Notas e documentos da agência

Uma base de conhecimento conectada para a sua agência

Um editor de blocos no estilo Notion, com comandos de barra, subpáginas aninhadas e links para qualquer registro — organizado por cliente e com uma separação rígida entre o que é interno e o que é compartilhado com o cliente. Crie seu próprio espaço de trabalho ou veja como funciona.

Crie o espaço de trabalho da sua agência Veja as notas da agência

Já tem um espaço de trabalho? Entrar

Planos a partir de US$ 99 por mês
Feito para agências com vários clientes
Sua marca em todo o console

Notas e documentos da agência

Notas colaborativas e base de conhecimento para agências

O conhecimento de uma agência acaba espalhado — um documento de estratégia em um drive, as notas da reunião no aplicativo pessoal de alguém, a descrição de um processo enterrada em uma thread de e-mail — e ninguém nunca acha a versão atual. O espaço de notas do AI Marketing Dashboard entrega à sua equipe um editor de blocos no estilo Notion e uma base de conhecimento por cliente no mesmo espaço de trabalho dos projetos, do CRM e dos arquivos de que a documentação realmente fala, para que cada briefing, processo e playbook de conta viva em um único lugar estruturado e pesquisável, em vez de dez lugares desconectados.

Do rascunho à página do cliente

Escreva, arquive, vincule, compartilhe

Um documento segue os mesmos quatro passos pelo espaço Notas, seja um briefing de kickoff ou um playbook de relatórios.

Escreva em blocos
Digite uma barra para títulos, destaques, tabelas, blocos recolhíveis, código e mais. Os atalhos de markdown funcionam enquanto você digita, e cada bloco se arrasta até o lugar certo.
Arquive na conta do cliente
Cada cliente tem a própria árvore de páginas, dividida nas abas “Internal” e “Client”. Troque de cliente e a árvore troca junto com você.
Vincule os registros
Use “Link to…” para inserir um selo de qualquer registro que você mencionar, como um lead, um projeto, uma tarefa ou uma reunião. Seguir um selo o abre com o cliente certo já selecionado.
Compartilhe a página
Uma chave em cada página decide se o cliente a vê. As páginas compartilhadas chegam ao portal como documentos somente leitura.
Plano Scale

No editor

Pequenos detalhes que mantêm uma base de conhecimento organizada

Colar
Cole um documento e mantenha a forma dele
Copie uma página de outra ferramenta de documentos e cole aqui. Títulos, listas e tabelas chegam como blocos separados, em vez de um parágrafo longo.
Move to… (mover para…)
Mova um ramo inteiro
Mova uma página e as subpáginas dela para uma nova página-mãe, ou para a árvore de outro cliente, em uma só ação.
Tags e exportação
Aplique tags e exporte
Aplique tags às páginas com sugestões tiradas das tags já em uso e exporte qualquer página como Markdown.
Menções
Mencione um colega
Uma menção notifica a pessoa citada, e um administrador pode atribuí-la ao cliente a partir do aviso se ela ainda não estiver nele. Os clientes que leem uma página compartilhada veem nomes simples, nunca chaves internas.

Escreva o playbook uma vez, onde o trabalho acontece

Abra a árvore de páginas de um cliente, digite uma barra e comece a documentar. Compartilhe uma página só quando ela estiver pronta.

Crie o espaço de trabalho da sua agência Veja os arquivos dos clientes

Os planos começam em US$ 99 por mês.

Nesta página

Um editor de blocos no estilo Notion para cada documento da base de conhecimento

Digite uma barra, escolha um bloco e monte um documento de verdade

O corpo do documento é um editor de blocos de verdade, não uma caixa de texto simples. Digite uma barra em qualquer ponto e um menu de inserção oferece dezesseis tipos de bloco — parágrafos, três níveis de título, citações e destaques, um divisor, listas com marcadores, numeradas, de tarefas e recolhíveis, tabelas, blocos de código, imagens, marcadores de site e até subpáginas aninhadas — para que um briefing de kickoff, um manual de processo e a ata de uma reunião tenham cada um exatamente a forma de que precisam.

