工数管理ツール、週次レビューから承認、CSV 書き出しまで一気通貫

代理店の工数管理：AIを使う場合と使わない場合

AIによる工数管理を探している人が求めているのは、毎週の面倒な作業なしに、正しい工数を手に入れることです。工数管理ツールは、推測ではなく、仕組みによってそれを実現します。

工数管理ツールは、画面を監視することも、操作を追跡することも、工数を推定することもなく、内部でモデルを呼び出すこともありません。工数は、人が行う申告です。メンバーがクライアントのタスクに対してエントリーを記録するか、タイマーを動かし、そのあとレビュー担当者が、エントリーごとに回答します。この製品のAIは別の場所にあり、たとえばクライアントとの会議の文字起こしや要約がそうです。手作業では文字による記録を作りにくい場面だからです。

請求の時点で合計値が信頼できるのは、この仕組みがあるからです。人が記録し、タスクに紐づき、別の人が承認した数字は、クライアントに対して説明できます。操作の履歴から推定した数字は、推測がどれほど巧みでも、説明するのが難しくなります。

メンバーが工数を記録し、レビュー担当者に答えるまで

日課は、「My time」（自分の工数）という画面ひとつで完結し、作業しながら記録しても、一日の終わりにまとめて記録しても、同じように進められます。

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   「My time」を開く

   自分自身の一週間が表示されます。週 40 時間の勤務を基準にした合計、日ごとの列を持つ行のグリッド、そして記録したすべてのエントリーです。

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   セルをクリックするか、タイマーを開始する

   グリッドの空のセルをクリックすると、その行・その日のフォームが開きます。作業中なら「Start timer」（タイマーを開始）を選び、クライアントとタスクを選んで、終わったら「Stop & log」（停止して記録）を押します。タブを閉じても、タイマーは動き続けます。

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   タスクを選び、工数を入力する

   クライアントを選び、続いて「Team Projects」からプロジェクトとタスクを選びます。時間は、1.5、1:30、90m、1h 30mのいずれかの形式で入力するか、開始と終了の時刻を指定して、フォームに長さを計算させます。

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   一行の概要を書き、請求対象かどうかを設定する

   短い概要で十分で、レビュー担当者が必要とする場合は、詳細も加えます。クライアントの仕事では、「Billable」（請求対象）をオンのままにします。自社のアカウントの時間は請求対象にならないため、そこではこのスイッチは表示されません。

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   保存して、返信を確認する

   保存したエントリーは、レビュー担当者のキューで待機します。質問が付いたり、却下されたりして戻ってきた場合は、「My time」の上部に「Needs your attention」（要対応）のバナーが表示され、エントリーにはレビュー担当者のメモが表示されます。

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   回答して、再申請する

   エントリーを編集し、質問に自分の言葉で答えて、「Edit & resubmit」（編集して再申請）を選びます。エントリーは「Pending review」（未処理）に戻り、レビュー担当者には新しい項目として表示されます。

レビュー担当者の週次チェック：エントリーごとの四つの回答

レビューは、エントリーごとにひとつの判断を下す作業で、どの回答でも、記録した本人には次にすべきことがはっきり残ります。

「Week」（週）ビューは、チームの一週間を、グリッドと、日ごとにまとめたエントリーの両方で表示し、フィルターと、テキストおよび紐づいたプロジェクト名・タスク名を対象にした検索を備えています。「Queue」（キュー）は、どの週のものであっても未処理のエントリーをすべて一覧表示するため、遅れて入ったエントリーが、先に進んでしまったレビューをすり抜けることはありません。判断は、下した直後であれば取り消せます。記録した本人への通知は、判断ごとに一度、問題のないまとまりをまとめて承認した場合は、まとまり全体で一度です。

誰がレビューするかは、権限で決まります。管理者はすべてのクライアントをレビューし、承認権限を付与されたメンバーは、その権限が及ぶクライアントをレビューします。それ以外のメンバーに見えるのは自分のエントリーだけで、同僚の工数が見えてしまうことはありません。

請求の疑問に決着をつけるレポート

「Reports」は、閲覧を許可されたエントリーを、選んだ期間にわたって、クライアント、プロジェクト、タスク、メンバーのいずれかで合計します。

期間は、今週から、過去 30 日間または 90 日間、今四半期、年初来までの中から選ぶか、日付を自分で指定します。クライアント、プロジェクト、タスク、メンバーのいずれかでグループ化し、請求対象または社内の時間、承認済み、未処理、フラグ付きのエントリーに絞り込めます。どの行をクリックしても、その元になったエントリーまで掘り下げられます。

請求対象の割合

期間内に記録されたすべての工数のうち、請求対象の工数が占める割合です。社内にとどめた工数の隣に表示されます。

未処理とフラグ付き

未処理は、レビュー担当者の判断を待っている時間です。フラグ付きは、質問付きまたは却下として差し戻された時間です。

稼働率

記録された工数を、期間内の平日ひとつにつき 8 時間で割った値を、整数の百分率で表したものです。メンバーでグループ化したときに表示され、「Has capacity」（余力あり）、「Well utilized」（適正な稼働）、「At capacity」（上限）のいずれかのラベルが付きます。

平日あたりの平均

合計工数を期間内の平日の日数で割った値です。選んだグループ化では稼働率が意味を持たない場合に表示されます。

経理向けの書き出しは二種類あります。詳細 CSVは、エントリーごとに一行で、日付、メンバー、クライアント、プロジェクト、タスク、工数、請求対象フラグ、ステータス、レビュー担当者、レビューのメモが入ります。サマリー CSVは、グループごとに一行です。数式のように始まるセルは無効化されるため、数式のような名前のタスクも、テキストのままです。

催促しなくてもタイムシートが集まる、週次のリズム

チームが毎日何をするかを把握し、リマインドをシステムが担えば、タイムシートは期限どおりに集まります。

1. 毎日の午後に、その日の工数を記録するか、動いているタイマーを停止します。概要は一行で十分です。
2. 週の後半は、任意のリマインダーに催促を任せます。管理者が設定の「通知」セクションで「工数のリマインダー」をオンにし、曜日と時刻を選ぶと、その週に何も記録していないメンバーには、リマインダーメールをオフにしていない限りメールが届き、デバイス通知をオンにしている場合は、デバイス通知も届きます。まだ記録のないメンバー向けの月曜朝のフォローアップは、同じカードにあるスイッチで、初期設定ではオンです。
3. 翌週の初めに、レビュー担当者が「Queue」を片付け、質問に答え、不明な点があるものを、記憶が新しいうちに差し戻します。
4. 月に一度、その月の「Reports」を開き、クライアントでグループ化し、承認済みの時間に絞り込んで、請求用にサマリーを書き出します。

工数は、タスクにも届きます。プロジェクトでタスクを開くと、ドロワーに、そのタスクに記録された時間と、さらに追加するためのショートカットが表示されます。工数の数字と並べて人の実感も読み取りたい、つまり、メンバーが負荷をどう感じているかも尋ねたいチームは、工数管理と、Stand Upの日報を組み合わせられます。どちらも、すべてのプランに含まれます。