Notas y documentos de agencia

Una base de conocimiento conectada para tu agencia

Un editor de bloques al estilo Notion con comandos de barra, subpáginas anidadas y enlaces a cualquier registro, organizado por cliente y con una separación estricta entre los documentos internos y los compartidos. Crea tu propio espacio de trabajo o descubre cómo funciona.

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Tu marca en toda la consola

Editor de notas de agencia con un árbol de páginas, el cuerpo del documento y un menú de comandos de barra

Notas y documentos de agencia

Notas y base de conocimiento colaborativa para agencias de marketing

Las notas y la base de conocimiento de una agencia acaban dispersas: la estrategia en una unidad, las notas de una reunión en la aplicación personal de alguien, un proceso enterrado en un hilo de correo, y nadie encuentra la versión vigente. El espacio de Notas de AI Marketing Dashboard lo reúne todo en un editor de bloques al estilo Notion, por cliente y en el mismo espacio de trabajo que los proyectos, el CRM y los archivos que documenta. Así, cada briefing, proceso y manual de cuenta vive en un lugar estructurado y con búsqueda, no en diez sitios inconexos.

Del borrador a la página del cliente

Escríbela, archívala, enlázala, compártela

Un documento sigue los mismos cuatro pasos en Notas, sea un briefing de arranque o un manual de informes.

Escribe en bloques
Escribe una barra para encabezados, avisos destacados, tablas, desplegables, código y más. Los atajos de markdown funcionan mientras escribes, y cada bloque se arrastra a su sitio.
Archívala bajo el cliente
Cada cliente tiene su propio árbol de páginas, dividido en las pestañas «Internal» (interno) y «Client» (cliente). Cambia de cliente y el árbol cambia contigo.
Enlaza los registros
Usa «Link to…» (enlazar con…) para insertar una referencia a cualquier registro que menciones, como un lead, un proyecto, una tarea o una reunión. Al seguir la referencia, se abre con el cliente correcto ya seleccionado.
Comparte la página
Un interruptor en cada página decide si el cliente la ve. Las páginas compartidas llegan al portal como documentos de solo lectura.
Plan Scale

En el editor

Pequeños detalles que mantienen ordenada una base de conocimiento

Pegar
Pega un documento y conserva su forma
Copia una página de otra herramienta de documentos y pégala. Los encabezados, las listas y las tablas llegan como bloques separados en lugar de un párrafo largo.
Move to… (mover a…)
Mueve una rama entera
Mueve una página y sus subpáginas bajo una nueva página madre, o al árbol de otro cliente, en una sola acción.
Etiquetas y exportación
Etiquétala, expórtala
Etiqueta las páginas con sugerencias tomadas de las etiquetas que ya están en uso y exporta cualquier página como Markdown.
Menciones
Menciona a un compañero
Una mención avisa a la persona que nombras, y un administrador puede asignarla al cliente desde el aviso si todavía no está asignada. Los clientes que leen una página compartida ven nombres normales, nunca claves internas.

Escribe el manual una sola vez, donde ocurre el trabajo

Abre el árbol de páginas de un cliente, escribe una barra y empieza a documentar. Comparte una página solo cuando esté lista.

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En esta página

Notas y base de conocimiento en un editor de bloques al estilo Notion

Escribe una barra, elige un bloque y construye un documento de verdad

El cuerpo del documento es un editor de bloques de verdad, no una caja de texto plano. Escribe una barra en cualquier punto y un menú de inserción ofrece dieciséis tipos de bloque —párrafos, tres niveles de encabezado, citas y avisos destacados, un separador, listas con viñetas, numeradas, de tareas y desplegables, tablas, bloques de código, imágenes, marcadores web e incluso subpáginas anidadas—, así que un briefing de arranque, un manual de proceso y el resumen de una reunión pueden adoptar exactamente la forma que necesitan.

