Phần mềm quản lý dự án cho agency, vận hành đúng theo cách một agency marketing giao việc

Mở một công việc thành một ngăn kéo đầy đủ: mô tả, nhiều người phụ trách, ngày bắt đầu và hạn chót, mức ưu tiên, thẻ nhãn, file đính kèm thật, một ước lượng cùng số giờ đã ghi nhận, người theo dõi, các điểm nghẽn và bình luận. Một dải ngữ cảnh gọi tên khách hàng và dự án mà công việc thuộc về, và tên dự án dẫn thẳng tới đó.

Mọi thứ bạn chạm vào đều được ghi lại. Dòng hoạt động lưu các lần chuyển trạng thái, gán lại người phụ trách, sửa ngày, bình luận và thay đổi trường tùy chỉnh, gắn với đúng người đã thực hiện, cùng một chip lặng lẽ hiển thị Đang lưu, Đã lưu mọi thay đổi hoặc Đang thử lại, để không ai phải tự hỏi một chỉnh sửa đã được ghi nhận hay chưa.

Bóc nhỏ công việc, và mỗi công việc con là một công việc đúng nghĩa: tiêu đề riêng, mô tả, người phụ trách, hạn chót, mức ưu tiên, trạng thái, thẻ nhãn, file đính kèm và một luồng bình luận. Mở nó trong cùng một ngăn kéo, giao nó cho một chuyên gia khác, đặt cho nó một hạn chót riêng, nó vẫn cộng vào tiến độ của công việc cha.

Cấu trúc phân cấp có chủ đích chỉ sâu đúng một cấp, và một công việc con luôn ở trong đúng dự án và tài khoản khách hàng của công việc cha, nên việc bóc nhỏ không bao giờ trở thành một cây mà không ai còn định hướng được. Các chế độ xem ẩn công việc con cho tới khi bạn bật lên, và thống kê dự án chỉ đếm công việc cấp cao nhất.

Khi một bước không đáng một công việc trọn vẹn, checklist vẫn ở đó: các mục có tên mà bạn tích vào ngay trong công việc. Bất kỳ mục checklist nào cũng có thể được nâng cấp thành một công việc con thật ngay khi nó lớn thêm, và xóa một công việc kéo theo công việc con của nó dưới một lần hoàn tác duy nhất.

Gõ @ trong một bình luận công việc và một bộ chọn người mở ra ngay trên ô soạn, đúng bộ chọn mà đội ngũ bạn dùng trong chat. Chọn một tên và lượt nhắc trở thành một chip trong luồng. Những đồng nghiệp chưa nằm trong dự án vẫn được đề xuất, được đánh dấu rõ ràng, để bạn có thể kéo vào đúng người biết câu trả lời.

Một lượt nhắc tên báo cho đúng người được nêu tên; một bình luận mới báo cho người phụ trách và người theo dõi của công việc đó. Cả hai đều hiện ở chuông đầu trang và Trung tâm hoạt động, dẫn thẳng vào đúng công việc, và một lượt nhắc tên đứng trên một bình luận thường nên xếp vào mục nhắc tên. Bình luận của chính bạn không bao giờ làm chuông của chính bạn kêu.

Đúng luồng đó là thứ một khách hàng nhìn thấy trên một dự án đã chia sẻ, với các token nhắc tên được viết lại thành tên thường trên máy chủ, nên một cổng khách hàng không bao giờ lộ khóa thành viên nội bộ của bạn, và không ai phải giữ một cuộc hội thoại thứ hai đã lọc sạch ở nơi khác.

Đổi tên, đổi màu, sắp xếp lại, thêm và xóa các cột trạng thái để bảng phản ánh đúng pipeline thật của bạn, Backlog, Đang làm, Chờ khách hàng duyệt, gọi thế nào cũng được, cùng một cột được đánh dấu là trạng thái hoàn thành. Mức ưu tiên hoạt động tương tự: giữ Khẩn cấp, Cao, Trung bình và Thấp, thêm mức của riêng bạn, hoặc đặt lại chỉ với một cú nhấp.

Trường tùy chỉnh cho phép một công việc lưu đúng thứ quy trình của bạn cần mà không mẫu nào có sẵn: văn bản một dòng, văn bản dài, một số, một ngày, một ô tích, một URL, hoặc một lựa chọn đơn với các phương án của riêng bạn. Đánh dấu một trường là bắt buộc và một giá trị trống sẽ được gắn cờ trên công việc; một trường được tạo qua Projects API mang một chip Từ API.

