ملفات العملاء
ملفات كل عميل، منظمة أخيرا
قرص خاص وداخلي ومشترك لكل عميل، مع مجلدات وأصول علامة وسجل نشاط، مشاركة الملفات مع العملاء متصلة بالمشاريع والاجتماعات التي تخصها. أنشئ مساحة عملك الخاصة، أو اطلع أولا على طريقة العمل.
هل لديك مساحة عمل بالفعل؟ سجّل الدخول
- خطط تبدأ من 99 دولارًا شهريًا
- مصمم للوكالات التي تدير عدة عملاء
- علامتك التجارية في وحدة التحكم كلها
ملفات العملاء
مشاركة الملفات مع العملاء وإدارتها لوكالات التسويق
تتناثر ملفات الوكالة الواحدة بين أقراص شخصية متفرقة، ومرفقات بريد إلكتروني ضائعة، ومجلد مشترك لا يثق أحد بأنه محدث. مشاركة الملفات مع العملاء في AI Marketing Dashboard تمنح كل عميل قرصه المنظم الخاص داخل وحدة التحكم نفسها، مساحة خاصة للأعمال الجارية، ومساحة داخلية للفريق كله، ومساحة مشتركة نظيفة لما يجب أن يراه العميل، فيبقى الملف الصحيح دائما في مكانه الصحيح، بجانب العمل الذي يخصه.
أقراص لكل عميل
ثلاثة أقراص لكل عميل، جاهزة لك
اختر عميلا فتعرض الملفات أقراص ذلك الحساب وحدها، مع المجلدات التي تتوقعها في مكانها بالفعل.
«My Personal Files» (ملفاتي الشخصية)
مساحتك الخاصة لإنجاز العمل
مسودات وأعمال جارية لا يراها غيرك. ويبدأ كل عضو بمجلد «General» (عام).«Internal Agency Files» (ملفات الوكالة الداخلية)
القرص المشترك للفريق
تنشأ مجلدات «Marketing» (التسويق) و«Design» (التصميم) و«Development» (التطوير) مع العميل، ويضم «Design» مجلدات «Logos» (الشعارات) و«Brand Guidelines» (إرشادات العلامة) و«Important Creatives» (التصاميم المهمة).«Shared Client Files» (ملفات العميل المشتركة)
تسليمات نهائية وأصول معتمدة، منفصلة عن العمل الداخلي. وتنشأ هنا مجلدات البداية نفسها.«Chat attachments» (مرفقات المحادثة)
كل ملف أرسل في محادثات العميل
يسرد عرض واحد للقراءة فقط ملفات محادثات ذلك القرص، بمجلد لكل محادثة. وتبقى الرسائل المباشرة خاصة بالأشخاص المشاركين فيها.المعاينة والمشاركة
افتحه وتحقق منه ثم أرسله
يعاين درج التفاصيل الملف المخزن في مكانه، ويظهر من أضافه أو نقله ومتى، وينسخ رابطا لفريقك.
جانب العميل
يجد العملاء الملفات ويرسلونها في بوابتهم الخاصة
- ارفع الملفات باستخدام «Send files» (إرسال الملفات)، أو بالسحب والإفلات
- عاين الملف، وراجع تفاصيله، ونزله من الملف نفسه
- عرض «Chat attachments» للقراءة فقط للمحادثات التي يستطيعون فتحها
امنح كل عميل قرصا يثق به فريقك
أضف عميلا إلى مساحة عملك فتظهر أقراصه، والمجلدات في مكانها بالفعل.
تبدأ الخطط من 99 دولارًا شهريًا.
في هذه الصفحة
مشاركة الملفات مع العملاء تبدأ بقرص منفصل لكل عميل، في ثلاث مساحات واضحة
شخصي وداخلي ومشترك، لا كومة واحدة غير مفروزة
انتقل إلى أي عميل فترى قرص ذلك الحساب، مقسما إلى مساحة شخصية لأعمالك الجارية، ومساحة داخلية يستخدمها الفريق كله، ومساحة مشتركة لما يمكن أن يراه العميل. ونموذج المساحات الثلاث هذا يعني أن نقرة خاطئة واحدة لا تكفي أبدا لتصل مسودة إلى العميل، ولا يوجد عبء ذهني في تحديد أين يذهب هذا الملف.
