Quy trình đăng bài mạng xã hội cho agency, từ bài đã duyệt đến liên kết bài thật

Hashtag được kiểm tra theo mọi nền tảng mà kế hoạch nêu tên, còn mỗi kế hoạch chỉ có một bộ hashtag. Instagram là nền tảng duy nhất có mức trần cứng: bài có hơn 30 hashtag thì không triển khai được. Các giới hạn còn lại chỉ là lời khuyên. Hệ thống cảnh báo khi một bộ vượt quá 5 hashtag trên Facebook, 10 trên Instagram, 5 trên LinkedIn hoặc 3 trên X, vì vượt mức đó bài đăng dễ bị coi là spam, nên bộ hashtag làm theo cỡ của Instagram sẽ bị cảnh báo ngay khi kế hoạch có thêm X. Cảnh báo để người dùng tự quyết: rút bộ hashtag xuống theo nền tảng khắt khe nhất, hoặc lập kế hoạch riêng cho từng nền tảng.

Hashtag cũng ăn vào hạn mức của caption. Một bài được đo bằng caption, một dòng trống rồi đến các hashtag, nên ba hashtag dài mười hai ký tự, các khoảng trắng giữa chúng và dòng trống phía trước đã tiêu hết 40 trong 280 ký tự mà X cho phép. Hashtag còn phải bấm vào được: đó là dấu # kèm chữ cái, chữ số hoặc dấu gạch dưới, nên #Spring-Blend bị cảnh báo còn #SpringBlend thì không. Trước khi đếm, lần triển khai tự dọn những gì dọn được: thêm dấu # còn thiếu, bỏ khoảng trắng nằm trong hashtag và chỉ đếm một lần những hashtag chỉ khác nhau ở chữ hoa.

Hai quyền giữ hai vai trò tách bạch. Quyền chỉnh sửa Thư viện của khách hàng cho phép một người chạy các bước kiểm tra và gửi đề nghị, và nút của họ ghi “Request launch approval” (đề nghị duyệt triển khai). Quyền “Publish” (xuất bản), cộng thêm quyền chỉnh sửa, cho phép bắt đầu một lần triển khai trực tiếp. Riêng quyền này thì duyệt hoặc từ chối một đề nghị, hủy một đề nghị và đánh dấu bài đã đăng. Người đề nghị có thể rút lại đề nghị của mình khi nó còn chờ, và mọi lần từ chối luôn kèm một lý do bằng văn bản.

Cách chia này cho phép một người chỉnh sửa chuẩn bị toàn bộ lần triển khai trong khi một người có quyền Publish chịu trách nhiệm về nó, và ở đội nhỏ thì một người có thể giữ cả hai quyền. Mỗi đề nghị rung chuông thông báo của những người có quyền Publish của khách hàng đó và, tùy cài đặt thông báo của họ, gửi email tới tối đa năm người trong số họ. Đề nghị hiện ở tab “Launches” (triển khai) trong Đội ngũ > Phê duyệt và mở một công việc “Approve launch” trong Dự án. Không có gì đi tiếp cho đến khi một publisher duyệt, và với mạng xã hội thì sau bước duyệt cũng chẳng còn gì để chạy tiếp: con người đăng bài, ứng dụng thì không. Một thành viên đội ngũ agency cần cả quyền lẫn việc được phân công cho khách hàng, còn quản trị viên agency giữ mọi quyền, nên hãy kiểm tra ai đăng được cho một khách hàng trước khi hứa một bài vào thứ Sáu.

Một lần triển khai thủ công mở một công việc trong Dự án, nằm trong dự án “Marketing Plans” (kế hoạch marketing) của khách hàng, chỉ dành cho agency. Tiêu đề công việc nêu tên bài và các nền tảng, chẳng hạn “Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram”. Công việc giao cho publisher đã bắt đầu lần triển khai hoặc đã duyệt đề nghị; người đề nghị được thêm làm người theo dõi, còn công việc được đặt ưu tiên cao, hạn bảy ngày và liên kết với lần triển khai. Vì nằm trong Dự án, công việc hiện trên bảng và trong danh sách công việc của người được giao, cạnh phần việc còn lại của họ, nơi hạn chót dễ được chú ý.

Công việc nói rõ phải làm gì và làm gì sau cùng: đăng trên từng nền tảng theo thông số đã xuất, rồi ghi nhận lần triển khai trên trang Triển khai, kèm liên kết bài thật nếu có. Hoàn thành công việc không tự đánh dấu bài là đã đăng, nên một ô được tích không thay được bài đăng thật. Trong lúc chờ, dòng của lần triển khai mang nhãn “Waiting for manual launch” (chờ triển khai thủ công) và dòng chữ “Waiting to be published by hand” (chờ đăng thủ công).