Cả ba danh sách này nằm trong một bảng duy nhất, Cài đặt → Dự án, để bộ từ vựng mà các cột, bộ lọc, cách gộp nhóm và API dùng chung không bao giờ trôi thành ba phiên bản khác nhau. Ngừng dùng một trường sẽ ẩn nó mà không xóa những giá trị đã lưu, còn xóa một trạng thái sẽ chuyển công việc của nó sang cột đầu tiên.

Mỗi dự án thuộc về một khách hàng, nên chọn một tài khoản sẽ lọc bảng về đúng công việc của khách hàng đó và ẩn phần còn lại, cấu trúc mà một agency nhiều khách hàng cần để mười hai tài khoản không hòa lẫn vào một backlog duy nhất. Không gì nằm trong một nhóm chung chung ngoài một tài khoản.

Chuyển sang Mọi dự án để xem trọn danh mục của một khách hàng trên bất kỳ chế độ xem nào trong năm chế độ, gộp nhóm và gắn nhãn theo dự án, chế độ xem bạn mở trước một cuộc gọi khách hàng. Chọn Mọi khách hàng và cùng các chế độ xem đó mở rộng thành một tổng hợp xuyên khách hàng, mỗi dòng gắn nhãn khách hàng của nó.

Khi một người làm marketing gửi một kế hoạch paid, social, email hoặc SMS để duyệt, console tạo ngay một công việc thật trong một dự án Kế hoạch marketing riêng cho từng khách hàng, gán cho người duyệt, hạn trong vài ngày, gắn thẻ marketing và dẫn thẳng tới kế hoạch đó.

Duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa ngay từ thông báo của công việc, và trạng thái của kế hoạch đi theo. Các lượt duyệt nằm đúng nơi phần còn lại của công việc nằm, trên bảng, trong danh sách riêng của người duyệt, sống sót qua một lần tải lại, thay vì trong một email mà sau này không ai tìm lại được.

Bật một dự án sang chia sẻ với khách hàng và công việc của nó đi theo, để khách hàng thấy một khung nhìn gọn gàng về chương trình bạn đang chạy cho họ ngay trong cổng khách hàng riêng, trong khi một ngoại lệ theo từng công việc giữ mọi thứ nội bộ ngoài tầm mắt. Mặc định là riêng tư cho tới khi ai đó quyết định chia sẻ.

Hai lớp kiểm soát đó cho phép một bảng phục vụ cả đội ngũ và khách hàng của bạn mà không khiến hai hệ thống theo dõi trôi lệch nhau. Khách hàng bình luận trên đúng những gì họ thấy được, và câu trả lời của họ rơi thẳng vào luồng mà đội ngũ bạn vốn đang đọc, thay vì đến dưới dạng một ảnh chụp màn hình trong email.

Dự án đáp ứng tới khoảng 360 pixel chiều rộng. Thanh bên trở thành một ngăn kéo, danh sách xếp thành các thẻ dễ đọc, các bảng dày cuộn trên trục riêng của chúng thay vì đẩy cả trang sang ngang, và ngăn công việc mở ra như một tấm phủ kín màn hình.

Điều đó quan trọng vì công việc agency không ở yên trên bàn làm việc. Gán lại một công việc giữa hai cuộc họp, tích một công việc con ngay tại quầy lễ tân của khách hàng, trả lời một @nhắc tên trên tàu, bộ chọn nhắc tên, các trình chỉnh sửa trường và ô soạn đều được xây cho ngón tay cái.

Các trình quản lý việc đa dụng là phần mềm tốt, và nhiều agency vẫn chạy trên một trong số đó. Điều chúng đòi hỏi là bạn tự dựng lại chiều khách hàng: một workspace cho mỗi tài khoản, một quy ước thẻ nhãn mà ai cũng phải nhớ, quyền truy cập khách hàng cấp từng người, một cổng gắn thêm sau này.

Ở đây khách hàng là một phần của mô hình. Một dự án thuộc về một tài khoản khách hàng vốn đã giữ sẵn file, kênh chat, cuộc họp, ghi chú, pipeline CRM, kế hoạch chiến dịch và báo cáo của đúng khách hàng đó, nên một công việc có thể trỏ tới brief mà nó bắt nguồn, và chia sẻ nó với khách hàng chỉ là một công tắc.

Đánh đổi trung thực: đây là một trình quản lý dự án cho agency đang giao công việc khách hàng, không phải một nền tảng dựng được mọi thứ. Không tự động hóa công việc, không bộ tạo công việc lặp lại, không kho ứng dụng, một workspace nơi công việc, phê duyệt và khách hàng đều là cùng những hồ sơ.