AI 회의록, 마케팅 대행사를 위한 클라이언트 회의 관리 소프트웨어

클라이언트 통화를 계획하고 진행하고 마무리하는 여섯 단계

클라이언트 통화는 그 주변의 일을 순서대로 해 두었을 때 잘 풀립니다. 올바른 계정, 목적, 회의실, 알맞은 참석자, 기록, 후속 조치 순서입니다.

1. 1

   올바른 계정에서 시작하기

   헤더에 어떤 클라이언트가 표시되어 있는지, 어떤 캘린더 보기에 있는지 확인합니다. 화면에 보이는 모든 시각은 본인 시간대 기준으로 표시되며, “다음 회의” 카드는 선택된 클라이언트의 다음 회의까지 남은 시간을 카운트다운합니다.

2. 2

   이름, 유형, 안건 정하기

   회의 제목에는 목적이 드러나게 쓰고, 일곱 가지 유형 중 하나를 고른 뒤, 해당 유형의 안건으로 시작하는 체크박스를 선택합니다. 안건 항목은 자유롭게 수정할 수 있는 진행 순서입니다.

3. 3

   시간, 시간대, 회의실 정하기

   날짜, 시작 시각, 길이를 정한 다음, 그 시각을 기준으로 삼을 시간대를 고릅니다. 앱 내 화상회의를 고르거나, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom의 https 참여 링크를 붙여 넣습니다. 전화 통화에는 링크가 필요 없고, 대면 회의에는 링크 대신 장소를 입력합니다.

4. 4

   참석해야 할 사람 초대하기

   참석자 목록에서 팀원과 클라이언트 측 담당자를 추가합니다. 초대한 팀원에게는 알림이 가며, 반복 설정을 켜면 정기 통화가 시리즈로 바뀝니다.

5. 5

   “Meeting Hub”(회의 허브)에서 진행하기

   안건 항목은 다룰 때마다 체크하고, 리치 텍스트 형식의 “Live Notes”(라이브 노트)에 메모하며, 합의된 내용만 “Decisions”(결정)에 적습니다. 허브는 작성하는 동안 자동으로 저장됩니다.

6. 6

   다음 일정이 시작되기 전에 마무리하기

   모든 후속 업무에 담당자를 지정하고, 아직 열려 있는 항목은 프로젝트로 보내며, 통화에 참석하지 못한 사람을 위해 요약을 복사하거나 내려받습니다.

일곱 가지 회의 유형과 각 유형의 시작 안건

선택한 유형에 따라 출발점이 되는 진행 순서가 정해집니다. 템플릿은 규칙이 아니라 시작을 돕는 제안이므로 자유롭게 수정할 수 있습니다.

1:1이나 인터뷰 같은 내부 회의는 클라이언트가 아니라 대행사 자체 계정에서 예약합니다. 프로젝트 업무는 클라이언트에 속하므로, 이런 회의의 후속 업무는 허브에 남습니다. 스탠드업을 모여서 하기보다 글로 쓰고 싶은 팀은 회의 대신 매일 서면 체크인을 쓰는 스탠드업을 사용할 수 있습니다.

계정을 제대로 세팅하는 킥오프 진행법

킥오프의 역할은 하나, 첫 한 달 동안 조건을 다시 협상하지 않아도 되도록 결정을 남기고 끝내는 것입니다. “Kickoff” 안건은 이미 그 순서를 따릅니다.

통화 전에 안건을 클라이언트 측 담당자에게 이메일이나 그들을 게스트로 넣은 캘린더 일정으로 공유해 두면 준비된 상태로 참석하며, 콘솔은 초대한 팀원에게 알림을 보냅니다. 통화가 끝난 뒤에는 답변이 생생한 같은 날 요약을 공유합니다. 삼 주 뒤 범위 문제가 나왔을 때 가리킬 수 있는 근거는 그때 기록해 둔 결정입니다.

노트, 결정, 후속 업무는 서로 다른 세 가지 기록

이 셋을 섞으면 합의한 변경 사항이 노트 한 장 속에 묻혀 사라집니다. 허브는 이를 일부러 따로 나눠 둡니다.

결정인지 가려내는 좋은 기준이 있습니다. 통화에 참석하지 못한 팀원이 아무에게도 묻지 않고 그 내용대로 움직일 수 있는가? 그렇지 않다면 아직 노트입니다. 허브의 사이드 레일에는 클라이언트의 진행 중인 프로젝트, 파일, 채팅 채널, 문서가 안건 옆에 표시되므로 참고 자료를 한눈에 찾을 수 있습니다.