Se escribe rápido porque funciona como ya escribes. Los atajos de markdown se convierten sobre la marcha —una almohadilla crea un encabezado, un guion inicia una viñeta, un número abre una lista ordenada, el signo mayor que abre una cita y los corchetes crean una casilla— y cada bloque lleva un tirador para arrastrarlo a otra posición. El resultado se siente como una herramienta de documentos moderna, integrada en la consola en lugar de acoplada al lado.

Árboles de páginas por cliente que ordenan la documentación por cuenta

Un árbol de páginas ordenado para cada cliente, no un cajón común

Cada cliente tiene su propio árbol de páginas, repartido entre una pestaña Interno y una pestaña Cliente, con búsqueda y favoritos para que el documento que necesitas esté a un par de pulsaciones. La documentación de una agencia se organiza por la cuenta a la que pertenece —la estrategia de este cliente, las notas de marca de aquel, la cadencia de informes del otro— en lugar de volcarse en una única carpeta que se vuelve inservible al tercer proyecto.

Como el árbol está acotado al cliente activo, cambiar de cliente reorienta automáticamente tus notas a esa cuenta, y una página marcada como favorita sube arriba para volver a ella rápido. Las cuentas nuevas que añades en el gestor de subcuentas reciben su propio espacio para documentar desde el primer día, así que la base de conocimiento escala con la cartera en vez de convertirse en el sitio donde los documentos viejos van a perderse.

Comandos de barra y bloques enriquecidos para escribir con estructura

Un menú de comandos filtrable y bloques que hacen cosas de verdad

El menú de barra se filtra y se recorre entero con el teclado —empieza a escribir el bloque que quieres y muévete por las coincidencias con las flechas—, así que quien va rápido nunca toca el ratón. Las tablas añaden y quitan filas y columnas en línea, los desplegables expanden y contraen las líneas anidadas, los avisos destacados admiten un emoji propio, los bloques de código conservan el formato y las imágenes se muestran dentro del flujo de la página.

El modelo de edición es deliberadamente pulcro. Intro divide un bloque y continúa la lista; Retroceso al inicio de un bloque con estilo lo degrada a texto plano y lo fusiona con el de arriba; las flechas se mueven entre bloques como espera cualquiera que escriba. La edición se confirma al hacer clic fuera, así que nunca se pierde una línea a medio teclear y el documento sigue siendo limpio y estructurado en lugar de un muro de texto ilegible.

Las subpáginas anidadas dan un wiki real, no una lista plana

Páginas dentro de páginas, con una estructura que se hereda

La documentación necesita jerarquía: una visión general de la cuenta que contenga una sección de marca, una de estrategia y otra de notas de reunión, cada una su propia página. Crea subpáginas directamente desde el árbol, desde el menú de una página o con el comando de subpágina, que además deja un enlace en línea a la página nueva justo donde estabas escribiendo, así que la estructura se construye sola mientras redactas.

Se comporta como un wiki y no como una lista. Una página puede anidarse tan profundo como exija el trabajo, el árbol refleja esa jerarquía de un vistazo y borrar una página arrastra todo su subárbol, así que nunca quedan páginas huérfanas. Esa es la diferencia entre un cuaderno que se te queda pequeño y una base de conocimiento capaz de sostener una cuenta de cliente entera en una sola estructura navegable.

Enlaza cualquier registro de la consola dentro de una nota

Referencia leads, proyectos, tareas, reuniones o archivos en línea

Una nota siempre trata de algo: documenta una oportunidad, un proyecto, una campaña, una reunión. El comando de enlace abre un selector con búsqueda y filtro por tipo que inserta en la página una referencia pulsable a un miembro del equipo, una subcuenta, un lead del CRM, un proyecto, una tarea, un tema, un formulario, un texto, una creatividad, una reunión, un chat o un archivo, junto a los enlaces normales a otras páginas de notas.

