Управление проектами в агентстве: программа, построенная для маркетинговых агентств

Открывайте задачу в полноценной боковой панели: описание, несколько исполнителей, дата начала и срок, приоритет, теги, настоящие вложенные файлы, оценка и учтенные часы, наблюдатели, блокеры и комментарии. Контекстная строка называет клиента и проект, к которому относится задача, а название проекта ведет прямо туда.

Все, к чему вы прикасаетесь, фиксируется. История активности записывает перемещения по статусу, переназначения, правки дат, комментарии и изменения своих полей вместе с тем, кто их внес, а неброский индикатор показывает «Сохранение», «Все изменения сохранены» или «Повторная попытка», так что никто не гадает, применилась ли правка.

Разбейте работу на части — и каждая подзадача становится настоящей задачей: свой заголовок, описание, исполнители, срок, приоритет, статус, теги, вложения и лента комментариев. Откройте ее в той же боковой панели, передайте другому специалисту, задайте свой собственный дедлайн — она все равно будет учитываться в прогрессе родительской задачи.

Иерархия намеренно ограничена одним уровнем, а подзадача всегда остается в проекте и аккаунте клиента родительской задачи, поэтому разбивка никогда не превращается в дерево, в котором никто не может ориентироваться. Представления скрывают подзадачи, пока вы их не включите, а статистика проекта считает только задачи верхнего уровня.

Когда шаг не заслуживает отдельной задачи, остается чек-лист: именованные пункты, которые вы отмечаете прямо внутри задачи. Любой пункт чек-листа можно превратить в настоящую подзадачу, как только он «наберет вес», а удаление задачи забирает с собой и ее подзадачи — под одной командой отмены.

Наберите @ в комментарии к задаче — и над полем ввода откроется выбор людей, тот же, что использует ваша команда в чате. Выберите имя — и упоминание станет меткой в ленте. Коллеги, которые не состоят в проекте, все равно предлагаются, но с явной пометкой, так что вы можете подключить любого, кто знает ответ.

Упоминание уведомляет названного человека; новый комментарий уведомляет исполнителей и наблюдателей задачи. Оба попадают в колокольчик в шапке и в Центр активности, с прямой ссылкой на конкретную задачу, а упоминание идет впереди обычного комментария и попадает в раздел упоминаний. Ваши собственные комментарии никогда не звонят в ваш собственный колокольчик.

Именно эту ленту видит клиент в общем проекте, а токены упоминаний на сервере переписываются в обычные имена, так что портал никогда не показывает ваши внутренние ключи участников и никому не приходится вести отдельный, «причесанный» разговор где-то еще.

Переименовывайте, перекрашивайте, переставляйте, добавляйте и удаляйте колонки статусов, чтобы доска отражала ваш реальный процесс — «В очереди», «В работе», «Согласование с клиентом» — как бы их ни называли в вашей команде, — с одной колонкой, отмеченной как завершающее состояние. Приоритеты работают так же: оставьте «Срочно», «Высокий», «Средний» и «Низкий», добавьте свои или сбросьте все одним кликом.

Свои поля позволяют задаче хранить то, что нужно именно вашему процессу и чего нет ни в одном готовом шаблоне: однострочный текст, длинный текст, число, дата, флажок, URL или выбор одного варианта из ваших собственных. Отметьте поле обязательным — и пустое значение будет помечено на задаче; поле, созданное через API Проектов, помечено меткой «Из API».

Все три списка находятся в одной панели — Настройки → Проекты, — поэтому словарь, который используют колонки, фильтры, группировки и API, не может разъехаться на три разные версии. Отключение поля скрывает его, но не удаляет уже сохраненные значения, а удаление статуса переносит его задачи в первую колонку.

Каждый проект принадлежит клиенту, поэтому выбор аккаунта фильтрует доску до работы именно этого клиента и скрывает остальное — структура, которая нужна агентству с множеством клиентов, чтобы двенадцать аккаунтов не сливались в один общий бэклог. Ничто не лежит в общей куче вне аккаунта.

Переключитесь на «Все проекты», чтобы увидеть весь портфель одного клиента в любом из пяти представлений, сгруппированный и помеченный по проектам, — это представление вы открываете перед звонком клиенту. Выберите «Все клиенты» — и те же представления расширяются в сводку по всем клиентам сразу, с меткой клиента в каждой строке.

Когда маркетолог отправляет на согласование план по платной рекламе, соцсетям, email или SMS, консоль создает настоящую задачу в проекте «Маркетинговые планы» этого клиента — назначенную на согласующего, со сроком через несколько дней, с тегом маркетинга и прямой ссылкой на план.

Проверяющий согласует план или запрашивает правки в разделе «Команда» > «Согласования» либо на самом плане; задача ведет туда, а ее выполнение само по себе ничего не согласует. Задача на проверку живет там же, где и вся остальная работа, — на доске, в собственном списке исполнителя, переживая перезагрузку страницы, — а не в письме, которое потом никто не может найти.

Переключите проект в режим «видим клиенту» — и его задачи последуют за ним, так что клиент увидит в своем портале чистую картину программы, которую вы для него ведете, — а настройка на уровне отдельной задачи держит все внутреннее вне поля зрения. По умолчанию все приватно, пока кто-то не решит поделиться.

Этот двойной барьер позволяет одной доске обслуживать и вашу команду, и вашего клиента без риска, что два трекера разъедутся между собой. Клиенты комментируют то, что им видно, и их ответы попадают в ту же ленту, которую уже читает ваша команда, а не приходят скриншотом в письме.

Раздел «Проекты» адаптивен вплоть до ширины примерно 360 пикселей. Боковое меню превращается в выдвижную панель, список складывается в удобные для чтения карточки, плотные таблицы прокручиваются по своей собственной оси вместо того, чтобы сдвигать всю страницу вбок, а панель задачи открывается как лист на всю высоту экрана.

Это важно, потому что работа агентства не остается за рабочим столом. Переназначить задачу между встречами, отметить подзадачу в приемной у клиента, ответить на @упоминание в поезде — выбор упоминаний, редакторы полей и поле комментария сделаны под большой палец.

Универсальные менеджеры работы — хорошее программное обеспечение, и немало агентств работают именно на них. Но они требуют, чтобы клиентское измерение вы выстраивали сами: рабочее пространство на каждый аккаунт, соглашение о тегах, которое все обязаны помнить, доступ клиента, выданный человеку вручную, отдельный портал, прикрученный позже.

Здесь клиент — часть самой модели. Проект принадлежит аккаунту клиента, который уже хранит его файлы, канал чата, встречи, заметки, воронку CRM, планы кампаний и отчеты, — поэтому задача может ссылаться на бриф, из которого выросла, а поделиться ею с клиентом — это один переключатель.

Это менеджер проектов, созданный для агентств, которые ведут работу клиентов: одно рабочее пространство, где работа, согласования и клиент — это одни и те же записи, а сохраненный шаблон проекта переносит задачи удачного месяца в следующий.