โปรแกรมบริหารโครงการ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อเอเจนซี่การตลาดโดยเฉพาะ

เปิดงานขึ้นมาเป็นลิ้นชักแบบเต็ม มีรายละเอียด ผู้รับผิดชอบหลายคน วันเริ่มและวันครบกำหนด ระดับความสำคัญ แท็ก ไฟล์แนบจริง ประมาณการและชั่วโมงที่บันทึกไว้ ผู้ติดตาม ตัวขวางงาน และคอมเมนต์ แถบบริบทระบุชื่อลูกค้าและโครงการที่งานนั้นสังกัดอยู่ และชื่อโครงการก็ลิงก์ตรงไปที่นั่นได้เลย

ทุกอย่างที่คุณแตะจะถูกจดไว้ ประวัติกิจกรรมบันทึกการย้ายสถานะ การมอบหมายใหม่ การแก้วันที่ คอมเมนต์ และการเปลี่ยนฟิลด์ที่กำหนดเอง พร้อมระบุตัวคนที่ทำไว้ด้วย และชิปเล็ก ๆ จะขึ้นข้อความว่ากำลังบันทึก บันทึกครบแล้ว หรือกำลังลองใหม่ เพื่อไม่ให้ใครต้องสงสัยว่าการแก้ไขนั้นบันทึกสำเร็จหรือยัง

แตกงานออกมา แล้วงานย่อยแต่ละอันก็เป็นงานจริงแท้ ๆ มีชื่อ รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด ระดับความสำคัญ สถานะ แท็ก ไฟล์แนบ และเธรดคอมเมนต์ของตัวเอง เปิดงานย่อยในลิ้นชักเดียวกัน มอบให้ผู้เชี่ยวชาญคนอื่น หรือตั้งเดดไลน์ของตัวเอง ก็ยังนับรวมเข้าไปในความคืบหน้าของงานหลักอยู่ดี

โครงสร้างนี้ตั้งใจให้ลึกแค่หนึ่งชั้น และงานย่อยจะอยู่ในโครงการและบัญชีลูกค้าเดียวกับงานหลักเสมอ การแตกงานจึงไม่กลายเป็นต้นไม้ที่ไม่มีใครตามทัน มุมมองต่าง ๆ จะซ่อนงานย่อยไว้จนกว่าคุณจะเปิดแสดง และสถิติของโครงการนับเฉพาะงานระดับบนสุดเท่านั้น

เมื่อขั้นตอนหนึ่งไม่ถึงขั้นต้องเป็นงานเต็ม ก็ยังมีเช็กลิสต์ให้ใช้ คือรายการที่มีชื่อให้คุณกาเครื่องหมายอยู่ในตัวงานเอง เช็กลิสต์แต่ละข้อเลื่อนขั้นเป็นงานย่อยจริงได้ทันทีที่เริ่มมีน้ำหนักขึ้นมา และการลบงานหนึ่งจะลบงานย่อยของงานนั้นไปด้วย โดยกดยกเลิกครั้งเดียวก็กู้คืนทั้งหมดได้

พิมพ์ @ ในคอมเมนต์ของงาน แล้วตัวเลือกรายชื่อคนจะเปิดขึ้นเหนือช่องพิมพ์ เป็นตัวเดียวกับที่ทีมของคุณใช้ในแชท เลือกชื่อ แล้วการ @ นั้นจะกลายเป็นชิปอยู่ในเธรด เพื่อนร่วมทีมที่ไม่ได้อยู่ในโครงการก็ยังถูกเสนอชื่อให้เลือกได้ พร้อมป้ายกำกับชัดเจน คุณจึงดึงคนที่รู้คำตอบเข้ามาได้เสมอ

การ @ จะแจ้งเตือนคนที่ถูกระบุชื่อ ส่วนคอมเมนต์ใหม่จะแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบและผู้ติดตามของงานนั้น ทั้งสองแบบจะไปโผล่ที่กระดิ่งบนหัวเรื่องและศูนย์รวมกิจกรรม พร้อมลิงก์ตรงไปยังงานนั้น และการ @ จะมีลำดับความสำคัญเหนือคอมเมนต์ธรรมดา จึงถูกจัดเก็บไว้ในหมวดการกล่าวถึง คอมเมนต์ของคุณเองจะไม่มีวันทำให้กระดิ่งของคุณเองดังขึ้น

