File dei clienti
I file di ogni cliente, finalmente in ordine
Un vero drive per ogni cliente, con spazi privati, interni e condivisi, cartelle, asset di brand e una cronologia delle attività, collegato ai progetti e alle riunioni che i file supportano: è la condivisione file con i clienti fatta bene. Crea il tuo spazio di lavoro, oppure scopri come funziona.
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File dei clienti
Condivisione file con i clienti e gestione dei documenti in agenzia
I file di un’agenzia finiscono sparsi tra drive personali, allegati email e una cartella condivisa di cui nessuno si fida più. Lo strumento File di AI Marketing Dashboard realizza una vera condivisione file con i clienti: offre a ogni cliente un drive organizzato dentro la console, con uno spazio personale per il lavoro in corso, uno spazio interno per il team e uno spazio condiviso pulito per ciò che il cliente deve vedere. Così il file giusto è sempre nel posto giusto, accanto al lavoro a cui appartiene.
Drive per cliente
Tre drive per ogni cliente, già pronti
Scegli un cliente e File mostra solo i drive di quell’account, con le cartelle che ti aspetti già al loro posto.
«My Personal Files» (i miei file personali)
Il tuo spazio di lavoro personale
Bozze e lavori in corso che solo tu puoi vedere. Ogni membro parte con una cartella «General».«Internal Agency Files» (file interni dell’agenzia)
Il drive condiviso del team
Le cartelle «Marketing», «Design» e «Development» vengono create insieme al cliente, e «Design» contiene «Logos», «Brand Guidelines» e «Important Creatives».«Shared Client Files» (file condivisi con il cliente)
Consegne finite e asset approvati, tenuti separati dal lavoro interno. Qui vengono create le stesse cartelle di partenza.«Chat attachments» (allegati della chat)
Ogni file inviato nelle chat di un cliente
Una vista in sola lettura elenca i file delle conversazioni di quel drive, una cartella per conversazione. I messaggi diretti restano privati per le persone coinvolte.Anteprima e condivisione
Aprilo, controllalo, mandalo
Una scheda di dettaglio mostra l’anteprima del file archiviato, indica chi l’ha aggiunto o spostato e quando, e copia un link per il tuo team.
Lato cliente
I clienti trovano e inviano i file nel loro portale
- Carica con «Send files» (invia file) oppure trascina
- Anteprima, dettagli e download direttamente dal file
- Una vista «Chat attachments» in sola lettura per le conversazioni che possono aprire
Dai a ogni cliente un drive di cui il tuo team possa fidarsi
Aggiungi un cliente al tuo spazio di lavoro e i suoi drive compaiono, con le cartelle già al loro posto.
I piani partono da 99 $ al mese.
In questa pagina
Condivisione file con i clienti in tre spazi separati e chiari
Personale, Interno e Condiviso: mai un unico deposito indifferenziato
Passa a un cliente e vedi il drive di quell’account, diviso in uno spazio personale per i tuoi lavori in corso, uno spazio interno che tutto il team può usare e uno spazio condiviso per i deliverable che il cliente può vedere. Il modello a tre spazi fa sì che una bozza non sia mai a un clic sbagliato di distanza dal cliente, e non c’è nessuno sforzo mentale nel decidere «dove va messo questo».
Poiché i drive sono per singolo cliente, i file non si confondono mai tra un account e l’altro. Lo strumento File protegge deliberatamente la vista su tutti i clienti: i file sono un drive per cliente, quindi ti chiede di sceglierne uno invece di inventare una cartella unificata priva di senso, mantenendo i documenti di ogni account saldamente nella propria corsia.
Cartelle, caricamenti e una vera scheda di dettaglio per ogni file
Organizza come il tuo team archivia già le cose
Crea cartelle annidate, carica file, spostali dove preferisci e apri qualsiasi file in una scheda di dettaglio con i suoi metadati e la sua attività. L’ordine resta stabile, così un file caricato oggi è nello stesso punto domani invece di rimescolarsi a ogni ricarica: è il piccolo dettaglio di affidabilità che decide se un team si fida davvero di un drive condiviso.
Un indicatore di spazio in tempo reale mostra ciò che è davvero archiviato: un conteggio reale di file e utilizzo, non un numero decorativo, così sai sempre a colpo d’occhio a che punto è un account.
