प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर, जो मार्केटिंग एजेंसियों के काम करने के तरीके पर बना है

किसी टास्क को एक पूरे ड्रॉअर में खोलें: डिस्क्रिप्शन, कई असाइनी, स्टार्ट और ड्यू डेट, प्राथमिकता, टैग, असली फ़ाइल अटैचमेंट, एक एस्टिमेट और लॉग किए गए घंटे, वॉचर, ब्लॉकर और कमेंट। एक कॉन्टेक्स्ट स्ट्रिप उस क्लाइंट और प्रोजेक्ट का नाम बताती है जिसका यह हिस्सा है, और प्रोजेक्ट का नाम सीधे वहीं लिंक करता है।

जो कुछ भी आप छूते हैं, वह लिख लिया जाता है। एक्टिविटी ट्रेल स्टेटस बदलाव, दोबारा असाइनमेंट, तारीख की एडिट, कमेंट और कस्टम-फ़ील्ड बदलावों को उस व्यक्ति के नाम दर्ज करती है जिसने वे किए, और एक शांत चिप “Saving”, “All changes saved” या “Retrying” दिखाता है, ताकि किसी को यह अंदाज़ा न लगाना पड़े कि कोई एडिट पहुंची या नहीं।

काम को तोड़ें, और हर सबटास्क एक असली टास्क होता है: अपना टाइटल, डिस्क्रिप्शन, असाइनी, ड्यू डेट, प्राथमिकता, स्टेटस, टैग, अटैचमेंट और कमेंट थ्रेड। उसे उसी ड्रॉअर में खोलें, किसी और स्पेशलिस्ट को सौंपें, उसे अपनी डेडलाइन दें — वह फिर भी अपने पैरेंट की प्रोग्रेस में जुड़ता रहता है।

यह हायरार्की जान-बूझकर सिर्फ़ एक लेवल गहरी रखी गई है, और एक सबटास्क हमेशा अपने पैरेंट के उसी प्रोजेक्ट और क्लाइंट अकाउंट में रहता है, ताकि कोई ब्रेकडाउन कभी ऐसा पेड़ न बने जिसे कोई समझ ही न पाए। जब तक आप उन्हें चालू न करें, व्यू सबटास्क को छिपाकर रखते हैं, और प्रोजेक्ट के आंकड़े सिर्फ़ टॉप-लेवल टास्क गिनते हैं।

जब कोई कदम पूरे टास्क के लायक न हो, तब भी चेकलिस्ट मौजूद रहती है: नाम वाले आइटम जिन्हें आप टास्क के भीतर ही टिक कर देते हैं। किसी भी चेकलिस्ट आइटम को असली सबटास्क में तब बदला जा सकता है जब उसमें वज़न आ जाए, और किसी टास्क को डिलीट करना उसके सबटास्क को एक ही अनडू के नीचे साथ ले जाता है।

किसी टास्क कमेंट में @ टाइप करें, और कंपोज़र के ऊपर एक पीपल पिकर खुलता है — वही जो आपकी टीम चैट में इस्तेमाल करती है। कोई नाम चुनें, और वह मेंशन थ्रेड में एक चिप बन जाता है। जो साथी प्रोजेक्ट में नहीं हैं, वे भी दिखाए जाते हैं, साफ़ चिन्हित होकर, ताकि आप उसे भी शामिल कर सकें जिसे जवाब पता हो।

एक मेंशन उस नामित व्यक्ति को सूचित करता है; एक नया कमेंट टास्क के असाइनी और वॉचर को सूचित करता है। दोनों हेडर की घंटी और एक्टिविटी सेंटर में पहुंचते हैं, ठीक उसी टास्क तक डीप-लिंक किए हुए, और एक मेंशन एक सादे कमेंट से ऊपर रहता है, इसलिए वह मेंशन के नीचे फ़ाइल होता है। आपके अपने कमेंट कभी आपकी अपनी घंटी नहीं बजाते।

