برنامج إدارة اجتماعات العملاء لوكالات التسويق

التخطيط لمكالمة العميل وإدارتها واختتامها في ست خطوات

تنجح إدارة اجتماعات العملاء حين يسير العمل المحيط بالمكالمة وفق ترتيب صحيح، أي: الحساب الصحيح، وغرض محدد، وغرفة، والأشخاص المناسبون، وسجل للمكالمة، ومتابعة بعدها.

1. 1

   ابدأ من الحساب الصحيح

   تحقق من العميل الذي تعرضه الترويسة ومن عرض التقويم الذي تعمل عليه. كل وقت يظهر على الشاشة مكتوب بتوقيتك أنت، وتعرض بطاقة «Up next» (الاجتماع القادم) العد التنازلي حتى موعد الاجتماع التالي للعميل المعروض.

2. 2

   اكتب عنوان الاجتماع وحدد نوعه واختر جدول الأعمال

   اكتب للاجتماع عنوانا يبين غرضه، واختر نوعا من أنواعه السبعة، وضع علامة في الخانة التي تجعله يبدأ بجدول أعمال ذلك النوع. وبنود الجدول تسلسل لسير الاجتماع يمكنك تعديله.

3. 3

   حدد الوقت والمنطقة الزمنية والغرفة

   اختر التاريخ ووقت البدء والمدة، ثم المنطقة الزمنية التي كتبت بها هذه الأوقات. اختر الفيديو المدمج، أو الصق رابط انضمام بصيغة https من Google Meet أو Microsoft Teams أو Zoom. والمكالمة الهاتفية لا تحتاج إلى رابط، أما الاجتماع الحضوري فيأخذ مكانا بدلا منه.

4. 4

   ادع الأشخاص الذين يلزم حضورهم

   أضف زملاء الفريق وجهات اتصال العميل من قائمة الحاضرين. ويصل إشعار إلى زملاء الفريق الذين تدعوهم، ويحول إعداد التكرار المكالمة الدورية إلى سلسلة اجتماعات.

5. 5

   أدر الاجتماع من «Meeting Hub» (مركز الاجتماع)

   ضع علامة على بنود جدول الأعمال كلما انتهيت منها، واكتب ملاحظاتك في «Live Notes» (الملاحظات الحية) وهي نص منسق، ولا تدون تحت «Decisions» (القرارات) إلا ما تم الاتفاق عليه. ويحفظ المركز عملك أولا بأول.

6. 6

   أنجز المتابعة قبل أن يبدأ العمل التالي

   أسند كل إجراء من إجراءات المتابعة إلى مسؤول، وأرسل الإجراءات المفتوحة إلى المشاريع، وانسخ الملخص أو نزله لكل من لم يحضر المكالمة.

سبعة أنواع من الاجتماعات وجدول الأعمال الذي يبدأ به كل نوع

النوع الذي تختاره يحدد تسلسل البنود الذي تنطلق منه. عدله بحرية: القالب مجرد اقتراح لا قاعدة ملزمة.

تجري جدولة الاجتماعات الداخلية، مثل «1:1» أو «Interview»، على حساب الوكالة نفسه لا على حساب عميل. وتبقى إجراءات المتابعة فيها داخل المركز، لأن مهام المشاريع تنتمي إلى عميل. أما الفريق الذي يفضل أن يكتب اجتماعه اليومي على أن يعقده فيستطيع استخدام Stand Up، الذي يستبدل بالاجتماع متابعة يومية مكتوبة.

عقد اجتماع انطلاق يضع الحساب على أساس سليم

لاجتماع الانطلاق مهمة واحدة: أن ينتهي بقرارات تمنع إعادة التفاوض على الشهر الأول. وجدول أعمال «Kickoff» يتبع هذا الترتيب أصلا.

أرسل جدول الأعمال بنفسك إلى جهات اتصال العميل قبل المكالمة، بالبريد الإلكتروني مثلا، ليصلوا وقد استعدوا؛ فالتطبيق لا ينبه إلا زملاء الفريق الذين تدعوهم. وبعد المكالمة شارك الملخص في اليوم نفسه، والإجابات ما زالت حاضرة في الأذهان. والقرارات التي سجلتها هي السجل الذي تشير إليه حين يظهر سؤال عن النطاق بعد ثلاثة أسابيع.

