Baza wiedzy dla zespołu: wspólne notatki i dokumenty agencji marketingowej

Każdy klient dostaje własne drzewo stron, podzielone na zakładkę Wewnętrzną i zakładkę Klienta, z wyszukiwarką i ulubionymi, więc szukany dokument jest o kilka naciśnięć klawisza. Dokumentacja agencji jest uporządkowana według konta, do którego należy – strategia tego klienta, notatki o marce tamtego, rytm raportowania trzeciego – zamiast lądować w jednym folderze, który staje się bezużyteczny już przy trzecim projekcie.

Ponieważ drzewo jest przypisane do aktywnego klienta, przełączenie klienta automatycznie przenosi Twoje notatki na to konto, a strona oznaczona gwiazdką wypływa na górę do szybkiego powrotu. Nowe konta dodane w menedżerze podkont dostają własne miejsce na dokumentację od pierwszego dnia, więc baza wiedzy rośnie razem z listą klientów, zamiast stawać się miejscem, w którym giną stare dokumenty.

Menu ukośnika filtruje się i w pełni obsługuje z klawiatury – zaczynasz pisać nazwę bloku i przechodzisz strzałkami przez trafienia – więc nie sięgasz po mysz. Tabele dodają i usuwają wiersze oraz kolumny w locie, listy rozwijane zwijają i rozwijają zagnieżdżone linie, dymki przyjmują własne emoji, bloki kodu zachowują formatowanie, a bloki z obrazem pokazują grafikę wprost w treści strony.

Model edycji jest celowo uporządkowany. Enter dzieli blok i kontynuuje listę; Backspace na początku sformatowanego bloku zamienia go w zwykły tekst, a potem łączy z blokiem powyżej; strzałki poruszają się między blokami tak, jak się tego oczekuje. Zmiany zapisują się, gdy klikniesz gdzie indziej, więc niedokończona linia nigdy nie ginie, a dokument zostaje czystą, uporządkowaną całością zamiast nieczytelnej ściany tekstu.

Dokumentacja potrzebuje hierarchii – przegląd konta z sekcją marki, sekcją strategii i sekcją notatek ze spotkań, każda jako osobna strona. Tworzysz podstrony wprost z drzewa, z menu strony albo komendą podstrony po ukośniku, która dodatkowo wstawia w miejscu pisania link do nowej strony – struktura buduje się sama, w trakcie pisania.

Działa to jak wiki, nie jak lista. Strona może zagnieżdżać się tak głęboko, jak wymaga tego praca, drzewo pokazuje to zagnieżdżenie na pierwszy rzut oka, a usunięcie strony kasuje całe jej poddrzewo, więc nigdy nie zostają osierocone podstrony. To różnica między notatnikiem, z którego się wyrasta, a bazą wiedzy, która mieści całe konto klienta w jednej strukturze, po której da się poruszać.

Notatka rzadko jest o niczym – dokumentuje deal, projekt, kampanię, spotkanie. Komenda linkowania otwiera przeszukiwalny, filtrowany według typu selektor, który wstawia klikalne odwołanie do osoby z zespołu, podkonta, leada z CRM, projektu, zadania, tematu, formularza, tekstu, kreacji, spotkania, czatu lub pliku wprost na stronę, obok zwykłych linków do innych stron notatek.

Każde odwołanie prowadzi głęboko we właściwe narzędzie i po kliknięciu ustawia aktywnego klienta, więc podsumowanie spotkania może wskazywać dokładnie ten lead z CRM, którego dotyczyło, a dokument procesu może podlinkować projekt, w którym ten proces obowiązuje. To zamienia Twoje notatki z martwego archiwum w tkankę łączną całej konsoli – miejsce, które wiąże dokumentację z żywą pracą, którą opisuje.

Część dokumentów żyje na zapleczu – strategia konta, wewnętrzne podsumowania po fakcie, szczere notatki – a część jest przeznaczona dla klienta, jak zaakceptowany zakres prac czy wspólny plan. Przełącznik udostępniania przy każdej stronie decyduje, co jest czym, więc ten sam edytor przechowuje oba rodzaje dokumentów bez ciągłej obawy, że wewnętrzna dygresja trafi przed niewłaściwe oczy.

Gdy strona jest udostępniona, pojawia się w portalu tego klienta jako czysty dokument tylko do odczytu; gdy jest wewnętrzna, zostaje twardo wewnątrz agencji. Między tymi dwoma stanami stoi świadomie postawiona ściana, ustawiona wprost, a nie przez przypadek, więc Twój zespół może pisać szczerze w jednym miejscu i publikować z pewnością w drugim – wszystko z jednej, uporządkowanej bazy wiedzy.