ولأن الأقراص مخصصة لكل عميل على حدة، لا تختلط الملفات بين الحسابات مهما كثر عددها. وتتعمد أداة الملفات منع عرض «كل العملاء» دفعة واحدة، فالملفات قرص لكل عميل بعينه، لذا تطلب منك اختيار عميل محدد بدل اختلاق مجلد مدمج بلا معنى، فتبقى مستندات كل حساب في مسارها الخاص.
مجلدات ورفع ملفات وتفاصيل حقيقية لكل ملف
رتب بالطريقة التي يعمل بها فريقك أصلا كل يوم
أنشئ مجلدات متداخلة، وارفع الملفات، وانقلها حيثما شئت، وافتح أي ملف في درج تفاصيل يعرض بياناته الوصفية ونشاطه. ويبقى الترتيب ثابتا، فالملف الذي ترفعه اليوم يبقى في مكانه نفسه غدا بدل أن يعاد خلطه عند إعادة التحميل، وهذا التفصيل الصغير في الموثوقية هو ما يقرر إن كان الفريق يثق بقرص مشترك أم لا.
ومؤشر تخزين حي يعكس ما هو مخزن فعلا، عدد ملفات حقيقي واستخدام حقيقي لا رقما زخرفيا، فتعرف دائما وضع أي حساب بنظرة واحدة.
أصول العلامة وإرشاداتها، ملتقطة حيث تستخدم فعلا
الشعارات وكتيبات العلامة، ظاهرة في قرص العميل نفسه
أصول العلامة التي ترفع أثناء تهيئة علامة العميل، الشعارات ومستندات الإرشادات وما شابهها، تظهر تلقائيا في مجلد التصميم وإرشادات العلامة الداخلي الخاص بذلك العميل، فيبقى الشعار الأحدث في متناول يد الفريق الذي يصمم لهذا الحساب بدل أن يسأل عنه يمينا ويسارا.
وهذا الرابط يصل مكان التقاط العلامة بمكان استخدامها، وهو بالضبط التسليم الذي ينكسر عادة. وأحدث مواد العلامة التجارية تكون حيث يجري العمل، لا مدفونة في محادثة بريد إلكتروني قديمة.
سجل نشاط يجعلك تعرف بالضبط ما تغير
من أضاف أو نقل ماذا، ومتى بالتحديد
كل إجراء مهم على القرص يسجل تلقائيا، فلا يكون المجلد صندوقا مغلقا، ترى ما أضيف أو نقل، وتبقى على إحساس واضح بكيفية تطور ملفات الحساب بمرور الوقت. ولوكالة توزع أيادي كثيرة على حسابات كثيرة، هذه المساءلة هي ما يمنع القرص المشترك من الانزلاق بصمت إلى الفوضى.
وهو خفيف بتصميمه عمدا: سجل يكفي للإجابة عن سؤال «ماذا حدث هنا؟» دون تحويل إدارة الملفات إلى مشروع امتثال ثقيل.
ملفات متصلة تماما ببقية مساحة العمل
المستندات نفسها التي تشير إليها الاجتماعات والمشاريع والمحادثة
تظهر ملفات العميل المشتركة في شريط مساحة عمل مركز الاجتماعات، ويمكن الإشارة إليها من داخل رسالة محادثة، وتعيش بجانب المشاريع التي يتتبع فيها العمل، فالملف جزء من سير العمل، لا وجهة منفصلة تغادر إليها سير العمل بحثا عنه.
وهذا الاتصال هو صلب فكرة إبقاء الملفات داخل وحدة التحكم بدل قرص سحابي عام: فالمستند والعمل الذي يسنده لا يفصل بينهما أكثر من نقرة واحدة.
إلى أي قرص ينتمي هذا الملف؟
لكل عميل ثلاثة أقراص، وهي تجيب عن سؤال واحد يحكم مشاركة الملفات مع العملاء: من يحق له فتح الملف. وواحد منها فقط يصل إلى العميل.
