工数管理ツール、週次レビューから承認、CSV 書き出しまで一気通貫

それぞれのエントリーには、承認する、確認が必要なら差し戻す、却下する、未処理に戻す、という明確な判断を下せます。まとめて問題がなければ、絞り込んだ未処理のエントリーを一括で承認することもできます。差し戻したエントリーには、その理由がそのまま添えられるため、タイムシートをめぐるやり取りは、別のメールではなく、タイムシートの上で完結します。

すべての判断には、誰がいつレビューしたかが記録され、再読み込みしても消えません。そのため、承認状態は一時的な画面上の演出ではなく、本物の記録です。週の承認は、記憶ではなく、あとから検証できる形で残ります。

内訳レールは、週をメンバー別・クライアント別に分けて表示するため、誰かの負荷が高すぎたり低すぎたりしていないか、クライアントがリテイナーの範囲を超えて工数を使っていないか、という最も重要な 2 つの問いに一目で答えられます。メンバーやクライアントをクリックすると、リスト、統計、チャートがすべてその視点に絞り込まれます。

代理店にとって、この画面は早期警戒の役割を果たします。静かに利益を圧迫しているアカウントや、燃え尽きに向かっているメンバーを、まだ手を打てるうちに浮かび上がらせます。

メンバーやクライアントで絞り込み、タスク・担当者・クライアント・プロジェクト・メモを横断して検索できるため、あるアカウント、あるいはある人の週をレビューするマネージャーは、他の全員の工数をスクロールして探すことなく、必要な範囲だけを取り出せます。リスト、合計、チャートはすべて連動して絞り込まれます。

承認作業の集中力を保てます。代理店全体の工数をかき分けて、今回自分が担当する十数件のエントリーを探し出す代わりに、あるクライアントの週をレビューし、承認し、次に進めます。

対象のクライアント、担当者、週にすでに絞り込まれた状態の画面を、そのまま CSV として書き出し、経理に請求の根拠となるきれいなタイムシートを渡せます。その手前で行った承認があるからこそ、書き出したデータは信頼できます。請求に反映されるのは、承認済みの工数だけです。

記録した工数から請求済みの工数までを、手入力によるやり直しなしでつなげます。ここは、代理店の売上から工数が漏れ出す典型的な場所です。

チャートは、その週に記録された工数を、一目で読み取れる形に変えます。時間がどう分布したか、負荷がどこに集中したか、承認済みの合計がどう推移しているかが分かります。チームが工数を記録したという事実を知ることと、週が実際にどう使われたかを理解することの違いが、ここにあります。

クライアント別・メンバー別の内訳と組み合わせることで、代理店のオーナーは、次の採用、次のリテイナーの交渉、そしてスコープが膨らむ前に押し返す判断につながる、キャパシティ全体の見取り図を手に入れられます。