एजेंसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट
क्लाइंट का काम अपने तरीके से प्लान करें और डिलीवर करें
पांच व्यू, सबटास्क जो असली टास्क हैं, @मेंशन वाले कमेंट जो सही लोगों तक पहुंचते हैं, और स्टेटस, प्राथमिकता व फ़ील्ड जो आप खुद तय करते हैं — यही है प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर, हर क्लाइंट के दायरे में और उन ब्रीफ़, फ़ाइलों और बातचीत से जुड़ा जहां से काम आया। अपने प्रोजेक्ट खोलने के लिए साइन इन करें, या देखें कि यह कैसे काम करता है।
एजेंसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर, जो मार्केटिंग एजेंसियों के काम करने के तरीके पर बना है
एक जनरल-पर्पज़ टास्क टूल को यह नहीं पता होता कि आपका काम क्लाइंट के हिसाब से बंटा है, कि किसी कैंपेन को शिप होने से पहले एक साइन-ऑफ़ चाहिए, या कि एक टास्क क्लाइंट को दिखनी चाहिए जबकि अगली अंदर ही रहनी चाहिए। AI Marketing Dashboard का प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर एक पूरा प्रोजेक्ट मैनेजर है — पांच व्यू, सबटास्क जो असली टास्क हैं, @मेंशन वाले कमेंट, और स्टेटस, प्राथमिकता व फ़ील्ड जो आप तय करते हैं — जो उसी तरह बना है जैसे एक एजेंसी डिलीवर करती है: हर क्लाइंट के हिसाब से, अप्रूवल के साथ।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर पांच व्यू में एक ही काम दिखाता है — हर व्यक्ति की सोच के हिसाब से
बोर्ड, लिस्ट, टेबल, कैलेंडर और टाइमलाइन
एक ही टास्क को रोज़ की चर्चा के लिए एक कानबान बोर्ड, किसी फ़ोकस्ड वर्कलिस्ट के लिए एक लिस्ट, बल्क एडिट के लिए एक टेबल, डेडलाइन के लिए एक कैलेंडर और किसी कैंपेन को सीक्वेंस करने के लिए एक टाइमलाइन — इनके बीच घुमाएं। कोई स्ट्रैटेजिस्ट कैलेंडर में रह सकता है जबकि कोई डिज़ाइनर बोर्ड पर काम करता है।
किसी भी व्यू को स्टेटस, असाइनी, प्राथमिकता, ड्यू डेट, टैग, क्लाइंट या प्रोजेक्ट के हिसाब से ग्रुप करें, असाइनी, प्राथमिकता, टैग, स्टेटस या डेट के हिसाब से फ़िल्टर करें, और जिन कॉम्बिनेशन पर आपकी टीम बार-बार लौटती है उन्हें सेव करें। लिस्ट एक बारह-कॉलम की टेबल है जिसे आप उतना ही रखते हैं जितना आप सच में पढ़ते हैं, और लंबे कलेक्शन किसी पेज ब्रेक पर रुकने की बजाय काम करते वक्त लोड होते रहते हैं।
टास्क की पूरी डिटेल, जो काम को सच में चलाने के लिए काफ़ी गहरी है
डिस्क्रिप्शन, असाइनी, तारीखें, टैग, अटैचमेंट, एस्टिमेट और एक पूरी एक्टिविटी ट्रेल
किसी टास्क को एक पूरे ड्रॉअर में खोलें: डिस्क्रिप्शन, कई असाइनी, स्टार्ट और ड्यू डेट, प्राथमिकता, टैग, असली फ़ाइल अटैचमेंट, एक एस्टिमेट और लॉग किए गए घंटे, वॉचर, ब्लॉकर और कमेंट। एक कॉन्टेक्स्ट स्ट्रिप उस क्लाइंट और प्रोजेक्ट का नाम बताती है जिसका यह हिस्सा है, और प्रोजेक्ट का नाम सीधे वहीं लिंक करता है।