เธรดเดียวกันนี้คือสิ่งที่ลูกค้าเห็นบนโครงการที่ถูกแชร์ โดยโทเคนการ @ ถูกเขียนใหม่เป็นชื่อธรรมดาที่ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ พอร์ทัลจึงไม่มีวันแสดงคีย์สมาชิกภายในของคุณ และไม่มีใครต้องคุยกันในบทสนทนาที่สองแยกต่างหากที่อื่นอีก

เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนสี จัดลำดับใหม่ เพิ่ม และลบคอลัมน์สถานะ ให้บอร์ดสะท้อนไปป์ไลน์จริงของคุณ ไม่ว่าจะเป็น Backlog กำลังดำเนินการ รอลูกค้าอนุมัติ หรือชื่อใดก็ตามที่ทีมของคุณเรียก พร้อมกำหนดหนึ่งคอลัมน์เป็นสถานะเสร็จสมบูรณ์ ระดับความสำคัญก็ทำงานแบบเดียวกัน จะเก็บด่วนมาก สูง ปานกลาง และต่ำไว้ เพิ่มของตัวเอง หรือรีเซ็ตกลับด้วยคลิกเดียวก็ได้

ฟิลด์ที่กำหนดเองให้งานหนึ่งเก็บสิ่งที่กระบวนการของคุณต้องการซึ่งไม่มีเทมเพลตไหนมีให้ ทั้งข้อความบรรทัดเดียว ข้อความยาว ตัวเลข วันที่ ช่องกาเครื่องหมาย URL หรือตัวเลือกเดียวที่คุณกำหนดตัวเลือกเอง ทำเครื่องหมายฟิลด์ไหนเป็นฟิลด์บังคับ แล้วค่าว่างจะถูกทำเครื่องหมายไว้บนงานนั้น และฟิลด์ที่สร้างผ่าน Projects API จะมีชิประบุว่ามาจาก API

ทั้งสามรายการนี้อยู่ในแผงเดียว คือการตั้งค่า → Projects เพื่อไม่ให้คำศัพท์ที่คอลัมน์ ตัวกรอง การจัดกลุ่ม และ API ใช้ร่วมกัน เพี้ยนออกไปเป็นสามเวอร์ชัน การเลิกใช้ฟิลด์หนึ่งจะซ่อนฟิลด์ไว้โดยไม่ลบค่าที่บันทึกไว้แล้ว และการลบสถานะหนึ่งจะย้ายงานของสถานะนั้นไปยังคอลัมน์แรกให้เอง

ทุกโครงการเป็นของลูกค้ารายหนึ่งเสมอ การเลือกบัญชีจึงกรองบอร์ดให้เหลือแค่งานของลูกค้ารายนั้นและซ่อนส่วนที่เหลือไว้ ซึ่งเป็นโครงสร้างที่เอเจนซี่หลายลูกค้าต้องมี เพื่อไม่ให้สิบสองบัญชีปะปนกันเป็น Backlog เดียว ไม่มีอะไรอยู่ในถังกลาง ๆ นอกบัญชีเลย

สลับไป “ทุกโครงการ” เพื่อดูพอร์ตงานทั้งหมดของลูกค้าหนึ่งรายในมุมมองใดก็ได้จากทั้งห้าแบบ จัดกลุ่มและติดป้ายตามโครงการ นี่คือมุมมองที่คุณเปิดก่อนคุยกับลูกค้า เลือก “ทุกลูกค้า” แล้วมุมมองเดียวกันจะขยายกลายเป็นภาพรวมข้ามลูกค้า ทุกแถวติดป้ายลูกค้าของตัวเองไว้

เมื่อนักการตลาดส่งแผนโฆษณา โซเชียล อีเมล หรือ SMS เข้าสู่การอนุมัติ คอนโซลจะสร้างงานจริงขึ้นในโครงการแผนการตลาดของลูกค้ารายนั้น มอบหมายให้ผู้อนุมัติ ครบกำหนดในไม่กี่วัน ติดแท็กว่าเป็นงานการตลาด และลิงก์ตรงไปที่แผนนั้นเลย

