ナレッジ管理ツール、ブロックエディタとページツリーで代理店の知識を一元管理

クライアントごとに独自のページツリーが用意され、社内タブとクライアントタブに分かれ、検索とお気に入り機能によって、必要なドキュメントに数回のキー操作でたどり着けます。代理店のドキュメントは、それが属するアカウントごとに整理されます。あるクライアントの戦略、別のクライアントのブランドメモ、また別のクライアントのレポート頻度といった具合に、3 件目のプロジェクトで使い物にならなくなる単一フォルダに詰め込まれることはありません。

ツリーは選択中のクライアントに紐づいているため、クライアントを切り替えると、ノートも自動的にそのアカウントを起点に切り替わります。星を付けたページはすぐ戻れるよう上部に表示されます。クライアント管理で新しいアカウントを追加すると、初日からドキュメント専用の場所が用意されるため、ナレッジ管理はクライアントの数が増えるほど育っていき、古い資料が迷子になる場所にはなりません。

スラッシュメニューは絞り込みができ、キーボードだけで完全に操作できます。欲しいブロック名を入力し始め、候補を矢印キーで選べるため、使い慣れたユーザーはマウスに手を伸ばす必要がありません。テーブルはその場で行や列を追加・削除でき、トグルは入れ子の行を開閉し、コールアウトには好きな絵文字を設定でき、コードブロックは書式をそのまま保持し、画像ブロックはページの流れの中にそのまま表示されます。

編集の挙動はあえてすっきりと設計されています。Enter キーはブロックを分割してリストを続け、装飾されたブロックの先頭で Backspace キーを押すと通常のテキストに戻り、さらに一つ上のブロックへと統合されます。矢印キーは、書き手が期待するとおりにブロック間を移動します。編集内容は他の場所をクリックした時点で確定するため、書きかけの行が失われることはなく、ドキュメントは読み解けない文字の壁にはならず、整理された構造を保ち続けます。

ドキュメントには階層構造が必要です。ブランドのセクション、戦略のセクション、ミーティングメモのセクションをそれぞれ独立したページとして含む、アカウント概要ページなどがその例です。サブページは、ツリーから直接、ページのメニューから、あるいはスラッシュのサブページコマンドから作成でき、入力していた場所に新しいページへのインラインリンクも同時に挿入されるため、書きながら構造が自然にできあがります。

一覧ではなく、ウィキのように振る舞います。ページは業務が必要とするだけ深く入れ子にでき、ツリーはその階層を一目で映し出し、ページを削除するとその配下すべてが連動して削除されるため、行き場のない子ページが残ることはありません。それが、いずれ手狭になるノートと、クライアントのアカウント全体を一つの構造の中に、たどりやすい形で保持できるナレッジ管理との違いです。

ノートが何のことも指していない、ということはほとんどありません。商談、プロジェクト、キャンペーン、ミーティングなど、必ず何かを記録しています。リンクコマンドを使うと、種類で絞り込める検索可能なピッカーが開き、チームメンバー、クライアントアカウント、CRM のリード、プロジェクト、タスク、テーマ、フォーム、コピー、クリエイティブ、ミーティング、チャット、ファイルへのクリック可能な参照を、他のノートページへの通常のリンクと同じようにページへ直接挿入できます。

それぞれの参照は該当するツールへ直接リンクし、リンクをたどると対象のクライアントが自動的に選択されるため、ミーティングの要約から関連する CRM のリードそのものを指し示したり、プロセス資料からそれが定めるプロジェクトへリンクしたりできます。これにより、ノートは行き止まりのアーカイブではなく、コンソール全体をつなぐ結合組織になります。ドキュメントと、それが説明する実際の業務とを結び付ける場所です。

アカウント戦略、社内の振り返り、率直なメモのように裏方に置くべき文書もあれば、承認済みのスコープや共有プランのように、クライアント向けに用意する文書もあります。ページごとの共有トグルがどちらであるかを決めるため、同じエディタの中で両方の文書を扱いながらも、社内向けの本音がうっかり間違った相手の目に触れる心配をし続ける必要はありません。

ページを共有すると、そのクライアントのポータルに、整った読み取り専用のドキュメントとして表示されます。社内のままにしておけば、代理店の中だけにしっかりととどまります。この二つの間には、偶然ではなく意図的に設けられた境界があるため、チームは一方では率直に書き、もう一方では自信を持って公開できます。すべては一つの構造化されたナレッジ管理から生まれます。