客户文件管理，为每位客户准备三大清晰空间

这份文件该放进哪个网盘？

做好客户文件管理，先要弄清每位客户的三个网盘，它们回答的是同一个问题：谁可以打开这份文件。其中只有一个会到达客户那里。

先选客户，再选网盘。文件工具一次只显示一位客户；选中“全部客户”时，显示的是所有账户的总览，而不是一个合并的网盘，所以不会有哪个文件夹里混进两位客户的文档。代理商自己的账户只有内部网盘，没有共享网盘，在那里添加的文件会作为参考条目列出，其内容目前尚未存储。

五步上传流程，杜绝把文件传给错误的客户

大多数文件混淆，都发生在最初的十秒钟，那时文件甚至还没选。这套流程只会把这一小段放慢。

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   看清客户名称

   顶栏会写明当前账户。打开网盘之前先确认，因为不同客户的文件夹看起来几乎一模一样。

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   问清谁需要打开这份文件

   如果客户需要，就放进“Shared Client Files”；如果只有团队需要，就放进“Internal Agency Files”；如果还在起草，就留在您的个人网盘里。

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   上传到文件夹里，而不是根目录

   先打开文件夹，再点击“Upload”（上传）或把文件拖进来。数据传输期间会显示进度。按营销活动或按月份各建一个“New folder”（新建文件夹），能让繁忙的网盘依然好找。

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   打开文件并检查

   详情抽屉会在能预览的情况下预览已存储的文件并列出它的详细信息，活动记录会记下是谁添加或移动了它。在指引任何人去看之前，先核对内容。

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   用预期的方式分享

   “Share”（分享）会为已登录的同事提供团队链接，对于“Shared Client Files”里的文件，还会为客户提供门户链接。仍在内部或个人网盘里的文件，可以用“Share a copy to the client portal”（把副本共享到客户门户）复制过去，原文件保持不动。

从草稿到可以交给客户：一份交付成果的生命周期

一份交付成果要经过草稿、审核和审批，每个阶段在文件工具里都有对应的位置。

1. 在您的个人网盘里起草；如果同事已经在一起做，就放在内部网盘。
2. 把团队链接发给同事来审核，这个链接只对已登录的工作区成员打开该文件，其他人都打不开。
3. 定下最终版本并给它命名，就算批准；然后选择“Share a copy to the client portal”。客户拿到的是一份干净的文件，工作版本留在内部。
4. 交付时，把门户链接贴进客户的共享 Chat 频道，或者让客户自己到他们的门户里去找。
5. 最后收尾：把已被取代的草稿从内部网盘里清掉，让下一位同事看到的只有一份最新的文件。

反过来也是同一个习惯。请客户使用他们门户里的“Send files”（发送文件），他们交给您的东西就会进入“Shared Client Files”，并记录下上传信息，而不是躺在只有一个人找得到的邮件附件里。

经得起人员变动的文件夹习惯

新同事能猜到东西放在哪里，网盘才一直好用。这些习惯用到的，都是文件工具已经提供的功能。

在客户资料收集阶段上传的品牌文件，会出现在内部网盘的“Design”文件夹里，并在子账户下的客户档案中管理，所以请在那里移动或删除它们。简报或流程说明这类简短的书面材料，通常更适合放进笔记，在那里可以被任务或消息链接到，而文件工具最好留给已完成的成品。

文件工具接受、拒绝和预览什么

限制不多，而且在您碰到的那一刻就会说明。

要找文件，可以按名称搜索，按类型缩小范围（图片、文档、电子表格、演示文稿、音频和视频、压缩包及其他），按名称、最近修改时间、大小或文件类型排序，并在网格和列表之间切换。页面顶部会为当前所选客户持续显示文件数量和已用存储大小。

客户如何接收文件，又如何把文件发回来

门户只向客户展示一个网盘，也就是共享的那个，不会透露您的团队如何整理自己的网盘。