Asset e linee guida del brand, raccolti dove servono
Loghi e brand book, visibili nel drive del cliente
Gli asset di brand caricati durante il brief di brand di un cliente (loghi, documenti di linee guida e simili) compaiono automaticamente nella cartella interna Design / Brand Guidelines di quel cliente, così il team che progetta per l’account ha sempre a portata di mano i file sorgente, invece di chiedere in giro l’ultimo logo.
Collega il punto in cui raccogli un brand al punto in cui lo usi, che è esattamente il passaggio che di solito si rompe. Il materiale di brand più recente si trova dove si lavora davvero, non sepolto in una vecchia email.
Una cronologia delle attività per sapere cosa è cambiato
Chi ha aggiunto o spostato cosa, e quando
Ogni azione rilevante sul drive viene registrata, così una cartella non è una scatola nera: puoi vedere cosa è stato aggiunto o spostato e capire come sono evoluti i file di un account. Per un’agenzia in cui molte persone lavorano su molti account, questa tracciabilità è ciò che impedisce a un drive condiviso di scivolare silenziosamente nel caos.
È volutamente leggera: abbastanza registrazione da rispondere a «cosa è successo qui?», senza trasformare la gestione dei file in un progetto di compliance.
File collegati al resto dello spazio di lavoro
Gli stessi documenti a cui rimandano le tue riunioni, i progetti e la chat
I file condivisi del cliente compaiono nella barra dello spazio di lavoro dell’hub riunioni, possono essere citati in un messaggio di chat e stanno accanto ai progetti in cui il lavoro viene tracciato: un file è parte del flusso di lavoro, non una destinazione da raggiungere uscendo dal flusso.
Questo collegamento è tutto il senso di tenere i file dentro la console invece che in un generico cloud drive: il documento e il lavoro che sostiene non sono mai più di un clic di distanza.
In quale drive va archiviato questo file?
Ogni cliente ha tre drive e rispondono a un’unica domanda: chi può aprire il file. Per la condivisione file con i clienti ne conta uno solo, perché solo quello arriva al cliente.
| Dove | Chi può aprirlo | Cosa metterci | Arriva al cliente? |
|---|---|---|---|
| «My Personal Files» (i miei file personali) | Tu e gli amministratori del tuo spazio di lavoro | Bozze e lavori in corso | No |
| «Internal Agency Files» (file interni dell’agenzia) | I membri del team che hanno accesso a quel cliente | File di lavoro, con le cartelle «Marketing», «Design» e «Development» già pronte | No |
| «Shared Client Files» (file condivisi con il cliente) | Gli stessi membri del team e le persone del portale cliente | Consegne finite e asset approvati | Sì, nei piani Scale ed Enterprise |
| «Chat attachments» (allegati della chat) | Chiunque possa aprire la conversazione da cui proviene un file | Niente: è una vista in sola lettura dei file inviati in chat | Solo per le conversazioni che il cliente può aprire |
Scegli il cliente prima di scegliere il drive. Lo strumento File mostra un cliente alla volta e, con «Tutti i clienti» selezionato, presenta una panoramica di tutti gli account invece di un drive unificato, quindi non esiste una cartella in cui i documenti di due clienti possano mescolarsi. L’account dell’agenzia ha un drive interno e nessuno condiviso, e i file aggiunti lì sono elencati come voci di riferimento il cui contenuto non è ancora archiviato.
Suggerimento
Il messaggio di caricamento indica chi vedrà il file
Quando un file arriva in «Shared Client Files», la conferma dice che è visibile al cliente nel suo portale. Se non era quello che volevi, il messaggio è il tuo segnale per rimuovere subito il file.
Una routine di caricamento in cinque passaggi che evita l’errore del cliente sbagliato
La maggior parte degli scambi di file avviene nei primi dieci secondi, prima ancora di scegliere il file. La routine rallenta solo quella parte.
Leggi il nome del cliente
L’intestazione indica l’account. Controllalo prima di aprire un drive, perché le cartelle si assomigliano da un cliente all’altro.
Chiediti chi deve aprire il file
Se deve aprirlo il cliente, usa «Shared Client Files». Se serve solo al team, usa «Internal Agency Files». Se stai ancora lavorando a una bozza, tienilo nel tuo drive personale.
