プロジェクト管理ツール、代理店のクライアント業務に合わせて設計

タスクを開くと、完全なドロワーが表示されます。説明、複数の担当者、開始日と期限、優先度、タグ、実際のファイル添付、見積もりと記録済みの工数、ウォッチャー、ブロッカー、コメントです。コンテキストバーには、そのタスクが属するクライアントとプロジェクトの名前が表示され、プロジェクト名からそのままそこへ移動できます。

触れたものはすべて記録されます。活動履歴には、ステータスの移動、担当の再割り当て、日付の編集、コメント、カスタム項目の変更が、それを行った本人と紐づけて残り、さりげないチップには「保存中」「すべての変更を保存しました」「再試行中」と表示されるため、編集が反映されたかどうかを誰も気にする必要がありません。

作業を分解すると、各サブタスクは正真正銘のタスクになります。独自のタイトル、説明、担当者、期限、優先度、ステータス、タグ、添付ファイル、コメントスレッドを持ちます。同じドロワーで開き、別の専門担当者に任せ、独自の締め切りを設定しても、進捗は親タスクにきちんと反映されます。

階層はあえて 1 段だけに抑えられており、サブタスクは常に親タスクのプロジェクトとクライアントアカウントにとどまるため、分解が誰にも扱えないツリーになることはありません。各ビューはサブタスクを既定では非表示にし、切り替えて初めて表示され、プロジェクトの統計は最上位のタスクのみを数えます。

1 つのタスクを割くほどではない作業には、チェックリストが用意されています。タスクの中でチェックを入れていく、名前付きの項目です。チェックリスト項目は、必要になった瞬間に本物のサブタスクへ昇格でき、タスクを削除すればそのサブタスクも一緒に削除され、1 回の取り消し操作でまとめて元に戻せます。

タスクのコメントで「@」を入力すると、チームがチャットでも使っているのと同じ人物選択パネルが入力欄の上に開きます。名前を選ぶと、メンションはスレッド内のチップになります。そのプロジェクトに参加していないチームメンバーも、その旨が明示された上で候補に表示されるため、答えを知っている人を誰でも呼び込めます。

メンションは名指しされた本人に通知され、新しいコメントはそのタスクの担当者とウォッチャーに通知されます。どちらもヘッダーのベルとアクティビティセンターに届き、該当のタスクへ直接リンクします。メンションは通常のコメントより優先され、「メンション」の分類に入ります。なお、自分自身のコメントで自分のベルが鳴ることはありません。

共有プロジェクトでクライアントが目にするのも、まさに同じスレッドです。メンションのトークンはサーバー側で通常の名前に書き換えられるため、ポータルに社内のメンバーキーが表示されることはなく、どこかに別の「無難に整えた」会話を用意しておく必要もありません。

ステータスの列は、名称変更、色の変更、並べ替え、追加、削除ができ、ボードが実際のパイプライン、たとえば「バックログ」「進行中」「クライアント承認待ち」など、自社の呼び方をそのまま映し出すようにできます。そのうち 1 つの列は「完了」の状態として指定します。優先度も同じ考え方で、「緊急」「高」「中」「低」をそのまま使うことも、独自の優先度を追加することも、ワンクリックでリセットすることもできます。

カスタム項目を使えば、どのテンプレートにも入っていない、自社のプロセスに必要な情報をタスクに持たせられます。1 行テキスト、長文テキスト、数値、日付、チェックボックス、URL、独自の選択肢を持つ単一選択です。必須に指定すれば、空欄はタスク上でフラグが立ち、Projects APIを通じて作成された項目には「From API」のチップが表示されます。

この 3 つのリストはすべて、設定 → プロジェクトという 1 つのパネルにまとまっているため、列、フィルター、グループ化、APIが共有する語彙が、3 つの異なるバージョンにずれていくことはありません。項目を廃止しても、すでに保存されている値が削除されることはなく非表示になるだけで、ステータスを削除すると、そのタスクは最初の列へ移動します。

すべてのプロジェクトはクライアントに属しているため、アカウントを選択するとボードはそのクライアントの案件だけに絞り込まれ、それ以外は表示されません。これは、多くのクライアントを抱える代理店が、12 社の案件を 1 つのバックログに紛れ込ませないために必要な構造です。アカウントの外側にある一般的なバケツのようなものは存在しません。

「すべてのプロジェクト」に切り替えれば、5 つのどのビューでも、1 クライアントの全案件をプロジェクト別にグループ化し、バッジ付きで確認できます。クライアントとの通話の前に開くビューです。「全クライアント」を選べば、同じビューがクライアントをまたいだ集計に広がり、各行にはそのクライアントのバッジが付きます。

マーケティング担当者が広告、SNS、メール、SMSのいずれかのプランを承認のために提出すると、コンソールはクライアントごとのマーケティングプランプロジェクトに、本物のタスクを自動生成します。承認者にアサインされ、数日後を期限とし、マーケティングのタグが付き、そのプランへ直接リンクします。

タスクの通知から承認したり修正を依頼したりすると、プランのステータスもそれに連動します。承認の記録は、後で誰も見つけられなくなるメールの中ではなく、他の仕事と同じ場所、つまりボード上、担当者自身のリストの中に残り、画面を再読み込みしても消えません。

プロジェクトを「クライアントに公開」に切り替えると、そのタスクも一緒に公開され、クライアントは自分たちのポータルで、自社のために進めているプログラムのすっきりとしたビューを目にします。一方、タスク単位の上書き設定によって、社内向けの内容は見えないままにできます。既定では非公開で、誰かが共有を決めるまでその状態が続きます。

この二重のゲートによって、1 つのボードでチームとクライアントの両方に対応でき、2 つの管理表が食い違っていく心配もありません。クライアントは見えている範囲についてコメントでき、その返信はメールにスクリーンショットとして届くのではなく、チームがすでに読んでいるスレッドにそのまま届きます。

プロジェクトツールは、幅およそ 360 ピクセルまでレスポンシブに対応しています。サイドバーはドロワーに変わり、リストは読みやすいカード形式に積み重なり、密度の高いテーブルはページ全体を横方向に押し広げるのではなく、それ自身の軸でスクロールし、タスクドロワーは画面いっぱいの高さのシートとして開きます。

これが重要なのは、代理店の仕事は机の前だけで完結しないからです。会議の合間にタスクを再アサインする、クライアント先の受付でサブタスクにチェックを入れる、電車の中で@メンションに返信する。メンションの人物選択パネル、項目の編集画面、コメント入力欄は、いずれも指 1 本で操作できるように作られています。

汎用の業務管理ツールは優れたソフトウェアであり、多くの代理店がそれで運用しています。ただし、そうしたツールが求めるのは、クライアントという軸を自分たちで作り直すことです。アカウントごとのワークスペース、全員が覚えておかなければならないタグの運用ルール、1 人ずつ手作業で付与するクライアントアクセス、そして後から取って付けたような別建てのポータルです。

このツールでは、クライアントはモデルの一部です。プロジェクトは、そのクライアントのファイル、チャットチャンネル、会議、メモ、CRMパイプライン、キャンペーンプラン、レポートをすでに保持しているクライアントアカウントに属しています。そのためタスクは、その元になったブリーフを直接指し示すことができ、クライアントとの共有はスイッチひとつです。

正直に言えば、これは何でも作れる汎用プラットフォームではなく、クライアントワークを回す代理店のためのプロジェクト管理ツールです。タスクの自動化はなく、繰り返しタスクの生成機能もなく、アプリのディレクトリもありません。あるのは、仕事、承認、クライアントが同じレコードとして存在する、1 つのワークスペースです。