クライアントファイル
ようやく整理された、すべてのクライアントのファイル
クライアントごとに、プライベート・社内・クライアント共有という区分を持つ本物のドライブを用意し、フォルダ、ブランドアセット、操作履歴まで、ファイルが関わるプロジェクトや会議とつなげて管理できます。自社のワークスペースを作成するか、まずは使い方をご確認ください。
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- 月額 99 ドルからのプラン
- 複数のクライアントを抱える代理店向けに設計
- コンソール全体に自社ブランドを反映
クライアントファイル
クライアント向けファイル共有、個人・社内・共有の 3 つのドライブでファイルを迷わず管理
代理店のファイルは、個人のドライブやメールの添付、そして誰も最新版だと信じられない共有フォルダに散らばりがちです。AI Marketing Dashboardのファイルワークスペースは、コンソールの中にクライアントごとの整理されたドライブを用意します。作業中のものを置くプライベート領域、チーム用の社内領域、クライアントに見せるべきものだけを置くクリーンな共有領域です。これにより、正しいファイルは常に、それが属する業務のすぐそばの正しい場所にあります。
クライアントごとのドライブ
すべてのクライアントに、あらかじめ用意される三つのドライブ
クライアントを選ぶと、ファイルにはそのアカウントのドライブだけが表示され、必要なフォルダはあらかじめ用意されています。
My Personal Files（個人ファイル）
自分専用の作業スペース
自分だけが見られる下書きと作業中のファイル。メンバーは全員、「General」フォルダから始まります。Internal Agency Files（社内ファイル）
チームの共有ドライブ
「Marketing」「Design」「Development」の各フォルダは、クライアントの作成時に一緒に作られ、「Design」には「Logos」「Brand Guidelines」「Important Creatives」が入ります。Shared Client Files（クライアント共有ファイル）
完成した納品物と承認済みの成果物を、社内の作業とは分けて保管します。ここにも同じ初期フォルダが作られます。Chat attachments（チャットの添付ファイル）
クライアントのチャットで送られたすべてのファイル
閲覧専用のビューひとつに、そのドライブの会話で送られたファイルが、会話ごとにフォルダ分けして並びます。ダイレクトメッセージは、その参加者だけに非公開のままです。プレビューと共有
開いて、確認して、送る
詳細パネルは、保存されたファイルをその場でプレビューし、誰がいつ追加または移動したかを表示して、チーム向けのリンクをコピーできます。
クライアント側
クライアントは自分のポータルでファイルを探し、送る
- 「Send files」でアップロードするか、ドラッグ＆ドロップする
- ファイルそのものから、プレビュー、詳細の確認、ダウンロードができる
- 自分が開ける会話のための、閲覧専用の「Chat attachments」ビュー
すべてのクライアントに、チームが信頼できるドライブを
ワークスペースにクライアントを追加すると、そのドライブが現れ、フォルダもあらかじめ用意されています。
プランは月額 99 ドルから。
このページの内容
クライアントごとに分かれた、3 つの明確なドライブ領域
マイ・社内・共有、決して一つにまとめない保管場所
クライアントを切り替えると、そのアカウント専用のドライブが表示されます。自分の作業中データを置くマイ領域、チーム全員が使える社内領域、クライアントに見せる納品物を置く共有領域の 3 つに分かれています。この 3 領域モデルのおかげで、下書きが誤クリック一つでクライアントの目に触れることはなく、「これはどこに置くべきか」と迷う手間もありません。
ドライブはクライアントごとに分かれているため、アカウントをまたいでファイルが混ざることはありません。ファイルツールは意図的に「全クライアント」表示を制限しており、ファイルはあくまでクライアントごとのドライブであるという考え方から、意味のない統合フォルダを作る代わりに、クライアントを選ぶよう促します。これにより、各アカウントの書類はそれぞれの領域にきちんと収まります。
フォルダ、アップロード、本物のファイル詳細ビュー
チームの整理の仕方をそのまま反映
入れ子のフォルダを作成し、ファイルをアップロードし、自由に移動させ、どのファイルでも詳細パネルを開いてメタデータと操作履歴を確認できます。並び順は安定しているため、今日アップロードしたファイルは、再読み込みのたびに入れ替わることなく、明日も同じ場所にあります。これは小さな信頼性の違いですが、チームが共有ドライブを本当に信頼できるかどうかを左右します。
ストレージ使用量はリアルタイムに表示され、実際に保存されているファイル数と使用量をそのまま反映します。見せかけの数字ではないため、アカウントの状況を一目で正確に把握できます。
使う場所でそのまま手に入る、ブランドアセットとガイドライン
