Archivos de clientes
Los archivos de cada cliente, por fin ordenados
Una unidad real por cliente —espacios privado, interno y compartido con el cliente, carpetas, recursos de marca y registro de actividad— conectada a los proyectos y las reuniones a los que dan soporte esos archivos. Crea tu propio espacio de trabajo o descubre cómo funciona.
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Archivos de clientes
Gestión de archivos de clientes y uso compartido para agencias de marketing
En una agencia, la gestión de archivos de clientes acaba repartida entre unidades personales, adjuntos de correo y una carpeta compartida que nadie cree actualizada. El espacio de Archivos de AI Marketing Dashboard da a cada cuenta una unidad ordenada dentro de la consola: un espacio privado para lo que está en curso, un espacio interno para el equipo y un espacio compartido y limpio con lo que el cliente debe ver. Así, cada archivo está siempre en el sitio correcto, junto al trabajo al que pertenece.
Unidades por cliente
Tres unidades para cada cliente, ya preparadas
Elige un cliente y Archivos muestra solo las unidades de esa cuenta, con las carpetas que esperas ya creadas.
My Personal Files (mis archivos personales)
Tu propia zona de trabajo
Borradores y trabajos en curso que solo puedes ver tú. Cada miembro empieza con una carpeta «General».Internal Agency Files (archivos internos de la agencia)
La unidad compartida del equipo
Las carpetas «Marketing», «Design» y «Development» se crean junto con el cliente, y «Design» contiene «Logos», «Brand Guidelines» e «Important Creatives».Shared Client Files (archivos compartidos con el cliente)
Entregables terminados y recursos aprobados, separados del trabajo interno. Aquí se crean las mismas carpetas iniciales.Chat attachments (adjuntos del chat)
Todos los archivos enviados en los chats de un cliente
Una vista de solo lectura enumera los archivos de las conversaciones de esa unidad, con una carpeta por conversación. Los mensajes directos siguen siendo privados para las personas que participan en ellos.Vista previa y uso compartido
Ábrelo, compruébalo, envíalo
Un panel de detalle muestra una vista previa del archivo guardado, indica quién lo añadió o lo movió y cuándo, y copia un enlace para tu equipo.
El lado del cliente
Los clientes encuentran y envían archivos en su propio portal
- Sube con «Send files» o arrastrando y soltando
- Previsualiza, consulta los datos y descarga desde el propio archivo
- Una vista «Chat attachments» de solo lectura para las conversaciones que pueden abrir
Da a cada cliente una unidad en la que tu equipo pueda confiar
Añade un cliente a tu espacio de trabajo y sus unidades aparecen, con las carpetas ya creadas.
Los planes empiezan en 99 $ al mes.
En esta página
La gestión de archivos de clientes empieza con una unidad por cuenta, en tres espacios claros
Mis archivos, Internos y Compartidos, nunca un cajón de sastre
Cambia de cliente y verás la unidad de esa cuenta, dividida en un espacio personal para tus trabajos en curso, un espacio interno para todo el equipo y un espacio compartido con los entregables que el cliente puede ver. El modelo de tres espacios evita que un borrador quede a un clic equivocado del cliente y elimina la duda constante de «¿dónde va esto?».
Como las unidades son por cliente, los archivos nunca se mezclan entre cuentas. La herramienta protege la vista de todos los clientes a propósito: los archivos son una unidad por cliente, así que te pide elegir una cuenta en lugar de inventar una carpeta combinada sin sentido, y los documentos de cada cliente se quedan en su carril.
Carpetas, subidas y una ficha de archivo de verdad
Organiza como tu equipo ya archiva las cosas
Crea carpetas anidadas, sube archivos, muévelos de sitio y abre cualquiera en un panel de detalle con sus metadatos y su actividad. El orden se mantiene estable: un archivo que subes hoy sigue mañana en el mismo sitio en lugar de recolocarse al recargar, el pequeño detalle de fiabilidad que decide si un equipo confía de verdad en una unidad compartida.
Un indicador de almacenamiento en vivo refleja lo que hay guardado realmente —un recuento real de archivos y de uso, no una cifra decorativa—, así que siempre sabes de un vistazo cómo está cada cuenta.
