대행사 팀 관리, 전 직원을 한 곳에서 관리하는 소프트웨어

두 개의 열쇠 권한 모델로 팀원마다 알맞은 접근 권한 부여하기

대행사 팀 관리 소프트웨어는 두 가지를 정해야 합니다. 한 사람이 무엇을 할 수 있는지, 그리고 어느 클라이언트에 대해서인지입니다. 팀원은 이 둘을 모두 갖춰야 비로소 무언가가 열립니다.

“Member”(팀원)로 초대하면 표준 협업 권한 묶음으로 시작합니다. 프로젝트, 파일, 채팅, 본인의 타임시트, 라이브러리, 회의, 지원이 포함됩니다. 삭제, 내보내기, 발행, 승인, 녹화, 결제, 접근 관리는 의도적으로 제외되어 있습니다. 이 권한이 있어도 클라이언트를 배정하기 전까지는 어떤 클라이언트도 보이지 않으며, 배정은 선택한 프로젝트와 파이프라인으로 한정할 수 있습니다.

팀원은 동료 명부를 볼 수 있지만 열 수 있는 프로필은 본인 것뿐이고, 관리자는 누구의 프로필이든 열 수 있습니다. 클라이언트에 체크하면 즉시 적용됩니다. 권한 템플릿은 저장할 때만 적용되므로 확정하기 전에 미리 살펴볼 수 있습니다. 설정의 권한 개요는 전체 구성을 읽기 전용으로 펼쳐 보여 주고, 클라이언트 계정에서는 누가 배정되어 있는지 확인할 수 있습니다.

다섯 가지 권한 템플릿과 알맞은 대상

템플릿은 권한 부여의 시작점에 이름을 붙인 것일 뿐, 별도의 계정 유형이 아닙니다.

템플릿을 적용하면 일반적인 권한 묶음이 전송되므로, 적용되는 내용은 체크박스를 손으로 고른 구성과 똑같습니다. 예를 들어 “Sales & CRM”은 CRM에서 하는 업무를 중심으로 구성되어 있습니다. 어떤 템플릿과도 체크박스가 하나라도 다르면, 가장 가까운 템플릿으로 표시되지 않고 “Custom”으로 표시됩니다. 클라이언트 포털에 발행하는 권한은 같은 탭의 스위치 하나이며, 공유 프로젝트, 라이브러리 애셋, 예약 스크립트, 아카데미 레슨을 포괄합니다.

관리자에게만 남는 권한

어떤 템플릿도, 체크박스도, 초대도 이 권한을 팀원에게 넘길 수 없으므로, 넉넉한 권한 부여가 실수로 승진이 되는 일은 없습니다.

• 사람 초대, 역할과 권한 변경, 팀원 제거
• 비공개 인사 기록(온보딩, 휴가, 재무 정보)의 열람과 승인
• 결제, 요금제, 워크스페이스 삭제
• 클라이언트 영구 삭제
• 클라이언트의 리포트 계정 연결과 동기화 관리
• 포털 구성원을 클라이언트 관리자로 승격
• 개발용 인증 정보 저장과 음성 통화 설정 관리

신규 입사자의 서류를 첫 로그인 전에 준비하기

서류가 사람을 기다리고 있으므로, 첫 접속은 서류를 찾아 헤매는 시간이 아니라 환영과 서명의 시간이 됩니다.

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   초대장 보내기

   업무용 이메일을 입력하고 “Admin” 또는 “Member”를 선택한 뒤 보냅니다. 대기 중인 초대도 이미 좌석에 포함되며, 아직 수락되지 않은 초대는 다시 보내거나 보안 링크로 복사하거나 취소할 수 있습니다.

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   대기 중인 초대 열기

   초대는 자체 페이지로 열리며, 그 사람이 합류하기 전에 계약서, NDA, 핸드북을 준비할 수 있습니다. 초대를 취소해도 서류는 그 이메일 주소에 그대로 남습니다.

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   입력란 배치하기

   PDF를 업로드해 서명, 날짜, 텍스트 입력란을 배치하거나, 문서를 텍스트로 작성합니다. 서명자의 순서를 정하고, 필요하면 대행사 측 서명을 추가합니다.

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   합류하면 웰컴 마법사 시작

   웰컴 화면은 워크스페이스 이름으로 인사한 뒤, 서명을 기다리는 문서, 건너뛸 수 있는 간단한 정보 입력 양식, 안내 투어를 차례로 안내합니다.

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   팀원이 서명하고, 대행사가 이어서 서명하기

   팀원의 서명을 기다리는 문서만 “Continue”를 막습니다. 입력란이 있는 모든 당사자가 대행사 측 서명까지 마치면 그 문서는 서명 완료로 처리됩니다.

휴가, 급여 명세서, 피드백: 팀원과 관리자가 각자 할 수 있는 일

이 기록 도구들은 각 프로필에 있으며, 표에서 멤버와 관리자가 각각 무엇을 할 수 있는지 알 수 있습니다.

휴가는 여섯 가지 유형이 있으며 유급 휴가, 병가, 경조 휴가 등이 포함됩니다. 근무일은 월요일부터 금요일까지로 계산하고 반차도 지원합니다. 다른 관리자가 있는 동안에는 누구도 자기 휴가를 스스로 결정하지 못합니다. 업무 용량은 “Workload” 탭이 업무 배정과 업무 시간 기록에 남은 시간을 바탕으로 보여 주며, 매니저는 새 프로젝트에 사람을 배치하기 전에 이를 프로젝트 보드와 나란히 볼 수 있습니다.

멤버가 자신의 프로필에서 연결할 수 있는 것

연결은 개인에게 부여되는 권한입니다. 각 연결은 한 멤버에게 속하며 그 멤버만 사용합니다.

연결은 멤버만 할 수 있고, 연결을 사용할 수 있는 것도 멤버뿐입니다. 관리자는 동료의 Connect 탭을 열어 각 연결의 상태와 계정을 확인하고 “Revoke access”(접근 해제)로 해제할 수 있지만, 멤버를 대신해 연결하거나 그 안의 내용을 읽을 수는 없습니다. 팀을 떠나는 멤버는 좌석과 함께 연결도 잃습니다.

좌석, 초대, 그리고 요금제별 수용 인원

좌석은 워크스페이스의 대행사 쪽에 로그인하는 사람에게만 해당되고, 다른 누구에게도 해당되지 않습니다.

대기 중인 초대는 30일 동안 좌석을 차지하므로, 가득 찬 것처럼 보이는 요금제도 오래된 초대가 만료되면 자리가 날 수 있습니다. 클라이언트 포털(Scale과 Enterprise 요금제 기능)을 쓰는 사람은 따로 로그인하며 팀 좌석을 차지하지 않습니다. 요금제가 가득 차면 초대 절차는 보유하지 않은 좌석을 판매하는 대신 상한에서 멈춥니다.