업무 시간 기록, 마케팅 대행사를 위한 타임시트 승인 소프트웨어

AI가 있든 없든, 대행사의 업무 시간 기록

AI 시간 추적을 찾는 사람은 매주 번거로운 작업 없이도 정확한 시간을 원합니다. 업무 시간 기록은 추측이 아니라 구조로 그 목표에 다가갑니다.

업무 시간 기록은 화면을 지켜보지도, 활동을 추적하지도, 시간을 추정하지도 않으며, 그 안에서 모델을 호출하는 일도 없습니다. 시간은 사람이 하는 진술입니다. 팀원이 클라이언트의 업무에 대해 항목을 기록하거나 타이머를 실행하면, 검토자가 항목마다 답을 줍니다. 이 제품의 AI는 다른 곳, 예를 들어 손으로 기록을 남기기 어려운 클라이언트 회의의 회의록과 요약에 있습니다.

이 구조가 청구 시점의 합계를 믿을 수 있게 만듭니다. 사람이 기록하고, 업무에 연결되어 있고, 다른 사람이 승인한 수치는 클라이언트에게 근거를 대며 설명할 수 있습니다. 활동에서 추정한 수치는 추측이 아무리 영리해도 설명하기가 더 어렵습니다.

팀원이 시간을 기록하고 검토자에게 답하는 방법

루틴은 “My time”(내 시간) 화면 하나에서 이루어지며, 일하면서 기록하든 하루가 끝날 때 기록하든 똑같이 작동합니다.

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   “My time” 열기

   내 한 주가 표시됩니다. 주 40시간 근무 기준의 합계, 요일별 열이 있는 행 단위 그리드, 그리고 기록한 모든 항목이 나옵니다.

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   셀을 누르거나 타이머 시작하기

   그리드의 빈 셀을 누르면 해당 행과 요일의 입력 폼이 열립니다. 진행 중인 작업이라면 “Start timer”(타이머 시작)를 고르고 클라이언트와 업무를 선택한 뒤, 끝났을 때 “Stop & log”(중지하고 기록)를 누릅니다. 탭을 닫아도 타이머는 계속 돌아갑니다.

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   업무를 고르고 시간 입력하기

   클라이언트를 고른 뒤 “Team Projects”에서 프로젝트와 업무를 고릅니다. 시간은 1.5, 1:30, 90m, 1h 30m 형식으로 입력하거나, 시작과 종료 시각을 넣어 폼이 길이를 계산하게 합니다.

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   한 줄 요약을 쓰고 청구 가능 여부 정하기

   짧은 요약이면 충분하며, 검토자에게 필요할 만한 세부 내용이 있다면 함께 적습니다. 클라이언트 업무라면 “Billable”(청구 가능)을 켜 둡니다. 대행사 자체 계정의 시간은 청구 대상이 될 수 없으므로 그 경우에는 스위치가 나타나지 않습니다.

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   저장한 뒤 답변 확인하기

   저장한 항목은 검토자의 대기열에서 기다립니다. 항목이 확인 요청(“Questioned”)이나 반려(“Not approved”)로 돌아오면 “My time” 상단에 “Needs your attention”(확인이 필요합니다) 배너가 표시되고, 항목에는 검토자의 메모가 나타납니다.

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   답변하고 다시 제출하기

   항목을 수정하고 질문에 자기 말로 답한 뒤 “Edit & resubmit”(수정하고 다시 제출)을 선택합니다. 항목은 “Pending review”(검토 대기) 상태로 돌아가며, 검토자에게는 새 항목으로 보입니다.

검토자의 주간 점검: 모든 항목에 주는 네 가지 답

검토는 항목마다 하나의 결정이며, 어떤 답이든 작성자가 다음에 할 일을 분명하게 남깁니다.

“Week”(주간) 뷰는 팀의 한 주를 그리드와 날짜별로 묶은 항목으로 펼쳐 보여 주며, 필터와 함께 본문과 연결된 프로젝트·업무 이름을 아우르는 검색을 제공합니다. “Queue”(대기열)에는 어느 주의 항목이든 대기 중인 항목이 모두 나오므로, 검토가 다음 주로 넘어간 뒤에 올라온 늦은 항목도 놓치지 않습니다. 결정은 내린 직후에 되돌릴 수 있고, 작성자는 결정마다 한 번씩 알림을 받으며, 문제없는 항목 묶음을 한꺼번에 승인할 때는 묶음 전체에 대해 한 번만 받습니다.