Carica nella cartella, non nella radice
Apri la cartella, poi fai clic su «Upload» (carica) o trascina i file al suo interno. L’avanzamento si vede mentre i dati si spostano. Una «New folder» (nuova cartella) per campagna o per mese permette di ritrovare ogni file anche in un drive molto pieno.
Apri il file e controllalo
La scheda di dettaglio mostra l’anteprima del file archiviato, dove possibile, ne elenca i dettagli, e la sua cronologia delle attività registra chi lo ha aggiunto o spostato. Controlla il contenuto prima di indirizzare qualcuno al file.
Condividilo nel modo previsto
«Share» (condividi) offre un link del team per i colleghi che hanno fatto l’accesso e, per i file in «Shared Client Files», un link del portale per il cliente. Un file ancora nel drive interno o personale può essere copiato con «Share a copy to the client portal» (condividi una copia nel portale cliente), e l’originale resta dov’è.
Nota
Un link non rende mai pubblico un file
I link si aprono solo per chi ha già accesso al file. Un link inviato a qualcuno senza un login non gli dà il file, quindi un file che il cliente deve avere deve prima stare in «Shared Client Files».
Dalla bozza al file pronto per il cliente: la vita di una consegna
Una consegna passa da bozza, revisione e approvazione, e ogni stato ha un posto naturale nello strumento File.
- Scrivi la bozza nel tuo drive personale, oppure nel drive interno quando i colleghi ci stanno già lavorando.
- Fallo rivedere ai colleghi inviando il link del team, che apre il file ai soli membri dello spazio di lavoro che hanno fatto l’accesso e a nessun altro.
- Approvalo dando un nome alla versione finale, poi scegli «Share a copy to the client portal». Il cliente riceve un unico file pulito e la versione di lavoro resta interna.
- Consegnalo incollando il link del portale nel canale Chat condiviso con il cliente, oppure lascia che il cliente lo trovi nel suo portale.
- Chiudi il cerchio togliendo dal drive interno le bozze superate, così il prossimo collega vede un solo file aggiornato.
La stessa abitudine funziona anche nell’altra direzione. Chiedi ai clienti di usare «Send files» (invia file) nel loro portale, e ciò che ti consegnano arriva in «Shared Client Files» con il caricamento registrato, invece di restare in un allegato email che solo una persona sa ritrovare.
Abitudini con le cartelle che sopravvivono ai cambi di personale
Un drive resta utile quando chi è appena arrivato riesce a intuire dove si trovano le cose. Queste abitudini sfruttano ciò che File offre già.
| Abitudine | Perché conta | Cosa ti offre File |
|---|---|---|
| Metti il progetto e una versione nel nome del file | File non conserva uno storico delle versioni, quindi il nome deve portarlo con sé | «Duplicate» (duplica) crea una copia con «(copy)» nel nome, che puoi rinominare |
| Tieni il lavoro finito nel drive condiviso e le bozze altrove | Tutto ciò che sta nel drive condiviso è visibile al cliente | Una conferma che indica chi lo vedrà a ogni caricamento nel drive condiviso |
| Usa le cartelle predefinite prima di inventarne di nuove | Così tutti sanno dove si trova un logo o un brief di campagna | «Marketing», «Design» (con «Logos», «Brand Guidelines», «Important Creatives») e «Development» per ogni cliente |
| Sposta all’interno di un drive e copia tra drive diversi | Consegnare un file al cliente non deve mai eliminare la tua copia di lavoro | «Move to» (sposta in) resta dentro un solo drive, e «Share a copy» (condividi una copia) lascia l’originale |
I file di brand caricati durante l’onboarding di un cliente compaiono nella cartella interna «Design» e si gestiscono dal profilo del cliente in Sottoaccount, quindi spostali o eliminali da lì. I materiali scritti brevi, come un brief o una pagina di processo, di solito stanno meglio in Nota, dove si possono collegare a un’attività o a un messaggio, mentre File è meglio riservarlo ai prodotti finiti.