Khi bài đã lên, một publisher mở lần triển khai của nó và chọn “Mark as published” (đánh dấu đã đăng). Liên kết là tùy chọn, nhưng nếu có thì phải là một địa chỉ https đầy đủ, còn ghi chú dài tối đa 2.000 ký tự. Dòng của lần triển khai chuyển thành “Published” (đã đăng), công việc đóng lại kèm một bình luận trích dẫn liên kết, và kế hoạch hiện “Published” trong công cụ lập kế hoạch. Người đề nghị triển khai và publisher đã duyệt đều được báo qua chuông thông báo và, tùy cài đặt thông báo, qua email, trừ khi chính họ là người ghi nhận. Bản ghi trỏ tới địa chỉ đó bằng dòng chữ “Open the live link” (mở liên kết bài thật).

Mỗi lần triển khai chỉ giữ một liên kết. Một bài chạy trên bốn nền tảng vẫn chỉ có một bản ghi, nên đặt địa chỉ đầu tiên vào ô liên kết và các địa chỉ còn lại vào ghi chú, cạnh giờ bài lên và tên người đã đăng. Nếu một nền tảng đã đổi điều gì, chẳng hạn cắt ảnh hoặc rút gọn caption, ghi rõ ở đó. Thông số cho thấy điều đã được duyệt, còn ghi chú cho thấy điều đã xảy ra. Khi một bài được đánh dấu đã đăng, kế hoạch của nó bị khóa, nên phiên bản mới phải bắt đầu từ một bản sao.

Trang Triển khai đọc từng khách hàng một, nên các danh sách của nó chính là lịch sử đăng bài của khách hàng đó: bài chờ duyệt, bài chờ đăng thủ công, rồi đến những bài đã xong, hiển thị một trăm bài mới nhất. Mỗi dòng nêu tên bài và người đề nghị, kèm nhãn trạng thái và thời điểm cách đây bao lâu. Phía trên các danh sách, bốn con số cho thấy việc còn tồn đọng trước khi ai kịp cuộn trang: kế hoạch đã sẵn sàng, lần triển khai chờ duyệt, lần triển khai đang tiến hành và lần triển khai đã hoàn tất. Đổi khách hàng trên thanh tiêu đề thì trang đổi theo, còn “Tất cả khách hàng” sẽ yêu cầu bạn chọn một khách hàng trước.

Mở một lần triển khai sẽ thấy, với từng nền tảng, caption, số ký tự so với giới hạn và số tài sản quảng cáo đi kèm, rồi các bước kiểm tra đã đạt và dòng thời gian của mọi bước. “Export spec (JSON)” (xuất thông số JSON) tải về toàn bộ bài đã chốt. Nhờ vậy, những câu hỏi hay xuất hiện trong cuộc gọi với khách hàng đều có lời đáp: phiên bản nào đã được duyệt, ai ghi nhận là đã đăng và bài nằm ở đâu. Hồ sơ này thuộc về agency. Nó không nằm trong cổng khách hàng, và các công việc của nó chỉ dành cho agency.

AI Marketing Dashboard không có kết nối đăng bài tới bất kỳ mạng xã hội nào. Quy trình này không đăng nhập vào Facebook, Instagram, LinkedIn hay X, không đăng bài, và không xếp hàng hay lên lịch gì cho lúc sau. Nó cũng không đọc ngược xem một bài đã lên hay chưa, nên “Published” là lời khẳng định của một publisher chứ không phải xác nhận của nền tảng, còn hiệu suất thuộc về phần báo cáo, nơi quy trình này không can thiệp. Một bước kiểm tra trên mọi lần triển khai mạng xã hội nói đúng điều đó bằng lời của riêng nó: “Posting isn't connected yet” (chưa kết nối đăng bài). File xuất ghi tên của từng ảnh và, nếu ảnh có liên kết file trên web, cả liên kết đó; việc tải ảnh lên cũng là một bước thủ công.

Thứ nó tự động hóa là mọi thứ xung quanh bài đăng: bản duyệt gắn với caption, các bước kiểm tra theo nền tảng, công việc, thông báo và bản ghi. Dù đội ngũ của bạn đăng ngay trên nền tảng hay từ một công cụ lên lịch mà họ đã dùng sẵn, lần triển khai trông vẫn như nhau, và caption cùng hashtag đã xuất dùng được cho cả hai cách. Triển khai mạng xã hội có từ gói Agency trở lên.