जो कुछ भी आप छूते हैं, वह लिख लिया जाता है। एक्टिविटी ट्रेल स्टेटस बदलाव, दोबारा असाइनमेंट, तारीख की एडिट, कमेंट और कस्टम-फ़ील्ड बदलावों को उस व्यक्ति के नाम दर्ज करती है जिसने वे किए, और एक शांत चिप “Saving”, “All changes saved” या “Retrying” दिखाता है, ताकि किसी को यह अंदाज़ा न लगाना पड़े कि कोई एडिट पहुंची या नहीं।
सबटास्क जो असली टास्क हैं + चेकलिस्ट — सिर्फ़ चेकबॉक्स नहीं
एक लेवल गहरा, टास्क के पास जो कुछ है वह सब — साथ में छोटी चीज़ों के लिए एक चेकलिस्ट
काम को तोड़ें, और हर सबटास्क एक असली टास्क होता है: अपना टाइटल, डिस्क्रिप्शन, असाइनी, ड्यू डेट, प्राथमिकता, स्टेटस, टैग, अटैचमेंट और कमेंट थ्रेड। उसे उसी ड्रॉअर में खोलें, किसी और स्पेशलिस्ट को सौंपें, उसे अपनी डेडलाइन दें — वह फिर भी अपने पैरेंट की प्रोग्रेस में जुड़ता रहता है।
यह हायरार्की जान-बूझकर सिर्फ़ एक लेवल गहरी रखी गई है, और एक सबटास्क हमेशा अपने पैरेंट के उसी प्रोजेक्ट और क्लाइंट अकाउंट में रहता है, ताकि कोई ब्रेकडाउन कभी ऐसा पेड़ न बने जिसे कोई समझ ही न पाए। जब तक आप उन्हें चालू न करें, व्यू सबटास्क को छिपाकर रखते हैं, और प्रोजेक्ट के आंकड़े सिर्फ़ टॉप-लेवल टास्क गिनते हैं।
जब कोई कदम पूरे टास्क के लायक न हो, तब भी चेकलिस्ट मौजूद रहती है: नाम वाले आइटम जिन्हें आप टास्क के भीतर ही टिक कर देते हैं। किसी भी चेकलिस्ट आइटम को असली सबटास्क में तब बदला जा सकता है जब उसमें वज़न आ जाए, और किसी टास्क को डिलीट करना उसके सबटास्क को एक ही अनडू के नीचे साथ ले जाता है।
स्टेटस, प्राथमिकता और कस्टम फ़ील्ड जो आपकी एजेंसी तय करती है
एक वर्कस्पेस वोकैबुलरी, Settings → Projects में मैनेज की गई
स्टेटस कॉलम का नाम बदलें, उनका रंग बदलें, उन्हें फिर से क्रम में लगाएं, नए जोड़ें और हटाएं, ताकि बोर्ड आपकी असली पाइपलाइन दिखाए — Backlog, In Progress, Client Approval, आपकी शॉप उन्हें जो भी कहती हो — एक कॉलम को Done स्टेट के तौर पर चिन्हित करते हुए। प्राथमिकता भी वैसे ही काम करती है: Urgent, High, Medium और Low रखें, अपनी जोड़ें, या एक क्लिक में रीसेट कर दें।
कस्टम फ़ील्ड किसी टास्क को वह रखने देते हैं जो आपके प्रोसेस को चाहिए और जो किसी टेम्पलेट में पहले से नहीं आता: सिंगल-लाइन टेक्स्ट, लॉन्ग टेक्स्ट, एक नंबर, एक डेट, एक चेकबॉक्स, एक URL, या आपके अपने ऑप्शन वाला एक सिंगल-सिलेक्ट। किसी एक को ज़रूरी मार्क करें, और खाली वैल्यू टास्क पर फ़्लैग हो जाती है; Projects API के ज़रिए बना कोई फ़ील्ड एक From API चिप पहनता है।
तीनों लिस्ट एक ही पैनल में रहती हैं — Settings → Projects — ताकि जो वोकैबुलरी कॉलम, फ़िल्टर, ग्रुपिंग और API साझा करते हैं, वह तीन अलग-अलग वर्ज़न में न बंट जाए। किसी फ़ील्ड को रिटायर करना उसे बिना पहले से सेव की गई वैल्यू हटाए छिपा देता है, और किसी स्टेटस को डिलीट करना उसके टास्क पहले कॉलम में भेज देता है।