| أين | من يستطيع فتحه | ضع هنا | هل يصل إلى العميل؟ |
|---|---|---|---|
| «My Personal Files» (ملفاتي الشخصية) | أنت ومسؤولو مساحة عملك | المسودات والأعمال الجارية | لا |
| «Internal Agency Files» (ملفات الوكالة الداخلية) | أعضاء الفريق الذين لديهم صلاحية الوصول إلى ذلك العميل | ملفات العمل، مع مجلدات «Marketing» (التسويق) و«Design» (التصميم) و«Development» (التطوير) الجاهزة | لا |
| «Shared Client Files» (ملفات العميل المشتركة) | أعضاء الفريق أنفسهم وأعضاء بوابة العميل | التسليمات النهائية والأصول المعتمدة | نعم، في باقتي Scale و Enterprise |
| «Chat attachments» (مرفقات المحادثة) | كل من يستطيع فتح المحادثة التي جاء منها الملف | لا شيء: إنه عرض للقراءة فقط للملفات المرسلة في المحادثة | فقط للمحادثات التي يستطيع العميل فتحها |
اختر العميل قبل أن تختار القرص. تعرض أداة الملفات عميلا واحدا في كل مرة، وعند اختيار «All Clients» (كل العملاء) تعرض نظرة عامة على كل الحسابات بدلا من قرص مدمج، فلا يوجد مجلد يمكن أن تختلط فيه مستندات عميلين. ولحساب الوكالة نفسها قرص داخلي ولا قرص مشترك له، وتدرج الملفات المضافة هناك بوصفها إدخالات مرجعية لا يخزن محتواها بعد.
نصيحة
رسالة الرفع تذكر من سيرى الملف
عندما يصل ملف إلى «Shared Client Files»، تذكر رسالة التأكيد أنه ظاهر للعميل في بوابته. وإذا لم تقصد ذلك، فالرسالة هي إشارتك إلى حذف الملف فورا.
روتين رفع من خمس خطوات يمنع الخلط بين العملاء
تقع معظم حالات الخلط بين الملفات في أول عشر ثوان، قبل أن يختار الملف أصلا. ولا يبطئ الروتين سوى تلك المرحلة.
اقرأ اسم العميل
تذكر الترويسة اسم الحساب. تأكد منه قبل أن تفتح أي قرص، لأن المجلدات تتشابه من عميل إلى آخر.
اسأل من يحتاج إلى فتح الملف
إذا كان العميل يحتاج إليه فاستخدم «Shared Client Files». وإذا كان الفريق وحده يحتاج إليه فاستخدم «Internal Agency Files». وإذا كنت ما زلت تعد المسودة فأبقه في قرصك الشخصي.
ارفع إلى المجلد لا إلى الجذر
افتح المجلد، ثم انقر «Upload» (رفع) أو اسحب الملفات إليه. ويظهر التقدم أثناء انتقال البيانات. وإنشاء «New folder» (مجلد جديد) لكل حملة أو لكل شهر يسهل العثور على ما في القرص المزدحم.
افتح الملف وتحقق منه
يعاين درج التفاصيل الملف المخزن متى أمكن ويسرد تفاصيله، ويسجل سجل نشاطه من أضافه أو نقله. تحقق من المحتوى قبل أن توجه أحدا إليه.
شاركه بالطريقة المقصودة
يقدم «Share» (مشاركة) رابط فريق للزملاء الذين سجلوا الدخول، ورابط بوابة للعميل بالنسبة إلى الملفات الموجودة في «Shared Client Files». ويمكن نسخ ملف ما زال في القرص الداخلي أو الشخصي إلى هناك عبر «Share a copy to the client portal» (مشاركة نسخة في بوابة العميل)، ويبقى الأصل في مكانه.
ملاحظة
الرابط لا يجعل الملف عاما أبدا
لا تفتح الروابط إلا لمن لديه صلاحية الوصول إلى الملف أصلا. والرابط المرسل إلى شخص بلا حساب دخول لا يمنحه الملف، ولذلك يجب أن يكون الملف الذي ينبغي أن يصل إلى العميل في «Shared Client Files» أولا.
من المسودة إلى الجاهز للعميل: دورة حياة التسليم
يمر التسليم بالمسودة والمراجعة والموافقة، ولكل حالة منها مكان طبيعي في الملفات.
- اكتب مسودته في قرصك الشخصي، أو في القرص الداخلي إذا كان زملاؤك يعملون عليه بالفعل.
- راجعه بإرسال رابط الفريق إلى زملائك، وهو رابط يفتح الملف للأعضاء الذين سجلوا الدخول إلى مساحة العمل ولا يفتحه لأحد غيرهم.
- وافق عليه بتسمية النسخة النهائية، ثم اختر «Share a copy to the client portal». فيحصل العميل على ملف واحد نظيف وتبقى نسخة العمل داخلية.
