Horas y aprobaciones
Aprueba las horas de la semana de una pasada
Revisa las horas registradas por tu equipo, aprueba, cuestiona o devuelve cada registro, desglosa el tiempo por persona y cliente, y exporta un parte listo para facturar. Crea tu propio espacio de trabajo o descubre cómo funciona.
¿Ya tienes un espacio de trabajo? Iniciar sesión
- Planes desde 99 $ al mes
- Pensado para agencias con varios clientes
- Tu marca en toda la consola
Horas y aprobaciones
Control de horas y aprobación de partes para agencias de marketing
Las horas que registra tu equipo son las horas que facturas, así que el control de horas y la revisión intermedia tienen que ser rápidos y fiables. El Registro de horas de AI Marketing Dashboard convierte la aprobación de partes en una única pasada semanal: cada registro delante de ti, aprobar, cuestionar o devolver con un clic, y después exportar un parte limpio para facturar. Es la vista del responsable sobre dónde se fue la semana —por persona, por cliente y por proyecto— sin una sola hoja de cálculo a la vista.
El tiempo, de principio a fin
De las horas registradas a la semana aprobada
Cada persona registra donde está el trabajo. Quienes aprueban revisan de una pasada.
Registra el tiempo
Haz clic en una celda vacía de tu cuadrícula semanal o pon en marcha el cronómetro. Elige el cliente, las horas y una nota, y marca la entrada como facturable o no.Vincúlala a la tarea
Elige el proyecto y la tarea a los que pertenecen las horas, para que también aparezcan en la tarea en Proyectos. Un vínculo solo apunta siempre dentro del propio cliente de la entrada.Envíala a revisión
Al guardar, la entrada pasa a la cola de quienes aprueban. Si vuelve cuestionada o no aprobada, la editas y la envías de nuevo.Revisa la semana
Aprueba, cuestiona o devuelve cada entrada con un motivo, o aprueba de una vez un lote limpio. Cada decisión tiene un «Undo» (deshacer) y se avisa a la persona autora.
Dentro del Registro de horas
Un solo parte de horas, leído de tres maneras
Quienes revisan, el equipo y finanzas obtienen cada uno la vista que necesitan a partir de las mismas entradas.
3
vistas de un mismo parte de horas: «Review», «My time» y «Reports»
4
respuestas a una entrada: aprobar, cuestionar, no aprobar o volver a pendiente
4
formas de agrupar un informe: por cliente, proyecto, tarea o compañero
Descubre adónde se fue la semana antes de facturar
Crea un espacio de trabajo y deja que tu equipo registre horas sobre clientes y tareas reales.
Los planes empiezan en 99 $ al mes.
En esta página
Una revisión semanal del control de horas, pensada para quien las aprueba
Todas las horas de la semana en una sola pantalla
Abre la semana y cada registro queda dispuesto para revisarlo —la tarea, la persona, el cliente, el proyecto, las horas y la nota— en un orden determinista que no se recoloca al recargar. En lugar de perseguir partes entre personas y herramientas, quien aprueba trabaja sobre una única lista consolidada y sabe exactamente qué falta por decidir.
El Registro de horas es donde el tiempo registrado se convierte en tiempo aprobado: el equipo registra horas o pone en marcha un cronómetro en una tarea, y un responsable convierte esas entradas en tiempo aprobado y facturable. Ese enfoque es lo que hace que el visto bueno semanal cueste minutos y no una tarde entera.
Aprueba, cuestiona o rechaza cada registro, y cambia de opinión
Una decisión real en cada línea, registrada y reversible
Cada registro recibe un veredicto claro: apruébalo, cuestiónalo cuando algo necesite aclaración, recházalo o devuélvelo a pendiente; y aprueba de golpe todos los pendientes filtrados cuando el lote está limpio. Un registro cuestionado lleva consigo la pregunta, así que la conversación sobre un parte de horas vive en el propio parte y no en un correo aparte.
Cada decisión queda sellada con quién la revisó y cuándo, y sobrevive a una recarga, así que el estado de aprobación es un registro real y no un adorno pasajero de la interfaz. El visto bueno de la semana es auditable después, no un recuerdo.
El tiempo desglosado por compañero y por cliente
Comprueba adónde se fue realmente la semana
Una columna de desglose divide la semana por compañero y por cliente, así que respondes de un vistazo a las dos preguntas que más importan: si alguien va sobrecargado o infrautilizado, y si un cliente consume más horas de las que cubre su cuota mensual. Al pulsar sobre una persona o un cliente, la lista, las estadísticas y el gráfico se reducen a esa perspectiva.
