Ein Social-Media-Workflow für Agenturen: vom freigegebenen Beitrag bis zum Live-Link

Hashtags werden für jedes Netzwerk geprüft, das der Plan nennt, und ein Plan trägt einen Satz davon. Instagram ist das einzige Netzwerk mit einer harten Grenze: Ein Beitrag mit mehr als 30 Hashtags kann nicht starten. Die übrigen Grenzen sind Empfehlungen. Die Prüfungen warnen, wenn ein Satz über 5 bei Facebook, 10 bei Instagram, 5 bei LinkedIn oder 3 bei X hinausgeht, weil ein Beitrag darüber hinaus wie Spam wirkt; ein Satz, der auf Instagram zugeschnitten ist, warnt daher, sobald auch X genannt wird. Eine Warnung überlässt die Entscheidung einer Person: den Satz auf das strengste Netzwerk kürzen oder die Netzwerke getrennt planen.

Tags teilen sich außerdem das Kontingent der Caption. Ein Beitrag wird gemessen als Caption, eine Leerzeile und dann die Tags; drei Tags mit je zwölf Zeichen, die Leerzeichen dazwischen und die Leerzeile davor verbrauchen also 40 der 280 Zeichen, die X erlaubt. Ein Tag muss auch verlinken: Er besteht aus einem #-Zeichen, gefolgt von Buchstaben, Ziffern oder Unterstrichen, sodass #Spring-Blend warnt, #SpringBlend dagegen nicht. Der Launch räumt auf, was er kann, bevor er zählt: Er ergänzt ein fehlendes #-Zeichen, entfernt Leerzeichen innerhalb eines Tags und zählt Tags, die sich nur in der Großschreibung unterscheiden, einmal.

Zwei Berechtigungen halten die Rollen auseinander. Bearbeitungsrechte in der Bibliothek des Kunden erlauben es, die Prüfungen auszuführen und eine Anfrage zu stellen, und die Schaltfläche heißt dann „Launch-Freigabe anfragen“. Die Berechtigung „Publish“ startet, zusätzlich zu den Bearbeitungsrechten, einen Launch direkt. Für sich allein gibt sie eine Anfrage frei oder lehnt sie ab, bricht eine ab und markiert einen Beitrag als veröffentlicht. Wer eine Anfrage gestellt hat, kann sie zurückziehen, solange sie wartet, und eine Ablehnung trägt immer eine schriftliche Begründung.

Die Trennung lässt jemanden mit Bearbeitungsrechten den ganzen Launch vorbereiten, während ein Publisher dafür geradesteht, und in einem kleinen Team kann eine Person beides innehaben. Eine Anfrage erscheint in der Glocke der Publisher des Kunden und erreicht, im Rahmen ihrer Benachrichtigungseinstellungen, bis zu fünf von ihnen per E-Mail. Sie erscheint unter „Launches“ in Team > Freigaben und öffnet in Projekte eine Aufgabe „Launch freigeben“. Nichts bewegt sich, bis ein Publisher freigibt, und bei Social gibt es auch nichts, wohin es sich bewegen könnte: Menschen posten, nicht die App. Ein Mitglied der Rolle Agency Team braucht sowohl die Berechtigung als auch eine Zuweisung zum Kunden, während ein Agency Admin jede Berechtigung hat; prüfen Sie also, wer für einen Kunden veröffentlichen kann, bevor Sie einen Beitrag für Freitag zusagen.

Ein Launch von Hand öffnet eine Aufgabe in Projekte, im agenturinternen Projekt „Marketing Plans“ des Kunden. Ihr Titel nennt den Beitrag und seine Netzwerke, etwa „Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram“. Sie geht an den Publisher, der den Launch gestartet oder die Anfrage freigegeben hat, wer angefragt hat, wird als Beobachter ergänzt, und die Aufgabe hat hohe Priorität, ist in sieben Tagen fällig und mit dem Launch verknüpft. Weil sie in Projekte liegt, erscheint sie auf dem Board und in der eigenen Aufgabenliste der zugewiesenen Person neben der übrigen Arbeit, und dort fällt ein Fälligkeitsdatum auf.

Die Aufgabe sagt, was zu tun ist und was zuletzt: auf jedem Netzwerk anhand der exportierten Spezifikation posten, dann den Launch auf der Launch-Seite erfassen und, falls vorhanden, den Live-Link ergänzen. Das Erledigen der Aufgabe markiert den Beitrag nicht als veröffentlicht, sodass ein abgehaktes Kästchen keinen live stehenden Beitrag ersetzen kann. Solange sie wartet, trägt die Launch-Zeile den Chip „Wartet auf manuellen Launch“ und die Zeile „Wartet darauf, von Hand veröffentlicht zu werden“.

