클라이언트 온보딩, 마케팅 대행사를 위한 계정 관리 소프트웨어

계약 체결부터 첫 결과물까지, 대행사의 클라이언트 온보딩 프로세스

좋은 온보딩은 각 단계가 다음 단계로 이어지는 하나의 순서입니다. 이 순서는 모든 클라이언트에게 똑같이 적용되므로, 누가 계정을 세팅하든 결과가 달라지지 않습니다.

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   레코드 만들기

   짧은 대화상자 하나에서 클라이언트 이름과 업종을 입력하면 되고, 나머지는 나중에 채워도 됩니다. 클라이언트를 추가하는 가장 흔한 계기는 CRM에서 딜을 성사시키는 것입니다. 클라이언트는 하나하나 요금제 한도에 포함되며, 한도를 넘겨 새로 만들려고 하면 먼저 설정에서 업그레이드하라는 안내가 나옵니다.

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   브리프 작성하기

   “Profile” 탭에서 회사에 관한 질문에 쉬운 말로 답합니다. 답변은 입력란을 벗어나는 순간 저장되므로 제출할 양식도, 잃어버릴 초안도 없습니다.

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   리서치로 초안 잡기

   회사명과 공개 웹사이트를 알고 있다면 대행사 관리자는 언제든 리서치를 실행할 수 있습니다. 조사 결과에는 출처가 붙고, 아직 비어 있는 프로필 항목만 채워집니다. 같은 실행이 회사 자체의 아트워크로 브랜드 키트도 만듭니다. 밝은 로고와 어두운 로고, 프로필 사진, SNS 커버, 파일 드라이브의 Design 폴더에 담기는 브랜드 가이드라인 PDF가 포함됩니다.

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   업무 범위 정하기

   제공할 서비스를 켠 다음, 서비스마다 상태, 메모, 지출 또는 성과 목표를 입력합니다. 모든 서비스에는 필요한 플랫폼 접근 권한이 함께 명시되어 있습니다.

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   계정 팀 지정하기

   네 가지 역할마다 책임을 지는 역할 리드를 한 명씩 고른 다음, 그 아래에 다른 참여자를 추가합니다. 계정을 여는 사람은 누구나 디자인, 개발, 마케팅, 그리고 클라이언트와의 관계를 누가 책임지는지 알 수 있습니다. 팀원은 자신에게 배정된 클라이언트만 볼 수 있으며, 이 배정은 팀원 화면에서 설정합니다.

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   서류 준비하기

   계약서를 PDF로 올린 뒤 “Prepare”(서명 필드 설정)로 입력 필드를 배치하고 서명 당사자를 서명 순서대로 지정합니다. 서명이 끝난 “Master Services Agreement”(기본 서비스 계약서)는 아무도 체크하지 않아도 해당 체크리스트 항목을 완료 처리합니다.

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   빠진 항목 요청하기

   “Onboarding” 탭이 아직 남은 항목의 수를 집계합니다. 어느 요금제에서든 이메일이나 채팅에 바로 복사할 수 있도록 빠진 항목의 목록이 준비됩니다. 클라이언트 포털을 사용하면 요청한 접근 권한마다 클라이언트가 따라 할 단계별 카드가 생깁니다.

대행사 온보딩 체크리스트가 완료 여부를 판단하는 방식

대부분의 항목은 근거가 생기면 스스로 완료 표시가 됩니다. 워크스페이스가 감지할 수 없는 항목만 팀이 체크합니다.

같은 규칙이 모든 화면에 적용되므로, 클라이언트 포털에서 한 서명이든 웰컴 마법사에서 한 서명이든 대행사의 추가 서명이든 모두에게 같은 단계가 완료 처리됩니다. 대행사 화면과 클라이언트 화면은 항목마다 하나의 기록을 읽으므로 서로 어긋날 수 없습니다. 여기서 올리거나 클라이언트가 올린 브랜드 파일은 해당 계정의 파일 드라이브 안 “Design” 폴더에 저장됩니다.

서비스별로 클라이언트에게 요청하는 플랫폼 접근 권한

“Scope of Work”(업무 범위) 탭에서 서비스를 켜면 클라이언트에게 어떤 접근 권한을 요청할지가 정해집니다.

각 요청은 계정 매니저와 해당 서비스의 역할 리드, 그리고 추가한 사람에게 보내지므로 클라이언트는 어느 이메일 주소를 초대해야 하는지 알 수 있습니다. 두 서비스가 같은 플랫폼을 필요로 해도 그 플랫폼은 한 번만 요청합니다. 블로그와 디자인 서비스는 플랫폼 접근 권한을 요청하지 않으며, “AI Agents”는 대신 브랜디드 콜링 동의서를 체크리스트에 추가합니다.

클라이언트 명부 전체를 한눈에 파악하는 방법

명부 위의 타일은 대표가 월요일마다 묻는 광고주 계정 관리 질문에 답하며, 타일마다 필터 역할도 겸합니다.

타일 아래의 명부에는 선택기에서 고를 수 있는 정렬 가능한 열, 하나씩 지울 수 있는 필터 칩, 그리고 폴더처럼 쓰는 그룹이 있습니다. 클라이언트는 하나의 그룹에만 속하고 “Ungrouped”(그룹 미지정)는 맨 마지막에 오며, 그룹화는 목록의 순서만 바꿀 뿐 누구도 숨기지 않습니다. 대부분의 셀은 그 자리에서 바로 수정할 수 있습니다. 업종, 주 담당자, 리테이너, 상태, 만족도가 그렇습니다.

만족도 평가는 “Unhappy”, “At risk”, “Neutral”, “Happy”, “Thriving”(매우 만족) 순으로 이어집니다. 평가는 팀이 직접 입력하므로 “Needs attention” 타일은 시스템이 스스로 계산한 점수가 아니라 대화를 시작하라는 신호입니다.

계정 안에서 끝내는 계약서 준비와 인보이스 청구

서류와 돈에 관한 일이 브리프, 업무 범위와 같은 자리에 있으므로, 계정을 맡은 사람은 다른 툴을 열지 않고도 클라이언트와의 관계 전체에 대한 질문에 답할 수 있습니다.

계정 인계: 포털 브랜드, 노출 섹션, 참여 인원

포털은 클라이언트가 작업을 만나는 곳이므로, 포털의 모양과 구성 섹션, 참여자 명단을 모두 계정에서 설정합니다.

“Portal Brand”(포털 브랜드)는 클라이언트의 색상과 사이드바를 정하고, 클라이언트의 프로필 사진은 포털 로고가 됩니다. 이어서 “Portal Access”(포털 접근 설정)가 클라이언트에게 보이는 범위를 제어합니다. 채팅, 프로젝트, 파이프라인, 파일, 문서, 라이브러리, 아카데미, 지원 가운데 하나를 숨기면 그 섹션은 클라이언트의 내비게이션, 홈, 알림 벨에서 사라집니다. 홈과 프로필은 항상 남습니다.

포털에는 대기 중인 초대를 포함해 최대 20명까지 들어올 수 있으며, 포털 구성원은 팀 좌석을 전혀 사용하지 않습니다. 포털의 첫 클라이언트 관리자는 대행사 관리자만 지정할 수 있고, 그 이후에는 클라이언트 관리자와 대행사 팀이 클라이언트 팀원을 초대할 수 있습니다. 초대마다 이메일이 대기 중인지, 발송됐는지, 차단됐는지가 표시되며, 새 초대로 다시 보낼 수도 있습니다. 클라이언트 교육 아카데미와 함께 활용하면 첫 방문이 안내 없이 시작되는 일을 막을 수 있습니다.