Kundendateien
Die Dateien jedes Kunden, endlich geordnet
Dateiaustausch mit Kunden auf einem echten Laufwerk je Kunde – private, interne und mit dem Kunden geteilte Bereiche, Ordner, Markenassets und ein Aktivitätsverlauf –, verbunden mit den Projekten und Meetings, zu denen die Dateien gehören. Erstellen Sie Ihren eigenen Workspace, oder sehen Sie sich an, wie es funktioniert.
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Kundendateien
Dateiaustausch mit Kunden und Dateiverwaltung für Marketingagenturen
Agenturdateien landen verstreut auf persönlichen Laufwerken, in E-Mail-Anhängen und in einem geteilten Ordner, von dem niemand weiß, ob er noch aktuell ist. Der Dateien-Bereich in AI Marketing Dashboard gibt jedem Kunden ein eigenes, geordnetes Laufwerk in der Konsole – einen privaten Bereich für laufende Arbeiten, einen internen Bereich für das Team und einen sauberen geteilten Bereich für den Dateiaustausch mit Kunden, also für das, was der Kunde sehen soll –, damit die richtige Datei immer am richtigen Ort liegt, neben der Arbeit, zu der sie gehört.
Laufwerke je Kunde
Drei Laufwerke für jeden Kunden, bereits eingerichtet
Wählen Sie einen Kunden, und der Bereich Dateien zeigt nur die Laufwerke dieses Kontos, mit den erwarteten Ordnern bereits an Ort und Stelle.
My Personal Files
Ihr eigener Arbeitsbereich
Entwürfe und laufende Arbeiten, die nur Sie sehen können. Jedes Mitglied beginnt mit einem Ordner „General“.Internal Agency Files
Das gemeinsame Laufwerk des Teams
Die Ordner „Marketing“, „Design“ und „Development“ werden mit dem Kunden angelegt, und „Design“ enthält „Logos“, „Brand Guidelines“ und „Important Creatives“.Shared Client Files
Fertige Deliverables und freigegebene Assets, getrennt von interner Arbeit. Hier werden dieselben Startordner angelegt.Chat attachments
Jede Datei, die in den Chats eines Kunden gesendet wurde
Eine schreibgeschützte Ansicht listet die Dateien aus den Unterhaltungen dieses Laufwerks auf, ein Ordner je Unterhaltung. Direktnachrichten bleiben privat für die Personen darin.Vorschau und Teilen
Öffnen, prüfen, senden
Eine Detailleiste zeigt die gespeicherte Datei als Vorschau direkt an, nennt, wer sie wann hinzugefügt oder verschoben hat, und kopiert einen Link für Ihr Team.
Aus Sicht des Kunden
Kunden finden und senden Dateien in ihrem eigenen Portal
- Mit „Send files“ (Dateien senden) hochladen oder per Drag-and-drop
- Vorschau, Details prüfen und Herunterladen direkt an der Datei
- Eine schreibgeschützte Ansicht „Chat attachments“ für die Unterhaltungen, die sie öffnen können
Jedem Kunden ein Laufwerk geben, dem Ihr Team vertrauen kann
Fügen Sie Ihrem Workspace einen Kunden hinzu, und seine Laufwerke erscheinen, mit den Ordnern bereits an Ort und Stelle.
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Auf dieser Seite
Ein eigenes Laufwerk je Kunde: Dateiaustausch mit Kunden in drei klaren Bereichen
Persönlich, Intern und Geteilt – nie eine undifferenzierte Ablage
Wechseln Sie zu einem Kunden, und Sie sehen das Laufwerk dieses Kontos, aufgeteilt in einen persönlichen Bereich für Ihre eigenen laufenden Arbeiten, einen internen Bereich für das ganze Team und einen geteilten Bereich für Ergebnisse, die der Kunde sehen darf. Mit dem Drei-Bereiche-Modell ist ein Entwurf nie nur einen Fehlklick vom Kunden entfernt, und die Frage „Wo gehört das hin?“ kostet keine Überlegung mehr.
Weil die Laufwerke je Kunde angelegt sind, vermischen sich Dateien nie über Konten hinweg. Das Dateien-Tool sperrt die Ansicht „Alle Kunden“ bewusst – Dateien sind ein Laufwerk je Kunde, deshalb bittet es Sie, einen Kunden zu wählen, statt einen bedeutungslosen Sammelordner zu erfinden – und hält so die Dokumente jedes Kontos sauber in der eigenen Spur.