Para una agencia, esa vista es una alerta temprana: saca a la luz la cuenta que se come el margen en silencio y a la persona que se encamina al agotamiento, cuando todavía hay tiempo de actuar.
Busca y filtra hasta la porción exacta que estás revisando
Por persona, cliente, proyecto o nota
Filtra por compañero o por cliente y busca entre tarea, persona, cliente, proyecto y nota, para que quien revisa la semana de una cuenta —o la de una sola persona— vea exactamente esa porción sin recorrer el tiempo de los demás. La lista, los totales y el gráfico se reducen a la vez.
Así la aprobación se mantiene enfocada: revisas la semana de una cuenta, le das el visto bueno y sigues, en lugar de vadear las horas de toda la agencia para hallar la docena de registros que te tocan esta ronda.
Exporta a CSV un parte de horas listo para facturar
De las horas aprobadas a la factura, en un solo paso
Exporta la vista actual a CSV —ya filtrada al cliente, la persona o la semana que te interesa— y entrega a administración un parte limpio contra el que facturar. La aprobación que acabas de hacer aguas arriba es lo que vuelve fiable la exportación: filtra por horas aprobadas y solo el tiempo que has aprobado llega a la factura.
Cierra el círculo entre el tiempo registrado y el tiempo facturado sin volver a teclear nada, que es justo el punto por donde se suelen escapar las horas de los ingresos de una agencia.
Horas y utilización que se ven, no solo que se suman
Una lectura visual de la capacidad de la semana
Un gráfico convierte las horas registradas de la semana en una forma que se lee al instante: cómo se distribuyó el tiempo, dónde se concentró la carga, cómo avanza el total aprobado. Es la diferencia entre saber que tu equipo registró sus horas y entender en qué se fue realmente la semana.
Junto a los desgloses por cliente y por compañero, da al responsable de la agencia la foto de capacidad que decide la próxima contratación, la conversación sobre la cuota mensual y el momento de frenar un alcance antes de que se desborde.
Control de horas para agencias, con IA y sin ella
Quien busca un control de horas con IA quiere horas correctas sin una tarea semanal. El Registro de horas lo consigue con estructura y no con conjeturas.
El Registro de horas no vigila tu pantalla, no rastrea tu actividad ni estima tus horas, y nada en él llama a un modelo. Las horas son una declaración hecha por una persona: un compañero registra una entrada sobre una tarea de un cliente o pone en marcha un cronómetro, y después una persona revisora responde a cada entrada. La IA de este producto está en otro lugar, por ejemplo en las transcripciones y los resúmenes de las reuniones con clientes, donde un registro escrito es difícil de producir a mano.
| Pregunta | Cómo responde el Registro de horas |
|---|---|
| ¿De quién son estas horas? | El sistema sella a la persona autora cuando se guarda la entrada, de modo que nunca se escribe a mano ni se atribuye a otra persona |
| ¿Para qué trabajo eran? | Una entrada se vincula a un proyecto y una tarea de un cliente de Proyectos del equipo, de modo que las horas también aparecen en la propia tarea |
| ¿Las ha revisado alguien? | Cada entrada lleva un estado, el sello de quien la revisó y, cuando hace falta, una pregunta o un motivo por escrito |
Esa estructura es lo que hace fiable un total a la hora de facturar. Una cifra que registró una persona, que está ligada a una tarea y que aprobó una segunda persona se puede defender ante un cliente. Una cifra deducida de la actividad es más difícil de defender, por ingeniosa que sea la conjetura.
Cómo registra horas un compañero y cómo responde a quien revisa
La rutina cabe en una pantalla, «My time» (mis horas), y funciona igual si registras sobre la marcha o al final del día.
Abre «My time»
Muestra tu propia semana: totales frente a una semana laboral de 40 horas, una cuadrícula de filas con una columna para cada día y todas las entradas que has registrado.
Haz clic en una celda o pon en marcha el cronómetro
Una celda vacía de la cuadrícula abre el formulario de esa fila y ese día. Para un trabajo en curso, elige «Start timer» (iniciar cronómetro), escoge el cliente y la tarea, y pulsa «Stop & log» (parar y registrar) cuando termines. El cronómetro sigue en marcha aunque cierres la pestaña.
Elige la tarea y escribe las horas
Elige el cliente y, después, el proyecto y la tarea de Proyectos del equipo. Introduce las horas como 1.5, 1:30, 90m o 1h 30m, o indica un inicio y un final y deja que el formulario calcule la duración.
