Software de reuniões com clientes para agências de marketing

Planeje, conduza e encerre uma reunião com cliente em seis etapas

As reuniões com clientes dão certo quando o trabalho em volta delas é feito em ordem: a conta certa, um objetivo, uma sala, as pessoas certas, um registro e um acompanhamento.

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   Comece pela conta certa

   Confira qual cliente o cabeçalho está mostrando e em qual visão do calendário você está. Todos os horários na tela aparecem no seu relógio, e o cartão “Próxima reunião” faz a contagem regressiva até a próxima reunião do cliente em exibição.

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   Dê um nome, escolha o tipo e uma pauta

   Dê à reunião um título que diga o objetivo dela, escolha um dos sete tipos e marque a caixa que a inicia com a pauta desse tipo. Os itens formam uma sequência de condução que você pode editar.

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   Defina o horário, o fuso e a sala

   Escolha a data, o início e a duração e depois o fuso horário em que esses horários estão escritos. Selecione o vídeo integrado ou cole um link https de entrada do Google Meet, do Microsoft Teams ou do Zoom. Uma ligação telefônica não precisa de link, e uma reunião presencial recebe um local.

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   Convide quem precisa estar lá

   Adicione as pessoas da equipe e os contatos do cliente pela lista de participantes. Quem da equipe você convida é notificado, e uma configuração de repetição transforma uma reunião fixa em uma série.

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   Conduza a reunião pelo “Meeting Hub”

   Na central da reunião, marque os itens da pauta à medida que os cobre, faça anotações em texto rico no “Live Notes” (notas ao vivo) e registre em “Decisions” (decisões) apenas o que foi combinado. A central salva tudo enquanto você avança.

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   Feche o ciclo antes de começar a próxima tarefa

   Dê um responsável a cada item de ação, envie os que estiverem em aberto para Projetos e copie ou baixe a ata para quem não participou da reunião.

Sete tipos de reunião e a pauta com que cada um começa

O tipo que você escolhe define a sequência de que você parte. Edite à vontade: o modelo é um ponto de partida, não uma regra.

Reuniões internas, como um 1:1 ou uma entrevista, são agendadas na conta da própria agência, e não na de um cliente. Os itens de ação delas ficam na central, porque as tarefas de Projetos pertencem a um cliente. Uma equipe que prefira escrever a daily em vez de fazê-la ao vivo pode usar o Stand Up, que substitui a reunião por um check-in escrito diário.

Como conduzir um kickoff que prepara bem a conta

Um kickoff tem uma única função: terminar com decisões que impeçam que o primeiro mês seja renegociado. A pauta do tipo Kickoff já segue essa ordem.

Envie você mesmo a pauta aos contatos do cliente antes da reunião, por exemplo por e-mail, para que eles cheguem preparados; o aplicativo notifica apenas as pessoas da equipe que você convida. Depois, compartilhe a ata no mesmo dia, enquanto as respostas ainda estão frescas. As decisões que você registrou são o registro a que recorrer quando uma dúvida de escopo surgir três semanas depois.

Notas, decisões e itens de ação são três registros diferentes

Misturá-los é como uma mudança combinada se perde em uma página de anotações. A central os mantém separados de propósito.

Um bom teste para uma decisão: uma pessoa da equipe que perdeu a reunião conseguiria agir com base nela sem perguntar a ninguém? Se não, ainda é uma nota. O trilho lateral da central mostra os projetos em andamento do cliente, os arquivos, o canal de chat e o caderno de notas ao lado da pauta, então o material de consulta fica a um olhar de distância.

Uma tarefa criada a partir de um item de ação começa no seu primeiro status em aberto, com prioridade média, atribuída ao responsável quando essa pessoa é da equipe, e com vencimento uma semana depois do envio. Ajuste a data para o prazo real.

Como agendar reuniões com clientes em vários fusos horários sem ninguém precisar fazer conta

Cada reunião lembra o relógio em que foi escrita, e todas as outras pessoas a veem convertida para o delas.

• Escolha o fuso na janela de criação da reunião. Ele começa no fuso que o seu calendário está mostrando, então a reunião corresponde ao que você estava vendo quando a marcou.
• Use o controle de fuso na barra de ferramentas do calendário para ver a semana seguinte na cidade de um cliente. Ele muda apenas a visão no seu dispositivo e nunca move uma reunião.
• As visões “Week” (semana) e “Day” (dia) desenham o dia inteiro, da meia-noite à meia-noite, e destacam com um tom as horas fora do seu expediente, então um horário inconveniente fica visível antes de você oferecê-lo.
• Abra o menu “Calendars” (calendários) para sobrepor feriados e datas importantes, folgas aprovadas e os calendários das páginas de agendamento antes de escolher um horário.

Gravação, transcrições e resumos: o que o plano Agency acrescenta

A gravação é própria das reuniões em vídeo integrado. Ela transforma uma chamada em uma transcrição pesquisável e em um resumo escrito curto, e é a única parte desta ferramenta que depende do seu plano.

1. Conduza a reunião no vídeo integrado. Uma reunião feita no Meet, no Teams ou no Zoom, por telefone ou presencialmente não tem gravação aqui, e uma chamada iniciada a partir de uma conversa no Chat também não.
2. Aperte “Record & transcribe” (gravar e transcrever) na chamada. Antes de começar, você precisa confirmar que todos os participantes consentiram. Um administrador, quem agendou a reunião ou uma pessoa da equipe com permissão de gravação pode iniciá-la.
3. Depois da chamada, a central mostra uma transcrição com a identificação de quem fala em cada trecho e, em seguida, um resumo em três partes: uma síntese, os pontos principais e os itens de ação.
4. Pesquise ou copie a transcrição, adicione o resumo ao “Live Notes” e transforme os itens de ação sugeridos em itens reais, um a um ou em lote.

O resumo é redigido a partir da transcrição e instruído a se manter fiel a ela, mas trate-o como um primeiro rascunho. Leia-o antes de ele ir para um cliente e guarde a versão humana das decisões na aba “Decisions”.