ロゴとブランドブックが、クライアントのドライブに自動表示
クライアントのブランドヒアリング時にアップロードされたロゴやガイドライン資料などのブランドアセットは、そのクライアントの社内フォルダ「デザイン / ブランドガイドライン」に自動的に表示されます。そのため、そのアカウントのデザインを担当するチームは、最新のロゴを探し回ることなく、常に元データを手元に置いておけます。
ブランドを取り込む場所と、実際に使う場所がつながることで、普段こそ途切れがちな引き継ぎがなくなります。最新のブランド素材は、古いメールのやり取りに埋もれるのではなく、実際に作業が行われる場所にあります。
何が変わったかが分かる、操作履歴
追加・移動の記録と、その日時
ドライブ上の重要な操作はすべて記録されるため、フォルダはブラックボックスになりません。何が追加され、何が移動されたかを確認でき、アカウントのファイルがどのように変化してきたかも把握できます。複数のアカウントに多くの人が関わる代理店にとって、この説明責任こそが、共有ドライブが気づかないうちに混乱していくのを防ぎます。
あえて軽量な設計にしてあります。「ここで何が起きたのか」に答えられる程度の記録にとどめ、ファイル管理をコンプライアンス業務に変えてしまうことはありません。
ワークスペースの他の部分とつながるファイル
会議、プロジェクト、チャットが指し示す、同じ資料
クライアントの共有ファイルは、会議ハブのワークスペースレールに表示され、チャットのメッセージから参照でき、業務を管理しているプロジェクトの隣にも並びます。ファイルはワークフローの一部であり、わざわざワークフローを離れて訪れる先ではありません。
この結び付きこそ、ファイルを汎用のクラウドドライブではなく、コンソールの中に置いておく理由です。書類と、それが支えている業務との距離は、常にワンクリック以内に収まります。
このファイルは、どのドライブに置くべきか
クライアント向けファイル共有では、クライアントごとに三つのドライブがあり、答えるのは「誰がそのファイルを開けるか」というただひとつの問いです。クライアントに届くのは、そのうちのひとつだけです。
| 場所 | 開けるのは | 置くもの | クライアントに届くか |
|---|---|---|---|
| 「My Personal Files」（個人ファイル） | 本人と、ワークスペースの管理者 | 下書きと作業中のもの | 届かない |
| 「Internal Agency Files」（社内ファイル） | そのクライアントにアクセスできるチームメンバー | 作業用ファイル。「Marketing」「Design」「Development」のフォルダが用意されている | 届かない |
| 「Shared Client Files」（クライアント共有ファイル） | 同じチームメンバーと、クライアントのポータルのメンバー | 完成した納品物と、承認済みの成果物 | 届く（ScaleとEnterpriseのプランで利用可能） |
| 「Chat attachments」（チャットの添付ファイル） | そのファイルが送られた会話を開ける人 | 何も置かない。チャットで送られたファイルを表示するだけの、閲覧専用のビュー | クライアントが開ける会話のものだけ |
ドライブを選ぶ前に、クライアントを選びます。ファイルの画面に表示されるのは、一度にひとつのクライアントだけです。「全クライアント」を選んだ場合は、ドライブを統合せず、すべてのアカウントの概要が表示されます。そのため、二つのクライアントの書類が同じフォルダで混ざることはありません。代理店自身のアカウントには社内ドライブがあり、共有ドライブはありません。そこに追加したファイルは、中身がまだ保存されていない参照用のエントリーとして一覧に表示されます。
ヒント
アップロード時のメッセージが、誰に見えるかを示す
ファイルが「Shared Client Files」に入ると、確認メッセージに、クライアントのポータルで見えることが示されます。意図していなかった場合は、このメッセージが、すぐにファイルを削除する合図です。
クライアントの取り違えを防ぐ、五つのステップのアップロード手順
ファイルの取り違えは、ほとんどが最初の十秒、つまりファイルを選ぶ前に起こります。この手順がペースを落とすのは、その部分だけです。
クライアント名を読む
ヘッダーには、アカウント名が表示されています。ドライブを開く前に確認してください。フォルダの構成は、クライアントが変わってもよく似ているためです。
誰がファイルを開く必要があるかを考える
クライアントが開く必要があるなら、「Shared Client Files」を使います。チームだけなら「Internal Agency Files」、まだ下書きの段階なら個人ドライブに置きます。
ルートではなく、フォルダの中にアップロードする
フォルダを開き、「Upload」（アップロード）をクリックするか、ファイルをドラッグして入れます。データが転送されている間は、進捗が表示されます。キャンペーンごと、または月ごとに「New folder」（新しいフォルダ）を作ると、ファイルの多いドライブでも探しやすくなります。
ファイルを開いて確認する
