クライアントオンボーディング、プロフィールから請求書までアカウントを一つの記録で管理

代理店のクライアントオンボーディング：契約締結から最初の納品まで

よいオンボーディングとは、ひとつの手順が次の手順につながっていく流れのことです。このワークスペースではどのクライアントでも同じ順序で進むため、誰がアカウントを立ち上げたかによって結果が左右されることはありません。

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   クライアントのレコードを作成する

   短いダイアログでクライアント名と業種を入力すれば作成でき、残りの項目はあとから埋められます。クライアントを追加するきっかけは、たいてい CRMで商談を受注したときです。クライアントはそれぞれプランの上限に数えられ、上限を超えて作成しようとすると、先に設定でプランをアップグレードするよう求められます。

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   ブリーフを書く

   「Profile」タブ（プロフィール）で、会社についての質問に平易な言葉で答えます。回答は入力欄を離れるたびに保存されるため、送信するフォームも、失われる下書きもありません。

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   リサーチを足がかりにする

   会社名と公開されているウェブサイトが分かっていれば、代理店管理者はいつでもリサーチを実行できます。調査結果には出典が付き、埋められるのは、プロフィールのうちまだ空になっている項目だけです。

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   業務範囲を決める

   提供するサービスをオンにして、サービスごとにステータス、メモ、予算または成果の目標を設定します。どのサービスにも、必要なプラットフォームアクセスがあらかじめ定められています。

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   アカウントチームを決める

   四つの役割それぞれに担当リーダーを選び、そのほかの担当メンバーをその下に追加します。アカウントを開けば誰でも、デザイン、開発、マーケティング、そしてクライアントとの関係について、誰が責任を持つのかが分かります。チームメンバーに見えるのは割り当てられたクライアントだけで、その割り当てはチームメンバーの画面で設定します。

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   書類を準備する

   契約書をPDFでアップロードし、「Prepare」（準備）で入力欄を配置して、署名者を署名順に設定します。署名済みの「Master Services Agreement」（基本サービス契約）は、誰もチェックを入れなくても、チェックリストの該当項目を完了にします。

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   不足しているものを依頼する

   「Onboarding」タブ（オンボーディング）が、未完了の項目を数えます。このタブからメールは送信されないので、どのプランでも、コピーして自分で送るための一覧が用意されます。クライアントポータルを使う場合は、依頼したアクセスごとに、クライアントが手順を追えるカードになります。

オンボーディングのチェックリストが、完了を判定する仕組み

項目の多くは、裏付けとなる情報がそろった時点で自動的に完了になります。手動でチェックを入れるのは、ワークスペースでは検出できない項目だけです。

同じルールがどの画面でも働くため、クライアントのポータルでの署名も、ウェルカムウィザードでの署名も、代理店側のカウンターサインも、同じ手順をすべての人に対して完了にします。代理店の画面とクライアントの画面は、どちらも項目ごとにひとつのレコードを読むので、食い違うことがありません。ここで、またはクライアントがアップロードしたブランドファイルは、アカウントのファイルドライブの「Design」フォルダに保存されます。

業務範囲のサービスごとに、クライアントへ依頼するプラットフォームアクセス

「Scope of Work」（業務範囲）タブでサービスをオンにすると、クライアントに付与を依頼するアクセスが決まります。

各依頼の宛先は、アカウントマネージャーとそのサービスの役割ごとの担当リーダー、さらに追加した担当者です。クライアントが、どの担当者のメールアドレスを招待すればよいか分かるようにするためです。同じプラットフォームを二つのサービスが必要とする場合も、依頼は一度だけです。「Blogs」と「Design」はプラットフォームアクセスを求めず、「AI Agents」は代わりに、ブランデッドコーリング契約書をチェックリストに加えます。

クライアント一覧の全体像を、ひと目で把握する

一覧の上に並ぶタイルは、代理店オーナーが月曜日に確かめたいアカウント管理の疑問に答えるもので、どのタイルも絞り込みのフィルターを兼ねています。

タイルの下の一覧には、選択メニューで選べる並べ替え可能な列、ひとつずつ外せるフィルターチップ、フォルダのように使えるグループがあります。クライアントが属するグループはひとつだけで、「Ungrouped」（グループなし）は最後に表示され、グループ化は一覧の並びを変えるだけで、誰も非表示にしません。ほとんどのセルは、その場で編集できます。業種、主要な連絡先、リテイナー、ステータス、満足度です。

満足度の評価は、「Unhappy」「At risk」「Neutral」（普通）「Happy」（満足）「Thriving」（大変満足）の順に並びます。評価を付けるのはチームなので、「Needs attention」タイルは、システムが自動で算出するスコアではなく、クライアントと話し合うきっかけを示す目印になります。

契約書の準備から請求書の発行まで、アカウントを離れずに行う

書類とお金に関する情報がブリーフや業務範囲と同じ場所にあるので、アカウントの窓口になる人は、別のツールを開かなくても、クライアントとの関係全体に関する質問に答えられます。

アカウントの引き渡し：ポータルのブランド、表示するセクション、参加する人

ポータルはクライアントが成果物に触れる場所です。そのため、見た目、セクション、参加者の顔ぶれは、すべてアカウントから設定します。

「Portal Brand」（ポータルのブランド）ではクライアントのカラーとサイドバーを設定し、クライアントのプロフィール画像がポータルのロゴになります。続いて「Portal Access」（ポータルのアクセス）で、クライアントに見せる内容を管理します。チャット、プロジェクト、パイプライン、ファイル、ノート、ライブラリ、アカデミー、サポートのいずれかを非表示にすると、そのセクションはクライアントのナビゲーションからも、ホームからも、通知のベルからも消えます。ホームとプロフィールは常に残ります。

ポータルに参加できるのは最大 20 人で、承諾待ちの招待も数に含まれます。ポータルのユーザーが、自社チームの席を使うことはありません。ポータルで最初のクライアント管理者を任命できるのは、代理店管理者だけです。その後は、クライアント管理者と自社のチームが、クライアントのチームメンバーを招待できます。各招待には、メールがキューに追加された状態か、送信済みか、ブロックされたかが表示され、新しい招待として再送もできます。クライアント向け研修と組み合わせると、最初の訪問でも迷いにくくなります。