यही थ्रेड है जो किसी क्लाइंट को शेयर किए गए प्रोजेक्ट पर दिखता है, मेंशन टोकन को सर्वर पर सादे नामों में फिर से लिखा जाता है — इसलिए कोई पोर्टल कभी आपकी अंदरूनी मेंबर-की नहीं दिखाता, और किसी को कहीं और एक दूसरी, साफ़ की गई बातचीत रखने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

स्टेटस कॉलम का नाम बदलें, उनका रंग बदलें, उन्हें फिर से क्रम में लगाएं, नए जोड़ें और हटाएं, ताकि बोर्ड आपकी असली पाइपलाइन दिखाए — Backlog, In Progress, Client Approval, आपकी शॉप उन्हें जो भी कहती हो — एक कॉलम को Done स्टेट के तौर पर चिन्हित करते हुए। प्राथमिकता भी वैसे ही काम करती है: Urgent, High, Medium और Low रखें, अपनी जोड़ें, या एक क्लिक में रीसेट कर दें।

कस्टम फ़ील्ड किसी टास्क को वह रखने देते हैं जो आपके प्रोसेस को चाहिए और जो किसी टेम्पलेट में पहले से नहीं आता: सिंगल-लाइन टेक्स्ट, लॉन्ग टेक्स्ट, एक नंबर, एक डेट, एक चेकबॉक्स, एक URL, या आपके अपने ऑप्शन वाला एक सिंगल-सिलेक्ट। किसी एक को ज़रूरी मार्क करें, और खाली वैल्यू टास्क पर फ़्लैग हो जाती है; Projects API के ज़रिए बना कोई फ़ील्ड एक From API चिप पहनता है।

तीनों लिस्ट एक ही पैनल में रहती हैं — सेटिंग्स → प्रोजेक्ट — ताकि जो वोकैबुलरी कॉलम, फ़िल्टर, ग्रुपिंग और API साझा करते हैं, वह तीन अलग-अलग वर्ज़न में न बंट जाए। किसी फ़ील्ड को रिटायर करना उसे बिना पहले से सेव की गई वैल्यू हटाए छिपा देता है, और किसी स्टेटस को डिलीट करना उसके टास्क पहले कॉलम में भेज देता है।

हर प्रोजेक्ट एक क्लाइंट का होता है, इसलिए कोई अकाउंट चुनने पर बोर्ड उसी क्लाइंट के काम पर फ़िल्टर हो जाता है और बाकी छिपा देता है — यह वह ढांचा है जो कई क्लाइंट वाली एजेंसी को चाहिए ताकि बारह अकाउंट एक ही बैकलॉग में धुंधले न हो जाएं। किसी अकाउंट के बाहर कुछ भी किसी सामान्य टोकरी में नहीं रहता।

किसी क्लाइंट के पूरे पोर्टफ़ोलियो के लिए All Projects पर स्विच करें, पांचों व्यू में से किसी में भी, प्रोजेक्ट के हिसाब से ग्रुप और बैज किया हुआ: वह व्यू जिसे आप किसी क्लाइंट कॉल से पहले खोलते हैं। All Clients चुनें, और वही व्यू एक क्लाइंट-भर के एग्रीगेट में फैल जाते हैं, हर रो अपने क्लाइंट के साथ बैज की हुई।

जब कोई मार्केटर एक पेड, सोशल, ईमेल या SMS प्लान अप्रूवल के लिए सबमिट करता है, तो कंसोल एक असली टास्क क्लाइंट के अपने Marketing Plans प्रोजेक्ट में बना देता है — अप्रूवर को असाइन किया हुआ, कुछ दिनों में ड्यू, मार्केटिंग के लिए टैग किया हुआ और उस प्लान से डीप-लिंक किया हुआ।

