Ore e approvazioni
Approva le ore della settimana in un solo passaggio
Rivedi le ore registrate dal tuo team, approva, metti in discussione o rimanda indietro ogni voce, suddividi il tempo per persona e per cliente, ed esporta un timesheet pronto per la fattura: è il timesheet per agenzie pensato per chi approva. Crea il tuo spazio di lavoro, oppure scopri come funziona.
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Ore e approvazioni
Timesheet per agenzie, con revisione e approvazione delle ore
Le ore che il tuo team registra sono le ore che fatturi, quindi la revisione in mezzo deve essere veloce e affidabile. Il Timesheet per agenzie di AI Marketing Dashboard trasforma l’approvazione delle ore in un unico passaggio settimanale: ogni voce davanti a te, da approvare, mettere in discussione o rimandare indietro con un clic, per poi esportare un timesheet pulito da fatturare. È la vista del responsabile su dove è andata la settimana (per persona, per cliente e per progetto), senza un solo foglio di calcolo in vista.
Il tempo, da un capo all’altro
Dalle ore registrate alla settimana approvata
Ognuno registra dove si lavora. Chi approva rivede tutto in un solo passaggio.
Registra le ore
Clicca una cella vuota nella griglia della tua settimana, oppure avvia il timer. Scegli il cliente, le ore e una nota, e segna se la voce è fatturabile o no.Collegala all’attività
Scegli il progetto e l’attività a cui appartengono le ore, così compaiono anche sull’attività in Progetti. Un collegamento punta sempre e solo dentro il cliente della voce.Inviala in revisione
Salvando, la voce entra nella coda di chi approva. Se torna messa in discussione o non approvata, la modifichi e la invii di nuovo.Rivedi la settimana
Approva, metti in discussione o rimanda indietro ogni voce con un motivo, oppure approva in una volta sola un lotto pulito. Ogni decisione ha un «Undo» (annulla), e l’autore viene informato.
Dentro il Timesheet
Un timesheet, tre modi di leggerlo
Revisori, colleghi e amministrazione ottengono ciascuno la vista che serve loro dalle stesse voci.
3
viste su un solo timesheet: «Review», «My time» e «Reports»
4
risposte a una voce: approvare, mettere in discussione, non approvare o riportare in sospeso
4
modi di raggruppare un report: per cliente, progetto, attività o collega
Scopri dove è finita la settimana prima di fatturare
Crea uno spazio di lavoro e lascia che il tuo team registri ore su clienti e attività reali.
I piani partono da 99 $ al mese.
In questa pagina
Timesheet per agenzie: una revisione settimanale pensata per chi firma le ore
Tutte le ore della settimana in un’unica schermata
Apri la settimana e ogni voce registrata è pronta per la revisione (attività, persona, cliente, progetto, ore e nota), in un ordine stabile che non si rimescola a ogni ricarica. Invece di rincorrere fogli ore tra persone e strumenti diversi, chi approva lavora su un unico elenco consolidato e sa esattamente cosa aspetta ancora una decisione.
Il Timesheet è il punto in cui il tempo registrato diventa tempo approvato: i colleghi registrano le ore o avviano un timer su un’attività, e un responsabile trasforma quelle voci in tempo approvato e fatturabile. Questo focus è ciò che rende la firma settimanale una questione di minuti, non di un intero pomeriggio.
Approva, metti in discussione o rifiuta ogni voce, e cambia idea quando vuoi
Una vera decisione su ogni riga, registrata e reversibile
Ogni voce riceve un verdetto chiaro: approvarla, metterla in discussione quando serve un chiarimento, rifiutarla o riportarla in sospeso, oppure approvare in blocco tutte le voci in sospeso filtrate quando un lotto è pulito. Una voce messa in discussione porta con sé la domanda, così la conversazione sul timesheet resta sul timesheet, non in una email separata.
Ogni decisione riporta chi l’ha presa e quando, e resiste a una ricarica della pagina, così lo stato di approvazione è un registro vero e non un vezzo temporaneo dell’interfaccia. La firma della settimana resta verificabile a posteriori, non affidata alla memoria.
Le ore ripartite per persona e per cliente
Scopri dove è finita davvero la settimana
Una barra di ripartizione divide la settimana per persona e per cliente, così puoi rispondere a colpo d’occhio alle due domande che contano di più: qualcuno è sovraccarico o sottoutilizzato, e un cliente sta consumando più ore di quante ne copra il suo retainer. Un clic su una persona o un cliente restringe elenco, statistiche e grafico a quella sola prospettiva.