Cada referencia enlaza con la herramienta correspondiente y fija el cliente activo al seguirla, así que el resumen de una reunión puede apuntar al lead del CRM exacto del que trataba y un documento de proceso puede enlazar el proyecto que gobierna. Eso convierte tus notas de archivo muerto en el tejido conectivo de la consola: el lugar que une la documentación con el trabajo vivo que describe.

Documentos internos y compartidos con el cliente, con una separación estricta entre ambos

Decide página a página qué ve el cliente

Algunos documentos son de puertas adentro —estrategia de cuenta, análisis internos, notas francas— y otros están pensados para el cliente, como un alcance aprobado o un plan compartido. Un interruptor de compartición por página decide cuál es cuál, así que el mismo editor guarda los dos tipos de documento sin el temor constante a que un comentario interno acabe delante del público equivocado.

Cuando una página se comparte, aparece en el portal de ese cliente como un documento limpio y de solo lectura; cuando es interna, se queda firmemente dentro de la agencia. Hay un muro deliberado entre ambos, fijado de forma explícita y no por accidente, para que tu equipo escriba con franqueza en un lado y publique con confianza en el otro, todo desde una única base de conocimiento estructurada.

Qué debe dejar por escrito una agencia y quién debe leerlo

Un sistema de notas y base de conocimiento se gana su lugar cuando la página adecuada existe antes de que alguien haga la pregunta. Decide el público a la vez que decides la página.

Ocho páginas que vale la pena escribir para cada cuenta activa
Página	Qué contiene	Quién la lee
Manual de cuenta	Cómo le gusta trabajar a este cliente, quién aprueba qué y las cosas que no hay que decir	Solo tu equipo
Registro de arranque	Los objetivos, el alcance y las medidas de éxito acordados el primer día	El cliente, cuando sea definitivo
Notas de informes	Lo que debe explicar cada informe mensual y por qué se movió una cifra	Tu equipo y, después, el cliente cuando esté listo
Manual de procesos	Los pasos de un trabajo repetible, con un responsable para cada uno	Solo tu equipo
Resumen de reunión	Decisiones y acciones de una llamada	El cliente, si participó en ella
Registro de decisiones	Una lista fechada de elecciones y el motivo de cada una	Solo tu equipo
Alcance aprobado	El plan que el cliente dio por bueno	El cliente
Preguntas abiertas	Aquello de lo que esperas respuesta	Tu equipo, con un responsable con nombre

Cada página vive dentro del árbol de páginas de un cliente, dividido en una pestaña «Internal» (interno) y una pestaña «Client» (cliente). La pestaña en la que estás y la línea «Visibility» (visibilidad) de la propia página te dicen de un vistazo si es «Internal only» (solo interna) o «Shared with client» (compartida con el cliente).

Construir el árbol de páginas de un cliente en cinco pasos

La misma rutina breve sirve para un briefing, un manual de procesos y un resumen.

Elige la cuenta y la pestaña
Elige el cliente en el selector y empieza en la pestaña «Internal». El árbol se reorienta a esa cuenta, con búsqueda y favoritos para volver rápido a una página.
Crea una página con el nombre de su función
Elige «New page» (nueva página) y sustituye «Untitled» (sin título) por un título que diga para qué sirve la página, por ejemplo «Notas del informe de abril». Un compañero que busque más adelante escribirá la tarea, no tus iniciales.
Dale forma con el menú de barra
Abre el menú de barra para insertar un encabezado, un aviso destacado, una tabla, un desplegable o un bloque de código, o apóyate en los atajos de markdown mientras escribes. Arrastra cualquier bloque por su tirador para reordenar la página.
Haz que lleve a la acción
Añade una lista de tareas con los siguientes pasos, menciona con @ a la persona responsable de cada uno y usa «Link to…» (enlazar con…) para adjuntar el lead, la tarea, la reunión o el archivo del que trata la página.
Fija al final el estado, el responsable y la visibilidad
Lleva la página de «Draft» (borrador) por «In progress» (en curso) y «In review» (en revisión) hasta «Approved» (aprobada), confirma el responsable y compártela con el cliente solo cuando estés conforme con que lea esa versión.