ผู้ตรวจสอบอนุมัติหรือขอให้แก้ไขได้ที่ “ทีม > การอนุมัติ” หรือบนแผนเอง ส่วนงานมีลิงก์ไปยังที่นั่น และการทำเครื่องหมายว่างานเสร็จเพียงอย่างเดียวไม่ถือเป็นการอนุมัติ งานตรวจสอบอยู่ตรงที่งานส่วนอื่นอยู่ ทั้งบนบอร์ด ในลิสต์ของผู้รับผิดชอบเอง และรอดจากการโหลดหน้าใหม่ ไม่ใช่อยู่ในอีเมลที่ทีหลังไม่มีใครหาเจอ

เปิดสวิตช์ให้ลูกค้ามองเห็นโครงการหนึ่ง แล้วงานในโครงการนั้นก็จะตามไปด้วย ลูกค้าจึงเห็นภาพรวมที่สะอาดของโปรแกรมที่คุณดูแลให้เขา อยู่ในพอร์ทัลของเขาเอง ในขณะที่การกำหนดพิเศษระดับงานยังเก็บสิ่งที่เป็นเรื่องภายในให้พ้นสายตา ค่าเริ่มต้นคือปิดไว้จนกว่าจะมีใครตัดสินใจแชร์

ประตูสองชั้นนี้ทำให้บอร์ดเดียวรับใช้ทั้งทีมของคุณและลูกค้าได้ โดยไม่มีระบบติดตามสองชุดที่ค่อย ๆ เพี้ยนไปคนละทาง ลูกค้าคอมเมนต์บนสิ่งที่พวกเขาเห็นได้ และคำตอบของเขาก็ไปลงในเธรดเดียวกับที่ทีมของคุณอ่านอยู่แล้ว แทนที่จะมาถึงเป็นภาพหน้าจอในอีเมล

โปรเจกต์รองรับหน้าจอกว้างประมาณ 360 พิกเซลได้ แถบด้านข้างกลายเป็นลิ้นชักเลื่อนออก ลิสต์เรียงตัวเป็นการ์ดที่อ่านง่าย ตารางที่แน่นเลื่อนบนแกนของตัวเองแทนที่จะทำให้ทั้งหน้าเลื่อนไปด้านข้าง และลิ้นชักงานเปิดเป็นแผ่นเต็มความสูงจอ

สิ่งนี้สำคัญเพราะงานเอเจนซี่ไม่ได้อยู่แค่หน้าจอโต๊ะทำงาน มอบหมายงานใหม่ระหว่างประชุมสองนัด กาเช็กลิสต์งานย่อยขณะนั่งรออยู่ที่แผนกต้อนรับของลูกค้า ตอบการ @ บนรถไฟ ตัวเลือกการ @ ตัวแก้ไขฟิลด์ และช่องคอมเมนต์ ล้วนถูกออกแบบมาให้ใช้นิ้วโป้งกดได้สบาย

เครื่องมือจัดการงานทั่วไปเป็นซอฟต์แวร์ที่ดี และเอเจนซี่จำนวนมากก็ใช้งานอยู่ สิ่งที่เครื่องมือเหล่านั้นขอให้คุณทำคือสร้างมิติของลูกค้าขึ้นมาเอง ทั้งพื้นที่ทำงานแยกรายบัญชี ข้อตกลงเรื่องแท็กที่ทุกคนต้องจำ สิทธิ์การเข้าถึงของลูกค้าที่ต้องให้ทีละคน และพอร์ทัลที่มาต่อเติมทีหลัง

ที่นี่ลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของโมเดล โครงการหนึ่งเป็นของบัญชีลูกค้าที่มีไฟล์ ช่องแชท การประชุม โน้ต ไปป์ไลน์ CRM แผนแคมเปญ และรายงานของลูกค้ารายนั้นอยู่แล้ว งานหนึ่งจึงชี้กลับไปที่บรีฟที่งานนั้นมาจากได้ และการแชร์งานให้ลูกค้าก็เป็นแค่สวิตช์ตัวเดียว

นี่คือโปรแกรมบริหารโครงการที่สร้างมาสำหรับเอเจนซี่ที่ส่งมอบงานลูกค้า เป็นพื้นที่ทำงานเดียวที่งาน การอนุมัติ และลูกค้า เป็นระเบียนชุดเดียวกัน และเทมเพลตโครงการที่บันทึกไว้พางานดี ๆ ของเดือนหนึ่งไปสู่เดือนถัดไป