एजेंसियों के लिए बना कोलैबोरेटिव टीम नोट्स ऐप और नॉलेज बेस

हर क्लाइंट को पेजों का अपना ट्री मिलता है, जो Internal टैब और Client टैब में बंटा होता है, सर्च और फ़ेवरेट्स के साथ, ताकि ज़रूरी दस्तावेज़ बस कुछ की-स्ट्रोक दूर हो। एजेंसी का दस्तावेज़ीकरण उस अकाउंट के हिसाब से व्यवस्थित होता है जिससे वह जुड़ा है — इस क्लाइंट की स्ट्रैटेजी, उस क्लाइंट के ब्रांड नोट्स, किसी और क्लाइंट की रिपोर्टिंग साइकिल — न कि एक ही फ़ोल्डर में उड़ेल दिया जाता है जो तीसरे प्रोजेक्ट तक आते-आते बेकाम हो जाए।

क्योंकि ट्री ऐक्टिव क्लाइंट के दायरे में रहता है, क्लाइंट बदलते ही आपके नोट्स अपने-आप उसी अकाउंट पर फिर से जड़ पकड़ लेते हैं, और जिस पेज पर आप स्टार लगाते हैं वह जल्दी लौटने के लिए ऊपर तैर आता है। सबअकाउंट मैनेजर में जोड़े गए नए अकाउंट को पहले ही दिन से दस्तावेज़ीकरण के लिए अपनी जगह मिल जाती है, इसलिए नॉलेज बेस रोस्टर के साथ बढ़ता है, न कि पुराने दस्तावेज़ों के खो जाने की जगह बनता है।

स्लैश मेन्यू फ़िल्टर किया जा सकता है और पूरी तरह कीबोर्ड से चलाया जा सकता है — जो ब्लॉक चाहिए उसे टाइप करना शुरू करें और ऐरो कीज़ से मैच के बीच घूमें — इसलिए पावर यूज़र को कभी माउस तक हाथ नहीं बढ़ाना पड़ता। टेबल इनलाइन ही रो और कॉलम जोड़ते-हटाते हैं, टॉगल नेस्टेड लाइनों को खोलते-बंद करते हैं, कॉलआउट अपना कस्टम इमोजी लेते हैं, कोड ब्लॉक फ़ॉर्मैटिंग को जस का तस रखते हैं, और इमेज ब्लॉक पेज के फ़्लो में ही आर्टवर्क दिखा देते हैं।

एडिटिंग मॉडल जान-बूझकर करीने से रखा गया है। Enter दबाने से ब्लॉक बंट जाता है और लिस्ट आगे बढ़ती है; किसी स्टाइल्ड ब्लॉक की शुरुआत में Backspace दबाने से वह सादे टेक्स्ट में बदल जाता है और फिर ऊपर वाले ब्लॉक से जुड़ जाता है; ऐरो कीज़ ब्लॉक के बीच वैसे ही घूमती हैं जैसे कोई लेखक उम्मीद करता है। क्लिक करके कहीं और जाते ही एडिटिंग सेव हो जाती है, इसलिए आधी टाइप की लाइन कभी खोती नहीं, और डॉक्यूमेंट टेक्स्ट की अपठनीय दीवार बनने के बजाय एक साफ़, स्ट्रक्चर्ड चीज़ बना रहता है।

दस्तावेज़ीकरण को पदानुक्रम चाहिए — एक अकाउंट ओवरव्यू जिसमें एक ब्रांड सेक्शन, एक स्ट्रैटेजी सेक्शन और एक मीटिंग-नोट्स सेक्शन हो, हर एक अपना अलग पेज। सब-पेज सीधे ट्री से, किसी पेज के मेन्यू से, या स्लैश सब-पेज कमांड से बनाएं — यह वहीं, जहां आप टाइप कर रहे थे, नए पेज का एक इनलाइन लिंक भी छोड़ देता है, ताकि लिखते-लिखते ही ढांचा खुद बनता चले।

यह लिस्ट की तरह नहीं, विकी की तरह बर्ताव करता है। कोई पेज उतना गहरा नेस्ट हो सकता है जितना काम मांगे, ट्री उस नेस्टिंग को एक नज़र में दिखा देता है, और किसी पेज को डिलीट करने से उसका पूरा सबट्री साथ हट जाता है, इसलिए कोई अनाथ चाइल्ड-पेज पीछे नहीं रह जाता। यही फ़र्क है एक ऐसी नोटबुक में जिससे आप आगे निकल जाते हैं, और एक ऐसे नॉलेज बेस में जो पूरे क्लाइंट अकाउंट को एक नेविगेट करने लायक ढांचे में समेटे रहता है।

कोई नोट शायद ही कभी बेवजह होता है — वह किसी डील, प्रोजेक्ट, कैंपेन या मीटिंग को दर्ज करता है। लिंक-टू कमांड एक सर्च होने लायक, टाइप के हिसाब से फ़िल्टर किया गया पिकर खोलता है, जो टीम मेंबर, सबअकाउंट, CRM लीड, प्रोजेक्ट, टास्क, थीम, फ़ॉर्म, कॉपी, क्रिएटिव, मीटिंग, चैट या फ़ाइल का एक क्लिक करने लायक रेफ़रेंस सीधे पेज में डाल देता है, दूसरे नोट पेजों के सामान्य लिंक के साथ-साथ।

हर रेफ़रेंस उस टूल में सीधे गहराई तक ले जाता है, और उसे फ़ॉलो करते ही ऐक्टिव क्लाइंट भी वही सेट कर देता है, ताकि कोई मीटिंग रिकैप ठीक उसी CRM लीड की ओर इशारा कर सके जिससे उसका नाता था, और कोई प्रोसेस डॉक्यूमेंट उस प्रोजेक्ट को लिंक कर सके जिस पर वह लागू होता है। यही आपके नोट्स को डेड-एंड आर्काइव से निकालकर पूरे कंसोल को आपस में जोड़ने वाली कड़ी बना देता है — वह जगह जो दस्तावेज़ीकरण को उस जीवंत काम से बांधे रखती है जिसका वह ज़िक्र करता है।

कुछ दस्तावेज़ पर्दे के पीछे के होते हैं — अकाउंट स्ट्रैटेजी, इंटरनल पोस्ट-मॉर्टम, खुली-खुली टिप्पणियां — और कुछ क्लाइंट के लिए बनते हैं, जैसे कोई अप्रूव्ड स्कोप या शेयर्ड प्लान। हर पेज पर मौजूद एक शेयर्ड टॉगल तय करता है कि कौन-सा किसके लिए है, ताकि एक ही एडिटर दोनों तरह के दस्तावेज़ रखे, बिना इस लगातार चिंता के कि कोई इंटरनल टिप्पणी गलत ऑडियंस के सामने पहुंच जाए।

जब कोई पेज शेयर होता है, तो वह उस क्लाइंट के पोर्टल में एक साफ़-सुथरे, सिर्फ़-पढ़ने लायक दस्तावेज़ के रूप में सामने आता है; जब वह इंटरनल होता है, तो पूरी तरह एजेंसी के भीतर ही रहता है। दोनों के बीच एक सोची-समझी दीवार है, जो अपने-आप नहीं बल्कि जान-बूझकर खड़ी की गई है, ताकि आपकी टीम एक जगह बेझिझक लिख सके और दूसरी जगह भरोसे के साथ पब्लिश कर सके — यह सब एक ही, स्ट्रक्चर्ड नॉलेज बेस से।