Arquivos do cliente
Os arquivos de cada cliente, enfim organizados
Um drive de verdade por cliente — espaços privado, interno e compartilhado com o cliente, pastas, materiais de marca e histórico de atividade — conectado aos projetos e às reuniões que aqueles arquivos sustentam. Crie seu próprio espaço de trabalho ou veja como funciona.
Já tem um espaço de trabalho? Entrar
- Planos a partir de US$ 99 por mês
- Feito para agências com vários clientes
- Sua marca em todo o console
Arquivos do cliente
Gestão de arquivos e compartilhamento com clientes para agências de marketing
Os arquivos de uma agência acabam espalhados por drives pessoais, anexos de e-mail e uma pasta compartilhada em que ninguém confia estar atualizada. O AI Marketing Dashboard traz a gestão de arquivos para dentro do console e dá a cada cliente um drive organizado — um espaço privado para o que ainda está em andamento, um espaço interno para a equipe e um espaço compartilhado e limpo com o que o cliente deve ver — para que o arquivo certo esteja sempre no lugar certo, ao lado do trabalho a que ele pertence.
Drives por cliente
Três drives para cada cliente, já configurados
Escolha um cliente e a área de Arquivos mostra só os drives daquela conta, com as pastas que você espera já no lugar.
“My Personal Files” (meus arquivos pessoais)
Um lugar só seu para trabalhar
Rascunhos e trabalhos em andamento que só você pode ver. Todo membro começa com uma pasta “General”.“Internal Agency Files” (arquivos internos da agência)
O drive compartilhado da equipe
As pastas “Marketing”, “Design” e “Development” são criadas junto com o cliente, e a “Design” guarda “Logos”, “Brand Guidelines” e “Important Creatives”.“Shared Client Files” (arquivos compartilhados com o cliente)
Entregas finalizadas e materiais aprovados, separados do trabalho interno. As mesmas pastas iniciais são criadas aqui.“Chat attachments” (anexos do chat)
Todo arquivo enviado nos chats de um cliente
Uma visão somente leitura lista os arquivos das conversas daquele drive, uma pasta por conversa. As mensagens diretas continuam privadas para as pessoas que participam delas.Prévia e compartilhamento
Abra, confira, envie
Um painel de detalhe mostra a prévia do arquivo armazenado na própria tela, informa quem o adicionou ou moveu e quando, e copia um link para a sua equipe.
O lado do cliente
Os clientes encontram e enviam arquivos no próprio portal
- Suba com “Send files” ou arrastando e soltando
- Veja a prévia, confira os detalhes e baixe a partir do próprio arquivo
- Uma visão “Chat attachments” somente leitura das conversas que ele pode abrir
Dê a cada cliente um drive em que a sua equipe possa confiar
Adicione um cliente ao seu espaço de trabalho e os drives dele aparecem, com as pastas já no lugar.
Os planos começam em US$ 99 por mês.
Nesta página
Um drive separado por cliente organiza a gestão de arquivos em três espaços claros
Pessoal, Interno e Compartilhado — nunca um depósito indiferenciado
Troque de cliente e você vê o drive daquela conta, dividido em um espaço pessoal para o que você ainda está produzindo, um espaço interno que a equipe inteira usa e um espaço compartilhado com as entregas que o cliente pode ver. O modelo de três espaços faz com que um rascunho nunca esteja a um clique errado do cliente, e ninguém precisa parar para decidir “onde é que isso vai”.
Como os drives são por cliente, os arquivos nunca se misturam entre contas. A ferramenta protege de propósito a visão de todos os clientes — arquivos são um drive por conta, então ela pede que você escolha um cliente em vez de inventar uma pasta unificada sem sentido —, o que mantém os documentos de cada conta firmemente na própria pista.
Pastas, uploads e um painel de detalhe de verdade
Organize do jeito que a sua equipe já arquiva as coisas
Crie pastas aninhadas, suba arquivos, mova o que precisar e abra qualquer item em um painel de detalhe com os metadados e a atividade dele. A ordenação é estável, então o arquivo que você subiu hoje está no mesmo lugar amanhã, em vez de se embaralhar de novo a cada recarga — o detalhe pequeno de confiabilidade que decide se uma equipe realmente adota um drive compartilhado.
Um indicador de armazenamento ao vivo reflete o que está guardado de fato — uma contagem real de arquivos e de uso, não um número decorativo — para você sempre saber em que pé está cada conta com um olhar.