Ordner, Uploads und eine echte Detailansicht je Datei
Ordnen Sie so, wie Ihr Team ohnehin schon ablegt
Legen Sie verschachtelte Ordner an, laden Sie Dateien hoch, verschieben Sie sie und öffnen Sie jede Datei in einer Detailleiste mit Metadaten und Aktivität. Die Reihenfolge bleibt stabil: Eine heute hochgeladene Datei liegt morgen an derselben Stelle, statt beim Neuladen neu gemischt zu werden – das kleine Verlässlichkeitsdetail, das darüber entscheidet, ob ein Team einem geteilten Laufwerk wirklich vertraut.
Eine Live-Speicheranzeige zeigt, was tatsächlich gespeichert ist – eine echte Zählung von Dateien und Nutzung, keine Dekozahl –, sodass Sie jederzeit auf einen Blick wissen, wo ein Konto steht.
Markenassets und Styleguides, erfasst dort, wo sie gebraucht werden
Logos und Brand Books, sichtbar im Laufwerk des Kunden
Markenassets, die beim Marken-Briefing eines Kunden hochgeladen werden – Logos, Styleguide-Dokumente und Ähnliches –, erscheinen automatisch im internen Ordner „Design / Brand Guidelines“ dieses Kunden, sodass das Team, das für das Konto gestaltet, die Quelldateien immer griffbereit hat, statt nach dem neuesten Logo herumzufragen.
So ist der Ort, an dem Sie eine Marke erfassen, mit dem Ort verbunden, an dem Sie sie einsetzen – genau die Übergabe, an der es sonst meist hakt. Das neueste Markenmaterial liegt dort, wo gearbeitet wird, und nicht vergraben in einem alten E-Mail-Verlauf.
Ein Aktivitätsverlauf, damit Sie wissen, was sich geändert hat
Wer was hinzugefügt oder verschoben hat – und wann
Jede relevante Aktion auf dem Laufwerk wird protokolliert, sodass ein Ordner keine Blackbox ist – Sie sehen, was hinzugefügt oder verschoben wurde, und behalten ein Gefühl dafür, wie sich die Dateien eines Kontos entwickelt haben. Für eine Agentur mit vielen Händen an vielen Konten ist diese Nachvollziehbarkeit das, was ein geteiltes Laufwerk davor bewahrt, still ins Chaos abzurutschen.
Es ist bewusst leichtgewichtig: genug Protokoll, um die Frage „Was ist hier passiert?“ zu beantworten, ohne die Dateiverwaltung in ein Compliance-Projekt zu verwandeln.
Dateien, verbunden mit dem Rest des Workspace
Dieselben Dokumente, auf die Ihre Meetings, Projekte und der Chat verweisen
Die geteilten Dateien des Kunden erscheinen in der Workspace-Leiste des Meeting-Hubs, lassen sich aus einer Chat-Nachricht heraus referenzieren und liegen neben den Projekten, in denen die Arbeit verfolgt wird – eine Datei ist damit Teil des Workflows und kein Ziel, für das man den Workflow verlassen muss.
Diese Verbindung ist der ganze Sinn dahinter, Dateien in der Konsole statt in einem generischen Cloud-Laufwerk zu halten: Das Dokument und die Arbeit, die es stützt, sind nie mehr als einen Klick voneinander entfernt.
In welches Laufwerk gehört diese Datei?
Jeder Kunde hat drei Laufwerke, und sie beantworten eine einzige Frage: Wer darf die Datei öffnen? Nur eines davon erreicht den Kunden.