Escrever é rápido porque o editor funciona do jeito que você já digita. Os atalhos de markdown convertem enquanto você escreve — uma cerquilha vira título, um traço começa um marcador, um número abre uma lista ordenada, um sinal de maior abre uma citação e colchetes criam uma caixa de seleção — e cada bloco tem uma alça para você arrastá-lo até a nova posição. O resultado parece uma ferramenta moderna de documentos, construída dentro do console em vez de aparafusada ao lado dele.

Árvores de páginas por cliente mantêm a documentação organizada por conta

Uma árvore arrumada de páginas para cada cliente, não um depósito único

Cada cliente ganha a própria árvore de páginas, dividida entre uma aba interna e uma aba do cliente, com busca e favoritos para que o documento de que você precisa esteja a algumas teclas de distância. A documentação de uma agência fica organizada pela conta a que pertence — a estratégia deste cliente, as notas de marca daquele, a cadência de relatórios do outro — em vez de despejada em uma pasta única que fica inutilizável já no terceiro projeto.

Como a árvore é limitada ao cliente ativo, trocar de cliente ancora de novo as suas notas naquela conta automaticamente, e uma página favoritada sobe para o topo para você voltar rápido. As contas novas que você cria em Subcontas já nascem com o próprio espaço para documentar desde o primeiro dia, então a base de conhecimento cresce junto com a carteira em vez de virar o lugar aonde os documentos velhos vão para se perder.

Comandos de barra e blocos ricos para uma escrita estruturada

Um menu de comandos filtrável e blocos que realmente fazem alguma coisa

O menu de barra é filtrável e totalmente navegável pelo teclado — comece a digitar o bloco que você quer e percorra os resultados com as setas — então quem tem mais prática nunca precisa pegar no mouse. As tabelas adicionam e removem linhas e colunas ali mesmo, os blocos recolhíveis expandem e escondem linhas aninhadas, os destaques aceitam um emoji personalizado, os blocos de código preservam a formatação e os blocos de imagem exibem a arte no meio da página.

O modelo de edição é propositalmente arrumado. Enter divide um bloco e continua a lista; Backspace no início de um bloco estilizado o rebaixa para texto simples e depois o funde ao de cima; as setas movem entre blocos do jeito que quem escreve espera. A edição é gravada quando você clica fora, então uma linha pela metade nunca se perde, e o documento continua uma coisa limpa e estruturada em vez de um paredão de texto impossível de escanear.

Subpáginas aninhadas dão a você um wiki de verdade, não uma lista plana

Páginas dentro de páginas, com uma estrutura que se propaga

Documentação precisa de hierarquia — uma visão geral da conta que contém uma seção de marca, uma de estratégia e uma de notas de reunião, cada uma a própria página. Crie subpáginas direto da árvore, pelo menu de uma página ou com o comando de subpágina na barra, que também deixa um link para a página nova exatamente onde você estava digitando, de modo que a estrutura se constrói enquanto você escreve.

O comportamento é de wiki, não de lista. Uma página pode aninhar tão fundo quanto o trabalho exigir, a árvore mostra esse aninhamento em um relance, e apagar uma página leva junto toda a subárvore, para você nunca deixar páginas órfãs para trás. É a diferença entre um caderno do qual você logo se cansa e uma base de conhecimento que sustenta uma conta inteira em uma estrutura navegável.

Vincule qualquer registro do console direto dentro de uma nota

Referencie um lead, projeto, tarefa, reunião ou arquivo no meio do texto

Uma nota raramente é sobre nada — ela documenta um negócio, um projeto, uma campanha, uma reunião. O comando de vincular abre um seletor pesquisável e filtrado por tipo que insere na página uma referência clicável para um membro da equipe, um cliente, um lead do CRM, um projeto, uma tarefa, um tema, um formulário, um texto, um criativo, uma reunião, uma conversa do chat ou um arquivo, ao lado dos links comuns para outras páginas de notas.

