Software de gestão de projetos feito para agências de marketing

Abra uma tarefa em um painel completo: descrição, vários responsáveis, datas de início e de entrega, prioridade, etiquetas, anexos reais, uma estimativa e as horas lançadas, observadores, impedimentos e comentários. Uma faixa de contexto nomeia o cliente e o projeto a que ela pertence, e o nome do projeto leva direto para lá.

Tudo em que você toca fica registrado. O histórico de atividade guarda mudanças de status, trocas de responsável, edições de data, comentários e alterações de campos personalizados junto de quem as fez, e uma etiqueta discreta mostra Salvando, Todas as alterações salvas ou Tentando de novo, para ninguém ficar em dúvida se a edição foi gravada.

Quebre o trabalho e cada subtarefa é uma tarefa genuína: título, descrição, responsáveis, prazo, prioridade, status, etiquetas, anexos e conversa de comentários próprios. Abra uma no mesmo painel, entregue-a a outro especialista, dê a ela um prazo próprio — ela continua entrando no progresso da tarefa-mãe.

A hierarquia é deliberadamente de um nível só, e uma subtarefa fica sempre no projeto e na conta de cliente da tarefa-mãe, então uma quebra nunca vira uma árvore que ninguém consegue navegar. As visões escondem as subtarefas até você ligá-las, e as estatísticas do projeto contam apenas as tarefas de primeiro nível.

Quando um passo não merece uma tarefa inteira, o checklist continua ali: itens com nome que você marca dentro da tarefa. Qualquer item do checklist pode ser promovido a subtarefa de verdade no momento em que ganhar peso, e excluir uma tarefa leva junto as subtarefas dela, sob um único desfazer.

Digite @ em um comentário de tarefa e um seletor de pessoas abre sobre o campo de escrita, o mesmo que a sua equipe usa no chat. Escolha um nome e a menção vira uma etiqueta na conversa. Colegas que não estão no projeto também são oferecidos, claramente marcados, para você chamar quem sabe a resposta.

Uma menção notifica a pessoa citada; um comentário novo notifica os responsáveis e os observadores da tarefa. As duas coisas chegam ao sino do cabeçalho e à Central de atividades, com link direto para a tarefa exata, e uma menção tem precedência sobre um comentário comum, então ela é arquivada em menções. Os seus próprios comentários nunca tocam o seu próprio sino.

Essa mesma conversa é o que o cliente vê em um projeto compartilhado, com os marcadores de menção reescritos como nomes simples no servidor — então um portal nunca mostra as chaves internas dos seus membros, e ninguém mantém uma segunda conversa higienizada em outro lugar.

Renomeie, recoloque, reordene, adicione e exclua colunas de status para que o quadro espelhe o seu fluxo real — Backlog, Em andamento, Aprovação do cliente, seja lá como a sua casa chama isso — com uma coluna marcada como o estado de concluído. As prioridades funcionam do mesmo jeito: mantenha Urgente, Alta, Média e Baixa, crie as suas ou restaure tudo em um clique.

Os campos personalizados deixam uma tarefa guardar o que o seu processo exige e que nenhum modelo pronto traz: texto de uma linha, texto longo, número, data, caixa de seleção, URL ou seleção única com as suas opções. Marque um como obrigatório e um valor vazio é sinalizado na tarefa; um campo criado pela API de Projetos ganha uma etiqueta From API.

As três listas moram em um painel só — Configurações → Projetos — para que o vocabulário compartilhado pelas colunas, filtros, agrupamentos e pela API não se divida em três versões. Aposentar um campo o esconde sem apagar os valores já guardados, e excluir um status leva as tarefas dele para a primeira coluna.

Todo projeto pertence a um cliente, então selecionar uma conta filtra o quadro para o trabalho daquele cliente e esconde o resto — a estrutura de que uma agência com vários clientes precisa para que doze contas não virem um único backlog embaralhado. Nada fica em uma gaveta genérica fora de uma conta.

Troque para Todos os projetos e veja a carteira inteira de um cliente em qualquer uma das cinco visões, agrupada e etiquetada por projeto: é a visão que você abre antes de uma reunião com o cliente. Escolha Todos os clientes e as mesmas visões se abrem em um agregado entre clientes, com cada linha etiquetada com o cliente dela.

Quando alguém envia um plano de mídia paga, de redes sociais, de e-mail ou de SMS para aprovação, o console cria uma tarefa real em um projeto de Planos de marketing daquele cliente — atribuída ao aprovador, com prazo de alguns dias, etiquetada para marketing e com link direto para o plano.

Quem revisa aprova ou pede mudanças em Equipe > Aprovações ou no próprio plano; a tarefa aponta para lá, e concluí-la sozinha não aprova nada. A tarefa de revisão fica onde o resto do trabalho fica — no quadro, na lista do próprio responsável, sobrevivendo a uma recarga — em vez de ficar em um e-mail que ninguém encontra depois.

Marque um projeto como visível para o cliente e as tarefas dele vão junto, de modo que o cliente veja no próprio portal uma visão limpa do programa que você toca para ele — enquanto uma exceção por tarefa mantém fora de vista o que é interno. O padrão é privado até alguém decidir compartilhar.

Essa dupla trava permite que um quadro só sirva à sua equipe e ao seu cliente sem dois controles que se descolam. Os clientes comentam no que conseguem ver, e as respostas deles caem na mesma conversa que a sua equipe já está lendo, em vez de chegarem como uma captura de tela por e-mail.

Projetos é responsivo até cerca de 360 pixels de largura. A barra lateral vira uma gaveta, a lista se empilha em cartões legíveis, tabelas densas rolam no próprio eixo em vez de empurrarem a página para o lado, e o painel da tarefa abre como uma folha de altura inteira.

Isso importa porque o trabalho de agência não fica parado em uma mesa. Repassar uma tarefa entre reuniões, marcar uma subtarefa na recepção de um cliente, responder a uma @menção no trem — o seletor de menções, os editores de campo e o campo de escrita foram feitos para o polegar.

Os gerenciadores de trabalho de uso geral são bons softwares, e muita agência roda em um deles. O que eles pedem é que você reconstrua a dimensão do cliente por conta própria: um espaço de trabalho por conta, uma convenção de etiquetas que todo mundo precisa lembrar, acesso do cliente concedido pessoa a pessoa, um portal separado, acoplado depois.

Aqui o cliente faz parte do modelo. Um projeto pertence a uma conta de cliente que já guarda os arquivos, o canal de chat, as reuniões, as notas, o pipeline de CRM, os planos de campanha e os relatórios daquele cliente — então uma tarefa pode apontar para o briefing de onde veio, e compartilhá-la com o cliente é só acionar um interruptor.

A troca honesta: este é um gerenciador de projetos para agências que tocam trabalho de cliente, não uma plataforma para construir qualquer coisa. Sem automações de tarefa, sem geradores de tarefas recorrentes, sem loja de aplicativos — um espaço de trabalho em que o trabalho, as aprovações e o cliente são os mesmos registros.