| Wo | Wer sie öffnen kann | Hier ablegen | Erreicht den Kunden? |
|---|---|---|---|
| „My Personal Files“ (Meine persönlichen Dateien) | Sie und die Administratoren Ihres Workspace | Entwürfe und laufende Arbeiten | Nein |
| „Internal Agency Files“ (Interne Agenturdateien) | Teammitglieder, die Zugriff auf diesen Kunden haben | Arbeitsdateien, mit vorbereiteten Ordnern für Marketing, Design und Development | Nein |
| „Shared Client Files“ (Geteilte Kundendateien) | Dieselben Teammitglieder und die Portalnutzer des Kunden | Fertige Deliverables und freigegebene Assets | Ja, in den Tarifen Scale und Enterprise |
| „Chat attachments“ (Chat-Anhänge) | Wer die Unterhaltung öffnen konnte, aus der eine Datei stammt | Nichts: Es ist eine schreibgeschützte Ansicht der im Chat gesendeten Dateien | Nur für Unterhaltungen, die der Kunde öffnen kann |
Wählen Sie den Kunden, bevor Sie das Laufwerk wählen. Der Bereich Dateien zeigt jeweils einen Kunden, und bei ausgewähltem „Alle Kunden“ erscheint eine Übersicht aller Konten statt eines zusammengeführten Laufwerks, sodass es keinen Ordner gibt, in dem sich die Dokumente zweier Kunden vermischen können. Das eigene Konto der Agentur hat ein internes Laufwerk und kein geteiltes, und dort hinzugefügte Dateien werden als Referenzeinträge aufgeführt, deren Inhalt noch nicht gespeichert wird.
Tipp
Die Upload-Meldung nennt, wer die Datei sieht
Landet eine Datei in „Shared Client Files“, sagt die Bestätigung, dass sie für den Kunden in seinem Portal sichtbar ist. Wenn Sie das nicht beabsichtigt haben, ist die Meldung Ihr Signal, die Datei sofort zu entfernen.
Eine Upload-Routine in fünf Schritten, die verhindert, dass eine Datei beim falschen Kunden landet
Die meisten Verwechslungen passieren in den ersten zehn Sekunden, noch bevor die Datei überhaupt ausgewählt ist. Die Routine bremst nur diesen Teil.
Den Namen des Kunden lesen
Die Kopfzeile nennt das Konto. Bestätigen Sie es, bevor Sie ein Laufwerk öffnen, denn die Ordner sehen von einem Kunden zum nächsten gleich aus.
Fragen, wer die Datei öffnen muss
Wenn es der Kunde muss, nutzen Sie „Shared Client Files“. Wenn nur das Team es muss, nutzen Sie „Internal Agency Files“. Wenn Sie noch am Entwurf arbeiten, behalten Sie die Datei in Ihrem persönlichen Laufwerk.
In den Ordner hochladen, nicht in die oberste Ebene
Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie dann auf „Upload“ oder ziehen Sie Dateien hinein. Der Fortschritt wird angezeigt, solange die Daten übertragen werden. Ein „New folder“ (neuer Ordner) je Kampagne oder je Monat hält ein volles Laufwerk auffindbar.
Die Datei öffnen und prüfen
Die Detailleiste zeigt, wo möglich, eine Vorschau der gespeicherten Datei und listet ihre Details auf, und ihr Aktivitätsverlauf hält fest, wer sie hinzugefügt oder verschoben hat. Prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie jemanden darauf verweisen.
Auf dem vorgesehenen Weg teilen
„Share“ bietet einen Team-Link für angemeldete Kollegen und, für Dateien in „Shared Client Files“, einen Portal-Link für den Kunden an. Eine Datei, die noch im internen oder persönlichen Laufwerk liegt, lässt sich mit „Share a copy to the client portal“ (Kopie im Kundenportal teilen) dorthin kopieren, und das Original bleibt, wo es ist.
Hinweis
Ein Link macht eine Datei nie öffentlich
Links öffnen sich nur für Personen, die bereits Zugriff auf die Datei haben. Ein Link an jemanden ohne Login gibt ihm die Datei nicht, daher muss eine Datei, die der Kunde bekommen soll, zuerst in „Shared Client Files“ liegen.
Vom Entwurf zur kundenfertigen Datei: der Weg eines Deliverables im Dateiaustausch mit Kunden
Ein Deliverable durchläuft Entwurf, Prüfung und Freigabe, und jeder Zustand hat im Bereich Dateien einen natürlichen Platz.
- Entwerfen Sie es in Ihrem persönlichen Laufwerk oder im internen Laufwerk, wenn Teamkollegen bereits daran arbeiten.
- Lassen Sie es prüfen, indem Sie Kollegen den Team-Link senden, der die Datei für angemeldete Mitglieder des Workspace öffnet und für niemanden sonst.
- Geben Sie es frei, indem Sie die endgültige Version benennen, und wählen Sie dann „Share a copy to the client portal“. Der Kunde erhält eine saubere Datei, und die Arbeitsversion bleibt intern.
- Übergeben Sie es, indem Sie den Portal-Link in den geteilten Kanal des Kunden im Chat legen, oder lassen Sie den Kunden es in seinem Portal finden.