Recursos y guías de marca, capturados donde se usan
Logotipos y manuales de marca, en la unidad del cliente
Los recursos de marca que se suben durante el briefing de marca de un cliente —logotipos, documentos de directrices y similares— aparecen automáticamente en la carpeta interna de Diseño / Guía de marca de esa cuenta, así que el equipo que diseña para ella tiene siempre los archivos originales a mano en vez de ir preguntando por el último logotipo.
Conecta el lugar donde se recoge una marca con el lugar donde se usa, que es justo el traspaso que suele romperse. El material de marca más reciente está donde ocurre el trabajo, no enterrado en un hilo de correo antiguo.
Un registro de actividad para saber qué ha cambiado
Quién añadió o movió qué, y cuándo
Cada acción relevante sobre la unidad queda registrada, así que una carpeta no es una caja negra: se ve qué se añadió o se movió y cómo han evolucionado los archivos de una cuenta. Para una agencia con muchas manos en muchas cuentas, esa trazabilidad es lo que evita que una unidad compartida derive en silencio hacia el caos.
Es ligero a propósito: registro suficiente para responder a «¿qué ha pasado aquí?» sin convertir la gestión de archivos en un proyecto de cumplimiento normativo.
Archivos conectados con el resto del espacio de trabajo
Los mismos documentos a los que apuntan tus reuniones, proyectos y chat
Los archivos compartidos del cliente aparecen en la columna de trabajo del centro de reuniones, se pueden referenciar desde un mensaje de chat y conviven con los proyectos donde se sigue el trabajo, así que un archivo forma parte del flujo de trabajo y no es un destino al que hay que salir.
Esa conexión es el motivo de mantener los archivos dentro de la consola en lugar de en una unidad en la nube genérica: el documento y el trabajo al que da soporte nunca están a más de un clic.
¿En qué unidad va este archivo?
En la gestión de archivos de clientes, cada cliente tiene tres unidades y todas responden a una sola pregunta: quién puede abrir el archivo. Solo una de ellas llega al cliente.
| Dónde | Quién puede abrirlo | Qué poner aquí | ¿Llega al cliente? |
|---|---|---|---|
| «My Personal Files» (mis archivos personales) | Tú y los administradores de tu espacio de trabajo | Borradores y trabajos en curso | No |
| «Internal Agency Files» (archivos internos de la agencia) | Los miembros del equipo que tienen acceso a ese cliente | Archivos de trabajo, con las carpetas «Marketing», «Design» y «Development» ya preparadas | No |
| «Shared Client Files» (archivos compartidos con el cliente) | Los mismos miembros del equipo y las personas del portal del cliente | Entregables terminados y recursos aprobados | Sí, en Scale y Enterprise |
| «Chat attachments» (adjuntos del chat) | Quien pueda abrir la conversación de la que procede un archivo | Nada: es una vista de solo lectura de los archivos enviados por chat | Solo en las conversaciones que el cliente puede abrir |
Elige el cliente antes de elegir la unidad. Archivos muestra un cliente cada vez, y con «Todos los clientes» seleccionado muestra un resumen de todas las cuentas en lugar de una unidad combinada, así que no existe ninguna carpeta en la que puedan mezclarse los documentos de dos clientes. La cuenta propia de la agencia tiene una unidad interna y ninguna compartida, y los archivos que se añaden ahí se listan como entradas de referencia cuyo contenido todavía no se almacena.
Consejo
El mensaje de subida nombra a la audiencia
Cuando un archivo llega a «Shared Client Files», la confirmación dice que es visible para el cliente en su portal. Si no era lo que querías, el mensaje es tu señal para eliminar el archivo de inmediato.
Una rutina de subida en cinco pasos que evita el error de cliente equivocado
La mayoría de las confusiones con archivos se producen en los primeros diez segundos, antes incluso de elegir el archivo. La rutina solo frena esa parte.
Lee el nombre del cliente
La cabecera nombra la cuenta. Confírmalo antes de abrir una unidad, porque las carpetas se parecen de un cliente a otro.
Pregunta quién necesita abrir el archivo
Si lo necesita el cliente, usa «Shared Client Files». Si solo lo necesita el equipo, usa «Internal Agency Files». Si todavía estás redactando, déjalo en tu unidad personal.
Sube a la carpeta, no a la raíz
Abre la carpeta y haz clic en «Upload» (subir) o arrastra los archivos hasta ella. El progreso se muestra mientras se transfieren los datos. Una «New folder» (nueva carpeta) por campaña o por mes mantiene localizable una unidad con mucha actividad.
