एजेंसियों के लिए बना कोलैबोरेटिव टीम नोट्स ऐप और नॉलेज बेस

एजेंसी को क्या लिखकर रखना चाहिए, और उसे कौन पढ़े

टीम नोट्स ऐप में नॉलेज बेस अपनी जगह तब बनाता है, जब सवाल पूछे जाने से पहले ही सही पेज मौजूद हो। पेज तय करते समय ही यह भी तय कर लें कि उसे कौन पढ़ेगा।

हर पेज किसी एक क्लाइंट के पेज ट्री में रहता है, जो “Internal” टैब और “Client” टैब में बंटा होता है। आप जिस टैब में हैं और पेज पर मौजूद “Visibility” (विज़िबिलिटी) लाइन, दोनों एक नज़र में बता देते हैं कि पेज “Internal only” (सिर्फ़ इंटरनल) है या “Shared with client” (क्लाइंट के साथ शेयर किया गया)।

पांच स्टेप में क्लाइंट का पेज ट्री बनाना

यही छोटी-सी रूटीन ब्रीफ़, रनबुक और रिकैप, तीनों के काम आती है।

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   अकाउंट और टैब चुनें

   स्विचर में क्लाइंट चुनें और “Internal” टैब से शुरू करें। ट्री उसी अकाउंट के हिसाब से बदल जाता है, और किसी पेज तक जल्दी लौटने के लिए सर्च और फ़ेवरेट्स साथ रहते हैं।

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   पेज का नाम उसके काम के हिसाब से रखें

   “New page” (नया पेज) चुनें और “Untitled” की जगह ऐसा टाइटल लिखें जो बताए कि पेज किस काम का है, जैसे “अप्रैल के रिपोर्टिंग नोट्स”। बाद में खोजने वाला टीम मेंबर आपके नाम के शुरुआती अक्षर नहीं, काम का नाम टाइप करेगा।

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   स्लैश मेन्यू से पेज को ढालें

   हेडिंग, कॉलआउट, टेबल, टॉगल या कोड ब्लॉक डालने के लिए स्लैश मेन्यू खोलें, या लिखते समय Markdown शॉर्टकट का सहारा लें। पेज का क्रम बदलने के लिए किसी भी ब्लॉक को उसके हैंडल से खींचकर रखें।

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   इसे अमल में लाने लायक बनाएं

   अगले स्टेप के लिए टू-डू लिस्ट जोड़ें, हर स्टेप के ओनर को @ से मेंशन करें, और जिस लीड, टास्क, मीटिंग या फ़ाइल के बारे में पेज है, उसे जोड़ने के लिए “Link to…” (…से लिंक करें) इस्तेमाल करें।

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   स्टेटस, ओनर और विज़िबिलिटी आखिर में तय करें

   पेज को “Draft” (ड्राफ़्ट) से “In progress” (जारी) और “In review” (रिव्यू में) होते हुए “Approved” (अप्रूव्ड) तक ले जाएं, ओनर पक्का करें, और पेज क्लाइंट के साथ तभी शेयर करें जब वह वर्शन ऐसा हो जिसे क्लाइंट को पढ़ाने में आपको कोई हिचक न हो।

ऐसे पेज लिखना, जिन पर लोग अमल कर सकें

पेज तब पूरा होता है, जब कोई टीम मेंबर आपसे पूछे बिना अगला काम कर सके।

• फ़ैसले या अनुरोध को पहली दो लाइनों में रखें, और बैकग्राउंड उसके नीचे दें।
• एक पेज का एक ही मकसद रखें। दूसरा विषय आए तो उसे सब-पेज बनाएं और पैरेंट पेज से उसका लिंक दें।
• अगले स्टेप को तय ओनर वाले टू-डू ब्लॉक में बदलें, और लंबे तर्क टॉगल में रखें, ताकि पेज एक नज़र में देखने लायक छोटा रहे।
• जो एक चेतावनी पाठक से छूटनी नहीं चाहिए, उसके लिए कॉलआउट इस्तेमाल करें, और विकल्पों की आमने-सामने तुलना करते समय टेबल।
• पेज जिन रिकॉर्ड के बारे में है, उन्हें लिंक करें। लिंक खोलते ही लीड, टास्क, मीटिंग या फ़ाइल खुल जाती है, और सही क्लाइंट पहले से चुना हुआ मिलता है, इसलिए पेज और काम एक-दूसरे की ओर इशारा करते हैं।
• पेजों को ऐसे शब्दों से टैग करें, जो टीम सच में इस्तेमाल करती है। टैग बॉक्स पहले से इस्तेमाल हो रहे टैग सुझाता है, जिससे हर विचार की एक ही स्पेलिंग बनी रहती है।