Identidade visual e manuais de marca no lugar em que são usados
Logos e brandbooks aparecendo no drive do cliente
Os materiais de marca enviados durante o briefing de marca do cliente — logos, documentos de diretrizes e afins — aparecem automaticamente na pasta interna de Design / Diretrizes de marca daquele cliente, então quem está criando para a conta sempre tem os arquivos-fonte à mão, em vez de perguntar por aí qual é o logo mais recente.
Isso conecta o lugar onde você captura a marca ao lugar onde você a usa, que é justamente o repasse que costuma se quebrar. O material de marca mais novo fica onde o trabalho acontece, não enterrado em uma thread antiga de e-mail.
Um histórico de atividade para você saber o que mudou
Quem adicionou ou moveu o quê, e quando
Toda ação relevante no drive fica registrada, então uma pasta não é uma caixa-preta — dá para ver o que foi adicionado ou movido e manter a noção de como os arquivos de uma conta evoluíram. Para uma agência com muitas mãos em muitas contas, essa rastreabilidade é o que impede que um drive compartilhado escorregue em silêncio para o caos.
É leve por decisão de projeto: registro suficiente para responder “o que aconteceu aqui?” sem transformar a gestão de arquivos em um projeto de conformidade.
Arquivos conectados ao resto do espaço de trabalho
Os mesmos documentos para os quais as reuniões, os projetos e o chat apontam
Os arquivos compartilhados do cliente aparecem no trilho do espaço de trabalho dentro da central de reuniões, podem ser referenciados em uma mensagem do chat e convivem com os projetos em que o trabalho é acompanhado — então um arquivo faz parte do fluxo, não é um destino que obriga você a sair dele.
Essa conexão é o motivo inteiro de manter os arquivos dentro do console em vez de um drive genérico na nuvem: o documento e o trabalho que ele sustenta nunca estão a mais de um clique um do outro.
Em qual drive este arquivo deve ficar?
Na gestão de arquivos de cada cliente, existem três drives, e eles respondem a uma única pergunta: quem pode abrir o arquivo. Só um deles chega ao cliente.
| Onde | Quem pode abrir | O que colocar aqui | Chega ao cliente? |
|---|---|---|---|
| “My Personal Files” (meus arquivos pessoais) | Você e os administradores do seu espaço de trabalho | Rascunhos e trabalhos em andamento | Não |
| “Internal Agency Files” (arquivos internos da agência) | Os membros da equipe que têm acesso àquele cliente | Arquivos de trabalho, com as pastas “Marketing”, “Design” e “Development” já prontas | Não |
| “Shared Client Files” (arquivos compartilhados com o cliente) | Os mesmos membros da equipe e as pessoas do portal do cliente | Entregas finalizadas e materiais aprovados | Sim, nos planos Scale e Enterprise |
| “Chat attachments” (anexos do chat) | Quem puder abrir a conversa de onde o arquivo veio | Nada: é uma visão somente leitura dos arquivos enviados no chat | Só nas conversas que o cliente pode abrir |
Escolha o cliente antes de escolher o drive. A área de Arquivos mostra um cliente por vez e, com “Todos os clientes” selecionado, mostra uma visão geral de todas as contas em vez de um drive misturado, então não existe uma pasta em que os documentos de dois clientes possam se misturar. A conta da própria agência tem um drive interno e nenhum compartilhado, e os arquivos adicionados ali aparecem como entradas de referência cujo conteúdo ainda não é armazenado.
Dica
A mensagem do upload cita quem vai ver o arquivo
Quando um arquivo cai em “Shared Client Files”, a confirmação diz que ele fica visível para o cliente no portal dele. Se não era essa a intenção, a mensagem é o sinal para remover o arquivo na hora.
Uma rotina de upload em cinco passos que evita o erro de cliente trocado
A maioria das trocas de arquivo acontece nos primeiros dez segundos, antes mesmo de o arquivo ser escolhido. A rotina desacelera só essa parte.
Leia o nome do cliente
O cabeçalho mostra o nome da conta. Confirme antes de abrir um drive, porque as pastas são parecidas de um cliente para outro.
Pergunte quem precisa abrir o arquivo
Se for o cliente, use “Shared Client Files”. Se for só a equipe, use “Internal Agency Files”. Se você ainda está rascunhando, mantenha o arquivo no seu drive pessoal.
