사내 지식 관리, 대행사를 위한 협업 문서와 위키

대행사가 기록해야 할 문서와 읽어야 할 사람

사내 지식 관리는 질문이 나오기 전에 알맞은 문서가 이미 있을 때 제 몫을 합니다. 문서를 정할 때 독자도 함께 정해 둡니다.

모든 문서는 한 클라이언트의 페이지 트리 안에 있으며, 트리는 “Internal” 탭(내부용)과 “Client” 탭(클라이언트용)으로 나뉩니다. 지금 있는 탭과 문서 안의 “Visibility”(공개 범위) 항목을 보면 그 문서가 “Internal only”인지 “Shared with client”인지 한눈에 알 수 있습니다.

클라이언트 페이지 트리를 다섯 단계로 구성하기

브리프, 런북, 요약 모두 같은 짧은 루틴으로 만들 수 있습니다.

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   계정과 탭 고르기

   스위처에서 클라이언트를 고르고 “Internal” 탭에서 시작합니다. 트리가 그 계정을 기준으로 다시 구성되며, 검색과 즐겨찾기로 원하는 문서에 빠르게 돌아올 수 있습니다.

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   용도가 드러나는 이름으로 문서 만들기

   “New page”(새 페이지)를 선택하고 “Untitled”를 문서의 용도를 알려 주는 제목으로 바꿉니다. 예를 들면 “월간 리포트 메모”처럼 짓는 식입니다. 나중에 찾는 팀원은 작성자의 이니셜이 아니라 문서의 용도를 입력해 검색합니다.

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   슬래시 메뉴로 모양 잡기

   슬래시 메뉴를 열어 제목, 콜아웃, 표, 토글, 코드 블록을 삽입하거나, 글을 쓰면서 마크다운 단축키를 활용합니다. 블록은 핸들을 잡고 끌어 순서를 바꿀 수 있습니다.

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   바로 실행할 수 있게 만들기

   다음 단계를 할 일 목록으로 추가하고, 각 항목을 맡은 사람은 @로 멘션하며, “Link to…”(연결)로 문서가 다루는 리드, 업무, 회의, 파일을 붙입니다.

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   상태, 담당자, 공개 범위는 마지막에 정하기

   문서를 “Draft”에서 “In progress”, “In review”를 거쳐 “Approved”로 옮기고, 담당자를 확인하며, 클라이언트가 읽어도 좋다고 생각하는 버전일 때만 클라이언트와 공유합니다.

읽고 바로 움직일 수 있는 문서 쓰기

팀원이 작성자에게 묻지 않고도 다음 일을 할 수 있을 때 그 문서는 완성입니다.

• 첫 두 줄에 결정 사항이나 요청을 쓰고, 배경 설명은 그 아래에 둡니다.
• 문서 하나에는 목적 하나만 담습니다. 두 번째 주제가 생기면 하위 페이지로 만들고 상위 문서에서 링크합니다.
• 다음 단계는 담당자가 정해진 할 일 블록으로 바꾸고, 긴 근거는 토글에 넣어 문서를 훑어보기 쉬운 길이로 유지합니다.
• 독자가 놓쳐서는 안 되는 경고 하나는 콜아웃으로 강조하고, 선택지를 나란히 비교할 때는 표를 씁니다.
• 문서가 다루는 레코드를 연결합니다. 링크를 따라가면 올바른 클라이언트가 이미 선택된 상태로 리드, 업무, 회의, 파일이 열리므로 문서와 업무가 서로를 가리키게 됩니다.
• 팀이 실제로 쓰는 말로 문서에 태그를 붙입니다. 태그 입력란이 이미 쓰고 있는 태그를 제안하므로 하나의 개념에 하나의 표기가 유지됩니다.

“Client”(클라이언트)

문서가 속한 트리의 계정입니다. “Move to…”(이동)를 쓰면 문서와 하위 페이지를 다른 클라이언트로 옮길 수 있습니다.

“Status”(상태)

문서가 수명 주기의 어디쯤 있는지를 나타내며 “Draft”, “In progress”, “In review”, “Approved”, “Logged” 중 하나입니다. 새 문서는 “Draft”로 시작합니다.

“Visibility”(공개 범위)

“Internal only” 또는 “Shared with client”입니다. “Share” 메뉴에 따라 달라지며, 문서가 어느 탭에 나타날지를 결정합니다.

“Owner”(담당자)

문서의 내용이 사실과 맞도록 관리하는 팀원입니다. 처음에는 문서를 만든 사람이 담당자가 되며, 팀원 목록에서 바꿀 수 있습니다.

“Tags”(태그)

문서에 붙이는 자유 형식의 라벨입니다. 입력란이 이미 쓰고 있는 태그를 제안해 하나의 개념이 하나의 표기를 유지하게 합니다.

다른 곳에서 쓴 문서를 붙여 넣으면 문서 에디터가 이를 알맞은 블록으로 나눕니다. 제목, 목록, 표가 하나의 문단으로 뭉개지지 않고 모양을 유지하므로, 예전 문서를 옮기는 일은 다시 타이핑하는 작업이 아니라 몇 번의 붙여넣기로 끝납니다.

문서를 클라이언트와 공유하면 달라지는 점

공유는 별도의 문서를 만드는 일이 아니라 문서에 달린 스위치이므로, 맞춰 줘야 할 두 번째 사본이 생기지 않습니다.

지식이 쌓여도 트리를 깔끔하게 유지하는 법

문서는 찾기 어렵거나 옮기기 어려우면 썩어 갑니다. 문서 에디터에는 이 둘을 막는 기능이 갖춰져 있습니다.

• 자주 돌아오는 문서에는 별표를 붙입니다. 즐겨찾기는 트리 맨 위로 올라옵니다.
• 검색창은 문서 제목을 기준으로 찾으므로, 문서 이름은 용도가 드러나게 짓습니다.
• “Move to…”로 문서를 하위 페이지째 옮깁니다. 업무 담당이 바뀔 때는 다른 클라이언트의 트리로도 옮길 수 있습니다.
• 템플릿으로 쓸 만한 문서는 복제한 뒤, 사본의 이름을 다음 계정에 맞게 바꿉니다.
• 문서를 삭제하기 전에 마크다운으로 내보냅니다. 삭제하면 문서와 그 아래에 중첩된 모든 것이 영구적으로 사라집니다.
• “Owner” 속성은 문서의 내용을 사실에 맞게 유지하는 사람으로 봅니다. 담당자가 실제로 활동하지 않는 문서가 가장 먼저 낡습니다.

업무, 리드, 회의를 기록하는 문서는 해당 레코드 옆에 두는 것이 맞으므로, 작업하면서 프로젝트, CRM, 회의에서 링크해 둡니다. 팀 전체가 늘 찾을 수 있어야 하는 짧은 브리프는 여기에 두고, 로고나 PDF처럼 완성된 결과물은 파일에 둡니다.

내장 문서 툴과 문서 에디터·위키의 차이

범용 에디터는 많은 업무에 알맞은 툴입니다. 아래 표는 대행사의 필요가 어디에서 달라지는지 보여 줍니다.

문서는 문서마다 담당자가 있는 공유 지식 저장소입니다. 블록 하나를 마칠 때마다 문서가 저장되고 동료의 변경 내용은 새로고침한 뒤에 보이므로, 누가 문서를 편집할지 정해 두고 넘겨줄 때는 멘션이나 채팅 메시지를 쓰세요.