Abre el archivo y compruébalo
El panel de detalle muestra una vista previa del archivo guardado cuando puede y enumera sus datos, y su registro de actividad anota quién lo añadió o lo movió. Comprueba el contenido antes de remitir a nadie a él.
Compártelo del modo previsto
«Share» (compartir) ofrece un enlace de equipo para los compañeros con sesión iniciada y, para los archivos de «Shared Client Files», un enlace de portal para el cliente. Un archivo que sigue en la unidad interna o en la personal se puede copiar con «Share a copy to the client portal» (compartir una copia en el portal de cliente), y el original se queda donde está.
Nota
Un enlace nunca hace público un archivo
Los enlaces solo se abren para las personas que ya tienen acceso al archivo. Un enlace enviado a alguien sin inicio de sesión no le da el archivo, así que un archivo que debe tener el cliente tiene que estar antes en «Shared Client Files».
Del borrador al cliente: la vida de un entregable
Un entregable pasa por borrador, revisión y aprobación, y cada estado tiene un lugar natural en Archivos.
- Redáctalo en tu unidad personal, o en la unidad interna cuando tus compañeros ya estén trabajando en él.
- Revísalo enviando a tus compañeros el enlace de equipo, que abre el archivo para los miembros del espacio de trabajo con sesión iniciada y para nadie más.
- Apruébalo nombrando la versión final y elige después «Share a copy to the client portal». El cliente recibe un solo archivo limpio y la versión de trabajo sigue siendo interna.
- Entrégalo dejando el enlace del portal en el canal de Chat compartido con el cliente, o deja que el cliente lo encuentre en su portal.
- Cierra el círculo retirando de la unidad interna los borradores obsoletos, para que el siguiente compañero vea un único archivo vigente.
El mismo hábito funciona en sentido contrario. Pide a los clientes que usen «Send files» (enviar archivos) en su portal, y lo que te entreguen llegará a «Shared Client Files» con su subida registrada, en lugar de quedarse en un adjunto de correo que solo una persona sabe encontrar.
Hábitos de carpetas que sobreviven a los cambios de equipo
Una unidad sigue siendo útil cuando alguien recién incorporado puede adivinar dónde está cada cosa. Estos hábitos aprovechan lo que Archivos ya ofrece.
| Hábito | Por qué importa | Qué te da Archivos |
|---|---|---|
| Pon el proyecto y una versión en el nombre del archivo | Archivos no guarda historial de versiones, así que el nombre tiene que llevarla | «Duplicate» (duplicar) crea una copia con «(copy)» en el nombre que puedes renombrar |
| Guarda el trabajo terminado en la unidad compartida y los borradores en otra | Todo lo que hay en la unidad compartida es visible para el cliente | Una confirmación que nombra a la audiencia en cada subida a la unidad compartida |
| Usa las carpetas predeterminadas antes de inventar otras nuevas | Así todos saben dónde está un logotipo o un briefing de campaña | «Marketing», «Design» («Logos», «Brand Guidelines», «Important Creatives») y «Development» para cada cliente |
| Mueve dentro de una unidad y copia entre unidades | Entregar un archivo al cliente nunca debería quitarte tu copia de trabajo | «Move to» (mover a) se queda dentro de una unidad, y «Share a copy» (compartir una copia) deja el original |
Los archivos de marca que se suben durante el onboarding de un cliente aparecen en la carpeta interna «Design» y se gestionan desde el perfil del cliente en Subcuentas, así que muévelos o elimínalos allí. El material escrito breve, como un briefing o una página de procesos, suele corresponder a Notas, donde se puede enlazar desde una tarea o un mensaje, y conviene reservar Archivos para los entregables terminados.
Qué acepta, rechaza y previsualiza Archivos
Los límites son pocos y se indican en el momento en que los alcanzas.
| Situación | Qué hace Archivos |
|---|---|
| Un archivo de más de 50 MB | Se rechaza antes de empezar la subida, indicando el límite |
| Un archivo vacío | Se rechaza |
| Un programa, script, página web, instalador, imagen de disco o acceso directo | Se rechaza, porque estos tipos no se almacenan en una unidad |
| Un tipo sin vista previa integrada | Ofrece «Download» (descargar) en lugar de una vista previa |
| Un archivo eliminado | Se elimina definitivamente tras una confirmación, sin papelera de la que restaurarlo |
| Una carpeta eliminada | Se elimina con todo lo que contiene, tras una confirmación que lo dice |
Para encontrar un archivo, busca por nombre, filtra por tipo (imágenes, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, audio y vídeo, archivos comprimidos y otros), ordena por nombre, última modificación, tamaño o tipo de archivo, y alterna entre una cuadrícula y una lista. La cabecera mantiene un recuento actualizado de archivos y de tamaño almacenado para el cliente que estás viendo.