Cosa accetta, rifiuta e mostra in anteprima File
I limiti sono pochi e vengono indicati nel momento in cui li incontri.
| Situazione | Cosa fa File |
|---|---|
| Un file più grande di 50 MB | Rifiutato prima che il caricamento inizi, con l’indicazione del limite |
| Un file vuoto | Rifiutato |
| Un programma, uno script, una pagina web, un programma di installazione, un’immagine disco o un collegamento | Rifiutato, perché questi tipi non vengono archiviati in un drive |
| Un tipo senza anteprima integrata | Offre «Download» (scarica) al posto dell’anteprima |
| Un file eliminato | Rimosso definitivamente dopo una conferma, senza un cestino da cui ripristinarlo |
| Una cartella eliminata | Rimossa con tutto ciò che contiene, dopo una conferma che lo dice chiaramente |
Per trovare un file, cerca per nome, restringi per tipo (immagini, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, audio e video, archivi e altro), ordina per nome, ultima modifica, dimensione o tipo di file e passa dalla griglia all’elenco. L’intestazione tiene un conteggio aggiornato dei file e dello spazio occupato per il cliente selezionato.
Condivisione file con i clienti: come ricevono i file e come li rimandano indietro
Il portale mostra al cliente un solo drive, quello condiviso, e niente di come il tuo team organizza il proprio.
Cosa può fare un cliente
Un cliente apre File nel suo portale e vede ciò che si trova in «Shared Client Files». Può vederne l’anteprima e scaricarlo, caricare i propri file con «Send files» (invia file) o trascinandoli, creare cartelle e rinominare ciò che ha aggiunto. Un amministratore del cliente può eliminare i file che ha caricato lui stesso.
Cosa un cliente non vede mai
I tuoi drive personali e «Internal Agency Files» non arrivano mai al portale. I file della chat compaiono solo per le conversazioni che il cliente può aprire, nella stessa vista in sola lettura «Chat attachments» che usi tu, quindi un file inviato nel canale Chat riservato alla tua agenzia resta con il tuo team.
Dove altro compaiono i file di un cliente
La barra laterale dell’hub riunioni in Riunioni mostra l’anteprima dei file condivisi del cliente, oppure di quelli interni quando non è ancora stato condiviso nulla, così il documento di cui si parla è a un clic dall’ordine del giorno.
Domande frequenti
Un cliente può vedere i file interni della mia agenzia?
No. Il portale di un cliente mostra il drive «Shared Client Files» e nient’altro dal lato dell’agenzia. I tuoi file personali e il drive «Internal Agency Files» restano con il tuo team. Per dare a un cliente un file che si trova in uno di questi drive, usa «Share a copy to the client portal» e l’originale resta dov’è.
Quanto può pesare un file e cosa rifiuta File?
Un file può arrivare a 50 MB. File rifiuta i file vuoti e i tipi che vengono eseguiti o aperti come programmi, come eseguibili, script, pagine web, programmi di installazione, immagini disco e file di collegamento. Il controllo avviene prima che il caricamento inizi, e il messaggio indica il file e il motivo.
File conserva le versioni precedenti di un documento?
No. File conserva il file che hai caricato, non uno storico delle modifiche, e l’eliminazione è definitiva dopo una conferma. Metti una versione nel nome e usa «Duplicate» per conservare una copia prima di sostituire un file. La scheda di dettaglio registra invece chi ha aggiunto o spostato un file e quando.
Cosa offre davvero il pulsante «Share»?
Un link del team apre il file o la cartella ai membri del tuo spazio di lavoro che hanno fatto l’accesso, e un link del portale apre un elemento di «Shared Client Files» per i membri e gli amministratori del cliente. I link si aprono solo per chi ha già accesso. Niente in quella finestra crea un indirizzo web pubblico.
Come trovo un file che qualcuno ha inviato in chat?
Apri il drive «Internal Agency Files» del cliente e scegli «Chat attachments». Elenca i file inviati nelle conversazioni che puoi aprire, una cartella per conversazione, ed è in sola lettura. I file dei messaggi diretti restano con le persone coinvolte, quindi compaiono solo per loro.
I miei clienti possono caricare file per me?
Sì, tramite il loro portale. Usano «Send files» o trascinano i file in una cartella del drive condiviso, e possono creare cartelle e rinominare i propri elementi. I file arrivano in «Shared Client Files», dove il tuo team li vede. L’accesso al portale, e con esso i caricamenti dei clienti, parte dal piano Scale.
Posso spostare un file da un drive all’altro?
«Move to» funziona all’interno di un solo drive. Per mettere un file davanti a un cliente usa «Share a copy to the client portal», che lo copia in «Shared Client Files» e lascia l’originale dov’era. In questo modo consegnare il lavoro non elimina mai la tua copia di lavoro.