工时管理系统，专为签字审批的人打造

代理商的工时管理：有 AI 和没有 AI 的做法

搜索 AI 工时管理的人，想要的是不必每周费力补记、却依然准确的工时。这套工时管理系统靠的是结构，而不是猜测。

工时记录不会监视您的屏幕，不会追踪您的活动，也不会估算您的工时，其中没有任何一处会调用模型。工时是由人做出的声明：成员针对客户的任务记录一个条目，或者运行一个计时器，随后由审批人对每个条目给出答复。这款产品里的 AI 用在别处，比如客户会议的转写文本和会议纪要，那里的书面记录很难靠手工完成。

正是这套结构，让开票时的合计数值得信赖。一个由人记录、关联到任务、又经第二个人批准的数字，可以向客户解释清楚；而从活动中推断出来的数字，无论猜得多巧妙，都更难自圆其说。

团队成员如何记录工时，并答复审批人

整套操作只在一个界面“My time”（我的工时）里完成，无论是边做边记，还是在一天结束时补记，用法都一样。

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   打开“My time”

   它展示的是您自己的一周：与每周 40 小时工作量对照的合计、按行排列且每天一列的网格，以及您记录过的每一个条目。

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   点击一个单元格，或启动计时器

   点击网格里的空单元格，会打开对应那一行、那一天的表单。对于正在进行的工作，选择“Start timer”（开始计时），选好客户和任务，结束时按“Stop & log”（停止并记录）。即使您关闭了标签页，计时器也会继续运行。

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   选好任务，再输入工时

   先选客户，再从团队项目里选项目和任务。工时可以写成 1.5、1:30、90m 或 1h 30m，也可以只填开始和结束时间，让表单自己算出时长。

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   写一行说明，并设置是否可计费

   写一句简短的概述就够了，如果审批人会需要，再补上细节。客户的工作请保持“Billable”（可计费）开启。代理商自己账户上的时间永远不可计费，因此那里不提供这个开关。

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   保存，然后留意回复

   保存后的条目会在审批人的队列里等候。如果有条目被追问或未获批准，“My time”顶部会出现“Needs your attention”（需要您处理）横幅来提醒，条目上会显示审批人的说明。

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   作答并重新提交

   编辑这个条目，用自己的话回答问题，然后选择“Edit & resubmit”（编辑并重新提交）。它会回到“Pending review”（待复核）状态，审批人会把它当作一个新的待办项看到。

审批人的每周复核：对每个条目的四种答复

复核就是对每个条目做一个决定，每一种答复都会让作者明确知道下一步该做什么。

“Week”（周视图）把团队的一周既排成网格，也按天分组列出条目，并带有筛选，以及覆盖条目文字和所关联项目、任务名称的搜索。“Queue”（待处理队列）会列出任何一周的所有待处理条目，所以迟交的条目不会因为复核已经翻到下一周而被漏掉。决定做出后可以立刻撤销；作者每个决定只会收到一次通知，如果您把一批没有问题的条目一起批准，则整批只通知一次。

谁来复核由权限决定。管理员可以复核所有客户；被授予审批权限的成员，复核该权限所覆盖的客户。其他人只能看到自己的条目，因此同事的工时不会展示给他们。

把开票问题一次说清的工时统计报告

“Reports”（报告）会按客户、项目、任务或成员，对您有权查看的条目在您选定的范围内求和。

范围可以从本周、最近 30 天或 90 天、本季度、本年度至今中选择，也可以自己设定日期。按客户、项目、任务或成员分组，把范围收窄到可计费或内部时间，以及已批准、待处理或被标记的条目，点击任意一行，就能深入查看它背后的条目。

可计费占比（Billable share）

可计费工时占该范围内全部已记录工时的百分比，旁边会显示内部工时。

待处理与被标记（Pending and flagged）

待处理是仍在等待审批人的工时；被标记是以追问或未批准的方式被退回的工时。

人效（Utilization）

已记录工时除以该范围内每个工作日的 8 小时，结果取整为百分数。按成员分组时会显示，并标注为“Has capacity”（有余量）、“Well utilized”（利用充分）或“At capacity”（已满负荷）。

工作日均值（Average per weekday）

总工时除以该范围内的工作日数；当所选的分组方式下人效没有意义时，就会显示它。

两种导出文件覆盖财务这一侧。明细 CSV 每个条目一行，包含日期、成员、客户、项目、任务、工时、可计费标记、状态、审批人和复核说明；汇总 CSV 每个分组一行。以公式形式开头的单元格会被中和，所以名字恰好像公式的任务，依然只是文本。

不用催促也能收齐工时表的每周节奏

有了工时管理系统来负责提醒，团队又清楚每天该做什么，工时表自然会按时到齐。

1. 每天下午，记录当天的工时，或停止正在运行的计时器。一行概述就够了。
2. 临近周末时，让可选的提醒来替您催办。管理员在设置的通知设置里开启“工时提醒”，选好提醒日和提醒时间，本周没有记录任何工时的成员就会收到一封邮件（除非他们关闭了提醒邮件）；对于已开启设备通知的成员，还会收到一条设备通知。同一张卡片里还有一个开关“周一上午再次提醒仍未提交的成员”，用来在周一对仍然缺交的人再提醒一次，默认开启。
3. 下一周开始时，审批人清空“Queue”队列，趁工作还记忆犹新，回答问题，并把任何不清楚的条目退回去。
4. 每月一次，打开该月的“Reports”，按客户分组，筛选出已批准的时间，并导出汇总用于开票。

这些工时也会到达任务上。在项目里打开一个任务，详情面板会显示记在它名下的时间，以及继续添加的快捷入口。如果团队除了工时数字之外，还想读懂大家的负荷感受，可以把工时记录与 Stand Up 里的每日签到搭配使用。两者在每个套餐中都包含。