Suba para a pasta, não para a raiz
Abra a pasta e clique em “Upload” ou arraste os arquivos para dentro. O progresso aparece enquanto os dados são enviados. Criar uma pasta (“New folder”) por campanha ou por mês deixa um drive movimentado fácil de percorrer.
Abra o arquivo e confira
O painel de detalhe mostra a prévia do arquivo armazenado quando possível e lista os detalhes dele, e o histórico de atividade registra quem o adicionou ou moveu. Confira o conteúdo antes de indicar o arquivo a alguém.
Compartilhe do jeito pretendido
“Share” (compartilhar) oferece um link de equipe para colegas com login e, para arquivos em “Shared Client Files”, um link do portal para o cliente. Um arquivo que ainda está no drive interno ou pessoal pode ser copiado para lá com “Share a copy to the client portal” (compartilhar uma cópia com o portal do cliente), e o original continua onde está.
Nota
Um link nunca torna um arquivo público
Os links só abrem para quem já tem acesso ao arquivo. Um link enviado a alguém sem login não dá o arquivo a essa pessoa, então um arquivo que o cliente deve receber precisa estar antes em “Shared Client Files”.
Do rascunho ao pronto para o cliente: a vida de uma entrega
Uma entrega passa por rascunho, revisão e aprovação, e cada fase tem um lugar natural em Arquivos.
- Faça o rascunho no seu drive pessoal ou no drive interno, quando colegas já estiverem trabalhando nele.
- Revise enviando aos colegas o link de equipe, que abre o arquivo para os membros do espaço de trabalho com login e para mais ninguém.
- Aprove dando nome à versão final e escolha “Share a copy to the client portal”. O cliente recebe um arquivo limpo, e a versão de trabalho continua interna.
- Entregue colando o link do portal no canal compartilhado do Chat com o cliente, ou deixe que o cliente o encontre no portal dele.
- Feche o ciclo tirando do drive interno os rascunhos substituídos, para que o próximo colega veja um único arquivo atual.
O mesmo hábito funciona no sentido contrário. Peça aos clientes que usem “Send files” (enviar arquivos) no portal deles, e o que eles entregam chega em “Shared Client Files” com o upload registrado, em vez de ficar em um anexo de e-mail que só uma pessoa consegue achar.
Hábitos de organização de pastas que sobrevivem a mudanças na equipe
Uma boa gestão de arquivos continua funcionando quando quem acabou de entrar consegue adivinhar onde as coisas estão. Estes hábitos usam o que a área de Arquivos já oferece.
| Hábito | Por que importa | O que a área de Arquivos oferece |
|---|---|---|
| Coloque o projeto e a versão no nome do arquivo | A área de Arquivos não guarda histórico de versões, então o nome precisa carregar essa informação | “Duplicate” (duplicar) cria uma cópia com “(copy)” no nome, que você pode renomear |
| Mantenha o trabalho finalizado no drive compartilhado e os rascunhos em outro lugar | Tudo o que está no drive compartilhado fica visível para o cliente | Uma confirmação que cita o público em todo upload no drive compartilhado |
| Use as pastas padrão antes de inventar novas | Assim todo mundo sabe onde fica um logo ou um briefing de campanha | As pastas “Marketing”, “Design” (“Logos”, “Brand Guidelines”, “Important Creatives”) e “Development” em todo cliente |
| Mova dentro de um drive e copie entre drives | Entregar um arquivo ao cliente nunca deve apagar a sua cópia de trabalho | “Move to” (mover para) fica dentro de um só drive, e “Share a copy” (compartilhar uma cópia) mantém o original |
Os arquivos de marca enviados durante o briefing de marca de um cliente aparecem na pasta interna “Design” e são gerenciados pelo perfil do cliente em Subcontas, então mova ou exclua esses arquivos por lá. Textos curtos, como um briefing ou uma página de processo, costumam ficar melhor em Notas, que podem ser referenciadas em uma tarefa ou em uma mensagem, e a área de Arquivos funciona melhor para os materiais finalizados.