الملاحظات والقرارات والإجراءات ثلاثة سجلات مختلفة

خلطها هو ما يضيع به تغيير متفق عليه داخل صفحة من الملاحظات. ويفصل المركز بينها عن قصد.

اختبار مفيد للقرار: هل يستطيع زميل لم يحضر المكالمة أن يتصرف بناء عليه دون أن يسأل أحدا؟ فإن لم يستطع فهو ما زال ملاحظة. ويعرض الشريط الجانبي للمركز مشاريع العميل الحالية وملفاته وقناة المحادثة والمفكرة بجانب جدول الأعمال، فتكون المواد المرجعية على بعد نظرة واحدة.

تبدأ المهمة المنشأة من إجراء متابعة في أول حالة مفتوحة لديك بأولوية متوسطة، وتسند إلى المسؤول إذا كان زميلا في الفريق، ويحل موعدها بعد أسبوع من إرسالها. انقل الموعد إلى الموعد النهائي الفعلي.

جدولة الاجتماعات عبر المناطق الزمنية دون أن يضطر أحد إلى الحساب

يتذكر كل اجتماع الساعة التي كتب بها وقته أصلا، ويراه كل شخص آخر محولا إلى ساعته هو.

• اختر المنطقة الزمنية في نموذج إنشاء الاجتماع. وهو يبدأ على المنطقة الزمنية التي يعرضها تقويمك حاليا، ولذلك يطابق الاجتماع ما كنت تنظر إليه حين حجزته.
• استخدم أداة المنطقة الزمنية في شريط أدوات التقويم لترى الأسبوع القادم في مدينة العميل. وهي تغير العرض على جهازك فقط ولا تنقل أي اجتماع أبدا.
• في عرضي «Week» و «Day» (الأسبوع واليوم) يظهر اليوم كاملا، من منتصف الليل إلى منتصف الليل، وتظلل الساعات الواقعة خارج يوم عملك، فيظهر الموعد غير المناسب قبل أن تعرضه.
• افتح قائمة «Calendars» (التقاويم) لإضافة طبقات العطلات والتواريخ المهمة والإجازات المعتمدة وتقاويم صفحات الحجز فوق الشبكة قبل أن تختار موعدا.

التسجيل والنصوص المكتوبة والملخصات: ما تضيفه باقة Agency

التسجيل خاص باجتماعات الفيديو المدمجة. فهو يحول المكالمة إلى نص مكتوب قابل للبحث وإلى ملخص مكتوب قصير، وهو الجزء الوحيد من هذه الأداة الذي يعتمد على باقتك.

1. استضف الاجتماع على الفيديو المدمج. الاجتماع الذي يعقد على Meet أو Teams أو Zoom، أو هاتفيا، أو حضوريا، لا تسجيل له هنا، وكذلك المكالمة التي تبدأ من محادثة في Chat.
2. اضغط «Record & transcribe» (تسجيل وتحويل إلى نص) داخل المكالمة. يطلب منك التأكيد أن كل مشارك قد وافق قبل أن يبدأ التسجيل. ويستطيع بدءه مسؤول، أو من حجز الاجتماع، أو زميل لديه صلاحية التسجيل.
3. بعد انتهاء المكالمة يعرض المركز نصا مكتوبا يحمل وسم المتحدث على كل مقطع منه، ثم ملخصا من ثلاثة أجزاء: خلاصة، ونقاط رئيسية، وإجراءات متابعة.
4. ابحث في النص المكتوب أو انسخه، وأضف الملخص إلى «Live Notes»، وحول إجراءات المتابعة المقترحة إلى إجراءات فعلية واحدا واحدا أو دفعة واحدة.

يصاغ الملخص من النص المكتوب، ويطلب منه أن يبقى وفيا له، لكن عامله بوصفه مسودة أولى. اقرأه قبل أن يصل إلى أي عميل، واحتفظ بالصياغة البشرية للقرارات، أي ما يكتبه فريقك بنفسه، في تبويب «Decisions».