- Schließen Sie den Kreis, indem Sie überholte Entwürfe aus dem internen Laufwerk räumen, damit das nächste Teammitglied eine aktuelle Datei sieht.
Dieselbe Gewohnheit funktioniert in die andere Richtung. Bitten Sie Kunden, in ihrem Portal „Send files“ (Dateien senden) zu nutzen, und was sie Ihnen übergeben, kommt mit protokolliertem Upload in „Shared Client Files“ an, statt in einem E-Mail-Anhang zu liegen, den nur eine Person findet.
Ordnergewohnheiten, die Personalwechsel überstehen
Ein Laufwerk bleibt nützlich, wenn ein neues Teammitglied erraten kann, wo etwas liegt. Diese Gewohnheiten nutzen, was der Bereich Dateien bereits bietet.
| Gewohnheit | Warum sie wichtig ist | Was der Bereich Dateien Ihnen bietet |
|---|---|---|
| Projekt und Version in den Dateinamen schreiben | Der Bereich Dateien führt keinen Versionsverlauf, daher muss der Name die Version enthalten | „Duplicate“ (Duplizieren) erstellt eine Kopie mit dem Zusatz „(copy)“ im Namen, die Sie umbenennen können |
| Fertige Arbeit in „Shared“ ablegen, Entwürfe woanders | Alles in „Shared“ ist für den Kunden sichtbar | Eine Bestätigung, die bei jedem Upload in „Shared“ nennt, wer die Datei sieht |
| Die Standardordner nutzen, bevor man neue erfindet | Dann weiß jeder, wo ein Logo oder ein Kampagnen-Briefing liegt | Marketing, Design (Logos, Brand Guidelines, Important Creatives) und Development für jeden Kunden |
| Innerhalb eines Laufwerks verschieben, zwischen Laufwerken kopieren | Eine Datei an den Kunden zu übergeben sollte nie Ihre Arbeitskopie entfernen | „Move to“ (Verschieben nach) bleibt innerhalb eines Laufwerks, und „Share a copy“ lässt das Original unberührt |
Markendateien, die bei der Ersterfassung eines Kunden hochgeladen werden, erscheinen im internen Ordner „Design“ und werden im Profil des Kunden unter Unterkonten verwaltet; verschieben oder löschen Sie sie deshalb dort. Kurze schriftliche Unterlagen wie ein Briefing oder eine Prozessseite gehören meist in Notizen, wo sie aus einer Aufgabe oder Nachricht verlinkt werden können, und der Bereich Dateien ist am besten für fertige Artefakte reserviert.
Was der Bereich Dateien annimmt, ablehnt und als Vorschau zeigt
Die Grenzen sind wenige, und sie werden in dem Moment genannt, in dem Sie darauf stoßen.
| Situation | Was der Bereich Dateien tut |
|---|---|
| Eine Datei über 50 MB | Wird abgelehnt, bevor der Upload beginnt, mit Nennung der Grenze |
| Eine leere Datei | Wird abgelehnt |
| Ein Programm, ein Skript, eine Webseite, ein Installationsprogramm, ein Datenträgerabbild oder eine Verknüpfung | Wird abgelehnt, weil diese Typen nicht in einem Laufwerk gespeichert werden |
| Ein Dateityp ohne direkte Vorschau | Bietet „Download“ statt einer Vorschau an |
| Eine gelöschte Datei | Wird nach einer Bestätigung endgültig entfernt, ohne Papierkorb zur Wiederherstellung |
| Ein gelöschter Ordner | Wird mit allem Inhalt entfernt, nach einer Bestätigung, die das ausdrücklich sagt |
Um eine Datei zu finden, suchen Sie nach dem Namen, grenzen Sie nach Typ ein (Bilder, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Audio und Video, Archive und Sonstiges), sortieren Sie nach Name, letzter Änderung, Größe oder Dateityp und wechseln Sie zwischen Raster und Liste. Die Kopfzeile führt eine laufende Zählung der Dateien und der belegten Größe für den angezeigten Kunden.
Wie Kunden Dateien erhalten und zurückschicken
Das Portal zeigt einem Kunden ein Laufwerk, das geteilte, und nichts davon, wie Ihr Team sein eigenes organisiert.