Per un’agenzia, questa vista è un allarme precoce: fa emergere l’account che sta silenziosamente erodendo il margine e la persona che si avvia verso il burnout, mentre c’è ancora tempo per intervenire su entrambi.
Cerca e filtra fino alla porzione esatta che stai rivedendo
Per persona, cliente, progetto o nota
Filtra per persona o per cliente e cerca tra attività, persona, cliente, progetto e nota, così un responsabile che rivede la settimana di un solo account, o di una sola persona, ottiene esattamente quella porzione senza dover scorrere le ore di tutti gli altri. Elenco, totali e grafico si restringono insieme.
Mantiene l’approvazione mirata: rivedi la settimana di un account, firmala, passa oltre, invece di dover attraversare tutte le ore dell’agenzia per trovare la dozzina di voci di cui ti occupi davvero in questo giro.
Esporta in CSV un timesheet pronto per la fattura
Dalle ore approvate alla fattura, in un solo passaggio
Esporta la vista attuale in CSV, già filtrata sul cliente, la persona o la settimana che ti interessa, e consegna all’amministrazione un timesheet pulito su cui fatturare. È proprio l’approvazione fatta a monte a rendere affidabile l’esportazione: filtrala sulle ore approvate e in fattura finisce solo il tempo che hai firmato.
Chiude il cerchio dal tempo registrato al tempo fatturato senza dover ridigitare nulla a mano, che è esattamente il punto in cui le ore di solito sfuggono ai ricavi di un’agenzia.
Ore e utilizzo che si vedono, non solo si sommano
Una lettura visiva della capacità della settimana
Un grafico trasforma le ore registrate nella settimana in una forma che si legge all’istante: come si è distribuito il tempo, dove si è concentrato il carico, come procede il totale approvato. È la differenza tra sapere che il tuo team ha registrato le ore e capire davvero come è stata spesa la settimana.
Insieme alle ripartizioni per cliente e per persona, offre a chi guida l’agenzia il quadro di capacità che orienta la prossima assunzione, la prossima conversazione sul retainer e la decisione di ridiscutere lo scope prima che sfugga di mano.
Il tracciamento delle ore per le agenzie, con e senza AI
Chi cerca un tracciamento delle ore con l’AI vuole ore giuste senza una seccatura settimanale. Il timesheet per agenzie ci arriva con la struttura, non con le congetture.
Il Timesheet non guarda il tuo schermo, non traccia la tua attività e non stima le tue ore, e nulla al suo interno si serve di un modello di AI. Le ore sono una dichiarazione fatta da una persona: un collega registra una voce su un’attività di un cliente oppure avvia un timer, e poi un revisore risponde a ogni voce. L’AI di questo prodotto sta altrove, per esempio nelle trascrizioni e nei riepiloghi delle riunioni con i clienti, dove un resoconto scritto è difficile da produrre a mano.
| Domanda | Come risponde il Timesheet |
|---|---|
| Di chi sono queste ore? | L’autore viene registrato dal sistema al salvataggio della voce, quindi non si digita mai e non si attribuisce mai a un’altra persona |
| Per quale lavoro erano? | Una voce si collega a un progetto e a un’attività del cliente in Progetti, quindi le ore compaiono anche sull’attività stessa |
| Qualcuno le ha controllate? | Ogni voce ha uno stato, il segno del revisore e, dove serve, una domanda o un motivo scritto |
È questa struttura a rendere affidabile un totale al momento di fatturare. Un numero registrato da una persona, legato a un’attività e approvato da una seconda persona si può difendere davanti a un cliente. Un numero dedotto dall’attività è più difficile da difendere, per quanto intelligente sia la stima.
Come un collega registra le ore e risponde a un revisore
La routine richiede una sola schermata, «My time» (le mie ore), e funziona allo stesso modo sia che tu registri man mano sia a fine giornata.
Apri «My time»
Mostra la tua settimana: i totali rispetto a una settimana lavorativa di 40 ore, una griglia di righe con una colonna per ogni giorno e ogni voce che hai registrato.
Clicca una cella, oppure avvia il timer
Una cella vuota nella griglia apre il modulo per quella riga e quel giorno. Per il lavoro in corso, scegli «Start timer» (avvia timer), seleziona il cliente e l’attività e premi «Stop & log» (ferma e registra) quando hai finito. Il timer continua a girare anche se chiudi la scheda.
Scegli l’attività, poi digita le ore
Scegli il cliente, poi il progetto e l’attività da Progetti. Inserisci le ore come 1.5, 1:30, 90m o 1h 30m, oppure indica un inizio e una fine e lascia che sia il modulo a calcolare la durata.