누가 검토하는지는 권한으로 정해집니다. 관리자는 모든 클라이언트를 검토하고, 승인 권한을 받은 팀원은 그 권한이 미치는 클라이언트를 검토합니다. 나머지 사람은 자신의 항목만 보므로 동료의 시간이 노출되는 일은 없습니다.

청구 문제를 정리해 주는 리포트

“Reports”는 볼 권한이 있는 항목을 클라이언트, 프로젝트, 업무, 팀원별로 합산하며, 기간은 직접 고릅니다.

기간은 이번 주부터 최근 30일 또는 90일, 이번 분기, 올해 누계까지 고르거나 날짜를 직접 지정합니다. 클라이언트, 프로젝트, 업무, 팀원별로 그룹화하고, 청구 가능 시간과 내부 시간, 승인·대기·플래그된 항목으로 좁힌 뒤, 아무 행이나 눌러 그 뒤에 있는 항목을 하나씩 들여다볼 수 있습니다.

청구 가능 비율

해당 기간에 기록된 전체 시간 중 청구 가능 시간이 차지하는 백분율이며, 내부로 처리한 시간 옆에 표시됩니다.

대기와 플래그

대기는 아직 검토자를 기다리는 시간입니다. 플래그는 확인 요청이나 반려로 돌려보낸 시간입니다.

가동률

해당 기간의 평일마다 8시간씩을 용량으로 보고, 기록된 시간을 그 용량으로 나눈 값을 정수 퍼센트로 표시합니다. 팀원별로 그룹화할 때 나타나며 “Has capacity”(여유 있음), “Well utilized”(적정 가동), “At capacity”(한계 도달) 중 하나로 표시됩니다.

평일 평균

전체 시간을 해당 기간의 평일 수로 나눈 값이며, 선택한 그룹화 기준에서 가동률이 의미가 없을 때 표시됩니다.

재무 쪽에는 두 가지 내보내기가 있습니다. 상세 CSV는 항목마다 한 행으로 날짜, 멤버, 클라이언트, 프로젝트, 업무, 시간, 청구 가능 여부, 상태, 검토자, 검토 메모를 담습니다. 요약 CSV는 그룹마다 한 행입니다. 수식처럼 시작하는 셀은 무력화되므로 수식 모양의 이름을 붙인 업무도 텍스트로 남습니다.

독촉 없이 타임시트가 들어오는 주간 리듬

팀이 날마다 무엇을 해야 하는지 알고 시스템이 대신 상기시켜 주면 타임시트는 제때 들어옵니다.

1. 매일 오후에 그날의 시간을 기록하거나 돌아가는 타이머를 멈춥니다. 한 줄 요약이면 충분합니다.
2. 주 후반에는 선택 사항인 리마인더가 독촉을 대신하게 합니다. 관리자가 설정의 알림 섹션에서 “업무 시간 제출 리마인더”를 켜고 요일과 시간을 정하면, 그 주에 아무것도 기록하지 않은 멤버에게 이메일이 가고(리마인더 이메일을 꺼 둔 멤버는 제외), 기기 알림을 켜 둔 멤버에게는 기기 알림도 갑니다. 아직 빠진 사람에게 월요일 아침에 다시 알리는 후속 알림은 같은 카드 안의 스위치이며 기본값은 켜짐입니다.
3. 다음 주 초에 검토자는 “Queue”를 비우고, 질문에 답하고, 불분명한 항목은 작업 기억이 생생할 때 돌려보냅니다.
4. 한 달에 한 번 해당 월의 “Reports”를 열어 클라이언트별로 그룹화하고, 승인된 시간으로 필터링한 뒤 청구용 요약을 내보냅니다.

기록한 시간은 업무에도 반영됩니다. 프로젝트에서 업무를 열면 드로어에 그 업무로 기록된 시간과 시간을 더 기록하는 바로가기가 나옵니다. 시간 옆에 사람의 목소리도 함께 읽고 싶고 팀원들이 업무 부담을 어떻게 느끼는지까지 묻는 팀이라면, 업무 시간 기록을 스탠드업의 데일리 체크인과 짝지어 쓸 수 있습니다. 두 기능 모두 모든 요금제에 포함됩니다.