O que a área de Arquivos aceita, recusa e mostra em prévia
Os limites são poucos e são informados no momento em que você esbarra neles.
| Situação | O que a área de Arquivos faz |
|---|---|
| Um arquivo maior que 50 MB | Recusado antes de o upload começar, com o limite informado |
| Um arquivo vazio | Recusado |
| Um programa, script, página da web, instalador, imagem de disco ou atalho | Recusado, porque esses tipos não são armazenados em um drive |
| Um tipo sem prévia integrada | Oferece “Download” no lugar da prévia |
| Um arquivo excluído | Removido de vez depois de uma confirmação, sem lixeira para restaurar |
| Uma pasta excluída | Removida com tudo o que há dentro, depois de uma confirmação que avisa isso |
Para achar um arquivo, busque pelo nome, filtre por tipo (imagens, documentos, planilhas, apresentações, áudio e vídeo, arquivos compactados e outros), ordene por nome, última modificação, tamanho ou tipo de arquivo e alterne entre grade e lista. O cabeçalho mostra a contagem de arquivos e o tamanho armazenado do cliente que está em exibição.
Como os clientes recebem arquivos e os enviam de volta
No compartilhamento de arquivos com clientes, o portal mostra um único drive, o compartilhado, e nada sobre como a sua equipe organiza os próprios.
O que um cliente pode fazer
O cliente abre Arquivos no portal dele e vê o que está em “Shared Client Files”. Ele pode ver a prévia e baixar os arquivos, subir os próprios arquivos com “Send files” ou arrastando-os para dentro, criar pastas e renomear o que adicionou. Um administrador do cliente pode excluir os arquivos que ele mesmo subiu.
O que um cliente nunca vê
Os seus drives pessoais e o “Internal Agency Files” nunca chegam ao portal. Os arquivos do chat aparecem apenas nas conversas que o cliente pode abrir, na mesma visão somente leitura “Chat attachments” que você usa, então um arquivo enviado em um canal do Chat só da agência fica com a sua equipe.
Onde mais os arquivos de um cliente aparecem
O painel lateral do “Meeting Hub” (central de reuniões) em Reuniões mostra uma prévia dos arquivos compartilhados do cliente, ou dos internos quando ainda não há nada compartilhado, para que o documento em discussão fique a um clique da pauta.
Perguntas frequentes
Um cliente consegue ver os “Internal Agency Files” (arquivos internos da minha agência)?
Não. O portal de um cliente mostra o drive “Shared Client Files” e nada mais do lado da agência. Os seus arquivos pessoais e o drive “Internal Agency Files” ficam com a sua equipe. Para dar a um cliente um arquivo que está em um desses drives, use “Share a copy to the client portal”, e o original continua onde está.
Qual é o tamanho máximo de um arquivo e o que a área de Arquivos recusa?
Um arquivo pode ter até 50 MB. A área de Arquivos recusa arquivos vazios e tipos que executam ou abrem como programas, como executáveis, scripts, páginas da web, instaladores, imagens de disco e arquivos de atalho. A verificação acontece antes de o upload começar, e a mensagem cita o arquivo e o motivo.
A área de Arquivos guarda versões anteriores de um documento?
Não. A área de Arquivos guarda o arquivo que você subiu, e não um histórico de edições, e excluir é definitivo depois de uma confirmação. Coloque a versão no nome e use “Duplicate” para guardar uma cópia antes de substituir um arquivo. O painel de detalhe registra, sim, quem adicionou ou moveu um arquivo e quando.
O que o botão “Share” (compartilhar) realmente libera?
Um link de equipe abre o arquivo ou a pasta para os membros do seu espaço de trabalho com login, e um link do portal abre um item de “Shared Client Files” para os membros e administradores do próprio cliente. Os links só abrem para quem já tem acesso. Nada na janela cria um endereço público na web.
Como encontro um arquivo que alguém enviou no chat?
Abra o drive “Internal Agency Files” do cliente e escolha “Chat attachments”. Ele lista os arquivos enviados nas conversas que você pode abrir, uma pasta por conversa, e é somente leitura. Os arquivos de mensagens diretas ficam com as pessoas que participam delas, então só aparecem para essas pessoas.
Os meus clientes podem enviar arquivos para mim?
Podem, pelo portal deles. Eles usam “Send files” ou arrastam os arquivos para uma pasta do drive compartilhado, e podem criar pastas e renomear os próprios itens. Os arquivos chegam em “Shared Client Files”, onde a sua equipe os vê. O acesso ao portal, e com ele os uploads dos clientes, começa no plano Scale.
Posso mover um arquivo de um drive para outro?
“Move to” funciona dentro de um único drive. Para colocar um arquivo diante de um cliente, use “Share a copy to the client portal”, que o copia para “Shared Client Files” e deixa o original onde estava. Assim, entregar um trabalho nunca remove a sua própria cópia de trabalho.