Scrivi una riga e imposta «Billable»
Basta un breve riepilogo, con i dettagli se serviranno al revisore. Lascia attivo «Billable» (fatturabile) per il lavoro per i clienti. Il tempo sull’account dell’agenzia stessa non è mai fatturabile, quindi lì l’interruttore non viene offerto.
Salva, poi controlla se c’è una risposta
Una voce salvata attende nella coda dei revisori. Se ne torna una messa in discussione o non approvata, un banner «Needs your attention» (richiede la tua attenzione) la segnala in cima a «My time», e la voce mostra la nota del revisore.
Rispondi e reinvia
Modifica la voce, rispondi alla domanda con parole tue e scegli «Edit & resubmit» (modifica e reinvia). Torna in «Pending review» (in attesa di revisione), e il revisore la vede come un elemento nuovo.
Nota
Il modulo rifiuta ciò che lo storico rifiuterebbe
Non salva una voce per un giorno futuro, per un giorno molto lontano nel passato o per un giorno che somma più di 24 ore, e rifiuta ore che non concordano con un inizio e una fine. Un duplicato esatto di una voce esistente fa comparire un avviso prima del salvataggio.
Il passaggio settimanale del revisore: quattro risposte per ogni voce
La revisione è una sola decisione per voce, e ogni risposta lascia all’autore qualcosa di chiaro da fare dopo.
| Risposta | Pulsante | Cosa vede l’autore | Cosa succede dopo |
|---|---|---|---|
| Approvare | «Approve log» | Stato «Approved», con il segno del revisore | La voce è protetta dalle modifiche di chiunque non possa approvare |
| Mettere in discussione | «Ask a question» | Stato «Questioned» (messa in discussione) e una nota intitolata «Your reviewer asked» | L’autore risponde e reinvia, e la voce torna in «Pending review» |
| Rifiutare | «Don’t approve» | Stato «Not approved» e il motivo scritto, che è obbligatorio | L’autore modifica e reinvia |
| Azzerare | «Reset to pending» | Di nuovo lo stato «Pending review» | Il revisore decide ancora una volta |
La vista «Week» (settimana) mostra la settimana del team come griglia e come voci raggruppate per giorno, con filtri e una ricerca nel testo e nei nomi dei progetti e delle attività collegati. La «Queue» (coda) elenca ogni voce in attesa di qualsiasi settimana, così una voce in ritardo non sfugge a una revisione che è andata avanti. Una decisione si può annullare subito dopo averla presa, e l’autore ne viene informato una volta per decisione, o una volta sola per un intero lotto quando approvi insieme un gruppo pulito.
Chi revisiona è una questione di permessi. Gli amministratori revisionano ogni cliente, e un collega a cui è stato concesso il permesso «Approve» (approvare) revisiona i clienti che quel permesso raggiunge. Tutti gli altri vedono solo le proprie voci, quindi le ore di un collega non sono mai visibili a loro.
I report che chiudono la questione della fatturazione
«Reports» somma le voci che hai il permesso di vedere per cliente, progetto, attività o collega, su un intervallo che scegli tu.
Scegli un intervallo, da questa settimana agli ultimi 30 o 90 giorni, a questo trimestre o dall’inizio dell’anno a oggi, oppure imposta le tue date. Raggruppa per cliente, progetto, attività o collega, restringi al tempo fatturabile o interno e alle voci approvate, in attesa o segnalate, e clicca su qualsiasi riga per scendere nelle voci che ci stanno dietro.
- «Billable share»
- Le ore fatturabili come percentuale di tutto ciò che è stato registrato nell’intervallo, mostrata accanto alle ore tenute come interne.
- «Pending and flagged»
- «Pending» è il tempo che attende ancora un revisore. «Flagged» è il tempo rimandato indietro perché messo in discussione o non approvato.
- «Utilization»
- Le ore registrate divise per 8 ore per ogni giorno feriale dell’intervallo, in percentuale intera. Compare quando raggruppi per collega e porta l’etichetta «Has capacity» (ha capacità), «Well utilized» (ben utilizzato) o «At capacity» (a pieno carico).
- «Average per weekday»
- Le ore totali divise per i giorni feriali dell’intervallo; compare quando l’utilizzo non ha senso per il raggruppamento che hai scelto.
Due esportazioni coprono il lato finanziario. Il CSV dettagliato ha una riga per voce, con data, persona, cliente, progetto, attività, ore, indicatore di fatturabilità, stato, revisore e nota di revisione. Il CSV di riepilogo ha una riga per gruppo. Le celle che iniziano come una formula vengono neutralizzate, così un’attività con un nome di quel tipo resta testo.