- سلمه بوضع رابط البوابة في قناة Chat المشتركة مع العميل، أو دع العميل يجده في بوابته.
- أغلق الحلقة بإزالة المسودات القديمة من القرص الداخلي، ليرى الزميل التالي ملفا واحدا حاليا.
وتصلح العادة نفسها في الاتجاه المعاكس. اطلب من العملاء استخدام «Send files» (إرسال الملفات) في بوابتهم، فيصل ما يسلمونه إليك في «Shared Client Files» مع تسجيل رفعه، بدلا من أن يبقى مرفقا في بريد إلكتروني لا يستطيع العثور عليه سوى شخص واحد.
عادات تنظيم المجلدات التي تصمد أمام تغير الموظفين
يبقى القرص مفيدا حين يستطيع الموظف الجديد أن يخمن أين توجد الأشياء. وتستفيد هذه العادات مما توفره الملفات أصلا.
| العادة | لماذا تهم | ما توفره الملفات |
|---|---|---|
| ضع المشروع والإصدار في اسم الملف | لا تحتفظ الملفات بسجل للإصدارات، فيجب أن يحمله الاسم | ينشئ «Duplicate» (تكرار) نسخة يضاف إلى اسمها «(copy)» ويمكنك تغيير اسمها |
| أبق العمل المنتهي في القرص المشترك والمسودات في مكان آخر | كل ما في القرص المشترك ظاهر للعميل | رسالة تأكيد تذكر من سيرى الملف عند كل رفع إلى القرص المشترك |
| استخدم المجلدات الافتراضية قبل ابتكار مجلدات جديدة | فيعرف الجميع أين يوجد الشعار أو موجز الحملة | «Marketing» و«Design» و«Development» لكل عميل، وفي «Design» توجد «Logos» (الشعارات) و«Brand Guidelines» (إرشادات العلامة) و«Important Creatives» (التصاميم المهمة) |
| انقل داخل القرص الواحد وانسخ بين الأقراص | يجب ألا يؤدي تسليم ملف إلى العميل إلى إزالة نسختك العاملة | يبقى «Move to» (نقل إلى) داخل قرص واحد، ويترك «Share a copy» الأصل في مكانه |
تظهر ملفات العلامة التي ترفع أثناء تهيئة العميل في مجلد «Design» الداخلي، وتدار من ملف العميل ضمن حسابات العملاء، فانقلها أو احذفها من هناك. أما المواد المكتوبة القصيرة، كالموجز أو صفحة الإجراءات، فمكانها عادة الملاحظات حيث يمكن ربطها من مهمة أو رسالة، وتبقى الملفات الأنسب للمواد النهائية.
ما تقبله الملفات وما ترفضه وما تعاينه
الحدود قليلة، وتذكر في اللحظة التي تصل فيها إليها.
| الحالة | ما تفعله الملفات |
|---|---|
| ملف أكبر من 50 ميغابايت | يرفض قبل بدء الرفع، مع ذكر الحد |
| ملف فارغ | يرفض |
| برنامج أو نص برمجي أو صفحة ويب أو ملف تثبيت أو صورة قرص أو ملف اختصار | يرفض، لأن هذه الأنواع لا تخزن في القرص |
| نوع لا تتوفر له معاينة مضمنة | يعرض «Download» (تنزيل) بدلا من المعاينة |
| ملف محذوف | يزال نهائيا بعد التأكيد، ولا توجد سلة محذوفات لاستعادته منها |
| مجلد محذوف | يزال مع كل ما بداخله، بعد رسالة تأكيد تنص على ذلك |
للعثور على ملف، ابحث بالاسم، وحدد النتائج بالنوع (صور، ومستندات، وجداول بيانات، وعروض تقديمية، وصوت وفيديو، وأرشيفات، وغيرها)، ورتبها حسب الاسم أو آخر تعديل أو الحجم أو نوع الملف، وانتقل بين عرض الشبكة وعرض القائمة. وتحتفظ الترويسة بعدد جار للملفات وبالحجم المخزن للعميل المعروض.
كيف يستلم العملاء الملفات وكيف يرسلونها إليك
تعرض البوابة للعميل قرصا واحدا هو القرص المشترك، ولا تعرض شيئا عن طريقة تنظيم فريقك لأقراصه.