Nota

Dónde creas una página decide quién puede leerla

Una página creada con la pestaña «Client» abierta empieza compartida con el cliente. Si quieres un borrador primero, créala en la pestaña «Internal» y usa «Share with client» (compartir con el cliente) cuando esté lista: la página pasa a la pestaña «Client». «Make internal» (hacer interna), en el mismo menú, la devuelve.

Escribir páginas sobre las que se pueda actuar

Una página está terminada cuando un compañero podría hacer lo siguiente sin tener que preguntarte.

Empieza con la decisión o la petición en las dos primeras líneas y pon el contexto debajo.
Dale a cada página un solo propósito. Cuando aparezca un segundo tema, conviértelo en subpágina y enlázalo desde la página madre.
Convierte los siguientes pasos en bloques de tareas con un responsable con nombre y guarda el razonamiento largo en un desplegable, para que la página siga siendo corta de recorrer.
Usa un aviso destacado para la única advertencia que el lector no debe pasar por alto y una tabla cuando compares opciones una junto a otra.
Enlaza los registros que documenta una página. Seguir un enlace abre el lead, la tarea, la reunión o el archivo con el cliente correcto ya seleccionado, de modo que la página y el trabajo se señalan mutuamente.
Etiqueta las páginas con palabras que el equipo use de verdad. El cuadro de etiquetas sugiere las que ya están en uso, lo que mantiene una sola grafía para cada idea.

«Client» (cliente): La cuenta en cuyo árbol está la página. «Move to…» (mover a…) lleva una página y sus subpáginas a otro cliente.
«Status» (estado): En qué punto de su vida está la página: «Draft», «In progress», «In review», «Approved» o «Logged» (registrada). Una página nueva empieza como «Draft».
«Visibility» (visibilidad): «Internal only» o «Shared with client». Sigue el menú «Share» (compartir) y decide en qué pestaña aparece la página.
«Owner» (responsable): El compañero que se encarga de que la página siga siendo correcta. Empieza siendo quien creó la página y se puede cambiar desde una lista de compañeros.
«Tags» (etiquetas): Etiquetas libres que añades a una página. El cuadro sugiere etiquetas que ya están en uso para que una misma idea conserve una sola grafía.

Pega un documento escrito en otro sitio y Notas lo divide en bloques como es debido. Cada encabezado, lista y tabla conserva su forma en lugar de colapsar en un solo párrafo, así que traer documentación antigua es una serie de pegados y no un trabajo de reescritura.

Mantener ordenado el árbol a medida que crece la base de conocimiento

La documentación se pudre cuando es difícil de encontrar o de mover. Notas tiene los controles para evitar ambas cosas.

Marca con estrella las páginas a las que vuelves. Los favoritos suben a la parte superior del árbol.
Pon a las páginas el nombre de su función, porque el cuadro de búsqueda busca en los títulos de las páginas.
Usa «Move to…» para reubicar una página con todas las subpáginas que cuelgan de ella, incluso en el árbol de otro cliente cuando un trabajo cambia de manos.
Duplica una página que funcione como plantilla y renombra la copia para la siguiente cuenta.
Exporta una página como Markdown antes de borrarla. Borrar elimina la página y todo lo que cuelga de ella, y no se puede recuperar.
Trata la propiedad «Owner» como la persona que mantiene correcta la página. Una página sin un responsable activo es la primera en quedarse obsoleta.

Las páginas que documentan una tarea, un lead o una reunión van junto a esos registros, así que enlázalas desde Proyectos, el CRM y Reuniones sobre la marcha. Un briefing corto que todo el equipo debe encontrar siempre va aquí; un resultado terminado, como un logotipo o un PDF, va en Archivos.