Nota
Fin dove arriva un report
Una pagina contiene fino a 15.000 voci alla volta. Quando un intervallo lungo viene troncato, il report dice dove è stato interrotto e offre di caricare le voci precedenti, invece di mostrare un totale parziale come se fosse completo.
Un ritmo settimanale che porta i timesheet senza dover sollecitare
I timesheet arrivano in tempo quando il team sa cosa succede ogni giorno e a ricordarlo è il sistema.
- Ogni pomeriggio, registra la giornata o ferma il timer in corso. Basta una riga di riepilogo.
- Verso fine settimana, lascia che sia il promemoria facoltativo a sollecitare. Un amministratore attiva «Promemoria del timesheet» nelle impostazioni delle notifiche, in Impostazioni, sceglie il giorno della settimana e l’ora, e chi non ha registrato nulla in quella settimana riceve un’email, a meno che non abbia disattivato le email di promemoria, e, dove l’ha attivata, una notifica sul dispositivo. Un sollecito il lunedì mattina per chi manca ancora è un interruttore nella stessa scheda, attivo per impostazione predefinita.
- All’inizio della settimana successiva, i revisori svuotano la «Queue» (coda), rispondono alle domande e rimandano indietro ciò che non è chiaro finché il lavoro è fresco.
- Una volta al mese, apri «Reports» per il mese, raggruppa per cliente, filtra sul tempo approvato ed esporta il riepilogo per la fatturazione.
Le ore arrivano anche sull’attività. Apri un’attività in Progetti e il pannello mostra il tempo registrato su di essa e una scorciatoia per aggiungerne altro. Per la lettura umana accanto alle ore, un team che chiede anche quanto si sentono cariche le persone può abbinare il Timesheet al check-in giornaliero di Stand Up. Entrambi sono inclusi in tutti i piani.
Domande frequenti
Il Timesheet usa l’AI per tracciare o stimare le ore?
No. Non controlla il tuo schermo, non registra l’attività e non indovina le ore, e non si serve mai di un modello di AI. I colleghi registrano le voci su un’attività di un cliente o avviano un timer, e un revisore approva, mette in discussione o rimanda indietro ciascuna voce. Le funzioni AI del prodotto stanno altrove, come le trascrizioni e i riepiloghi delle riunioni.
Il mio team può usare un timer invece di digitare le ore?
Sì. Scegli «Start timer», seleziona il cliente e l’attività e premi «Stop & log» quando hai finito. Il modulo si apre con le ore calcolate dal tempo trascorso e con l’inizio già compilato. In un browser gira un solo timer per spazio di lavoro, continua se chiudi la scheda, e un timer non registra mai più di un giorno.
Cosa succede quando un revisore mette in discussione una voce?
La voce passa a «Questioned», e un banner «Needs your attention» su «My time» la mette al primo posto con la nota del revisore. L’autore modifica la voce, risponde con parole sue e la reinvia. Torna in «Pending review» e raggiunge di nuovo i revisori come elemento nuovo nella loro «Queue».
I colleghi possono vedere le ore degli altri?
No. Un collega vede solo le proprie voci, in «My time» e in «Reports». Gli amministratori, e i colleghi a cui sono stati dati diritti di approvazione, vedono anche le voci che revisionano. I clienti non vedono mai il Timesheet, perché i timesheet sono un registro interno e il portale non li include.
Come si calcola l’utilizzo?
L’utilizzo è dato dalle ore registrate divise per 8 ore per ogni giorno feriale dell’intervallo, arrotondate a una percentuale intera. Compare quando un report è raggruppato per collega, con un’etichetta che dice «Has capacity», «Well utilized» o «At capacity». I weekend non contano nella capacità.
Posso esportare i timesheet in un foglio di calcolo?
Sì, in due forme. L’esportazione dettagliata ha una riga per ogni voce, con data, persona, cliente, progetto, attività, ore, indicatore di fatturabilità, stato e nota di revisione. L’esportazione di riepilogo ha una riga per cliente, progetto, attività o collega. Le celle che iniziano come una formula vengono neutralizzate, così si aprono come testo.
Il tempo interno dell’agenzia è fatturabile?
No. Il tempo registrato sull’account dell’agenzia stessa è trattato come interno, l’interruttore «Billable» non viene offerto per quelle ore, e non viene mai conteggiato nelle ore fatturabili. Il tempo sui clienti è per impostazione predefinita fatturabile e può essere segnato come interno quando le ore non devono essere addebitate.