ما يستطيع العميل فعله
يفتح العميل «Files» في بوابته فيرى ما يوجد في «Shared Client Files». ويستطيع معاينته وتنزيله، ورفع ملفاته بنفسه باستخدام «Send files» أو بسحبها إلى المجلد، وإنشاء المجلدات وإعادة تسمية ما أضافه. ويستطيع مسؤول العميل حذف الملفات التي رفعها بنفسه.
ما لا يراه العميل أبدا
لا تصل أقراصك الشخصية ولا «Internal Agency Files» إلى البوابة أبدا. وتظهر ملفات المحادثة فقط للمحادثات التي يستطيع العميل فتحها، في عرض «Chat attachments» نفسه الذي تستخدمه للقراءة فقط، ولذلك يبقى الملف المرسل في قناة Chat الخاصة بالوكالة وحدها لدى فريقك.
أين تظهر ملفات العميل أيضا
يعاين الشريط الجانبي في «Meeting Hub» (مركز الاجتماعات) ضمن الاجتماعات ملفات العميل المشتركة، أو الداخلية منها حين لا يكون شيء مشتركا بعد، فيكون المستند محل النقاش على بعد نقرة واحدة من جدول أعمال الاجتماع.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع العميل رؤية «Internal Agency Files» الخاصة بي؟
لا. تعرض بوابة العميل قرص «Shared Client Files» ولا شيء غيره من جانب الوكالة. وتبقى ملفاتك الشخصية وقرص «Internal Agency Files» لدى فريقك. ولتعطي العميل ملفا موجودا في أحد هذين القرصين استخدم «Share a copy to the client portal» ويبقى الأصل حيث هو.
ما أقصى حجم للملف، وما الذي ترفضه الملفات؟
يمكن أن يصل حجم الملف إلى 50 ميغابايت. ولا تقبل أداة الملفات أي ملف فارغ، ولا الأنواع التي تعمل أو تفتح بوصفها برامج، مثل الملفات التنفيذية والنصوص البرمجية وصفحات الويب وملفات التثبيت وصور الأقراص وملفات الاختصار. ويجري الفحص قبل بدء الرفع، وتذكر الرسالة اسم الملف والسبب.
هل تحتفظ الملفات بالإصدارات السابقة للمستند؟
لا. تحتفظ الملفات بالملف الذي رفعته لا بسجل تعديلاته، والحذف نهائي بعد التأكيد. ضع الإصدار في الاسم، واستخدم «Duplicate» للاحتفاظ بنسخة قبل أن تستبدل ملفا. أما درج التفاصيل فيسجل فعلا من أضاف الملف أو نقله ومتى.
ماذا يمنح زر المشاركة فعلا عند مشاركة الملفات مع العملاء؟
يفتح رابط الفريق الملف أو المجلد لأعضاء مساحة عملك الذين سجلوا الدخول، ويفتح رابط البوابة عنصرا من «Shared Client Files» لأعضاء العميل ومسؤوليه. ولا تفتح الروابط إلا لمن لديه صلاحية الوصول أصلا. ولا ينشئ أي شيء في نافذة المشاركة عنوان ويب عاما.
كيف أجد ملفا أرسله أحدهم في المحادثة؟
افتح قرص «Internal Agency Files» الخاص بالعميل واختر «Chat attachments». وهو يسرد الملفات المرسلة في المحادثات التي تستطيع فتحها، بمجلد لكل محادثة، وهو للقراءة فقط. وتبقى ملفات الرسائل المباشرة لدى أصحابها، فلا تظهر إلا لهم.
هل يستطيع عملائي رفع الملفات إلي؟
نعم، عبر بوابتهم. يستخدمون «Send files» أو يسحبون الملفات إلى مجلد في القرص المشترك، ويستطيعون إنشاء المجلدات وتغيير أسماء ما يخصهم. وتصل الملفات إلى «Shared Client Files» حيث يراها فريقك. ويبدأ الوصول إلى البوابة، ومعه رفع العملاء للملفات، من باقة Scale.
هل يمكنني نقل ملف من قرص إلى آخر؟
يعمل «Move to» داخل قرص واحد فقط. ولعرض ملف على العميل استخدم «Share a copy to the client portal» الذي ينسخه إلى «Shared Client Files» ويترك الأصل حيث كان. وبهذا لا يؤدي تسليم العمل أبدا إلى إزالة نسختك العاملة.