Un workflow social media de publication pour les agences

Les hashtags sont contrôlés pour chaque réseau que nomme le plan, et un plan porte un seul jeu de hashtags. Instagram est le seul réseau à imposer un plafond strict : un post de plus de 30 hashtags ne peut pas être lancé. Les autres limites sont des conseils. Les contrôles avertissent quand un jeu dépasse 5 hashtags sur Facebook, 10 sur Instagram, 5 sur LinkedIn ou 3 sur X, car au-delà un post fait penser à du spam ; un jeu dimensionné pour Instagram déclenche donc un avertissement dès que X est aussi nommé. Un avertissement laisse le choix à une personne : réduire le jeu au réseau le plus strict, ou planifier les réseaux séparément.

Les hashtags puisent aussi dans le quota de la légende. Un post se mesure comme la légende, une ligne vide, puis les hashtags : trois hashtags de douze caractères, les espaces entre eux et la ligne vide qui les précède consomment ainsi 40 des 280 caractères que X autorise. Un hashtag doit aussi pouvoir devenir un lien : c’est un signe # suivi de lettres, de chiffres ou de tirets bas, de sorte que #Spring-Blend déclenche un avertissement alors que #SpringBlend n’en déclenche pas. Le lancement remet en ordre ce qu’il peut avant de compter : il ajoute un signe # manquant, retire les espaces à l’intérieur d’un hashtag et ne compte qu’une fois les hashtags qui ne diffèrent que par les majuscules.

Deux autorisations séparent les rôles. L’accès en modification à la Bibliothèque du client permet d’exécuter les contrôles et de déposer une demande ; le bouton affiche alors Demander la validation du lancement. L’autorisation de publier, ajoutée à l’accès en modification, démarre un lancement directement. Seule, elle permet d’approuver ou de refuser une demande, d’en annuler une et de marquer un post comme publié. Un demandeur peut retirer sa propre demande tant qu’elle attend, et un refus s’accompagne toujours d’un motif écrit.

Cette séparation permet à une personne habilitée à modifier de préparer tout le lancement pendant qu’une personne autorisée à publier en répond, et dans une petite équipe, une même personne peut détenir les deux. Une demande s’affiche dans la cloche des personnes autorisées à publier pour le client et, selon leurs réglages de notification, parvient par e-mail à cinq d’entre elles au plus. Elle apparaît sous Lancements dans Équipe > Validations et ouvre une tâche Valider le lancement dans Projets. Rien ne bouge tant qu’une de ces personnes n’a pas approuvé, et pour le social il n’y a d’ailleurs nulle part où aller : ce sont des personnes qui publient, pas l’application. Un membre de l’équipe de l’agence a besoin à la fois de l’autorisation et d’une affectation au client, tandis qu’un administrateur de l’agence détient toutes les autorisations ; vérifiez donc qui peut publier pour un client avant de promettre un post pour vendredi.

Un lancement à la main ouvre une tâche dans Projets, dans le projet Marketing Plans du client, réservé à l’agence. Son titre nomme le post et ses réseaux, comme dans « Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram ». Elle est confiée à la personne autorisée à publier qui a démarré le lancement ou approuvé la demande, le demandeur est ajouté comme observateur, et la tâche est en priorité haute, à échéance de sept jours et reliée au lancement. Comme elle vit dans Projets, elle apparaît sur le tableau et dans la liste de tâches de la personne assignée, à côté du reste de son travail, là où une échéance se remarque.

La tâche dit quoi faire et quoi faire en dernier : publier sur chaque réseau à partir de la spécification exportée, puis enregistrer le lancement sur la page Lancer, en ajoutant le lien en ligne s’il y en a un. Terminer la tâche ne marque pas le post comme publié : une case cochée ne peut donc pas tenir lieu de publication en ligne. Tant qu’il attend, le lancement affiche la pastille En attente de lancement manuel et la ligne En attente de publication à la main.

Quand le post est en ligne, une personne autorisée à publier ouvre son lancement et choisit Marquer comme publié. Le lien est facultatif, mais s’il est fourni, il doit être une adresse https complète, et la note peut atteindre 2 000 caractères. La ligne affiche Publié, la tâche se ferme avec un commentaire qui cite le lien, et le plan passe à Publié dans le planificateur. La personne qui a demandé le lancement et celle qui a approuvé la demande sont prévenues par la cloche et, selon leurs réglages de notification, par e-mail, sauf si l’une d’elles l’a enregistré. La trace renvoie vers l’adresse par les mots Ouvrir le lien en ligne.

Un lancement ne porte qu’un lien. Un post diffusé sur quatre réseaux n’a toujours qu’une seule trace : mettez donc la première adresse dans le champ du lien et les autres dans la note, à côté de l’heure de diffusion et du nom de la personne qui a publié. Si un réseau a changé quelque chose, par exemple une image recadrée ou une légende raccourcie, dites-le à cet endroit. La spécification montre ce qui a été approuvé, la note ce qui s’est passé. Une fois un post marqué comme publié, son plan est verrouillé : une nouvelle version part donc d’un plan dupliqué.

La page Lancer se lit un client à la fois : ses listes forment donc l’historique de publication de ce client, avec les posts en attente de validation, les posts à publier à la main, puis les posts terminés, dont les cent plus récents sont affichés. Chaque ligne nomme le post et la personne qui l’a demandé, avec une pastille de statut et le temps écoulé. Au-dessus des listes, quatre compteurs montrent ce qui est en suspens avant même de faire défiler : plans prêts, lancements en attente de validation, lancements en cours et lancements terminés. Changer de client dans l’en-tête change la page avec lui, et Tous les clients vous demande d’abord d’en choisir un.

Ouvrir un lancement affiche, pour chaque réseau, la légende, son nombre de caractères face à la limite et le nombre de créations qui l’accompagnent, puis les contrôles réussis et une chronologie de chaque étape. Exporter la spécification (JSON) télécharge l’ensemble du post figé. Cela répond aux questions que suscite un appel client : quelle version a été approuvée, qui l’a enregistrée comme publiée et où elle se trouve. La trace appartient à l’agence. Elle ne fait pas partie du portail client, et ses tâches restent réservées à l’agence.

Aucune connexion de publication vers un réseau social n’existe dans AI Marketing Dashboard. Le workflow ne se connecte pas à Facebook, Instagram, LinkedIn ni X, ne publie rien, ne met rien en file d’attente et ne programme rien pour plus tard. Il ne relit pas non plus si un post est réellement en ligne : Publié est donc la déclaration d’une personne autorisée à publier, pas la confirmation d’un réseau, et la performance relève du reporting, que ce workflow ne touche pas. Un contrôle présent sur chaque lancement social le dit à sa manière : la publication n’est pas encore connectée. L’export porte le nom de chaque image et, quand elle a un lien vers un fichier web, ce lien ; téléverser l’image est lui aussi une étape manuelle.

Ce qu’il automatise, en revanche, c’est tout ce qui entoure le post : la validation qui lie la légende, les contrôles par réseau, la tâche, les notifications et la trace. Que votre équipe publie depuis le réseau lui-même ou depuis un outil de programmation qu’elle utilise déjà, le lancement se présente de la même façon, et la légende et les hashtags exportés servent dans les deux cas. Les lancements sociaux sont inclus à partir de la formule Agency.