दायरे के तीन लेवल, व्यू का एक ही सेट
एक प्रोजेक्ट, एक क्लाइंट का पूरा पोर्टफ़ोलियो, या पूरी एजेंसी
हर प्रोजेक्ट एक क्लाइंट का होता है, इसलिए कोई अकाउंट चुनने पर बोर्ड उसी क्लाइंट के काम पर फ़िल्टर हो जाता है और बाकी छिपा देता है — यह वह ढांचा है जो कई क्लाइंट वाली एजेंसी को चाहिए ताकि बारह अकाउंट एक ही बैकलॉग में धुंधले न हो जाएं। किसी अकाउंट के बाहर कुछ भी किसी सामान्य टोकरी में नहीं रहता।
किसी क्लाइंट के पूरे पोर्टफ़ोलियो के लिए All Projects पर स्विच करें, पांचों व्यू में से किसी में भी, प्रोजेक्ट के हिसाब से ग्रुप और बैज किया हुआ: वह व्यू जिसे आप किसी क्लाइंट कॉल से पहले खोलते हैं। All Clients चुनें, और वही व्यू एक क्लाइंट-भर के एग्रीगेट में फैल जाते हैं, हर रो अपने क्लाइंट के साथ बैज की हुई।
ब्रीफ़ से अप्रूवल तक — वे वर्कफ़्लो जो एक कैंपेन ब्रीफ़ से शुरू होते हैं
किसी सबमिट किए गए प्लान को अपने-आप एक असली अप्रूवल टास्क में बदलें
जब कोई मार्केटर एक पेड, सोशल, ईमेल या SMS प्लान अप्रूवल के लिए सबमिट करता है, तो कंसोल एक असली टास्क एक पर-क्लाइंट Marketing Plans प्रोजेक्ट में बना देता है — अप्रूवर को असाइन किया हुआ, कुछ दिनों में ड्यू, मार्केटिंग के लिए टैग किया हुआ और उस प्लान से डीप-लिंक किया हुआ।
टास्क की नोटिफ़िकेशन से ही अप्रूव करें या बदलाव मांगें, और प्लान का स्टेटस साथ-साथ चलता है। साइन-ऑफ़ वहीं रहते हैं जहां बाकी काम रहता है — बोर्ड पर, असाइनी की अपनी लिस्ट में, रीलोड के बाद भी बचे हुए — किसी ऐसी ईमेल में नहीं जिसे बाद में कोई ढूंढ ही न सके।
सही काम को सही क्लाइंट के साथ शेयर करें
पर-प्रोजेक्ट और पर-टास्क क्लाइंट को दिखने वाली शेयरिंग
किसी प्रोजेक्ट को क्लाइंट को दिखने वाला बना दें, और उसके टास्क साथ चले आते हैं, ताकि क्लाइंट को अपने पोर्टल में आपके चलाए प्रोग्राम की एक साफ़ व्यू दिखे — जबकि एक पर-टास्क ओवरराइड किसी भी अंदरूनी चीज़ को नज़र से बाहर रखता है। डिफ़ॉल्ट प्राइवेट रहता है जब तक कोई शेयर करने का फ़ैसला न ले।
यही दोहरी रोक एक बोर्ड को आपकी टीम और आपके क्लाइंट दोनों की सेवा करने देती है, बिना दो अलग ट्रैकर के अलग होते जाने के। क्लाइंट उसी पर कमेंट करते हैं जो वे देख सकते हैं, और उनके जवाब उसी थ्रेड में आते हैं जिसे आपकी टीम पहले से पढ़ रही है, किसी ईमेल में स्क्रीनशॉट की तरह नहीं।
पूरा टूल उसी फ़ोन पर, जिस पर आपका अकाउंट मैनेजर कॉल उठाता है
हर व्यू, टास्क ड्रॉअर और कमेंट कंपोज़र — 360px की स्क्रीन तक
Projects लगभग 360 पिक्सल चौड़ी स्क्रीन तक रिस्पॉन्सिव है। साइडबार एक ड्रॉअर बन जाता है, लिस्ट पढ़ने लायक कार्ड में बदल जाती है, घनी टेबल पेज को बगल में धकेलने की बजाय अपनी ही धुरी पर स्क्रॉल करती हैं, और टास्क ड्रॉअर एक पूरी ऊंचाई वाली शीट की तरह खुलता है।