詳細パネルは、保存されたファイルをプレビューできる場合は表示し、詳細情報も一覧にします。操作履歴には、誰が追加または移動したかが記録されます。誰かに案内する前に、中身を確認してください。
意図した方法で共有する
「Share」（共有）では、ログイン中の同僚向けのチームリンクを発行できます。「Shared Client Files」にあるファイルなら、クライアント向けのポータルリンクも発行できます。社内ドライブや個人ドライブにあるファイルは、「Share a copy to the client portal」（クライアントポータルにコピーを共有）でコピーを渡せて、元のファイルはそのまま残ります。
補足
リンクを作っても、ファイルが公開されることはない
リンクを開けるのは、そのファイルにすでにアクセスできる人だけです。ログインしていない人にリンクを送っても、ファイルは渡りません。クライアントに渡すべきファイルは、先に「Shared Client Files」に入れておく必要があります。
下書きからクライアントへの納品まで、成果物が通る道筋
成果物は、下書き、レビュー、承認の順に進み、それぞれの段階には、ファイルの中に自然な置き場所があります。
- 下書きは、個人ドライブで作ります。すでにチームメンバーが一緒に作業しているなら、社内ドライブで作ります。
- レビューは、同僚にチームリンクを送って行います。このリンクで開けるのは、ログイン中のワークスペースのメンバーだけです。
- 承認では、最終版にファイル名を付けてから、「Share a copy to the client portal」を選びます。クライアントに渡るのは整ったひとつのファイルで、作業用のバージョンは社内に残ります。
- 引き渡しは、クライアントとの共有チャットチャンネルにポータルリンクを貼るか、クライアントがポータルで見つけるのに任せます。
- 最後に、置き換え済みの古い下書きを社内ドライブから片づけます。次に開くチームメンバーが、最新のファイルだけを目にできるようになります。
同じ習慣は、逆方向にも使えます。クライアントにポータルの「Send files」（ファイルを送る）を使ってもらえば、渡されたファイルは、アップロードの記録つきで「Shared Client Files」に届きます。ひとりしか見つけられないメールの添付ファイルに埋もれることはありません。
担当者が替わっても続く、フォルダの習慣
新しく入った人が、制作データの置き場所を推測できるドライブは、使い続けられます。ここで挙げる習慣は、ファイルがもともと備えている機能を使うものです。
| 習慣 | 大切な理由 | ファイルが備える機能 |
|---|---|---|
| ファイル名にプロジェクト名とバージョンを入れる | ファイルには版の履歴が残らないため、名前に版を持たせる必要がある | 「Duplicate」（複製）で「(copy)」の付いたコピーが作られ、名前を変更できる |
| 完成した成果物は共有ドライブに、下書きは別の場所に置く | 共有ドライブにあるものは、すべてクライアントに見える | 共有ドライブへのアップロードのたびに、誰に見えるかを示す確認メッセージが出る |
| 新しいフォルダを作る前に、標準のフォルダを使う | ロゴやキャンペーンのブリーフがどこにあるか、全員が分かる | すべてのクライアントに「Marketing」「Design」（「Logos」「Brand Guidelines」「Important Creatives」）「Development」が用意される |
| 移動はドライブの中で、ドライブをまたぐときはコピー | クライアントにファイルを渡しても、手元の作業用コピーが消えてはいけない | 「Move to」（移動先）はひとつのドライブの中だけで動き、「Share a copy」（コピーを共有）は元のファイルを残す |
クライアントの初期ヒアリング時にアップロードされたブランドファイルは、社内の「Design」フォルダに表示されます。管理は、サブアカウントにあるクライアントのプロフィールから行うため、移動や削除もそちらで行います。ブリーフや手順書のような短い文書は、たいていノートに置くのが向いています。ノートならタスクやメッセージからリンクでき、ファイルは完成した成果物のために取っておくのが最適です。
ファイルが受け付けるもの、拒否するもの、プレビューできるもの
制限は多くなく、その制限に当たった時点で、メッセージで知らされます。
| 状況 | ファイルの動作 |
|---|---|
| 50 MBを超えるファイル | アップロードが始まる前に拒否され、上限が示される |
| 空のファイル | 拒否される |
| プログラム、スクリプト、ウェブページ、インストーラー、ディスクイメージ、ショートカット | 拒否される。これらの種類はドライブに保存されない |
| インラインでプレビューできない種類 | プレビューの代わりに「Download」（ダウンロード）が表示される |
| 削除したファイル | 確認のあと、完全に削除される。復元できるごみ箱はない |
| 削除したフォルダ | その旨を伝える確認のあと、中のすべてと一緒に削除される |