Cómo reciben los clientes los archivos y cómo los devuelven
El portal muestra al cliente una sola unidad, la compartida, y nada de cómo organiza la suya tu equipo.
Qué puede hacer un cliente
Un cliente abre Archivos en su portal y ve lo que hay en «Shared Client Files». Puede previsualizarlo y descargarlo, subir sus propios archivos con «Send files» o arrastrándolos, crear carpetas y renombrar lo que ha añadido. Un administrador del cliente puede eliminar los archivos que subió él mismo.
Lo que un cliente nunca ve
Tus unidades personales y «Internal Agency Files» nunca llegan al portal. Los archivos de chat solo aparecen en las conversaciones que el cliente puede abrir, en la misma vista de solo lectura «Chat attachments» que usas tú, así que un archivo enviado en tu canal de Chat exclusivo de la agencia se queda con tu equipo.
Dónde más aparecen los archivos de un cliente
La columna lateral del «Meeting Hub» (centro de reuniones) en Reuniones muestra una vista previa de los archivos compartidos del cliente, o de los internos cuando todavía no se ha compartido nada, de modo que el documento que se está comentando queda a un clic de la agenda.
Preguntas frecuentes
¿Puede un cliente ver mis «Internal Agency Files»?
No. El portal de un cliente muestra la unidad «Shared Client Files» y nada más del lado de la agencia. Tus archivos personales y la unidad «Internal Agency Files» se quedan con tu equipo. Para dar a un cliente un archivo que vive en una de esas unidades, usa «Share a copy to the client portal» y el original se queda donde está.
¿Qué tamaño puede tener un archivo y qué rechaza Archivos?
Un archivo puede pesar hasta 50 MB. Archivos rechaza los archivos vacíos y los tipos que se ejecutan o se abren como programas, como ejecutables, scripts, páginas web, instaladores, imágenes de disco y archivos de acceso directo. La comprobación se hace antes de empezar la subida, y el mensaje nombra el archivo y el motivo.
¿Archivos conserva versiones anteriores de un documento?
No. Archivos guarda el archivo que subiste, no un historial de ediciones, y eliminar es permanente tras una confirmación. Pon una versión en el nombre y usa «Duplicate» para conservar una copia antes de reemplazar un archivo. El panel de detalle sí registra quién añadió o movió un archivo y cuándo.
¿Qué comparte realmente el botón «Share»?
Un enlace de equipo abre el archivo o la carpeta para los miembros de tu espacio de trabajo con sesión iniciada, y un enlace de portal abre un elemento de «Shared Client Files» para los miembros y administradores del propio cliente. Los enlaces solo se abren para las personas que ya tienen acceso. Nada en el cuadro de diálogo crea una dirección web pública.
¿Cómo encuentro un archivo que alguien envió por chat?
Abre la unidad «Internal Agency Files» del cliente y elige «Chat attachments». Enumera los archivos enviados en las conversaciones que puedes abrir, una carpeta por conversación, y es de solo lectura. Los archivos de los mensajes directos se quedan con las personas que participan en ellos, así que solo aparecen para esas personas.
¿Pueden mis clientes subirme archivos?
Sí, a través de su portal. Usan «Send files» o arrastran archivos a una carpeta de la unidad compartida, y pueden crear carpetas y renombrar sus propios elementos. Los archivos llegan a «Shared Client Files», donde los ve tu equipo. El acceso al portal, y con él las subidas de los clientes, empieza en el plan Scale.
¿Puedo mover un archivo de una unidad a otra?
«Move to» funciona dentro de una sola unidad. Para poner un archivo delante de un cliente, usa «Share a copy to the client portal», que lo copia en «Shared Client Files» y deja el original donde estaba. Así, entregar un trabajo nunca te quita tu propia copia de trabajo.