यह इसलिए मायने रखता है क्योंकि एजेंसी का काम डेस्क पर टिका नहीं रहता। दो मीटिंग के बीच किसी टास्क को दोबारा असाइन करना, किसी क्लाइंट के रिसेप्शन में एक सबटास्क टिक करना, ट्रेन में किसी @मेंशन का जवाब देना — मेंशन पिकर, फ़ील्ड एडिटर और कंपोज़र, सब अंगूठे के लिए बनाए गए हैं।
एजेंसियां आम टास्क टूल से आगे क्यों निकल जाती हैं
फ़र्क क्लाइंट डाइमेंशन है, फ़ीचर की गिनती नहीं
जनरल-पर्पज़ वर्क मैनेजर अच्छे सॉफ़्टवेयर हैं, और कई एजेंसियां उन्हीं में से किसी एक पर चलती हैं। वे आपसे बस यह मांगते हैं कि आप क्लाइंट डाइमेंशन खुद दोबारा बनाएं: हर अकाउंट के लिए एक वर्कस्पेस, एक टैग कन्वेंशन जिसे सबको याद रखना पड़े, व्यक्ति-दर-व्यक्ति दिया गया क्लाइंट ऐक्सेस, और बाद में जोड़ा गया एक अलग पोर्टल।
यहां क्लाइंट खुद मॉडल का हिस्सा है। एक प्रोजेक्ट उस क्लाइंट अकाउंट का होता है जिसके पास पहले से उसकी फ़ाइलें, चैट चैनल, मीटिंग, नोट्स, CRM पाइपलाइन, कैंपेन प्लान और रिपोर्ट होती हैं — इसलिए कोई टास्क सीधे उस ब्रीफ़ को दिखा सकता है जहां से वह आई, और उसे क्लाइंट के साथ शेयर करना सिर्फ़ एक स्विच है।
ईमानदार सौदा यह है: यह उन एजेंसियों के लिए एक प्रोजेक्ट मैनेजर है जो क्लाइंट का काम डिलीवर करती हैं, कोई कुछ-भी-बनाओ प्लेटफ़ॉर्म नहीं। कोई टास्क ऑटोमेशन नहीं, कोई रिकरिंग-टास्क जनरेटर नहीं, कोई ऐप डायरेक्टरी नहीं — एक वर्कस्पेस जहां काम, अप्रूवल और क्लाइंट एक ही रिकॉर्ड हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या सबटास्क के अपने असाइनी और ड्यू डेट हो सकते हैं?
हां। एक सबटास्क एक असली टास्क है: अपना टाइटल, डिस्क्रिप्शन, असाइनी, स्टार्ट और ड्यू डेट, प्राथमिकता, स्टेटस, टैग, अटैचमेंट और कमेंट। यह अपने पैरेंट के ठीक एक लेवल नीचे बैठता है, हमेशा उसी प्रोजेक्ट और क्लाइंट अकाउंट में, और इसका पूरा होना पैरेंट की प्रोग्रेस में जुड़ता है।
किसी टास्क कमेंट में @मेंशन लोगों को कैसे सूचित करते हैं?
कंपोज़र में @ टाइप करें और किसी साथी को चुनें; सेव हुआ कमेंट मेंशन साथ लेकर चलता है। उन्हें हेडर की घंटी और Activity Center में सूचित किया जाता है, टास्क तक डीप-लिंक किया हुआ। टास्क के असाइनी और वॉचर को भी कमेंट की सूचना मिलती है, और आपको अपने खुद के कमेंट की कभी सूचना नहीं मिलती।
क्या मैं अपनी खुद की प्राथमिकता और स्टेटस जोड़ सकता हूं?
हां। दोनों एक वर्कस्पेस वोकैबुलरी हैं जिन्हें आप Settings → Projects में एडिट करते हैं: जोड़ें, नाम बदलें, रंग बदलें, फिर से क्रम में लगाएं और हटाएं, यह चिन्हित करें कि कौन-सा स्टेटस Done माना जाता है, और जब चाहें प्राथमिकता को Urgent, High, Medium और Low पर रीसेट कर दें। इन लिस्ट को एडिट करना सिर्फ़ वर्कस्पेस एडमिन तक सीमित है।
किसी टास्क में कस्टम फ़ील्ड किस-किस तरह के हो सकते हैं?