“Client” (क्लाइंट)

वह अकाउंट, जिसके ट्री में पेज रहता है। “Move to…” (…में ले जाएं) किसी पेज को उसके सब-पेज समेत दूसरे क्लाइंट के ट्री में ले जाता है।

“Status” (स्टेटस)

पेज अपने जीवन-चक्र के किस पड़ाव पर है: “Draft”, “In progress”, “In review”, “Approved” या “Logged” (लॉग किया गया)। नया पेज “Draft” के रूप में शुरू होता है।

“Visibility” (विज़िबिलिटी)

“Internal only” या “Shared with client”। यह “Share” मेन्यू के साथ चलता है और तय करता है कि पेज किस टैब में दिखेगा।

“Owner” (ओनर)

वह टीम मेंबर, जो पेज को सही रखता है। शुरुआत में यह वही होता है जिसने पेज बनाया, और इसे टीम मेंबर की लिस्ट से बदला जा सकता है।

“Tags” (टैग)

वे खुले लेबल, जो आप किसी पेज में जोड़ते हैं। बॉक्स पहले से इस्तेमाल हो रहे टैग सुझाता है, ताकि एक विचार की एक ही स्पेलिंग बनी रहे।

कहीं और लिखा गया दस्तावेज़ पेस्ट करें, और नोट्स टूल उसे सही ब्लॉक में बांट देता है। हर हेडिंग, लिस्ट और टेबल अपनी शक्ल बनाए रखती है, एक अकेले पैराग्राफ़ में सिमटती नहीं, इसलिए पुराना दस्तावेज़ीकरण लाना कुछ पेस्ट का काम है, दोबारा टाइप करने का नहीं।

क्लाइंट के साथ पेज शेयर करने पर क्या बदलता है

शेयरिंग पेज पर लगा एक स्विच है, कोई अलग दस्तावेज़ नहीं, इसलिए दूसरी कॉपी को साथ-साथ अपडेट रखने की झंझट कभी नहीं रहती।

नॉलेज बेस बढ़ने पर ट्री को व्यवस्थित रखना

दस्तावेज़ीकरण तब बेकार होने लगता है, जब उसे ढूंढना या एक जगह से दूसरी जगह ले जाना मुश्किल हो। नोट्स में दोनों को रोकने वाले कंट्रोल मौजूद हैं।

• जिन पेजों पर आप बार-बार लौटते हैं, उन्हें स्टार करें। फ़ेवरेट्स ट्री में सबसे ऊपर आ जाते हैं।
• पेजों का नाम उनके काम के हिसाब से रखें, क्योंकि सर्च बॉक्स पेज के टाइटल से मैच करता है।
• किसी पेज को उसके हर सब-पेज के साथ दूसरी जगह ले जाने के लिए “Move to…” इस्तेमाल करें, जिसमें किसी दूसरे क्लाइंट का ट्री भी शामिल है, जब कोई काम किसी और को सौंप दिया जाए।
• जो पेज टेम्पलेट का काम करता है, उसे डुप्लिकेट करें और कॉपी का नाम अगले अकाउंट के लिए बदल दें।
• किसी पेज को डिलीट करने से पहले उसे Markdown में एक्सपोर्ट कर लें। डिलीट करने से पेज और उसके नीचे का सब कुछ हमेशा के लिए हट जाता है।
• “Owner” प्रॉपर्टी को उस व्यक्ति की तरह देखें, जो पेज को सही रखता है। जिस पेज का कोई सक्रिय ओनर न हो, वही सबसे पहले पुराना पड़ता है।

जो पेज किसी टास्क, लीड या मीटिंग का दस्तावेज़ीकरण करते हैं, वे उन्हीं रिकॉर्ड के साथ रहने चाहिए, इसलिए काम करते-करते उन्हें प्रोजेक्ट, CRM और मीटिंग से लिंक करें। जो छोटा ब्रीफ़ पूरी टीम को हमेशा मिलना चाहिए, उसकी जगह यहां है; लोगो या PDF जैसी तैयार फ़ाइल की जगह फ़ाइलें में है।

नोट्स की तुलना दस्तावेज़ एडिटर या विकी से

आम इस्तेमाल का एडिटर बहुत से कामों के लिए सही औज़ार है। यह टेबल दिखाती है कि एजेंसी की ज़रूरतें कहां अलग पड़ती हैं।

नोट्स हर पेज के एक ओनर वाला साझा नॉलेज बेस है। पेज हर ब्लॉक पूरा करते ही सेव होता है और साथी का बदलाव रीलोड करने पर दिखता है, इसलिए तय कर लें कि पेज कौन एडिट करेगा, और उसे आगे सौंपने के लिए मेंशन या Chat मैसेज इस्तेमाल करें।