Baza wiedzy dla zespołu: wspólne notatki i dokumenty agencji marketingowej

Co agencja powinna spisywać i kto powinien to czytać

Baza wiedzy dla zespołu zasługuje na swoje miejsce, gdy właściwa strona istnieje, zanim padnie pytanie. O tym, kto ją czyta, decydujesz razem z decyzją o samej stronie.

Każda strona znajduje się w drzewie stron jednego klienta, podzielonym na zakładkę „Internal” (wewnętrzna) i zakładkę „Client” (klienta). Zakładka, w której jesteś, oraz wiersz „Visibility” (widoczność) na samej stronie pokazują na pierwszy rzut oka, czy strona jest „Internal only” (tylko wewnętrzna), czy „Shared with client” (udostępniona klientowi).

Jak zbudować drzewo stron klienta w pięciu krokach

Ta sama krótka rutyna obejmuje brief, runbook i podsumowanie.

1. 1

   Konto i zakładka

   Wybierasz klienta w przełączniku i zaczynasz w zakładce „Internal”. Drzewo przestawia się na to konto, a wyszukiwarka i ulubione pozwalają szybko wrócić do strony.

2. 2

   Strona nazwana od swojego zadania

   Wybierasz „New page” (nowa strona) i zamiast „Untitled” (bez tytułu) wpisujesz tytuł, który mówi, do czego strona służy, na przykład „Notatki do raportowania – kwiecień”. Osoba z zespołu, która będzie szukać później, wpisze, do czego strona służy, a nie Twoje inicjały.

3. 3

   Układ z menu po ukośniku

   Otwierasz menu po ukośniku, żeby wstawić nagłówek, dymek, tabelę, blok rozwijany albo blok kodu, albo korzystasz ze skrótów markdown w trakcie pisania. Każdy blok przeciągasz za uchwyt, żeby zmienić kolejność na stronie.

4. 4

   Strona nastawiona na działanie

   Dodajesz listę zadań na kolejne kroki, oznaczasz właściciela każdego z nich znakiem @, a opcją „Link to…” (połącz z…) dołączasz lead, zadanie, spotkanie lub plik, których strona dotyczy.

5. 5

   Status, właściciel i widoczność na końcu

   Przesuwasz stronę od „Draft” (wersja robocza) przez „In progress” (w toku) i „In review” (do sprawdzenia) do „Approved” (zaakceptowana), potwierdzasz właściciela i udostępniasz ją klientowi dopiero wtedy, gdy ta wersja jest taka, jaką chcesz mu dać do przeczytania.

Jak pisać strony, na podstawie których można działać

Strona jest skończona, gdy ktoś z zespołu mógłby wykonać następny krok, nie pytając Cię o nic.

• Zaczynasz od decyzji albo prośby w dwóch pierwszych liniach, a tło umieszczasz pod nimi.
• Jedna strona ma jeden cel. Gdy pojawia się drugi temat, robisz z niego podstronę i linkujesz do niej ze strony nadrzędnej.
• Kolejne kroki zamieniasz w bloki zadań ze wskazanym właścicielem, a długie uzasadnienie chowasz w bloku rozwijanym, żeby stronę dało się szybko przejrzeć.
• Dymek zostawiasz na jedno ostrzeżenie, którego czytelnik nie może przeoczyć, a tabelę – na porównanie opcji obok siebie.
• Linkujesz elementy, które strona dokumentuje. Kliknięcie linku otwiera lead, zadanie, spotkanie lub plik z już wybranym właściwym klientem, więc strona i praca wskazują na siebie nawzajem.
• Strony tagujesz słowami, których zespół naprawdę używa. Pole tagów podpowiada tagi już używane, dzięki czemu każde pojęcie ma jedną pisownię.

Client (klient)

Konto, w którego drzewie znajduje się strona. „Move to…” (przenieś do…) przenosi stronę wraz z podstronami do innego klienta.

Status

Etap życia strony: „Draft”, „In progress”, „In review”, „Approved” albo „Logged” (zarejestrowana). Nowa strona zaczyna jako „Draft”.

Visibility (widoczność)

„Internal only” albo „Shared with client”. Wynika z menu „Share” (udostępnij) i decyduje, w której zakładce pojawia się strona.

Owner (właściciel)

Osoba z zespołu, która dba o to, by strona była zgodna z prawdą. Domyślnie jest nią autor strony, a właściciela można zmienić z listy osób z zespołu.

Tags (tagi)

Dowolne etykiety dodawane do strony. Pole podpowiada tagi już używane, żeby jedno pojęcie miało jedną pisownię.

Dokument wklejony z innego narzędzia Notatki dzielą na właściwe bloki. Każdy nagłówek, lista i tabela zachowują swój kształt zamiast zapadać się w jeden akapit, więc przenoszenie starej dokumentacji to seria wklejeń, a nie przepisywanie od zera.

Co się zmienia, gdy strona jest udostępniona klientowi

Udostępnianie to przełącznik na stronie, a nie osobny dokument, więc nie ma drugiej kopii, którą trzeba pilnować.

Jak utrzymać porządek w drzewie, gdy baza wiedzy rośnie

Dokumentacja się psuje, gdy trudno ją znaleźć albo przenieść. Notatki mają narzędzia, które zapobiegają jednemu i drugiemu.

• Strony, do których wracasz, oznaczasz gwiazdką. Ulubione wypływają na górę drzewa.
• Strony nazywasz od ich zadania, bo wyszukiwarka dopasowuje tytuły stron.
• Opcją „Move to…” przenosisz stronę razem ze wszystkimi podstronami, także do drzewa innego klienta, gdy praca przechodzi w inne ręce.
• Stronę, która sprawdza się jako szablon, duplikujesz, a kopię przemianowujesz pod kolejne konto.
• Przed usunięciem stronę eksportujesz do Markdown. Usunięcie kasuje stronę i wszystko, co jest pod nią zagnieżdżone, na stałe.
• Właściwość „Owner” traktujesz jak osobę, która dba o prawdziwość strony. Strona bez aktywnego właściciela jako pierwsza się starzeje.

Strony dokumentujące zadanie, leada albo spotkanie należą obok tych elementów, więc linkujesz je z narzędzi Projekty, CRM i Spotkania na bieżąco. Krótki brief, który cały zespół powinien zawsze znaleźć, należy tutaj, a gotowy plik, taki jak logo albo PDF, należy do narzędzia Pliki.

Notatki na tle edytora dokumentów i wiki

Ogólny edytor jest właściwym narzędziem do wielu zadań. Ta tabela pokazuje, w czym różnią się potrzeby agencji.

Notatki to wspólna baza wiedzy z właścicielem każdej strony. Strona zapisuje się, gdy kończysz każdy blok, a zmiana innej osoby pojawia się po odświeżeniu, więc warto ustalić, kto edytuje stronę, i przekazywać ją dalej wzmianką albo wiadomością w narzędziu Chat.