Was ein Kunde tun kann
Ein Kunde öffnet Dateien in seinem Portal und sieht, was in „Shared Client Files“ liegt. Er kann es ansehen und herunterladen, eigene Dateien mit „Send files“ oder per Drag-and-drop hochladen, Ordner anlegen und umbenennen, was er hinzugefügt hat. Ein Client Admin kann Dateien löschen, die er selbst hochgeladen hat.
Was ein Kunde nie sieht
Ihre persönlichen Laufwerke und „Internal Agency Files“ erreichen das Portal nie. Chat-Dateien erscheinen nur für Unterhaltungen, die der Kunde öffnen kann, in derselben schreibgeschützten Ansicht „Chat attachments“, die auch Sie nutzen, sodass eine Datei, die in Ihrem rein internen Kanal im Chat gesendet wurde, bei Ihrem Team bleibt.
Wo die Dateien eines Kunden sonst noch auftauchen
Die Seitenleiste des Meeting-Hubs in Meetings zeigt eine Vorschau der geteilten Dateien des Kunden, oder der internen, wenn noch nichts geteilt ist, sodass das besprochene Dokument nur einen Klick von der Agenda entfernt ist.
Häufige Fragen
Kann ein Kunde meine „Internal Agency Files“ sehen?
Nein. Das Portal eines Kunden zeigt das Laufwerk „Shared Client Files“ und sonst nichts von der Agenturseite. Ihre persönlichen Dateien und das Laufwerk „Internal Agency Files“ bleiben bei Ihrem Team. Um einem Kunden eine Datei zu geben, die in einem dieser Laufwerke liegt, nutzen Sie „Share a copy to the client portal“, und das Original bleibt, wo es ist.
Wie groß darf eine Datei sein, und was weist der Bereich Dateien zurück?
Eine Datei darf bis zu 50 MB groß sein. Der Bereich Dateien weist leere Dateien und Typen zurück, die als Programme laufen oder sich als Programme öffnen, etwa ausführbare Dateien, Skripte, Webseiten, Installationsprogramme, Datenträgerabbilder und Verknüpfungsdateien. Die Prüfung erfolgt, bevor der Upload beginnt, und die Meldung nennt die Datei und den Grund.
Speichert der Bereich Dateien frühere Versionen eines Dokuments?
Nein. Der Bereich Dateien hält die hochgeladene Datei, nicht den Verlauf ihrer Bearbeitungen, und Löschen ist nach einer Bestätigung endgültig. Schreiben Sie eine Version in den Namen und nutzen Sie „Duplicate“, um eine Kopie zu behalten, bevor Sie eine Datei ersetzen. Die Detailleiste zeigt dagegen, wer eine Datei wann hinzugefügt oder verschoben hat.
Was gibt die Schaltfläche „Share“ tatsächlich weiter?
Ein Team-Link öffnet die Datei oder den Ordner für angemeldete Mitglieder Ihres Workspace, und ein Portal-Link öffnet ein Element in „Shared Client Files“ für die eigenen Mitglieder und Admins des Kunden. Links öffnen sich nur für Personen, die bereits Zugriff haben. Nichts in diesem Dialog erzeugt eine öffentliche Webadresse.
Wie finde ich eine Datei, die jemand im Chat gesendet hat?
Öffnen Sie das Laufwerk „Internal Agency Files“ des Kunden und wählen Sie „Chat attachments“. Es listet die Dateien aus den Unterhaltungen auf, die Sie öffnen können, ein Ordner je Unterhaltung, und ist schreibgeschützt. Dateien aus Direktnachrichten bleiben bei den Personen darin, sie erscheinen also nur für diese Personen.
Können meine Kunden Dateien an mich hochladen?
Ja, über ihr Portal. Sie nutzen „Send files“ oder ziehen Dateien in einen Ordner im geteilten Laufwerk, und sie können Ordner anlegen und ihre eigenen Elemente umbenennen. Die Dateien kommen in „Shared Client Files“ an, wo Ihr Team sie sieht. Der Portalzugang und damit Uploads von Kunden beginnen beim Tarif Scale.
Kann ich eine Datei von einem Laufwerk in ein anderes verschieben?
„Move to“ funktioniert innerhalb eines einzelnen Laufwerks. Um einem Kunden eine Datei vorzulegen, nutzen Sie „Share a copy to the client portal“, das sie nach „Shared Client Files“ kopiert und das Original dort lässt, wo es war. So entfernt die Übergabe von Arbeit nie Ihre eigene Arbeitskopie.