Escribe una línea y marca si es facturable
Basta un resumen breve, con detalles si quien revisa los va a necesitar. Deja «Billable» (facturable) activado en el trabajo para clientes. El tiempo en la cuenta propia de la agencia nunca es facturable, así que ahí no se ofrece el interruptor.
Guarda y busca la respuesta
Una entrada guardada espera en la cola de las personas revisoras. Si vuelve cuestionada o no aprobada, un aviso «Needs your attention» (requiere tu atención) la señala en la parte superior de «My time», y la entrada muestra la nota de quien revisa.
Responde y vuelve a enviar
Edita la entrada, responde a la pregunta con tus propias palabras y elige «Edit & resubmit» (editar y volver a enviar). Vuelve a «Pending review» (pendiente de revisión), y quien revisa la ve como un elemento nuevo.
Nota
El formulario rechaza lo que el historial no aceptaría
No guarda una entrada para un día futuro, para un día muy lejano en el pasado ni para un día que sume más de 24 horas, y rechaza horas que no concuerdan con un inicio y un final. Un duplicado exacto de una entrada existente provoca un aviso antes de guardarse.
La pasada semanal de quien revisa: cuatro respuestas para cada entrada
La revisión es una sola decisión por entrada, y cada respuesta deja a la persona autora algo claro que hacer a continuación.
| Respuesta | Botón | Lo que ve la persona autora | Qué ocurre después |
|---|---|---|---|
| Aprobar | «Approve log» (aprobar registro) | Estado «Approved» (aprobado), con el sello de quien revisó | La entrada queda bloqueada frente a ediciones de quien no pueda aprobar |
| Cuestionar | «Ask a question» (hacer una pregunta) | Estado «Questioned» (cuestionado) y una nota titulada «Your reviewer asked» (quien revisa ha preguntado) | La persona autora responde y vuelve a enviar, y la entrada vuelve a «Pending review» |
| No aprobar | «Don't approve» (no aprobar) | Estado «Not approved» y el motivo por escrito, que es obligatorio | La persona autora edita y vuelve a enviar |
| Restablecer | «Reset to pending» (volver a pendiente) | De nuevo el estado «Pending review» | Quien revisa vuelve a decidir |
La vista «Week» (semana) muestra la semana del equipo como una cuadrícula y como entradas agrupadas por día, con filtros y una búsqueda en el texto y en los nombres del proyecto y de la tarea vinculados. «Queue» (cola) lista todas las entradas pendientes de cualquier semana, de modo que una entrada tardía nunca se escapa de una revisión que ya siguió adelante. Una decisión se puede deshacer justo después de tomarla, y la persona autora se entera una vez por decisión, o una sola vez por todo un lote cuando apruebas juntas una serie limpia.
Quién revisa es una cuestión de permisos. Los administradores revisan todos los clientes, y un compañero con el permiso de aprobar revisa los clientes a los que llega ese permiso. Todos los demás ven solo sus propias entradas, de modo que las horas de un colega nunca quedan a la vista.
Informes que resuelven la cuestión de la facturación
«Reports» (informes) suma las entradas que puedes ver por cliente, proyecto, tarea o compañero, en un rango que eliges.
Elige un rango que va desde esta semana hasta los últimos 30 o 90 días, este trimestre o lo que va de año, o fija tus propias fechas. Agrupa por cliente, proyecto, tarea o compañero, limita a tiempo facturable o interno y a entradas aprobadas, pendientes o marcadas, y haz clic en cualquier fila para ver las entradas que hay detrás.
- Proporción facturable («Billable share»)
- Las horas facturables como porcentaje de todo lo registrado en el rango, junto a las horas que se mantienen como internas.
- Pendiente y marcado («Pending and flagged»)
- «Pending» (pendiente) es el tiempo que aún espera a una persona revisora. «Flagged» (marcado) es el tiempo que se devolvió como cuestionado o no aprobado.
- Utilización («Utilization»)
- Las horas registradas divididas entre 8 horas por cada día laborable del rango, en porcentaje entero. Aparece cuando agrupas por compañero y se etiqueta «Has capacity» (con capacidad), «Well utilized» (bien aprovechado) o «At capacity» (a plena capacidad).
- Media por día laborable («Average per weekday»)
- El total de horas dividido entre los días laborables del rango, que se muestra cuando la utilización no tiene sentido para la agrupación que elegiste.
Dos exportaciones cubren la parte de finanzas. El CSV detallado tiene una fila por entrada, con la fecha, el miembro, el cliente, el proyecto, la tarea, las horas, la marca de facturable, el estado, quien revisó y la nota de revisión. El CSV resumen tiene una fila por grupo. Las celdas que empiezan como una fórmula se neutralizan, de modo que una tarea con un nombre así sigue siendo texto.