Cada referência abre a ferramenta correspondente e já define o cliente ativo quando você a segue, então a ata de uma reunião pode apontar para o lead exato do CRM de que ela tratou e um documento de processo pode linkar o projeto que ele governa. Isso tira das suas notas o ar de arquivo morto e as transforma no tecido conjuntivo do console inteiro — o lugar que amarra a documentação ao trabalho vivo que ela descreve.

Documentos internos e compartilhados com o cliente, com uma separação rígida entre eles

Decida página a página o que o cliente vê

Alguns documentos são de bastidor — estratégia da conta, post-mortems internos, notas francas — e outros são para o cliente, como um escopo aprovado ou um plano combinado. Um botão de compartilhamento por página decide qual é qual, então o mesmo editor guarda os dois tipos de documento sem aquela preocupação constante de um comentário interno cair na frente do público errado.

Quando uma página é compartilhada, ela aparece no portal daquele cliente como um documento limpo e somente leitura; quando é interna, fica firmemente dentro da agência. Existe um muro deliberado entre os dois lados, definido de propósito e não por acidente, para que a sua equipe escreva com franqueza de um lado e publique com confiança do outro — tudo a partir de uma única base de conhecimento estruturada.

O que uma agência deve registrar por escrito e quem deve ler

Uma base de conhecimento justifica sua existência quando a página certa já existe antes de a pergunta ser feita. Defina o público no mesmo momento em que define a página.

Oito páginas que valem a pena escrever para cada conta ativa
Página	O que ela contém	Quem lê
Playbook da conta	Como este cliente gosta de trabalhar, quem aprova o quê e o que não dizer	Somente a sua equipe
Registro de kickoff	Os objetivos, o escopo e as medidas de sucesso combinados no primeiro dia	O cliente, depois de finalizado
Notas de relatórios	O que cada relatório mensal deve explicar e por que um número mudou	A sua equipe e, depois, o cliente, quando estiver pronto
Manual de processo	Os passos de um trabalho repetível, com um responsável para cada um	Somente a sua equipe
Resumo da reunião	Decisões e ações de uma reunião	O cliente, se participou dela
Registro de decisões	Uma lista datada de escolhas e do motivo de cada uma	Somente a sua equipe
Escopo aprovado	O plano que o cliente aprovou	O cliente
Pontos em aberto	Aquilo sobre o que você aguarda uma resposta	A sua equipe, com um responsável nomeado

Cada página fica na árvore de páginas de um cliente, dividida entre a aba “Internal” (interna) e a aba “Client” (do cliente). A aba em que você está e a linha “Visibility” (visibilidade) na própria página mostram de relance se ela é “Internal only” (somente interna) ou “Shared with client” (compartilhada com o cliente).

Como montar a árvore de páginas de um cliente em cinco passos

A mesma rotina curta serve para um briefing, um manual de processo e um resumo.

Escolha a conta e a aba
Escolha o cliente no seletor de clientes e comece pela aba “Internal”. A árvore passa a ter aquela conta como raiz, com busca e favoritos para voltar rápido a uma página.
Crie uma página com o nome do trabalho dela
Escolha “New page” (nova página) e troque “Untitled” (sem título) por um título que diga para que serve a página, como “Notas do relatório de abril”. Quem procurar depois vai digitar o trabalho, não as suas iniciais.
Dê forma à página com o menu de barra
Abra o menu de barra para inserir um título, um destaque, uma tabela, um bloco recolhível ou um bloco de código, ou use os atalhos de markdown enquanto escreve. Arraste qualquer bloco pela alça para reordenar a página.
Torne a página acionável
Adicione uma lista de tarefas para os próximos passos, mencione com @ a pessoa responsável por cada um e use “Link to…” (vincular a…) para anexar o lead, a tarefa, a reunião ou o arquivo de que a página trata.
Defina status, responsável e visibilidade por último
Leve a página de “Draft” (rascunho) por “In progress” (em andamento) e “In review” (em revisão) até “Approved” (aprovada), confirme o responsável e só compartilhe com o cliente quando a versão for uma que você fica à vontade em deixá-lo ler.