रिव्यूअर “टीम > अप्रूवल” में या प्लान पर ही अप्रूव करता है या बदलाव मांगता है; टास्क वहीं का लिंक देता है, और अकेले टास्क पूरा करने से कुछ अप्रूव नहीं होता। रिव्यू टास्क वहीं रहता है जहां बाकी काम रहता है — बोर्ड पर, असाइनी की अपनी लिस्ट में, रीलोड के बाद भी बचा हुआ — किसी ऐसी ईमेल में नहीं जिसे बाद में कोई ढूंढ ही न सके।

किसी प्रोजेक्ट को क्लाइंट को दिखने वाला बना दें, और उसके टास्क साथ चले आते हैं, ताकि क्लाइंट को अपने पोर्टल में आपके चलाए प्रोग्राम की एक साफ़ व्यू दिखे — जबकि टास्क-स्तर का एक ओवरराइड किसी भी अंदरूनी चीज़ को नज़र से बाहर रखता है। डिफ़ॉल्ट प्राइवेट रहता है जब तक कोई शेयर करने का फ़ैसला न ले।

यही दोहरी रोक एक बोर्ड को आपकी टीम और आपके क्लाइंट दोनों की सेवा करने देती है, बिना दो अलग ट्रैकर के अलग होते जाने के। क्लाइंट उसी पर कमेंट करते हैं जो वे देख सकते हैं, और उनके जवाब उसी थ्रेड में आते हैं जिसे आपकी टीम पहले से पढ़ रही है, किसी ईमेल में स्क्रीनशॉट की तरह नहीं।

Projects लगभग 360 पिक्सल चौड़ी स्क्रीन तक रिस्पॉन्सिव है। साइडबार एक ड्रॉअर बन जाता है, लिस्ट पढ़ने लायक कार्ड में बदल जाती है, घनी टेबल पेज को बगल में धकेलने की बजाय अपनी ही धुरी पर स्क्रॉल करती हैं, और टास्क ड्रॉअर एक पूरी ऊंचाई वाली शीट की तरह खुलता है।

यह इसलिए मायने रखता है क्योंकि एजेंसी का काम डेस्क पर टिका नहीं रहता। दो मीटिंग के बीच किसी टास्क को दोबारा असाइन करना, किसी क्लाइंट के रिसेप्शन में एक सबटास्क टिक करना, ट्रेन में किसी @मेंशन का जवाब देना — मेंशन पिकर, फ़ील्ड एडिटर और कंपोज़र, सब अंगूठे के लिए बनाए गए हैं।

जनरल-पर्पज़ वर्क मैनेजर अच्छे सॉफ़्टवेयर हैं, और कई एजेंसियां उन्हीं में से किसी एक पर चलती हैं। वे आपसे बस यह मांगते हैं कि आप क्लाइंट डाइमेंशन खुद दोबारा बनाएं: हर अकाउंट के लिए एक वर्कस्पेस, एक टैग कन्वेंशन जिसे सबको याद रखना पड़े, व्यक्ति-दर-व्यक्ति दिया गया क्लाइंट ऐक्सेस, और बाद में जोड़ा गया एक अलग पोर्टल।

यहां क्लाइंट खुद मॉडल का हिस्सा है। एक प्रोजेक्ट उस क्लाइंट अकाउंट का होता है जिसके पास पहले से उसकी फ़ाइलें, चैट चैनल, मीटिंग, नोट्स, CRM पाइपलाइन, कैंपेन प्लान और रिपोर्ट होती हैं — इसलिए कोई टास्क सीधे उस ब्रीफ़ को दिखा सकता है जहां से वह आई, और उसे क्लाइंट के साथ शेयर करना सिर्फ़ एक स्विच है।

यह क्लाइंट का काम चलाने वाली एजेंसियों के लिए बना प्रोजेक्ट मैनेजर है: एक वर्कस्पेस जहां काम, अप्रूवल और क्लाइंट एक ही रिकॉर्ड हैं, और जहां सेव किया गया प्रोजेक्ट टेम्पलेट एक अच्छे महीने के टास्क को अगले महीने तक ले जाता है।