Nota
Hasta dónde llega un informe
Una página admite hasta 15.000 entradas a la vez. Cuando un rango largo se queda corto, el informe indica dónde se cortó y ofrece cargar entradas anteriores en lugar de mostrar un total parcial como si fuera completo.
Un ritmo semanal para recibir los partes sin tener que insistir
Los partes llegan a tiempo cuando el equipo sabe qué ocurre cada día y es el sistema quien se encarga de recordarlo.
- Cada tarde, registra el día o detén el cronómetro en marcha. Basta una línea de resumen.
- Hacia el final de la semana, deja que el recordatorio opcional se encargue de reclamar. Un administrador activa «Recordatorios del registro de horas» en la configuración de notificaciones, dentro de Configuración, elige el día de la semana y la hora, y los miembros que no han registrado nada esa semana reciben un correo, salvo que hayan desactivado los correos de recordatorio, y, donde lo hayan activado, una notificación en el dispositivo. Un nuevo aviso el lunes por la mañana a quien siga sin enviar nada es un interruptor de la misma tarjeta, activado por defecto.
- Al empezar la semana siguiente, quienes revisan vacían la «Queue» (cola), responden a las preguntas y devuelven todo lo que no esté claro mientras el trabajo está fresco.
- Una vez al mes, abre «Reports» con los datos del mes, agrupa por cliente, filtra por tiempo aprobado y exporta el resumen para facturar.
Las horas también llegan a la tarea. Abre una tarea en Proyectos y el panel lateral muestra el tiempo registrado en ella y un acceso directo para añadir más. Para la lectura humana junto a las horas, un equipo que además quiere saber cómo de cargadas se sienten las personas puede combinar el Registro de horas con el check-in diario de Stand Up. Ambos están incluidos en todos los planes.
Preguntas frecuentes
¿Usa el Registro de horas IA para controlar o estimar el tiempo?
No. No vigila tu pantalla, no registra actividad ni adivina horas, y nunca llama a un modelo. Los compañeros registran entradas sobre una tarea de un cliente o ponen en marcha un cronómetro, y una persona revisora aprueba, cuestiona o devuelve cada una. Las funciones de IA del producto están en otros lugares, como las transcripciones y los resúmenes de las reuniones.
¿Puede mi equipo usar un cronómetro en lugar de escribir las horas?
Sí. Elige «Start timer», escoge el cliente y la tarea, y pulsa «Stop & log» cuando termines. El formulario se abre con las horas calculadas a partir del tiempo transcurrido y con el inicio ya rellenado. En un navegador corre un solo cronómetro por espacio de trabajo, sigue en marcha aunque cierres la pestaña, y un cronómetro nunca registra más de un día.
¿Qué ocurre cuando una persona revisora cuestiona una entrada?
La entrada pasa a «Questioned», y un aviso «Needs your attention» en «My time» la sitúa en primer lugar, con la nota de quien revisa. La persona autora edita la entrada, responde con sus propias palabras y la vuelve a enviar. Vuelve a «Pending review» y llega de nuevo a quienes revisan como un elemento nuevo de su «Queue».
¿Pueden los compañeros ver las horas de los demás?
No. Un compañero ve solo sus propias entradas, en «My time» y en «Reports». Los administradores, y los compañeros a quienes se han dado derechos de aprobación, ven además las entradas que revisan. Los clientes nunca ven el Registro de horas, porque los partes de horas son un registro interno y el portal no los incluye.
¿Cómo se calcula la utilización?
La utilización son las horas registradas divididas entre 8 horas por cada día laborable del rango, redondeadas a un porcentaje entero. Aparece cuando un informe se agrupa por compañero, con una etiqueta que dice «Has capacity», «Well utilized» o «At capacity». Los fines de semana no cuentan para la capacidad.
¿Puedo exportar los partes de horas a una hoja de cálculo?
Sí, en dos formatos. La exportación detallada tiene una fila por cada entrada, con su fecha, miembro, cliente, proyecto, tarea, horas, marca de facturable, estado y nota de revisión. La exportación resumen tiene una fila por cliente, proyecto, tarea o compañero. Las celdas que empiezan como una fórmula se neutralizan para que se abran como texto.
¿Es facturable el tiempo interno de la agencia?
No. El tiempo registrado en la cuenta propia de la agencia se trata como interno, no se le ofrece el interruptor «Billable» y nunca se cuenta en las horas facturables. El tiempo de cliente es facturable por defecto y puede marcarse como interno cuando las horas no deban cobrarse.