Nota

Onde você cria a página decide quem pode lê-la

Uma página criada com a aba “Client” aberta já nasce compartilhada com o cliente. Se você quer um rascunho antes, crie-a na aba “Internal” e use “Share with client” (compartilhar com o cliente) quando ela estiver pronta; a página passa para a aba “Client”. “Make internal” (tornar interna), no mesmo menu, desfaz isso.

Como escrever páginas em que as pessoas conseguem agir

Uma página está pronta quando um colega consegue fazer o próximo passo sem precisar perguntar a você.

Abra com a decisão ou o pedido nas duas primeiras linhas e coloque o contexto logo abaixo.
Dê um único propósito a cada página. Quando surgir um segundo assunto, transforme-o em uma subpágina e vincule-a a partir da página-mãe.
Transforme os próximos passos em blocos de tarefas com um responsável nomeado e guarde o raciocínio longo em um bloco recolhível, para a página continuar curta de ler na diagonal.
Use um destaque para o único aviso que o leitor não pode perder e uma tabela quando estiver comparando opções lado a lado.
Vincule os registros que a página documenta. Seguir um link abre o lead, a tarefa, a reunião ou o arquivo com o cliente certo já selecionado, e assim a página e o trabalho apontam um para o outro.
Aplique tags às páginas com as palavras que a equipe realmente usa. O campo de tags sugere as que já estão em uso, o que mantém uma única grafia para cada ideia.

Cliente (“Client”): A conta em cuja árvore a página fica. “Move to…” (mover para…) leva uma página e as subpáginas dela para outro cliente.
Status: Em que ponto do ciclo a página está: “Draft”, “In progress”, “In review”, “Approved” ou “Logged” (registrada). Uma página nova começa como “Draft”.
Visibilidade (“Visibility”): “Internal only” ou “Shared with client”. Ela acompanha o menu “Share” (compartilhar) e decide em qual aba a página aparece.
Responsável (“Owner”): O colega que mantém a página fiel à realidade. Começa como quem criou a página e pode ser trocado em uma lista de colegas.
Tags: Rótulos livres que você adiciona a uma página. O campo sugere as tags já em uso, para que cada ideia mantenha uma única grafia.

Cole um documento escrito em outro lugar e o espaço Notas o divide em blocos de verdade. Cada título, lista e tabela mantém a forma em vez de se achatar em um único parágrafo, então trazer a documentação antiga é uma sequência de colagens, e não um trabalho de redigitação.

Como manter a árvore organizada conforme a base de conhecimento cresce

A documentação apodrece quando é difícil de achar ou de mover. O espaço Notas tem os controles para evitar as duas coisas.

Marque com estrela as páginas a que você sempre volta. Os favoritos sobem para o topo da árvore.
Dê às páginas o nome do trabalho delas, porque a busca compara os títulos.
Use “Move to…” para realocar uma página com todas as subpáginas dela, inclusive para a árvore de outro cliente quando um trabalho muda de mãos.
Duplique uma página que funciona como modelo e renomeie a cópia para a próxima conta.
Exporte uma página como Markdown antes de excluí-la. Excluir remove a página e tudo o que está aninhado sob ela, e não há como recuperar.
Trate a propriedade “Owner” como a pessoa que mantém a página correta. Uma página sem um responsável ativo é a primeira a ficar desatualizada.

As páginas que documentam uma tarefa, um lead ou uma reunião devem ficar ao lado desses registros; por isso, vincule-as a partir de Projetos, do CRM e de Reuniões ao longo do caminho. Um briefing curto que a equipe inteira deve sempre encontrar pertence a este espaço; um arquivo final, como um logo ou um PDF, pertence a Arquivos.