Ist der Beitrag live, geht ein Publisher zu seinem Launch und wählt „Als veröffentlicht markieren“. Ein Link ist optional, doch ein angegebener muss eine vollständige https-Adresse sein, und die Notiz kann bis zu 2.000 Zeichen lang sein. Die Zeile steht dann auf „Veröffentlicht“, die Aufgabe wird mit einem Kommentar geschlossen, der den Link zitiert, und der Plan steht im Planer auf „Veröffentlicht“. Wer den Launch angefragt hat und der Publisher, der ihn freigegeben hat, werden per Glocke und, im Rahmen ihrer Benachrichtigungseinstellungen, per E-Mail informiert, außer einer von beiden hat ihn erfasst. Der Nachweis verlinkt die Adresse mit den Worten „Den Live-Beitrag öffnen“.

Ein Launch kann nur einen Link speichern. Ein Beitrag, der auf vier Netzwerken lief, hat trotzdem einen Nachweis; tragen Sie also die erste Adresse ins Linkfeld und die anderen in die Notiz ein, neben der Uhrzeit, zu der er rausging, und dem Namen der Person, die gepostet hat. Hat ein Netzwerk etwas verändert, etwa ein zugeschnittenes Bild oder eine gekürzte Caption, schreiben Sie das dort auf. Die Spezifikation zeigt, was freigegeben wurde, und die Notiz, was geschehen ist. Ist ein Beitrag als veröffentlicht markiert, ist sein Plan gesperrt; eine neue Version beginnt also mit einem Duplikat.

Die Launch-Seite wird jeweils für einen Kunden gelesen, ihre Listen sind also dessen Veröffentlichungsverlauf: Beiträge, die auf Freigabe warten, Beiträge, die darauf warten, von Hand veröffentlicht zu werden, und dann die abgeschlossenen, wobei die neuesten hundert gezeigt werden. Jede Zeile nennt den Beitrag und die Person, die gefragt hat, mit einem Status-Chip und der Angabe, wie lange das her ist. Über den Listen zeigen vier Zähler, was offen ist, bevor jemand scrollt: startbereite Pläne, Launches, die auf Freigabe warten, Launches in Arbeit und abgeschlossene Launches. Wer den Kunden in der Kopfzeile wechselt, wechselt damit die Seite, und bei „Alle Kunden“ wird zuerst um eine Auswahl gebeten.

Ein geöffneter Launch zeigt für jedes Netzwerk die Caption, ihre Zeichenzahl im Verhältnis zum Limit und wie viele Werbemittel dazugehören, dann die bestandenen Prüfungen und einen Zeitverlauf jedes Schritts. „Spezifikation exportieren (JSON)“ lädt den ganzen eingefrorenen Beitrag herunter. Das beantwortet die Fragen, die ein Kundengespräch aufwirft: Welche Version wurde freigegeben, wer hat sie als veröffentlicht erfasst und wo steht sie? Der Nachweis gehört der Agentur. Er ist nicht Teil des Kundenportals, und seine Aufgaben bleiben agenturintern.

In AI Marketing Dashboard gibt es keine Posting-Verbindung zu irgendeinem sozialen Netzwerk. Der Workflow meldet sich nicht bei Facebook, Instagram, LinkedIn oder X an, postet nicht und stellt nichts für später in eine Warteschlange oder plant es. Er liest nicht zurück, ob ein Beitrag live gegangen ist; „Veröffentlicht“ ist also die Aussage eines Publishers und keine Bestätigung des Netzwerks, und die Performance ist eine Reporting-Frage, die dieser Workflow nicht berührt. Eine Prüfung bei jedem Social-Launch sagt dasselbe mit eigenen Worten: „Posten ist noch nicht verbunden“. Der Export enthält den Namen jedes Bildes und, wo es einen Weblink zur Datei gibt, diesen Link, und das Hochladen des Bildes ist ebenfalls ein manueller Schritt.

Automatisiert wird alles rund um den Beitrag: die Freigabe, die die Caption bindet, die Netzwerkprüfungen, die Aufgabe, die Benachrichtigungen und der Nachweis. Ob Ihr Team vom Netzwerk selbst aus postet oder aus einem Planungstool, das es ohnehin nutzt: Der Launch sieht gleich aus, und exportierte Caption und Hashtags dienen beiden. Social-Launches gibt es ab dem Tarif Agency.