ファイルを探すには、名前で検索するか、種類（画像、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、音声と動画、アーカイブ、その他）で絞り込みます。並べ替えは、名前、最終更新、サイズ、ファイルの種類で行え、グリッド表示とリスト表示も切り替えられます。ヘッダーには、表示中のクライアントのファイル数と保存サイズが、常に集計されて表示されます。
クライアントがファイルを受け取り、送り返す流れ
ポータルでクライアントに見えるのは、共有ドライブのひとつだけで、自社のチームが自分たちのファイルをどう整理しているかは、まったく見えません。
クライアントにできること
クライアントはポータルでファイルを開き、「Shared Client Files」にあるものを見られます。プレビューやダウンロードができ、「Send files」やドラッグで自分のファイルをアップロードし、フォルダを作成して、自分が追加したものの名前を変更することもできます。クライアント管理者は、自分でアップロードしたファイルを削除できます。
クライアントに見えないもの
個人ドライブと「Internal Agency Files」が、ポータルに届くことはありません。チャットのファイルは、クライアントが開ける会話のものだけが、自社で使っているのと同じ閲覧専用の「Chat attachments」ビューに表示されます。そのため、代理店だけのチャットチャンネルで送られたファイルは、自社のチームの中にとどまります。
クライアントのファイルが現れるそのほかの場所
会議の「Meeting Hub」のサイドレールには、クライアントの共有ファイルがプレビュー表示されます。共有ファイルがまだなければ、社内のファイルが表示され、話題にしている資料にアジェンダからワンクリックで届きます。
よくある質問
クライアントに、自社の「Internal Agency Files」を見られることはありますか。
ありません。クライアントのポータルに表示されるのは「Shared Client Files」ドライブだけで、代理店側のものはほかに何も見えません。個人のファイルと「Internal Agency Files」ドライブは、自社のチームの中にとどまります。これらのドライブにあるファイルをクライアントに渡すには、「Share a copy to the client portal」を使います。元のファイルはそのまま残ります。
ファイルの上限サイズはどれくらいですか。また、どんなファイルが拒否されますか。
アップロードできるファイルは、50 MBまでです。空のファイルと、プログラムとして実行されたり開かれたりする種類、たとえば実行ファイル、スクリプト、ウェブページ、インストーラー、ディスクイメージ、ショートカットファイルは拒否されます。確認はアップロードが始まる前に行われ、メッセージにファイル名と理由が示されます。
ファイルは、ドキュメントの以前のバージョンを保持しますか。
保持しません。保存されるのはアップロードしたファイルそのもので、編集の履歴ではありません。削除は、確認のあと元に戻せません。名前にバージョンを入れ、ファイルを差し替える前に「Duplicate」でコピーを残してください。詳細パネルには、誰がいつファイルを追加または移動したかが記録されます。
「Share」ボタンで、実際に何が共有されますか。
チームリンクは、ログイン中のワークスペースのメンバーに、ファイルやフォルダを開きます。ポータルリンクは、「Shared Client Files」のアイテムを、クライアント自身のメンバーと管理者に開きます。リンクを開けるのは、すでにアクセス権のある人だけです。このダイアログで、公開ウェブアドレスが作られることはありません。
チャットで誰かが送ったファイルは、どこで見つかりますか。
そのクライアントの「Internal Agency Files」ドライブを開き、「Chat attachments」を選びます。自分が開ける会話で送られたファイルが、会話ごとにフォルダ分けして一覧になり、閲覧専用です。ダイレクトメッセージのファイルは、その参加者の間にとどまるため、当事者にだけ表示されます。
クライアントから、こちらにファイルをアップロードしてもらえますか。
できます。ポータルから行います。「Send files」を使うか、共有ドライブのフォルダにファイルをドラッグして入れます。フォルダの作成や、自分が追加した項目の名前変更もできます。ファイルは「Shared Client Files」に届き、自社のチームが確認できます。ポータルへのアクセスと、それに伴うクライアントからのアップロードは、Scale プラン以上で利用できます。
ファイルを別のドライブに移動できますか。
「Move to」が使えるのは、ひとつのドライブの中だけです。ファイルをクライアントに見せるには、「Share a copy to the client portal」を使います。ファイルは「Shared Client Files」にコピーされ、元のファイルはそのまま残ります。こうすれば、作業を引き渡しても、自分の作業用コピーが消えることはありません。