O espaço Notas ao lado de um editor de documentos ou de um wiki

Um editor de uso geral é a ferramenta certa para muito trabalho. Esta tabela mostra onde as necessidades de uma agência são diferentes.

Quatro necessidades e como cada ferramenta responde a elas
Necessidade	No espaço Notas	Em um editor avulso ou em um wiki
Saber de qual conta é uma página	Toda página fica na árvore de um cliente	Um hábito de nomear pastas que a equipe precisa manter
Manter separadas as páginas internas e as que o cliente pode ler	Duas abas e uma propriedade “Visibility” em cada página	Compartilhamento definido página a página, fora da sua lista de clientes
Ligar uma página ao trabalho que ela documenta	“Link to…” abre o lead, a tarefa, a reunião ou o arquivo com o cliente selecionado	Um endereço colado que leva a outro sistema
Editar uma página em conjunto no mesmo momento	Não foi feito para isso: a página é salva quando você termina um bloco, e a alteração de um colega aparece depois que você recarrega	Em geral foi feito para isso

A última linha é a troca honesta. O espaço Notas é uma base de conhecimento compartilhada, com um responsável por página, e não um documento em que vários cursores se movem ao mesmo tempo. Combinem quem edita cada página e use uma menção ou uma mensagem no Chat para repassá-la.

Perguntas frequentes

Meus clientes podem editar uma página que eu compartilho com eles?

Não. As páginas compartilhadas abrem no portal do cliente como documentos somente leitura, e as menções aparecem como nomes simples. O cliente pode ler o que você escolher compartilhar e nada além disso. Os clientes leem as páginas compartilhadas pelo portal, então esse lado exige o plano Scale ou Enterprise, enquanto escrever páginas faz parte de todos os planos.

Qual é a diferença entre as abas “Internal” e “Client”?

As abas organizam as páginas de um cliente por público. A aba “Internal” guarda as páginas que só a sua equipe lê, e a aba “Client” guarda as páginas compartilhadas com o cliente. Uma página nova começa com o público da aba em que você a cria, e o menu “Share” alterna a página entre “Internal only” e “Shared with client”.

Duas pessoas podem editar a mesma página ao mesmo tempo?

O espaço Notas não foi feito para edição simultânea. A página é salva quando você termina cada bloco, e a alteração de um colega aparece depois que você recarrega. Dê um responsável a cada página, combine quem a edita e repasse o trabalho com uma menção, em vez de digitarem juntos.

Posso exportar uma página do espaço Notas?

Pode. Abra o menu “More options” (mais opções) da página e escolha “Export as Markdown” (exportar como Markdown) para baixar a página. Vale fazer isso antes de excluir qualquer coisa, porque excluir uma página a remove junto com todas as subpáginas e não há como restaurá-la depois.

Posso mover uma página para outro cliente?

Pode. Escolha “Move to…” no menu da página e selecione uma nova página-mãe, no mesmo cliente ou na árvore de outro cliente. A página vai junto com todas as subpáginas. Isso serve para um manual de processo que nasceu em uma conta e acabou valendo para várias.

Como chamo a atenção de um colega em uma página?

Digite uma barra e escolha “Mention a teammate” (mencionar um colega) ou digite o sinal de arroba e escolha um nome. A pessoa é notificada quando a página é salva. Se ela ainda não estiver nesse cliente, um administrador pode adicioná-la a partir do aviso que aparece, para que a menção chegue a alguém que consiga abrir a página.

Posso colar conteúdo de outra ferramenta de documentos?

Pode. Cole de um editor de texto ou de outra ferramenta de notas e o espaço Notas converte a estrutura em blocos: títulos continuam títulos, listas continuam listas e tabelas viram tabelas. O bloco de imagem recebe um endereço da web em vez de um upload, então as imagens ficam vinculadas, e não guardadas dentro da página.