후속 업무에서 만든 업무는 완료되지 않은 첫 번째 상태에서 우선순위 보통으로 시작하고, 담당자가 팀원이면 그 사람에게 배정되며, 보낸 날로부터 일주일 뒤가 마감일이 됩니다. 마감일은 실제 기한에 맞게 옮겨야 합니다.

아무도 시차를 계산하지 않아도 되는 시간대 간 일정 잡기

각 회의는 일정을 적은 시간대를 기억하고, 다른 사람에게는 그 사람의 시간대로 변환되어 보입니다.

• 회의 작성 창에서 시간대를 고릅니다. 기본값은 캘린더가 표시 중인 시간대이므로, 회의가 예약할 때 보고 있던 화면과 일치합니다.
• 캘린더 툴바의 시간대 컨트롤로 클라이언트가 있는 도시 기준의 다음 주를 볼 수 있습니다. 내 기기의 보기만 바뀌며 회의가 옮겨지는 일은 없습니다.
• “Week”(주간)와 “Day”(일간) 보기는 자정부터 자정까지 하루 전체를 그리고 근무 시간 밖의 시간은 색을 달리 표시하므로, 곤란한 시간대를 제안하기 전에 알아볼 수 있습니다.
• “Calendars” 메뉴를 열어 공휴일과 중요한 날짜, 승인된 휴가, 예약 페이지 캘린더를 겹쳐 본 뒤 시간을 고릅니다.

Google과 Outlook 캘린더를 팀 회의 옆에 놓기

“Sync calendar”(캘린더 동기화)는 개인 연결입니다. 콘솔의 회의 옆에 내 일정을 표시하고, 요청한 내용만 기록합니다.

1. 1

   캘린더 연결

   툴바의 “Sync calendar”를 눌러 Google Calendar나 Outlook Calendar를 고르고 로그인합니다. 대화 상자에 캘린더마다 체크박스가 있어, 그리드에 표시할 캘린더와 새 일정을 보낼 캘린더를 직접 정합니다.

2. 2

   그리드 읽기

   연결된 일정에는 시간 옆에 제공업체 로고가 표시됩니다. 거절한 일정은 취소선이, 미정인 일정은 점선 테두리가 붙고, 종일 일정은 시간대 위쪽 띠에 놓입니다.

3. 3

   “New meeting”에서 만들기

   “New meeting” 메뉴에서 Google Calendar나 Outlook 일정을 만들 수 있습니다. 게스트를 추가하고, 알리고 싶을 때는 “Email invitations to guests”(게스트에게 이메일 초대)를 체크하고, “Add Google Meet link”나 “Add Microsoft Teams meeting”을 골라 회의실을 붙입니다.

4. 4

   콘솔 회의 복사

   회의 작성 창에서 “Add to my calendar”(내 캘린더에 추가)를 누르면 선택한 캘린더에 회의가 복사됩니다. 사본은 회의 일정이 바뀌면 함께 바뀌고, 회의가 삭제되면 사라집니다.

녹화, AI 회의록, 요약: Agency 요금제에서 추가되는 기능

녹화는 앱 내 화상회의에 속한 기능입니다. 통화를 검색할 수 있는 AI 회의록과 짧은 서면 요약으로 바꿔 주며, 이 툴에서 요금제에 따라 달라지는 유일한 부분입니다.

1. 녹화가 있는 앱 내 화상회의로 회의를 진행합니다. Meet, Microsoft Teams, Zoom 회의는 해당 서비스에서 열리며, 채팅 대화에서 연 통화는 녹화 단계가 없는 실시간 대화입니다.
2. 통화 중 “Record & transcribe”(녹화 및 회의록 작성)를 누릅니다. 시작하기 전에 모든 참석자가 동의했는지 확인하는 절차가 나옵니다. 관리자, 회의를 예약한 사람, 녹화 권한을 받은 팀원이 시작할 수 있습니다.
3. 통화가 끝나면 허브에 구간마다 발언자 표시가 붙은 회의록이 나오고, 그다음에 개요, 핵심 포인트, 후속 업무 세 부분으로 구성된 요약이 나옵니다.
4. 회의록을 검색하거나 복사하고, 요약을 “Live Notes”에 추가하며, 제안된 후속 업무를 하나씩 또는 한꺼번에 실제 후속 업무로 만듭니다.

요약은 회의록을 바탕으로 작성하며 회의록에 충실하도록 요청하지만, 첫 초안으로 보아야 합니다. 클라이언트에게 보내기 전에 읽어 보고, 결정은 사람이 정리한 버전을 “Decisions” 탭에 남겨 두는 것이 좋습니다.