Notas frente a un editor de documentos o un wiki

Un editor de uso general es la herramienta adecuada para mucho trabajo. Esta tabla muestra en qué se distinguen las necesidades de una agencia.

Cuatro necesidades y cómo las responde cada herramienta
Necesidad	En Notas	En un editor o wiki independiente
Saber de qué cuenta trata una página	Cada página está en el árbol de un cliente	Un hábito de nombrar carpetas que el equipo tiene que mantener
Mantener separadas las páginas internas y las que puede leer el cliente	Dos pestañas y una propiedad «Visibility» en cada página	Compartir página por página, al margen de tu lista de clientes
Conectar una página con el trabajo que documenta	«Link to…» abre el lead, la tarea, la reunión o el archivo con el cliente seleccionado	Una dirección pegada que lleva a otro sistema
Editar una misma página a la vez entre varios	No está pensada para ello: una página se guarda al terminar un bloque y el cambio de un compañero aparece cuando recargas	Suele estar pensado para ello

La última fila es el intercambio honesto. Notas es una base de conocimiento compartida con un responsable para cada página, no un documento donde se mueven varios cursores a la vez. Acuerda con el equipo quién edita una página y usa una mención o un mensaje de Chat para pasársela a otra persona.

Preguntas frecuentes

¿Pueden mis clientes editar una página que comparto con ellos?

No. Las páginas compartidas se abren en el portal de cliente como documentos de solo lectura, y las menciones aparecen como nombres normales. Un cliente puede leer lo que decides compartir y nada más. Los clientes leen las páginas compartidas a través del portal, así que ese lado requiere el plan Scale o Enterprise, mientras que escribir páginas forma parte de todos los planes.

¿Qué diferencia hay entre las pestañas «Internal» y «Client»?

Las pestañas ordenan las páginas de un cliente según su público. La pestaña «Internal» contiene las páginas que solo lee tu equipo y la pestaña «Client» contiene las páginas compartidas con el cliente. Una página nueva empieza con el público de la pestaña en la que la creas, y el menú «Share» cambia una página entre «Internal only» y «Shared with client».

¿Pueden dos personas editar la misma página a la vez?

Notas no está pensada para la edición simultánea. Una página se guarda al terminar cada bloque, y el cambio de un compañero aparece cuando recargas. Asigna un responsable a cada página, acuerda quién la edita y pasa el trabajo con una mención en lugar de escribir juntos.

¿Puedo exportar una página de Notas?

Sí. Abre el menú «More options» (más opciones) de la página y elige «Export as Markdown» (exportar como Markdown) para descargarla. Conviene hacerlo antes de borrar nada, porque borrar una página la elimina junto con todas las subpáginas que cuelgan de ella y después no hay forma de restaurarla.

¿Puedo mover una página a otro cliente?

Sí. Elige «Move to…» en el menú de la página y selecciona una nueva página madre, bien dentro del mismo cliente o en el árbol de otro. La página viaja con todas sus subpáginas. Es útil para un manual de procesos que empezó en una cuenta y resultó valer para varias.

¿Cómo llamo la atención de un compañero en una página?

Escribe una barra y elige «Mention a teammate» (mencionar a un compañero), o escribe la arroba y elige un nombre. La persona recibe un aviso cuando se guarda la página. Si todavía no está asignada a ese cliente, un administrador puede añadirla desde el aviso que aparece, de modo que la mención llegue a alguien que pueda abrir la página.

¿Puedo pegar contenido de otra herramienta de documentos?

Sí. Pega desde un procesador de textos u otra herramienta de notas y Notas convierte la estructura en bloques: los encabezados siguen siendo encabezados, las listas siguen siendo listas y las tablas se convierten en tablas. El bloque de imagen admite una dirección web en lugar de una carga de archivo, así que las imágenes quedan enlazadas y no almacenadas en la página.