सात तरह के: सिंगल-लाइन टेक्स्ट, लॉन्ग टेक्स्ट, नंबर, डेट, चेकबॉक्स, URL और आपके अपने ऑप्शन वाला सिंगल-सिलेक्ट। किसी भी फ़ील्ड को ज़रूरी मार्क किया जा सकता है, फिर से क्रम में लगाया जा सकता है और वर्कस्पेस के हर टास्क पर इस्तेमाल किया जा सकता है। किसी फ़ील्ड को हटाना उसे टास्क से छिपा देता है, मगर पहले से सेव की गई वैल्यू रखता है।
क्या किसी प्रोजेक्ट की क्लाइंट-फ़ेसिंग व्यू भी है?
हां। हर प्रोजेक्ट और हर टास्क एक क्लाइंट-विज़िबिलिटी स्विच लेकर चलता है, और शेयर किया गया काम उसी क्लाइंट के अपने पोर्टल में उसकी फ़ाइलों, चैट, नोट्स और रिपोर्ट के बगल में दिखता है। डिफ़ॉल्ट रूप से कुछ भी दिखाई नहीं देता: एक प्रोजेक्ट को शेयर करना पड़ता है, और शेयर किए गए प्रोजेक्ट के भीतर एक टास्क फिर भी अंदरूनी रखी जा सकती है।
क्या यह मोबाइल और टैबलेट पर काम करता है?
हां। हर व्यू, टास्क ड्रॉअर, मेंशन पिकर और कस्टम-फ़ील्ड एडिटर लगभग 360 पिक्सल चौड़ी स्क्रीन तक काम करते हैं। साइडबार एक ड्रॉअर बन जाता है, लिस्ट कार्ड में बदल जाती है, चौड़ी टेबल अपनी ही धुरी पर स्क्रॉल करती हैं, और ड्रॉअर एक पूरी ऊंचाई वाली शीट की तरह खुलता है।
किसी एजेंसी के लिए यह Asana या ClickUp से कैसे अलग है?
वे मज़बूत जनरल-पर्पज़ वर्क मैनेजर हैं, ऐसी कंपनी के लिए बने हैं जो अपना ही काम व्यवस्थित करती है। यहां क्लाइंट खुद डेटा मॉडल का हिस्सा है: हर प्रोजेक्ट उस क्लाइंट अकाउंट का होता है जिसके पास उसकी फ़ाइलें, चैट, मीटिंग, CRM पाइपलाइन और रिपोर्ट भी होते हैं, और उस क्लाइंट के साथ काम शेयर करना सिर्फ़ एक स्विच है।
@मेंशन वाले कमेंट जो सही लोगों तक पहुंचते हैं
किसी साथी को मेंशन करें — हेडर की घंटी और Activity Center बाकी काम कर देते हैं
किसी टास्क कमेंट में @ टाइप करें, और कंपोज़र के ऊपर एक पीपल पिकर खुलता है — वही जो आपकी टीम चैट में इस्तेमाल करती है। कोई नाम चुनें, और वह मेंशन थ्रेड में एक चिप बन जाता है। जो साथी प्रोजेक्ट में नहीं हैं, वे भी दिखाए जाते हैं, साफ़ चिन्हित होकर, ताकि आप उसे भी शामिल कर सकें जिसे जवाब पता हो।
एक मेंशन उस नामित व्यक्ति को सूचित करता है; एक नया कमेंट टास्क के असाइनी और वॉचर को सूचित करता है। दोनों हेडर की घंटी और Activity Center में पहुंचते हैं, ठीक उसी टास्क तक डीप-लिंक किए हुए, और एक मेंशन एक सादे कमेंट से ऊपर रहता है, इसलिए वह मेंशन के नीचे फ़ाइल होता है। आपके अपने कमेंट कभी आपकी अपनी घंटी नहीं बजाते।
यही थ्रेड है जो किसी क्लाइंट को शेयर किए गए प्रोजेक्ट पर दिखता है, मेंशन टोकन को सर्वर पर सादे नामों में फिर से लिखा जाता है — इसलिए कोई पोर्टल कभी आपकी अंदरूनी मेंबर-की नहीं दिखाता, और किसी को कहीं और एक दूसरी, साफ़ की गई बातचीत रखने की ज़रूरत नहीं पड़ती।