein Banner „Needs your attention“ (Braucht Ihre Aufmerksamkeit) oben in „My time“, und der Eintrag zeigt die Notiz des Prüfers.

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   Antworten und erneut einreichen

   Bearbeiten Sie den Eintrag, beantworten Sie die Frage mit eigenen Worten und wählen Sie „Edit & resubmit“ (Bearbeiten und erneut einreichen). Er kehrt zu „Pending review“ (Prüfung ausstehend) zurück, und der Prüfer sieht ihn als neuen Eintrag.

Der wöchentliche Durchgang eines Prüfers: vier Antworten auf jeden Eintrag

Die Prüfung besteht aus einer einzigen Entscheidung je Eintrag, und jede Antwort lässt die erfassende Person mit einem klaren nächsten Schritt zurück.

Die Ansicht „Week“ (Woche) legt die Woche des Teams als Raster und als nach Tagen gruppierte Einträge aus, mit Filtern und einer Suche über den Text sowie die Namen des verknüpften Projekts und der Aufgabe. Die „Queue“ (Warteschlange) listet jeden ausstehenden Eintrag aus jeder Woche, sodass ein verspäteter Eintrag nie an einer Prüfung vorbeirutscht, die schon weitergezogen ist. Eine Entscheidung lässt sich direkt nach dem Fällen rückgängig machen, und die erfassende Person erfährt einmal je Entscheidung davon, oder einmal für einen ganzen Stapel, wenn Sie eine saubere Menge gemeinsam freigeben.

Wer prüft, ist eine Frage der Berechtigung. Administratoren prüfen jeden Kunden, und ein Teammitglied mit der Freigabeberechtigung prüft die Kunden, die diese Berechtigung abdeckt. Alle anderen sehen nur ihre eigenen Einträge, sodass die Stunden von Kollegen für sie nie sichtbar sind.

Reports, die die Frage der Rechnungsstellung klären

„Reports“ summiert die Einträge, die Sie sehen dürfen, nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Teammitglied über einen Zeitraum Ihrer Wahl.

Wählen Sie einen Zeitraum von der aktuellen Woche über die letzten 30 oder 90 Tage, das laufende Quartal oder das Jahr bis heute, oder legen Sie eigene Daten fest. Gruppieren Sie nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Teammitglied, grenzen Sie auf abrechenbare oder interne Zeit und auf freigegebene, ausstehende oder markierte Einträge ein und klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um die Einträge dahinter aufzuschlüsseln.

Abrechenbarer Anteil

Abrechenbare Stunden als Prozentsatz von allem, was im Zeitraum erfasst wurde, neben den Stunden angezeigt, die intern bleiben.

Ausstehend und markiert

Ausstehend ist Zeit, die noch auf einen Prüfer wartet. Markiert ist Zeit, die mit einer Rückfrage oder als abgelehnt zurückgeschickt wurde.

Auslastung („Utilization“)

Erfasste Stunden geteilt durch 8 Stunden für jeden Werktag im Zeitraum, als ganze Prozentzahl. Sie erscheint, wenn Sie nach Teammitglied gruppieren, und ist mit „Has capacity“ (hat Kapazität), „Well utilized“ (gut ausgelastet) oder „At capacity“ (voll ausgelastet) beschriftet.

Durchschnitt pro Werktag

Gesamtstunden geteilt durch die Werktage im Zeitraum, angezeigt, wenn die Auslastung für die gewählte Gruppierung nicht aussagekräftig ist.

Zwei Exporte decken die Finanzseite ab. Die detaillierte CSV-Datei enthält eine Zeile je Eintrag mit Datum, Mitglied, Kunde, Projekt, Aufgabe, Stunden, Kennzeichen „abrechenbar“, Status, Prüfer und Prüfnotiz. Die zusammenfassende CSV-Datei enthält eine Zeile je Gruppe. Zellen, die wie eine Formel beginnen, werden entschärft, sodass eine nach einer Formel benannte Aufgabe Text bleibt.

Ein Wochenrhythmus, der Stundenzettel ohne ständiges Nachhaken einsammelt

Stundenzettel kommen pünktlich, wenn das Team weiß, was an jedem Tag passiert, und das System das Erinnern übernimmt.

1. Erfassen Sie jeden Nachmittag den Tag oder stoppen Sie den laufenden Timer. Eine Zeile Zusammenfassung genügt.
2. Lassen Sie gegen Ende der Woche die optionale Erinnerung das Nachhaken übernehmen. Ein Administrator schaltet „Erinnerungen an die Zeiterfassung“ in den Benachrichtigungseinstellungen unter Einstellungen ein und wählt Wochentag und Uhrzeit; Mitglieder, die in dieser Woche nichts erfasst haben, erhalten eine E-Mail, sofern sie Erinnerungs-E-Mails nicht ausgeschaltet haben, und, wo sie es eingeschaltet haben, eine Gerätebenachrichtigung. Eine Nachfrage am Montagmorgen bei allen, die noch fehlen, ist ein Schalter auf derselben Karte und standardmäßig eingeschaltet.
3. Zu Beginn der nächsten Woche arbeiten die Prüfer die „Queue“ ab, beantworten Fragen und schicken alles Unklare zurück, solange die Arbeit noch frisch ist.
4. Öffnen Sie einmal im Monat „Reports“ für den Monat, gruppieren Sie nach Kunde, filtern Sie auf freigegebene Zeit und exportieren Sie die Zusammenfassung für die Rechnungsstellung.

Die Stunden gelangen auch an die Aufgabe. Öffnen Sie eine Aufgabe in Projekte, und das Aufgabenpanel zeigt die dazu erfasste Zeit und eine Abkürzung, um mehr hinzuzufügen. Für die menschliche Einschätzung neben den Stunden kann ein Team, das auch wissen will, wie stark sich Personen belastet fühlen, die Zeiterfassung mit dem täglichen Check-in in Stand Up kombinieren. Beides ist in jedem Tarif enthalten.